Chương 4 Cài đặt và khai thác hệ thống thông tin quản lý

CHƯƠNG 4 CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ I. Cài đặt hệ thống II. Chuyển đổi hệ thống III. Huấn luyện người sử dụng IV. Hỗ trợ sử dụng V. Cải tiến hệ thống VI. Biên soạn tài liệu hệ thống và quản lý cấu hình 2 I. CÀI ĐẶT HỆ THỐNG Cài đặt hệ thống là thiết lập môi trường vận hành cho hệ thống, để người sử dụng làm việc được trong hệ thống. Nội dung chính của việc cài đặt hệ thống gồm: - Cài đặt phần mềm ứng dụng - Thiết lập thông số cấu hình của hệ thống - Thiết lập quyền sử dụng - Lập hồ sơ về các thông số cấu hình 3 - Cài đặt phần mềm ứng dụng: + với các PM khác + trên một hệ điều hành cụ thể → người cài đặt phần mềm cần giải quyết các xung khắc giữa các PM, giữa PM và hệ điều hành... - Thiết lập thông số cấu hình của HT: quy định các tính chất xử lý của PM, CSDL, hệ điều hành và các trình điều khiển thiết bị, máy tính, mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi. 4 - Thiết lập quyền sử dụng: + phân quyền cho mỗi người sử dụng + mức độ ưu tiên - Lập hồ sơ về các thông số cấu hình: + vị trí đặt thiết bị, + thông số cấu hình, + phiên bản cài đặt + các thông tin về người sử dụng như tên, công việc, quyền sử dụng. 5 II. CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG - Chuyển tất cả các tác nghiệp đang thực hiện trên hệ thống cũ sang hệ thống mới. 1. Nội dung chuyển đổi: nội dung thông tin, quy trình thực hiện, con người, CSDL, trang thiết bị… 2. Phương pháp chuyển đổi: - Chuyển đổi trực tiếp - Chuyển đổi song song - Chuyển đổi theo giai đoạn - Chuyển đổi bằng cách thăm dò 6 7 Nội dung chuyển đổi: - Trang thiết bị kỹ thuật: + phần cứng: các loại máy tính, thiết bị + phần mềm: các PM ứng dụng, hệ thống - Hệ thống biểu mẫu và dữ liệu: + phổ biến các biểu mẫu mới xây dựng + dữ liệu đã có chuyển sang CSDL mới - Công nghệ quản lý thông tin: + phương pháp truyền đạt thông tin + cách thức lưu trữ thông tin 8 - Các quy trình nghiệp vụ: + quy định vai trò, trách nhiệm của từng người sử dụng trên hệ thống mới, + mối quan hệ giữa các công việc cũ và mới (sự khác nhau giữa cách xử lý công việc…) + ấn định thời điểm bắt đầu có hiệu lực - Về phương diện con người: + tác phong làm việc của lãnh đạo và các nhân viên, + kỹ năng sử dụng hệ thống. + bố trí lại cán bộ nếu cần… 9 ♦ Chuyển đổi dữ liệu: - Tầm quan trọng? - Mức độ phức tạp? Nguyên nhân – thường không tương thích với nhau về hình thức, phương thức lưu trữ cũng như cách truy cập: + dữ liệu trong hệ thống cũ + dữ liệu trong hệ thống mới - Yêu cầu: biến đổi dữ liệu cần có độ chính xác cao và phù hợp với thực tế. 10 Các nội dung cần thực hiện khi chuyển đổi dữ liệu: - Xác định danh mục dữ liệu cần chuyển đổi, xác định bộ phận chức năng quản lý hoặc lưu trữ dữ liệu. - Phân công các bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm - Xác định chất lượng của dữ liệu: dữ liệu có thể được lưu trữ thủ công hoặc đã có sẵn ở dạng các tệp dữ liệu trên máy tính. - Xác định khối lượng dữ liệu cần xử lý, từ đó ước lượng thời gian, chi phí và nhân công tham gia. 11 - Lập lịch thời gian của quá trình biến đổi dữ liệu - Bắt đầu quá trình biến đổi dữ liệu dưới một sự chỉ đạo thống nhất. Quá trình và kết quả biến đổi dữ liệu phải được ghi nhận và lưu trữ một cách riêng biệt. - Phân công người chịu trách nhiệm kiểm tra - Thực hiện các thay đổi cuối cùng trong các tệp dữ liệu. - Thực hiện bước kiểm chứng lần cuối cùng để đảm bảo rằng các tệp dữ liệu đã biến đổi phù hợp với các yêu cầu của HTTT quản lý mới. 12 2. Phương pháp chuyển đổi: Có 4 PP chính: - chuyển đổi trực tiếp, - chuyển đổi song song, - chuyển đổi theo giai đoạn (hoặc chuyển đổi từng bước thí điểm), - chuyển đổi bằng cách thăm dò. Mỗi PP đều có những ưu nhược điểm riêng. Các tổ chức cần quyết định sử dụng PP phù hợp và hiệu quả nhất. 13 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống 14 a. Phương pháp chuyển đổi trực tiếp (direct conversion) Nội dung: dừng hẳn hệ thống cũ, chuyển đổi và đưa ngay hệ thống mới vào sử dụng. Ưu điểm: thực hiện nhanh và ít tốn kém; dễ so sánh hiệu quả của HT mới so với HT cũ. Nhược điểm: không có khả năng ứng phó với rủi ro. - Chỉ nên áp dụng đối với những HTTT không lớn lắm với độ phức tạp vừa phải. - Trong trường hợp không chấp nhận tồn tại song song cả hai hệ thống thì PP này là lựa chọn duy nhất. 15 Cần tiến hành các thao tác sau đây: - Kiểm tra hệ thống một cách chặt chẽ - Chuẩn bị khả năng khôi phục dữ liệu - Chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng giai đoạn chuyển đổi hệ thống và phương án xử lý thủ công dự phòng trong trường hợp xấu nhất vẫn duy trì hoạt động của hệ thống. - Huấn luyện chu đáo tất cả các người sử dụng tham gia hệ thống - Có đầy đủ các phương tiện hỗ trợ và lưu trữ dữ liệu như điện, đĩa từ, máy in… 16 b. PP chuyển đổi song song (parallel conversion) Nội dung: HT cũ sẽ được vận hành song song trong khi cài đặt HT mới cho đến khi HT mới đáp ứng được yêu cầu thì mới chuyển đổi chính thức. Ưu điểm: + an toàn hơn + lỗi của HT sẽ được khoanh vùng để xử lý + cho phép so sánh cả hai hệ thống Nhược điểm: + khá tốn kém + gây phân tán đối với người sử dụng + cần một thời gian đáng kể để chuyển đổi 17 Các công việc cần tiến hành: - Xác định chu kỳ hoạt động song song. Thời gian vận hành song song hai hệ thống không được lâu hơn mức cần thiết, cố gắng sắp xếp để thời gian này là ngắn nhất. - Xác định các thủ tục so sánh và kiểm tra để tin chắc rằng đã có sự so sánh. - Bố trí nhân sự tham gia vận hành hệ thống mới và hệ thống cũ. 18 c. PP chuyển đổi theo giai đoạn (phased conversion) Nội dung: chuyển đổi theo giai đoạn; ở mỗi giai đoạn, chuyển đổi cục bộ tại một hoặc một vài bộ phận của hệ thống. Ưu điểm: + hạn chế việc vận hành cùng lúc 2 hệ thống. + ít gây biến động, hạn chế tối đa chi phí và các sự cố + các vấn đề vấp phải trong khi cài đặt ở bộ phận này được rút kinh nghiệm cho bộ phận khác. Nhược điểm: + hai hệ thống phải tương thích với nhau + quản lý phức tạp hơn + khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu. 19 Các bước cần thực hiện sau đây: - Đánh giá lựa chọn bộ phận nào làm thí điểm để áp dụng hệ thống xử lý thông tin mới theo PP trực tiếp hay song song. - Kiểm tra xem hệ thống mới áp dụng vào các bộ phận này có hoạt động ổn định không, có xuất hiện vấn đề gì cần khắc phục không… - Tiến hành sửa đổi, điều chỉnh những vấn đề xuất hiện - Nhận xét, so sánh, rút kinh nghiệm cho các bộ phận khác. 20 d. PP chuyển đổi thăm dò (pilot conversion) - Nếu tổ chức có nhiều chi nhánh có công việc giống nhau: một chi nhánh sẽ được chuyển đổi trực tiếp. - Sau một thời gian, nếu hệ thống mới đã ổn định, các chi nhánh còn lại sẽ được chuyển đổi đồng loạt. Ưu điểm: hạn chế thấp nhất các rủi ro. Nhược điểm: + phải viết thêm các chương trình chia sẻ dữ liệu, + chỉ thực hiện được khi hệ thống mới và cũ tương thích. 21 III. HUẤN LUYỆN NGƯỜI SỬ DỤNG Mục tiêu: + giúp người sử dụng và người bảo trì hệ thống làm quen, thích nghi với hệ thống mới, + bổ sung kiến thức và kỹ năng cần thiết cho họ để họ vận hành, khai thác và quản lý hệ thống được tốt nhất. Sự cần thiết: + HT mới có nhiều chức năng, tiện ích mới + đảm bảo cho hệ thống hoạt động an toàn và hiệu quả + giúp tổ chức giảm chi phí và thời gian cử CB đi học… 22 Nội dung: tùy theo tính chất của hệ thống và năng lực của người sử dụng. Các nội dung chủ yếu là: a/ Nhận thức về máy tính: các khái niệm cơ bản, tham quan máy móc, thiết bị; làm quen với các máy tính cá nhân… b/ Nhận thức về hệ thống: các chức năng của hệ thống, dữ liệu đầu vào, thông tin đầu ra, hệ thống mẫu biểu… Phân định rõ trách nhiệm của mỗi người sử dụng trong hệ thống c/ Huấn luyện kỹ xảo: các thao tác cần thực hiện, phương pháp cập nhật dữ liệu, kết xuất báo cáo, phương pháp tra cứu, tìm kiếm thông tin… 23 Phương pháp huấn luyện: - hướng dẫn từng người, - tổ chức lớp tập huấn, - thực tập trên phần mềm dùng để huấn luyện. Phương châm của công tác huấn luyện: - Rèn luyện kỹ xảo qua các bài tập thực tế - Huấn luyện mọi vấn đề liên quan - Huấn luyện cho tất cả các người sử dụng - Huấn luyện liên tục - Đối với cả các phần mềm dễ sử dụng và quen thuộc vẫn có nhu cầu huấn luyện. 24 Quá trình tổ chức huấn luyện: - Lập kế hoạch các nhu cầu (ai, vấn đề gì, khi nào và mức độ?). - Xác định phương pháp huấn luyện đối với từng đối tượng. - Đối với lớp tập huấn: cần xác định trình độ của học viên và chương trình huấn luyện tương ứng (các chuyên đề, giảng viên, lập thời khóa biểu...) - Tổ chức huấn luyện (lý thuyết và thực hành) - Kiểm tra và đánh giá kết quả huấn luyện. 25 IV. HỖ TRỢ SỬ DỤNG Các tình huống cần hỗ trợ? Thời điểm phát sinh? Cách xử lý? V. CẢI TIẾN HỆ THỐNG Cải tiến hệ thống là sửa đổi, bổ sung một số chức năng của hệ thống cho phù hợp với yêu cầu công việc hoặc môi trường vận hành của tổ chức. Mục đích: kéo dài thời gian sống của HT bằng cách cải tiến hệ thống, bởi vì thay thế hệ thống sẽ rất tốn kém. 26 Các bước: a/ Nhận thức các yêu cầu thay đổi: - là một công việc quản lý cấu hình của HT, - được thực hiện bằng cơ chế giám sát của các nhà q.lý b/ Phân tích tác dụng của các thay đổi đối với HT: dựa trên mức độ chi phí để đáp ứng thay đổi so với tầm quan trọng của chúng, thường được xếp theo thứ tự ưu tiên như sau: - Sửa lỗi cho hệ thống. - Thay đổi HT cho phù hợp với môi trường đang vận hành. - Cải tiến HT để nó có khả năng giải quyết thêm các vấn đề sẽ phát sinh trong tương lai 27 c/ Thiết kế giải pháp giải quyết các yêu cầu Có thể: - thành lập dự án mới, - sử dụng nhóm bảo trì sẵn có - thuê mướn các công ty khác thực hiện. d/ Thực thi giải pháp thay đổi cho hệ thống, Lưu ý phải cập nhật lại các tài liệu cấu hình 28 VI. BIÊN SOẠN TÀI LIỆU HỆ THỐNG VÀ QUẢN LÝ CẤU HÌNH 1. Biên soạn tài liệu hệ thống: Gồm hai loại chính: - Tài liệu mô tả hệ thống, là các tài liệu đặc tả yêu cầu, tài liệu phát triển hệ thống, tài liệu cấu hình. - Tài liệu sử dụng: là tài liệu mô tả cách khai thác, vận hành và quản lý hệ thống cho người sử dụng. 29 Tài liệu mô tả hệ thống: - Tài liệu bên trong hệ thống (chủ yếu là mô tả cho chương trình và cấu trúc dữ liệu) - Tài liệu bên ngoài hệ thống (tài liệu đặc tả yêu cầu, như DFD, ERD và cấu hình hệ thống). Yêu cầu: - được cập nhật suốt quá trình phát triển và sử dụng HT. - Các thay đổi trong tài liệu được kiểm soát trên từng phiên bản (số phiên bản, thời điểm hiệu lực, ngày ban hành, nơi sử dụng, và các thay đổi so với phiên bản trước) 30 Tài liệu sử dụng: - là cầu nối giữa các chức năng của hệ thống với nhu cầu sử dụng hệ thống, hình thành từ công việc và trách nhiệm của người sử dụng. - cần mô tả từng vai trò, và liên kết nó với các chức năng hỗ trợ của hệ thống. 31 Các nội dung và yêu cầu chi tiết của tài liệu hệ thống: a/ Phần mục lục b/ Trang nhan đề: - Tên hệ thống, tên tác giả, nơi làm việc của tác giả, ngày xuất bản; - Tên và địa chỉ, số điện thoại liên hệ của người có thể giải đáp các thắc mắc khi cần thiết; - Tên và địa chỉ của người chịu trách nhiệm về cập nhật thông tin của hệ thống. 32 c/ Tóm tắt hệ thống: - Quy trình thao tác của hệ thống - Mô tả toàn bộ hệ thống và các vị trí… d/ Các tài liệu đầu vào: nguồn gốc dữ liệu vào; cách sử dụng các biểu mẫu; quy tắc cập nhật, kiểm tra; nơi nhận và nhập dữ liệu vào; cách hoàn chỉnh các trường dữ liệu, cách sửa dữ liệu; giải thích các thông báo lỗi… e/ Các tài liệu đầu ra: mô tả xuất xứ các báo cáo, cách xem và in các báo cáo, giải thích nội dung các trường dữ liệu, các thông báo lỗi… 33 f/ CSDL: danh sách các tệp dữ liệu, các thông tin liên quan đến mỗi tệp dữ liệu; mô tả từng trường dữ liệu. g/ Các sơ đồ luồng dữ liệu và lưu đồ hệ thống; từ điển thuật ngữ; giải thích các thuật ngữ, tên các quá trình… h/ Các tiến trình/ xử lý trên máy tính: Mô tả tiến trình, tham khảo dữ liệu input và output, tham khảo các chương trình, giải thích các thông báo... i/ Tài nguyên máy tính: Dung lượng bộ nhớ, khối lượng (đầu vào, đầu ra, lưu trữ), phân cấp các mức ưu tiên… 34 2. Quản lý cấu hình Mục đích: bảo đảm rằng chỉ có những thay đổi có kiểm soát mới được chấp nhận trong hệ thống. Nguyên nhân: các thay đổi thường liên quan đến nhiều công việc hoặc nhiều người nên phải được kiểm soát. Yêu cầu: - Tất cả các thông số cấu hình hệ thống (version, phân quyền sử dụng và quy trình khai thác…) đều phải được ghi vết khi hệ thống được cài đặt hoặc cải tiến. - Các yêu cầu thay đổi được giải quyết theo quy trình - Tổ chức có thể kiểm soát được. 35 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4 Trình bày các nội dung chính của quá trình cài đặt HTTTQL Trình bày nội dung quá trình biến đổi dữ liệu từ HTTT cũ sang HTTT mới. Trình bày nội dung và yêu cầu của các phương pháp chuyển đổi HTTT. Nêu ưu điểm và nhược điểm của mỗi phương pháp. Nêu mục tiêu và sự cần thiết phải huấn luyện người sử dụng; nội dung và phương pháp tổ chức huấn luyện người sử dụng. Nêu nội dung chính của các tài liệu hướng dẫn người sử dụng. 36