Cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng theo khu vực
địa lý là cơ cấu tổ chức trong đó các cấp quản trị
bán hàng và mỗi nhân viên bán hàng được phân bổ
một địa phận bán hàng theo khu vực địa lý và tự
chịu trách nhiệm về công việc của mình trên địa
phận đó
43 trang |
Chia sẻ: lylyngoc | Lượt xem: 4124 | Lượt tải: 2
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Chương 3 Tổ chức bán hàng, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Chương 3
Tổ chức bán hàng
Mục tiêu
1. Cách thức xây dựng cơ cấu tổ chức BH
2. Làm rõ việc thuê tuyển & chọn lọc NVBH
3. Đào tạo và phát triển nhân viên bán hàng
4. Xác định địa phận bán hàng
“Cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng theo khu vực
địa lý là cơ cấu tổ chức trong đó các cấp quản trị
bán hàng và mỗi nhân viên bán hàng được phân bổ
một địa phận bán hàng theo khu vực địa lý và tự
chịu trách nhiệm về công việc của mình trên địa
phận đó”
Cơ cấu TC theo khu vực địa lý
GIÁM ĐỐC BÁN HÀNG
NVBH NVBH NVBH NVBH
TRƯỞNG P.BH
QUẬN D
TRƯỞNG P.BH
QUẬN C
GIÁM ĐỐC BÁN HÀNG
VÙNG II
NVBH NVBH NVBH NVBH NVBH
TRƯỞNG P.BH
QUẬN A
TRƯỞNG P.BH
QUẬN B
GIÁM ĐỐC BÁN HÀNG
VÙNG I
Cơ cấu TC theo khu vực địa lý
Ưu điểm
- Góp phần giảm khối lượng
công việc cho nhà quản trị
bán hàng cấp cao
- Giảm thời gian & chi phí đi
lại
- Nhân viên bán hàng hiểu
biết thị trường của mình phụ
trách & có thể ra quyết định
nhanh chóng.
- Tránh được sự trùng lặp
khách hàng của nhau, gây
tốn kém chi phí, làm phiền
hà khách hàng.
- Có khả năng bao phủ thị
trường
Nhược điểm
- Do phải tiếp xúc với tất cả
các loại khách hàng nên
phần lớn NVBH thường kém
trong việc giải thích hành vi
mua hàng của khách hàng
và trong việc báo cáo các
thay đổi về tình hình hoạt
động của khách hàng cho
các cấp quản trị cấp trên.
- NVBH không có được các
kiến thức sâu sắc về từng
sản phẩm để giải thích,
hướng dẫn khách hàng khi
khách hàng cần
Cơ cấu TC theo khu vực địa lý
Trường hợp áp dụng
- Cấu trúc phát huy hiệu quả cao nhất đối với
trường hợp sản phẩm đồng dạng (tương tự nhau)
hay có liên quan với nhau bán ra cho một số lượng
lớn khách hàng và khách hàng không có nhu cầu
đặc biệt từ sản phẩm hay dịch vụ.
- Cấu trúc này là một cấu trúc đơn giản với chi phí
tổ chức thấp, ít rủi ro nên rất phù hợp cho các
doanh nghiệp nhỏ.
Cơ cấu TC theo khu vực địa lý
“Cơ cấu tổ chức bán hàng theo sản phẩm
còn được gọi là cơ cấu chuyên biệt hoá
sản phẩm. Theo cấu trúc tổ chức này, các
cấp quản trị bán hàng và đại diện bán
hàng được phân công phụ trách một hay
một số sản phẩm có tính chất liên quan
hay tương tự nhau và tự chịu trách nhiệm
về việc bán sản phẩm được giao”
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
GIÁM ĐỐC BÁN HÀNG
GIÁM ĐỐC BÁN HÀNG
SẢN PHẨM B
GIÁM ĐỐC BÁN HÀNG
SẢN PHẨM C
GIÁM ĐỐC BÁN HÀNG
SẢN PHẨM A
NHÂN VIÊN BÁN HÀNG NHÂN VIÊN BÁN HÀNG NHÂN VIÊN BÁN HÀNG
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
Ưu điểm
- Tính chuyên môn hoá cao.
Người bán hàng có thể trở
thành các chuyên gia về đặc
trưng kỹ thuật, quy cách của
sản phẩm
- Từng sản phẩm ở từng thị
trường có được sự quan tâm
đúng mức có thể thực
hiện được ý đồ của ban
giám đốc.
- Giám đốc bán hàng bộ
phận có thể linh hoạt khi xử
lý các tình huống kinh doanh
- NVBH có thể phản ứng
nhanh chóng khi gặp khó
khăn trong quá trình thực
hiện các hoạt động bán hàng
do mình phụ trách.
Nhược điểm
- Có thể dẫn tới sự trùng lắp
khách hàng
- Những người bán hàng có
thể dẫn tới cạnh tranh lẫn
nhau.
- Nếu bị trùng lắp khách
hàng sẽ làm lãng phí chi phí
đi lại, khách hàng dễ lẫn lộn,
nghi ngờ hoạt động của
công ty, tạo sự nhàm chán,
khó chịu,…
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
Trường hợp áp dụng
- Các công ty cung ứng nhiều sản phẩm có mức độ phức
tạp khác nhau ra thị trường mà mỗi sản phẩm đó đòi hỏi
nhân viên bán hàng phải có kiến thức cao về đặc tính kỹ
thuật, tính năng, tác dụng.
- Những sản phẩm không có liên quan gì tới nhau, mỗi sản
phẩm đòi hỏi một sự chăm sóc đặc biệt, cần có mức độ
chuyên môn hoá cao. Do đó, các công ty kinh doanh dịch vụ
có thể áp dụng kiểu cấu trúc tổ chức này.
- Do vậy, công ty có thể áp dụng kết hợp kiểu tổ chức bán
hàng theo sản phẩm và kiểu tổ chức theo khu vực địa lý.
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
• Cơ cấu tổ chức theo khách hàng là kiểu tổ
chức lực lượng bán hàng dựa trên những
đặc điểm của khách hàng như: quy mô
khách hàng, hành vi mua sắm và việc sử
dụng sản phẩm,…
• Kiểu tổ chức bán hàng này cũng chia lực
lượng bán hàng thành các nhánh, mỗi
nhánh đảm nhận công việc bán hàng của
mình theo một nhóm khách hàng có
những đặc điểm tương đồng.
Cơ cấu tổ chức theo khách hàng
Cấu trúc tổ chức theo
quy mô khách hàng
- Doanh nghiệp tổ chức lực
lượng bán hàng theo kiểu này
sẽ tiến hành phân loại khách
hàng theo các nhóm có mức
độ lớn (nhỏ) khác nhau và tiến
hành phân công các cấp quản
trị bán hàng hay đại diện bán
hàng phụ trách từng nhóm
khách hàng này.
Cấu trúc tổ chức theo
khách hàng mới vs
hiện có
- Một phương pháp khác để tổ
chức lực lượng bán hàng là
tạo ra hai nhóm bán hàng, một
nhóm phục vụ những khách
hàng hiện có, nhóm kia tập
trung vào việc tìm các khách
hàng mới.
Cơ cấu tổ chức theo khách hàng
Cơ cấu tổ chức hỗn hợp
Các căn cứ xây dựng
- Khách hàng
- Đối thủ cạnh tranh
- Đặc điểm thị trường
- Đặc điểm sản phẩm
- Khả năng của NVBH và giám đốc
BH
- Khả năng của công ty
Cơ cấu tổ chức hỗn hợp
Các yếu tố cần cân nhắc
Hiệu quả
Năng lực
Tính khả thi
Which???
Thảo luận
Chủ đề:
Thiết kế quy trình cung ứng dịch vụ cho
Quán cà phê Vĩ Dạ Xưa
Planning Personal
Sales RepsSales
Managers
Tuyển chọn
Training
Motivating
Supervising
1) Tuyển mộ
2) Chọn lọc
Overview
Sales
Environment
Tuyển mộ và chọn lọc NVBH
Quá trình tuyển mộ NVBH
Thông báo cho các ứng viên
Khu vực thông báo
Quy mô của thông báo
Mức lương, thưởng
Kỹ năng và kiến thức cần thiết
Phỏng vấn
Lương, thưởng, các điều kiện khác
Kỹ năng và kiến thức được nhận biết
Giới thiệu công việc
Lương, thưởng
Điều kiện làm việc, nội dung công việc,…
“Tuyển mộ - là tập hợp các hành động và quá
trình được sử dụng để đạt được đủ số lượng cá
nhân hợp pháp; quá trình đó đưa những lợi ích
nhất của con người và lực lượng bán hàng vào
các yếu tố để cân nhắc”
(Source: Futrell)
Tuyển mộ nhân viên bán hàng
Tuyển mộ
- Giám đốc bán hàng nên tuyển mộ những cá
nhân mà giá trị và mục tiêu của họ phù hợp
với giá trị và mục tiêu của tổ chức
(Source: Hoffman et al)
- Giám đốc bán hàng có thể tuyển mộ từ các
nguồn nào?
Tuyển mộ nhân viên bán hàng
Chọn lọc
• Tổ chức đang tìm kiếm cái gì?
– Những người có thể bán hàng thành công
– Có thể làm việc với công ty trong thời gian dài
• Một số vấn đề đặt ra:
- Hạn chế về luật pháp và đạo đức
- Tổ chức phải duy trì một hình ảnh đẹp
- Phải có sự mô tả công việc có giá trị
(Source: Hite and Johnston)
Option 1 Option 2
Chọn lọc nhân viên bán hàng
Game tuyển chọn
Trên thị trường lao động Huế đang có hai công ty (Công ty K.D hàng thủ công mỹ nghệ và
công ty K.D XNK thuỷ sản) cần tuyển nhân viên bán hàng; mỗi công ty cần tuyển chọn một
nhân viên.
- Yêu cầu:
Vòng 1: 10’ chuẩn bị và 2’ trình bày
+ Nhóm 1,2,3,4: Xây dựng thông báo tuyển dụng cho công ty K.D hàng thủ công mỹ nghệ
+ Nhóm 5,6,7,8: Xây dựng thông báo tuyển dụng cho công ty kinh doanh XNK thuỷ sản
Vòng 2: (Chọn hai nhóm có nội dung 1 hay nhất) - 15’ chuẩn bị và 3’ trình bày
+ Nhóm có nội dung 1 được chọn sẽ làm nhà tuyển dụng; nhóm còn lại làm ứng viên xin
việc vào vị trí NVBH (2 công ty tuyển dụng với 2 chỉ tiêu và 3 ứng viên xin việc)
+ Nhóm tuyển dụng chuẩn bị nội dung phỏng vấn
+ Nhóm xin việc chuẩn bị nội dung đơn xin việc
Vòng 3:
Các nhóm tuyển dụng xem xét đơn xin việc (03’) và phỏng vấn các nhóm xin việc (7’)
Vòng 4: Ra quyết định tuyển chọn (có thể chọn hoặc không chọn – lý do?)
Các nhóm rút ra kết luận dựa trên công việc của mình
Đào tạo nhân viên bán hàng
“Đào tạo nhân viên bán hàng là những nỗ lực của
người sử dụng lao động/ giám đốc bán hàng nhằm
cung cấp cho nhân viên bán hàng những việc liên
quan đến văn hóa, kỹ năng, hiểu biết và thái độ,…;
điều này sẽ dẫn đến hiệu quả bán hàng được nâng
cao”
(Source: Futrell)
Tại sao phải đào tạo???
• Để nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng
• Tăng doanh thu, giảm chi phí
• Tăng cường mối quan hệ khách hàng
• Tăng cường sự trung thành của nhân viên đối với
tổ chức
• Giữ uy tín của doanh nghiệp
• Đào tạo là trách nhiệm của doanh nghiệp
• Đào tạo để thích nghi
(Source: Hite and Johnston)
Khi nào cần đào tạo nhân viên bán hàng???
Planning Personal
Sales RepsSales
Managers
Recruiting
Đào tạo
Motivating
Supervising
1) Đào tạo lực
lượng bán
hàng mới
2) Phát triển lực
lượng khách
hàng hiện tại
Overview
Sales
Environment
Đào tạo nhân viên bán hàng
Lập kế hoạch đào tạo
1. Mô tả tổng quan công việc
2. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên bán hàng
3. Xác định mục tiêu chương trình đào tạo
4. Xây dựng các phương pháp khác nhau đáp ứng các mục tiêu trên
5. Đánh giá phương pháp và lựa chọn phương án hiệu quả nhất và
kinh tê nhất để đáp ứng các mục tiêu
6. Thiết kế và phát triển chương trình đào tạo
7. Kiểm tra chương trình đối với nhóm nhỏ
8. Thực hiện chương trình
9. Đánh giá sự thành công của chương trình trong mối quan hệ với
mục tiêu
10. Thực hiện điều chỉnh cần thiết
(Source: Hite and Johnston)
Plan?
Bốn phạm vi cơ bản cần thiết của chương trình đào tạo
- Cung cấp mô tả công việc
- Hiểu biết về sản phẩm
- Hiểu biết về công ty
- Hiểu biết về thị trường
- Hiểu biết về công nghệ bán hàng
Tiếp tục đào tạo khác với đào tạo lần đầu trong những
phạm vi sau:
- Mục tiêu hoặc kế hoạch công việc
- Độ nhạy cảm của nhu cầu khách hàng
- Chiến lược bán hàng
- Thúc đẩy nhân viên bán hàng
(Source: Hite and Johnston)
Nội dung chương trình đào tạo
Mục tiêu hoặc kế hoạch công việc
• Xác định mục tiêu có tính thực tế
• Lập kế hoạch công việc với các chương trình
đánh giá thường xuyên
• Thông báo cho nhân viên bán hàng các cơ hội
trong thời gian tới để có sự chuẩn bị cần thiết
(Source: Hite and Johnston)
Nội dung chương trình đào tạo
Độ nhạy cảm của nhu cầu khách hàng
• Nhu cầu của khách hàng là gì?
• Các vấn đề mà khách hàng gặp phải là gì?
• Nhân viên bán hàng sẽ làm gì?
• Nhân viên bán hàng phải được dạy làm thế nào
để hiểu chắc chắn nhu cầu và thấu hiểu tâm lý
của khách hàng
(Source: Hite and Johnston)
Nội dung chương trình đào tạo
Chiến lược bán hàng
– Win-Win:
“Chân lý cơ bản được thừa nhận là: cách tốt nhất
của bán hàng chuyên nghiệp để thoả mãn lợi ích
là phải đảm bảo rằng lợi ích của khách hàng cũng
phải được thoả mãn”
(Source: Hite and Johnston)
– Phân tích SWOT
Nội dung chương trình đào tạo
Phương pháp đào tạo
- Thuyết giảng trong các khoá học,…
- Thảo luận nhóm, đóng vai, mô phỏng trò chơi, …
- Đọc giáo trình, các bản tin, thư từ,…
- Đào tạo trong công việc, trao đổi cá nhân, tài liệu
hướng dẫn, sự luận phiên công việc, …
(Source: Hite and Johnston)
Xác định khu vực bán hàng
“Xác định địa phận bán hàng hay thiết lập khu vực bán
hàng là việc thiết kế các khách hàng hiện tại và triển vọng
tồn tại trong một khu vực địa lý để cho lực lượng bán hàng
tiếp cận một cách tiết kiệm, hiệu quả và tiện lợi.”
Khu vực bán hàng
• Khu vực bán hàng bao gồm một nhóm khách
hàng hoặc một địa bàn cụ thể được giao quyền
kiểm soát cho một cán bộ bán hàng.
• Khu vực này có thể không có biên giới địa lý
nhưng nhìn chung một người bán hàng được
giao cho một vùng địa lý nhất định.
• Bao quát thị trường
• Phân bổ trách nhiệm chi tiết tới từng cán bộ bán hàng
• Đánh giá hoạt động
• Tăng cường quan hệ với khách hàng
• Tiết giảm chi phí bán hàng
• Nắm bắt tốt hơn nhu cầu khách hàng
• Tối đa hoá doanh số
Mục tiêu của phân chia khu vực
1. Xây dựng định mức bán hàng cho từng khu vực
2. Phân tích nhóm khách hàng
3. Phân bổ định mức bán trên từng nhóm khách hàng
4. Phân bổ thời gian thời gian trên địa bàn
5. Lập kế hoạch bán hàng
6. Xây dựng thời gian biểu
7. Tái đánh giá địa bàn và khách hàng
Các bước triển khai quản lý khu vực
1. Xây dựng định mức bán
hàng cho từng khu vực
2. Phân tích nhóm khách hàng
3. Phân bổ định mức bán trên
từng nhóm khách hàng
4. Phân bổ thời gian thời gian
trên địa bàn
5. Lập kế hoạch bán hàng
6. Xây dựng thời gian biểu
7. Tái đánh giá địa bàn và
khách hàng
• Cán bộ bán hàng sẽ
chịu trách nhiệm trên
định mức bán hàng của
khu vực mình
• Định mức bán hàng
thường được xây dựng
bởi giám đốc kinh doanh
Quản lý bán hàng khu vực
1. Xây dựng định mức bán
hàng cho từng khu vực
2. Phân tích nhóm KH
3. Phân bổ định mức bán trên
từng nhóm khách hàng
4. Phân bổ thời gian thời gian
trên địa bàn
5. Lập kế hoạch bán hàng
6. Xây dựng thời gian biểu
7. Tái đánh giá địa bàn và
khách hàng
• Cán bộ bán hàng sẽ phải
xác định khách hàng hiện
tại và khách hàng tiềm
năng
• Đánh giá doanh số bán
hàng trên hai loại khách
hàng trên
• Lựa chọn phương pháp
tiếp cận
Quản lý bán hàng khu vực
1. Xây dựng định mức bán
hàng cho từng khu vực
2. Phân tích nhóm KH
3. Phân bổ định mức bán
trên từng nhóm KH
4. Phân bổ thời gian trên địa
bàn
5. Lập kế hoạch bán hàng
6. Xây dựng thời gian biểu
7. Tái đánh giá địa bàn và
khách hàng
• Xác định mục tiêu và
định mức bán hàng cho
từng loại dịch vụ đối với
khách hàng hiện tại và
tiềm năng
• Mục tiêu có thể bao gồm
tăng doanh số trên
khách hàng hiện tại và
tìm kiếm thêm khách
hàng tiềm năng
Quản lý bán hàng khu vực
1. Xây dựng định mức bán
hàng cho từng khu vực
2. Phân tích nhóm KH
3. Phân bổ định mức bán trên
từng nhóm khách hàng
4. Phân bổ thời gian trên
địa bàn
5. Lập kế hoạch bán hàng
6. Xây dựng thời gian biểu
7. Tái đánh giá địa bàn và
khách hàng
- Cỏc yếu tố quyết định phõn
bổ thời gian?
- Sử dụng hiệu quả thời gian
như thế nào?
Quản lý bán hàng khu vực
Số lượng khách hàng trong địa bàn
Số lượng cuộc gặp cho mỗi khách hàng
Thời gian cần thiết cho mỗi cuộc gặp
Tần xuất gặp
Thời gian đi lại
Thời gian không bán hàng
Hiệu quả đầu tư thời gian
Bảy yếu tố quyết định phân bổ thời gian
Sử dụng hiệu quả thời gian
Lên kế hoạch theo ngày, tuần và tháng
Đánh giá chính xác khách hàng
Sử dụng thời gian chờ đợi
Thời gian/Chi phí tiếp khách hiệu quả
Ghi nhận kết quả và báo cáo
1. Xây dựng định mức bán
hàng cho từng khu vực
2. Phân tích nhóm khách hàng
3. Phân bổ định mức bán trên
từng nhóm khách hàng
4. Phân bổ thời gian trên địa
bàn
5. Lập kế hoạch bán hàng
6. Xây dựng thời gian biểu
7. Tái đánh giá địa bàn và
khách hàng
• Xác định mục tiêu cuộc gặp,
lý lịch khách hàng, lợi ích và
chiến lược bán hàng
• Xây dựng quy trình bán
hàng
{xem thêm phần quy trình bán
hàng}
Quản lý bán hàng khu vực
1. Xây dựng định mức bán
hàng cho từng khu vực
2. Phân tích nhóm khách hàng
3. Phân bổ định mức bán trên
từng nhóm khách hàng
4. Phân bổ thời gian trên địa
bàn
5. Lập kế hoạch bán hàng
6. Xây dựng thời gian biểu
7. Tái đánh giá địa bàn và
khách hàng
• Xây dựng thời gian biểu
phù hợp với quy trình
bán hàng;
• Xây dựng các chương
trình “đi tuần” đều đặn
trên khu vực.
Quản lý bán hàng khu vực
1. Xây dựng định mức bán
hàng cho từng khu vực
2. Phân tích nhóm KH
3. Phân bổ định mức bán trên
từng nhóm khách hàng
4. Phân bổ thời gian trên địa
bàn
5. Lập kế hoạch bán hàng
6. Xây dựng thời gian biểu
7. Tái đánh giá địa bàn và
khách hàng
• Hoàn thành báo cáo số
liệu bán hàng
• Phân tích và kết luận dựa
trên số liệu
Quản lý bán hàng khu vực