Chương 3 Xây dựng kế hoạch thực hiện, lập kế hoạch, dự đoán và phân bổ nguồn lực

Chương 3 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH THỰC HIỆN, LẬP KẾ HOẠCH, DỰ ĐOÁN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC Eric Verzuh • Yêu cầu: Xây dựng kế hoạch nhằm hướng tới tối ưu hóa cho 1 Dự án. Ie: Tập trung vào các bước XDKH. Đặt vấn đề? 1. Điều tuyệt diệu của đêm nhạc Rock là màn trình diễn đậm đà sắc thái và phong cách của các diễn viên múa. Và để có được điều đó họ đã tập 1 thời gian nhất định để đạt đến trình độ hoàn thiện như thế! 2. Một dự án là nổ lực mang tính tạm thời nhằm tạo ra 1 sản phẩm độc nhất! Nhóm dự án họ hiếm khi có cơ hội để thực tập và họ chỉ có 1 màn trình diễn và điều đó tốt hơn nếu như họ đạt mục đích từ lần đầu!  Đêm nhạc Rock có 1 biên đạo múa đã thực hiện việc biên đạo và luyện tập cho vũ công!  Nhà quản lý dự án phải dựa vào các kế hoạch hành động cụ thể để biên đạo cho cả nhóm! Các kế hoạch đó hình thành 1 nền tảng cho sự dự đoán, cân đối, giao tiếp, quản lý các phạm vi và rất nhiều chức năng quản lý dự án khác! Xây dựng 1 kế hoạch chi tiết, cần giải quyết 1 số câu hỏi? 1. Chính xác công việc nào sẽ hoàn thành dự án? 2. Các kỹ năng cần thiết cho công việc? 3. Ai sẽ được phân công cụ thể cho mỗi công việc? 4. Mỗi dự án cần bao nhiêu ngày và cần những nổ lực cũng như chi phí bao nhiêu? 5. Tác nghiệp cần theo 1 trình tự nhất định hay không? 6. Quy mô nhóm dự án?  Những vấn đề trên sẽ được xử lý trong các lược đồ mạng lưới, biểu đồ Gantt, các bảng tính toán nguồn lực, và cấu trúc phân tích công việc. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN 1. Khái niệm: Lập kế hoạch dự án là việc xác định và phân bổ các công việc của dự án theo một trình tự logic, qui định rõ các công việc cụ thể cần thực hiện, nguồn lực và thời gian cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đã xác định của dự án. 2. Vị trí: 1. Lập kế hoạch là tiến hành chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định 1 chương trình biện pháp để thực hiện các công việc đó. 2. Là bước khởi đầu cho giai đoạn thực hiện dự án. 3. Có ý nghĩa quan trọng và quyết định đối với việc biến dự án thành hiện thực. QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CHI TIẾT MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHI TIẾT Bước 1: Phát triển 1 cấu trúc công việc (WBS) Các quy tắc dự án Hoạch định Phạm vi và kết quả Bước 2: Tập hợp các tác vụ Bước 3: Dự đoán, thẩm định các gói công việc Bước 4: Tính toán kế hoạch ban đầu Bước 6: Phát triển ngân sách Tiền hoạch định quản lí rủi ro: - Phương thức phát triển - Các tác vụ quản lí rủi ro Các giới hạn về tài nguyên Bước 5: Cấp phát, cân đối tài nguyên: - Hoạch định khả thi - Dự báo tài nguyên Kế hoạch dự án: Các tác vụ, Kế hoạch,Trách nhiệm Ngân sách, Dự báo tài nguyên Chi phí nguyên vật liệu.. Các yêu cầu về trang tiết bị và ước lượng kỹ năng và phân công Các tác vụ dự án Chi phí lao động Đường găng Lược đồ mạng lưới Dự đoán thời gian Từ định nghĩa dự án BƯỚC 1: CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS) (WBS: Work Breakdown Structure) Định nghĩa WBS: WBS xác định tất cả các tác vụ trong 1 dự án. Sử dụng WBS để đơn giản hóa danh sách các tác vụ. Ie: Nó chuyển một 1 công việc lớn, độc nhất, có thể mang tính chất bí mật, hay 1 khối công việc - dự án thành nhiều tác vụ nhỏ có thể quản lý được. WBS: Có thể thiết lập bằng dạng đồ họa (H1) hay dạng biểu mẫu đơn giản (H2). Xây dựng WBS sẽ giúp chúng ta: - Cung cấp minh họa chi tiết về phạm vi của dự án. - Giám sát quy trình: vì mỗi tác vụ là 1 loại hình công việc có thể đo lường được. - Cho phép dự báo chính xác về chi phí và thời gian. - Xây dựng nhóm dự án. H1. WBS dạng đồ họa Nội thất .. … … Điện – Nước Cửa Cầu thang Các thiết bị khác Xây móng Tường và trần tầng 1 Tường và Trần tầng 2 Sân thượng Dự án Biệt thự Thiết kế, Chuẩn bị mặt bằng Xây dựng Trang trí nội thất Hoàn thiện Hoạt động 1 Hoạt động 2 Hoạt động 3 Hoạt động 4 H2. WBS dạng đơn giản Dự án 1. Thiết kế 2. Xây dựng: Tường rào Nhà Gói công việc Xây dựng: 1 - Móng, trụ, tường.. 2- Điện, nước.. 3- Tường rào.. 4- Nội thất.. Tác vụ Cấu trúc phân tách công việc (WBS) 1. WBS: Phân tách tất cả các công việc trong dự án thành các tác vụ (hoạt động) riêng lẻ. 2. Thông thường có 2 tác vụ trong một WBS (H2): - Các gói công việc. - Các tác vụ tóm lược (một số công việc phụ). Quy mô gói công việc: Thực tiễn kiểm chứng và phổ biến nhất hiện nay mà các dự án thường vượt quá kế hoạch chính là, các gói công việc quá lớn dẫn đến không kiểm soát được. Ex: Một tác vụ được dự đoán là kéo dài 8 tháng, số giờ lao động là 3.800 giờ thì xem là 1 dự án con, không phải là 1 tác vụ. Nguyên tắc gói công việc Đảm bảo các gói công việc hiệu quả, kiểm soát được; gói công việc tuân theo các nguyên tắc phổ biến sau: 1. Nguyên tắc 8/80: Không có tác vụ nào ít hơn 8 hay lớn hơn 80 giờ công lao động. Ie: Giới hạn thời gian gói công việc nằm trong khoản 1-10 ngày lao động (tính hướng dẫn). 2. Nguyên tắc thời gian báo cáo: Không 1 tác vụ nào dài hơn khoảng cách giữa 2 điểm trạng thái. Ex: Nếu bạn duy trì các cuộc họp giao ban tuần, thì không tác vụ nào dài hơn 1 tuần. Ưu điểm là sát việc, không có hiện tượng hoàn thành tỷ lệ %??. 3. Nguyên tắc “nếu như nó hữu ích”: Tác vụ có thể dự đoán được Tác vụ dễ chỉ định hơn Tác vụ có thể theo dõi 1 cách dễ dàng hơn. Tóm lại: Nếu việc phân tách công việc theo 1 cách nào đấy là không hữu ích, Ie: Việc dự báo, theo dõi và phân công chúng không thuận lợi, thì khuyên bạn đừng nên tách chúng. ĐƯA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀO CẤU TRÚC CÔNG ViỆC (WBS) Mục đích: là đưa các hoạt động quản lý vào cấu trúc phân tách công việc. Và xem là “ Việc quản lý dự án”. Phát triển sản phẩm B Quản lý dự án Dự án Phát triển sản phẩm A Quản lý dự án Chọn nhà thầu BƯỚC 2. ĐỊNH NGHĨA (Tập hợp) CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG VIỆC • Xác định mối quan hệ giữa các công việc - theo trình tự công việc chi tiết - các gói công việc. • Minh họa 5 tác vụ từ dự án làm đẹp phong cảnh sau: Các tác vụ bao gồm: 1. Thu thập vật liệu cho bãi cỏ. 2. Loại bỏ các mảnh vụn. 3. Chuẩn bị đất đai. 4. Gieo hạt cho bãi cỏ. 5. Trồng các bụi cây.  Khi chủ ngôi nhà và các thanh thiếu niên và thành viên trong gia đình; những người sẽ thực hiện dự án, qua các tác vụ!  Và vấn đề trình tự các công việc như thế nào cho hợp lý? EX: Trình tự Vật liệu, đá; mảnh vụn; cỏ dại phải loại bỏ trước khi gieo hạt. Nếu ngược lại các hạt sẽ mất đi khi gieo hạt! H2.1. Tác vụ 1,2 không có công việc phải thực hiện trước nó! Và nếu có đủ nguồn lực thực hiện đồng thời. H1,2. Minh họa H2.1: Bảng công việc thực hiện theo trình tự Dự án làm đẹp phong cảnh Tác vụ Việc thực hiện trước Tài nguyên 1. Thu thập vật liệu cho bãi cỏ. 2. Loại bỏ các mảnh vụn. 3. Chuẩn bị đất đai. 4. Gieo hạt cho bãi cỏ. 5. Trồng các bụi cây. 1, 2 3 2 Chủ nhà Nhóm thanh thiếu niên Các thiếu niên Các thiếu niên Các thiếu niên Minh họa trên sơ đồ mạng Bắt đầu Kết thúc 3 2 1 4 5 5432 1 Bắt đầu Kết thúc H2. Đúng H1. Không đúng (tác vụ 4, 5 bị dồn nguồn lực, đây là vấn đề sai lầm thông thường nhất) Các cột mốc là những điểm đánh dấu hữu dụng Trong dự án có nhiều gói công việc, sự kiện; và nhà quản lý dự án thấy rằng rất hữu ích nếu đánh dấu các sự kiện nổi bật và các điểm đó gọi là các điểm mốc! Các điểm mốc có thời gian bằng không! Có 3 lý do: 1. Các dấu mốc đánh dấu sự bắt đầu và kết thúc dự án; giúp ta đọc được kế hoạch dễ dàng hơn. 2. Các mốc có thể sử dụng để đánh dấu đầu vào từ các bên tham gia (các báo cáo tác động môi trường..)! 3. Một cột mốc có thể thể hiện cho 1 số sự kiện quan trọng chưa được thể hiện bằng 1 gói công việc hay 1 tác vụ? Ex Việc chi trả các khoản dựa trên mứt độ hoàn thành công việc.. CÁC MỐI QUAN HỆ THỜI ĐiỂM PHỤ THUỘC GIỮA CÁC CÔNG VIỆC A B Bắt đầu – Bắt đầu (SS) A B Kết thúc – Bắt đầu (FS) A B Kết thúc – Kết thúc (FF) BƯỚC 3. DỰ TÍNH CÁC GÓI CÔNG ViỆC - Để xác định chi phí và thời gian của toàn bộ 1 dự án; Chúng ta cần xây dựng 1 dự báo về chi phí và thời gian cho mỗi gói công việc; đây được gọi là sự dự báo từ dưới lên. - Việc dự báo kế hoạch cho mỗi tác vụ đo lường thời gian từ lúc khởi động đến lúc kết thúc! Sự dự báo này được gọi là thời gian tồn tại của tác vụ. - Ex: Có thể mất 1 ngày để mua hàng, song mất 10 ngày để giao hàng và tổng cộng 11 ngày?... - Việc Dự báo chi phí có thể đến từ 4 nguồn: 1. Lao động. 2. Các thiết bị. 3. Nguyên vật liệu. 4. Các chi phí cố định. BƯỚC 4. TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU Tính toán kế hoạch ban đầu được tính toán bằng cách sử dụng sơ đồ mạng lưới và thời lượng cho mỗi gói công việc nhằm xác định ngày bắt đầu và kết thúc cho mỗi tác vụ cũng như cả dự án. 1. Thời điểm bắt đầu sớm nhất - Early Start (ES). 2. Thời điểm hoàn tất sớm nhất - Early Finish (EF). 3. Thời điểm bắt đầu trễ nhất - Late Start (LS). 4. Thời điểm kết thúc trễ nhất - Late Finis (LF).  Việc tính toán các kế hoạch xác định 4 thời điểm trên là quy trình gồm 3 bước: TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU 1. Bước tiến tiến độ: (Cho mỗi tác vụ). - Thời điểm bắt đầu sớm nhất - Thời điểm hoàn tất sớm nhất 2. Bước lùi tiến độ: Xác định thời gian bắt đầu trể nhất và thời gian hoàn thành trể nhất. 3. Tính toán các thời lượng linh động: Nếu 1 dự án có ngày hoàn thành được áp đặt từ bên ngoài và cho phép có nhiều thời gian để hoàn tất thì tất cả các tác vụ đều linh động. Ex: Việc mua sắm cho ngày Giáng sinh. Ngày 25.12 là ngày áp đặt từ bên ngoài (ngay từ đầu năm, có đến 200 ngày cho việc mua sắm đến ngày Noel, không bị áp lực vì còn nhiều thời gian linh động để thực hiện). Đường găng 1. Khi kế hoạch ban đầu đã được tính xong, dự án bắt đầu được định hình. Một trong những tính năng của việc hoạch định ban đầu là đường găng! 2. Thuật ngữ đường găng được sử dụng rộng rãi nhất và cũng thường bị hiểu nhầm nhiều nhất! Trong các thuật ngữ về quản lý dự án. Song, khái niệm về nó thật khá đơn giản. 3. Đường găng là đường dài nhất xuyên suốt mạng lưới (nghĩa là thời gian lâu nhất, không nhất thiết là đường có tác vụ nhiều nhất?)! Sơ đồ PERT: Đường găng 0 1 4 2 3 A2 1 A1 2 A3 5 A5 6 A6 3 A7 4 A4 2 BƯỚC 5. PHÂN BỔ VÀ CÂN BẰNG CÁC NGUỒN LỰC Mục đích: Là nhằm tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực và các thiết bị được phân phối cho dự án. Quy trình cân bằng nguồn lực: Thuật ngữ và khái niệm “nguồn lực”, Các nguồn lực: Con người, thiết bị, nguyên vật liệu. Cân bằng tuân theo 4 bước: - Dự đoán các yêu cầu nguồn lực xuyên suốt dự án. - Xác định đỉnh của nhu cầu nguồn lực. - Tại mỗi đỉnh, hãy trì hoãn các tác vụ không cần thiết; Song không thay đổi chất lượng và tiến độ. - Khi trì hoãn hoặc loại bỏ phải đánh gía lại gói công việc. Ex: Thay vì 2, 3 người thì chỉ cần 1 người.. Vấn đề: Chúng ta sẽ làm gì nếu KH Cân bằng NL không thực tiễn? BƯỚC 6. XÂY DỰNG CHI TIẾT VỀ NGÂN SÁCH Nguồn gốc của dữ liệu cho ngân sách chi tiết: 1. Chi phí lao động nội bộ 2. Chi phí thiết bị nội bộ 3. Chi phí bên ngoài và thiết bị 4. Chi phí nguyên vật liệu 5. Tạo ra hoạch định về lưu chuyển tiền mặt. NHỮNG CẠM BẨY TRONG LẬP KẾ HOẠCH Các yếu tố sau đây có thể tạo những cạm bẩy trong việc lập kế hoạch: 1. Cấp độ lập kế hoạch không uyển chuyển. 2. Phương pháp lập kế hoạch kiềm chế tính sáng tạo. 3. Lập kế hoạch về thời gian và chi phí quá lạc quan: Ex: Cắt giảm tùy tiện.. %.., Kinh nghiệm không đầy đủ?. 4. Đánh giá nguồn nhân lực quá cao về năng lực và khả năng của họ. 5. Bỏ sót các hoạt động! The End