Chương 4: Hoạch định tiến độ dự án

CHƯƠNG 4: HOẠCH ĐỊNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN • Hoạch định dự án nhằm giải quyết các vấn đề: Sắp xếp các công việc, lập thời gian biểu cho công việc và phân phối nguồn lực để thực hiện dự án. • Hoạch định là cơ sở để kiểm soát và đánh giá quá trình thực hiện dự án. Các bước hoạch định dự án: Xác định mục tiêu Mô tả công việc Tổ chức Hoạch định nguồn lực Lập tiến độ Hoạch định việc kiểm soát Trình bày chi tiết thiết kế dự án 1. Những vấn đề chung: 1.1 Khái niệm:  Hoạch định tiến độ dự án là lập kế hoạch để tiến hành các công việc của dự án nhằm đạt mục tiêu đã đề ra với chất lượng mong muốn và trong các điều kiện ràng buộc về thời gian, chi phí. HOẠCH ĐỊNH TIẾN ĐỘ - Khái niệm Theo nguyên tắc quản trị, việc tổ chức thực hiện và giám sát các công việc càng dễ dàng khi công việc có quy mô càng nhỏ, kết cấu càng đơn giản. 1.2. Yêu cầu: Dự án chia ra thành các công việc cơ bản (công việc nhỏ nhất). Mỗi công việc cơ bản phải xác định được: - Mục tiêu (với yêu cầu cụ thể về chất lượng; thời gian hoàn thành; chi phí và các nguồn lực cần huy động; người chịu trách nhiệm). -Tất cả điều kiện kỹ thuật về trình tự thực hiện các công việc. Yêu cầu Các công việc cơ bản được tập hợp lại thành từng nhóm gọi là các công việc sơ cấp (Gói công việc). Số lượng các công việc sơ cấp đặt dưới sự theo dõi của một nhà quản lý không nên quá nhiều, trung bình là khoảng 50-100 CV cho mỗi cấp quản lý. 1.3. P/p Phân chia công việc: Có 2 p/p : - Từ trên xuống: Từ mục tiêu của dự án, người ta chia thành các mục tiêu nhỏ hơn và tiếp tục cho đến không còn có thể phân chia được nữa. Ta được các công việc cơ bản. Tùy số lượng công việc mà ta xác định mục tiêu nào là công việc sơ cấp (WP: gói công việc). P/p Phân chia công việc: Từ dưới lên: Đầu tiên ta liệt kê các công việc cơ bản cần hoàn thành để đạt mục tiêu của dự án. Sau đó, tập hợp các công việc cơ bản thành từng nhóm công việc theo tiêu chí: xác định được mục tiêu chung, thời gian hoàn thành và chi phí (hay loại nguồn lực quan trọng nhất). Tùy số lượng công việc của dự án mà ta xác định nhóm nào sẽ là các công việc sơ cấp (WP) cần theo dõi.  Từ trên xuống: Dự án Nhóm1 N1.1 N1.2 N1.1.1 N1.1.2 N1.2.1 N1.2.2 Nhóm 2  Từ dưới lên  Công việc sơ cấp ...  Công việc cơ bản 2. Tiêu chuẩn thành công và lý do hoạch định dự án (HĐDA) thất bại: 2.1. Tiêu chuẩn HĐDA thành công:  Nội dung (content): + HĐDA nên đầy đủ chi tiết cần thiết, nhưng không phức tạp. + Nội dung hoạch định phải rõ ràng.  Có thể hiểu được (Understandability).  Có thể thay đổi được (Changeability): Một HĐDA hiệu quả là nó dễ dàng cập nhật và sửa đổi.  Có thể sử dụng được (Usability): HĐDA phải tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm soát tiến trình thực hiện dự án và truyền đạt thông tin. 2.2. Tại sao hoạch định dự án bị thất bại: HĐDA dựa trên thông tin không đầy đủ. Mục tiêu và các đặc điểm của dự án không được hiểu ở các cấp. HĐDA do một người làm, còn việc thực hiện lại do một người khác. HĐDA thiếu phần giám sát, kiểm soát và điều chỉnh. HĐDA thiếu các chỉ số đánh giá tiến trình cụ thể hoặc có nhưng không đúng. 3. Dùng phương pháp sơ đồ mạng kiểm tra quá trình thực hiện dự án: Các dự án lớn thường bao gồm nhiều công việc phụ thuộc lẫn nhau mà việc tiến hành chậm trễ có thể gây ách tắc toàn bộ dự án. Do đó, cần phải xác định những công việc chủ yếu có ảnh hưởng quan trọng đến tiến trình thực hiện toàn bộ dự án, và sắp xếp để có thể hoàn tất dự án đồng thời thỏa mãn được các hạn chế về kỹ thuật, về thời gian, cũng như trình tự tiến hành các công việc. Vấn đề đặt ra là trả được lời được các câu hỏi: • Làm thế nào đảm bảo được thời hạn đã ấn định, hoặc nhanh nhất có thể? • Những công việc nào (công việc sơ cấp) là gây trở ngại nhất (công việc găng) cần tập trung theo dõi và tăng cường các phương tiện hỗ trợ? • Nếu cần rút ngắn thời gian hoàn thành dự án thì chi phí là bao nhiêu? • Để giải đáp các vấn đề trên người ta đề xuất phương pháp PERT (Program Evaluation and Research Task) hay còn gọi là Phương pháp sơ đồ mạng. 3.1. Điều kiện áp dụng:  Dự án được chia thành các công việc sơ cấp với thời gian thực hiện xác định (chính xác hoặc trong một khoảng nào đó, từ sớm nhất đến muộn nhất).  Tất cả hạn chế về trình tự thực hiện các công việc phải được xác định rõ ràng. 3.2. Đặc điểm (Phương pháp sơ đồ mạng): Mỗi công việc được biểu diễn bằng một cung (đường mũi tên). Tên công việc ghi bằng chữ có kèm thời gian cần thiết để hoàn thành công việc ghi trong ngoặc. Thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc được gọi là sự kiện (nút), ký hiệu O. Đặc điểm (Phương pháp sơ đồ mạng): Công việc giả được biểu diễn bằng một đoạn không liên tục, và có thời gian thực hiện bằng 0 (CV giả thêm vào khi có CV phải thực hiện sau 2 hay nhiều công việc cùng bắt đầu từ một sự kiện). Thí dụ:  Công việc a: thời gian thực hiện 6 ngày  Công việc b: thời gian thực hiện 2 ngày  Công việc c: thời gian thực hiện 5 ngày  Công việc d: thời gian thực hiện 8 ngày * Điều kiện: a và b bắt đầu đồng thời d bắt đầu sau khi hoàn thành b c bắt đầu sau khi hoàn thành a và d. 3.3 Xác định đường găng: Các công việc căng thẳng của dự án (tức thời gian thực hiện chúng quyết định thời gian hòan thành dự án) được gọi là công việc găng. Đường nối các công việc găng được gọi là Đường găng. Độ dài đường găng chính là thời gian hoàn thành toàn bộ dự án. Để xác định đường găng, ta cần xác định thời gian sớm nhất (ti) và thời gian muộn nhất (t’i). Xác định đường găng: ti: thời gian sớm nhất  là thời gian nhanh nhất để có thể đạt tới sự kiện i. ti = max {th + thi} ; h  T(i); T(i): tập hợp tất cả các sự kiện đứng trước i. thi : độ dài cung (hi) (thời gian hoàn thành công việc hi). Xác định đường găng: t’i: thời gian muộn nhất  là thời gian chậm nhất phải đạt đến sự kiện i nếu không muốn kéo dài thời gian hoàn thành toàn bộ dự án. t’i= min {t’j – tij}; j  S(i); S(i): tập hợp tất cả các sự kiện đứng sau i. Xác định đường găng: Theo định nghĩa, đường găng là đường nối các công việc và sự kiện găng, tức các sự kiện mà thời gian sớm nhất bằng thời gian muộn nhất (ti=t’i), vì chúng không có thời gian nhàn rỗi. Thí dụ: Tính thời gian sớm nhất và muộn nhất của sự kiện 6 Tên công việc Thời gian thực hiện (ngày) Điều kiện Ghi chú e f g h 10 20 15 30 Sau sự kiện 4 Sau sự kiện 5 Sau e và f Sau e và f t4 = 35 t5 = 20 t’7 = 70 t’8 = 90 Thí dụ: Để tiến hành khai thác một mỏ quặng mới, người ta cần làm các công việc sau: Ký hiệu Công việc Thgian hoàn thành Điều kiện a b c d e f g h i j k l Xin giấy phép Làm đường Đặt 2 máy khoan Dựng lán trại tạm thời Rải nhựa con đường (mục b) Làm đường dẫn nước Đền bù giải tỏa Khoan và làm giếng Đưa thiết bị xuống giếng Xây dựng nhà ở cho CNV Bố trí giếng mỏ Xây nhà máy rửa quặng 32 tuần 24 tuần 1 tuần 3 tuần 8 tuần 28 tuần 16 tuần 20 tuần 6 tuần 20 tuần 44 tuần 28 tuần Bắt đầu Sau a Sau b Sau b Sau b Sau b Sau c, d Sau e, f, g Sau h, j Sau e, f, g Sau h, j Sau h, j Gọi 1 là sự kiện bắt đầu, 12 là sự kiện kết thúc dự án. Ta có sơ đồ mạng (Sơ đồ Pert): 5 59 68 4 57 68 3 56 56 2 32 32 1 0 0 7 84 84 11 132 148 12 148 148 10 110 148 6 84 84 9 104 104 8 104 104 d(3) c’(0) g(16) a(32) b(24) c(1) e(8) f(28) f’(0) j(20) h(20) i(6) i’(0) k(44) l'(0) l(28) j ‘ (0) 3.4. Các khoảng dư của sự kiện và công việc: Các khoảng dư là những khoảng thời gian còn thừa của các sự kiện và công việc. Các công việc găng và sự kiện găng sẽ không có các khoảng dư này. Khoảng dư thả nổi của sự kiện i (t’i-ti): là khoảng thời gian có thể dịch chuyển sự kiện i mà không làm thay đổi thời gian hoàn thành dự án (hay thời gian của các công việc). Sự kiện găng có khoảng dư thả nổi bằng 0. • Khoảng dư tự do của công việc ij: là khoảng thời gian có thể kéo dài việc thực hiện công việc ij mà không làm ảnh hưởng đến sự kiện j phía sau. Công việc găng cũng có khoảng dư tự do bằng 0. Ktd(ij) = min {tj – ti – tij} j  S(i) • Khoảng dư toàn phần của công việc ij: là khoảng thời gian tối đa có thể kéo dài việc thực hiện công việc ij mà không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành toàn bộ dự án. Trong trường hợp trì hoãn tối đa công việc ij bằng khoảng dư toàn phần thì thời điểm bắt đầu sự kiện j sẽ bị đẩy lùi một khoảng thời gian bằng đúng (t’j – tj) và trở thành sự kiện găng. Ktp(ij) = min {t’j – ti – tij} j  S(i) • Khoảng dư chắc chắn của công việc ij: Là khoảng thời gian còn thừa của bản thân công việc ij (không tính đến khoảng dư của sự kiện i phía trước nó). Việc trì hoãn công việc ij bằng khoảng dư này cũng không làm ảnh hưởng đến sự kiện j phía sau: Kcc (ij) = min {tj – t’i - tij} = Ktd - (t’i – ti) j  S (i) 3.5. Sơ đồ mạng và chi phí: Để xác định được thời gian thực hiện dự án nhanh nhất (có thể được) với chi phí hợp lý nhất, ta cần tìm cách thúc đẩy các công việc găng. Phương pháp này được tiến hành qua các bước như sau: - Dự kiến một kế hoạch bình thường, tìm đường găng và các công việc găng. - Tính thời gian có thể thúc đẩy nhanh các công việc và chi phí bổ sung cho mỗi đơn vị thời gian này (kế hoạch tích cực do cán bộ kỹ thuật lập). Sơ đồ mạng và chi phí: - Chọn giảm thời gian của công việc găng có chi phí bổ sung thấp nhất cho đến khi: + Đạt thời gian cần thiết để thực hiện công việc (tức giảm tối đa thời gian theo yêu cầu của cán bộ kỹ thuật). + Hoặc xuất hiện một công việc găng mới. Sơ đồ mạng và chi phí: - Trong trường hợp xuất hiện thêm một công việc găng mới, tức nếu giảm tiếp một đơn vị thời gian vào lúc này, ta sẽ có 2 trường hợp để lựa chọn: + Tăng chi phí của công việc găng có chi phí bổ sung cao kế tiếp. + Hoặc tăng chi phí của 2 công việc găng (một cũ và một mới xuất hiện). Ta chọn trường hợp có chi phí thấp nhất. Sơ đồ mạng và chi phí: - Tiếp tục tiến hành giảm thời gian của các công việc găng theo cách như trên cho đến khi có được thời gian thực hiện tối thiểu. Tùy theo yêu cầu thực tế mà ta chọn thời gian thực hiện mong muốn với chi phí tương ứng. Thí dụ: Một dự án có thời gian thực hiện là 37 tháng với chi phí 350 triệu đồng. Để rút ngắn thời gian, người ta thấy rằng có thể tập trung các nguồn lực để thi công nhanh hơn. Nhưng việc thi công nhanh cũng sẽ làm chi phí tăng lên đến 528 triệu đồng. Thời gian và chi phí của từng bước công việc được mô tả chi tiết như sau. Hãy lập kế hoạch rút ngắn thời gian thực hiện dự án với chi phí thấp nhất : Công việc CV đứng trước Thời gian bình thường Chi phí Bình thường Thời gian Rút ngắn Chi phí thi công nhanh Chi phí đẩy CV nhanh lên 1 tháng (triệu đồng) a bđ 4 5 2 15 5 b a 6 11 5 30 19 c bđ 4 3 2 11 4 d bđ 12 150 9 180 10 e b,c 10 10 8 20 5 f b,c 24 147 19 212 13 g a 7 18 6 30 12 h d,e,g 10 4 7 25 7 i f,h 3 2 2 5 3 TC 37 350 28 528 Các công việc có thể giảm bớt một khoảng thời gian với chi phí tương ứng như sau. Công việc Thời gian có thể giảm tối đa (tháng) Chi phí bổ sung (triệu đồng/tháng) a* b* c d e f* g h i* 2 1 2 3 2 5 1 3 1 5 19 4 10 5 13 12 7 3  Ta tính được các thời gian thực hiện với chi phí của chúng như sau : Thời gian (tháng) 37 36 35 34 33 32 31 30 29 28 Tổng chi phí (triệu đồng) 350 353 358 363 376 389 402 415 433 452 Công việc sẽ rút ngắn bth i a a f f f f f+e b 4. Điều phối các nguồn lực khi quản trị tiến trình dự án: Khi thực hiện dự án, nếu việc điều phối nguồn lực (nguồn lực không thể thay thế) của nhà quản trị không được tính toán chuẩn xác thì sẽ xảy ra những giai đoạn căng thẳng do thiếu hụt nguồn lực hay tình trạng dư thừa. Các nguồn lực này gồm có: - Nguồn vốn - Máy móc - Nhân lực - Đất đai, kho tàng - Vật tư, ... Để biểu diễn tình hình huy động nguồn lực cho dự án, ta có thể sử dụng sơ đồ GANTT (lấy tên nhà hóa học người Mỹ, Henry L. Gantt, từ 1917) 4.1. Sơ đồ Gantt biểu diễn nguồn lực: 4.1.1. Nguyên tắc: Sơ đồ Gantt biểu diễn thời gian thực hiện dự án bằng một hệ trục tọa độ với: - Trục tung: phần phía trên biểu diễn trình tự tiến hành các hoạt động, phần bên dưới biểu diễn sơ đồ điều phối nguồn lực theo thứ tự từ công việc có thời gian thực hiện dài nhất đến ngắn nhất. - Trục hoành biểu diễn thời gian thực hiện các hoạt động. - Độ dài thời gian thực hiện công việc được biểu diễn bằng một đoạn thẳng. Thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc được biểu diễn bằng mũi tên ( ↔ ). - Mỗi sơ đồ chỉ biểu diễn cách phân phối một nguồn lực với cùng đại lượng như nhau. Thí dụ: Số công nhân cần huy động cho một công việc, diện tích kho tàng, ... (Một dự án chỉ chọn 1 nguồn lực quan trọng nhất để tính) ...  4.1.2. Td: Dự án xây dựng khu biệt thự vườn bao gồm các công việc xếp theo trình tự sau: Công việc Ký hiệu Công việc đứng trước Thời gian (ngày) Nguồn lực (tổ công nhân) San lấp mặt bằng. a Bắt đầu 10 2 Dựng lán trại tạm thời và lắp đặt thiết bị. b Bắt đầu 5 2 Đổ móng, cột. c a, b 30 4 Xây tường, lắp cửa và thiết bị nội thất. d c 10 4 Lợp mái, làm trần. e c 15 2 Xây hàng rào, cây cảnh f a 5 4 Sơn, quét, lắp đặt hệ thống điện, nước. g e, f, d 5 2 • Sơ đồ Pert: 2 10 10 3 10 10 1 0 0 6 55 55 7 60 60 5 55 55 4 40 40 a(10) b(5) a’(0) C(30) e(15) d(10) e’(0) g(5) f(5) 4.2. Sử dụng phối hợp sơ đồ Pert để điều phối nguồn lực: Để điều phối nguồn lực, người ta phối hợp giữa sơ đồ Gantt và sơ đồ Pert bằng cách biểu diễn thời gian thực hiện các công việc trên một trục tọa độ theo các nguyên tắc sau: - Biểu diễn thứ tự các công việc và thời gian thực hiện nó trên sơ đồ Gantt. - Nối các công việc găng bằng một đường liên tục biểu thị đường găng (căn cứ theo sơ đồ Pert). - Nối các công việc không găng vào công việc kế tiếp bằng đường không liên tục, nó thể hiện thời gian nhàn rỗi của công việc này mà ta có thể lợi dụng để điều phối nguồn lực. - Lập sơ đồ phân phối nguồn lực cho dự án theo thứ tự thấp nhất là công việc găng rồi đến các công việc có thời gian thực hiện giảm dần. -Lúc này ta thấy xuất hiện những cực lồi và cực lõm (thể hiện các giai đoạn căng hay lãng phí) cần phải san bằng. Kết hợp với thời gian nhàn rỗi thể hiện trên sơ đồ để tìm cách điều hòa nguồn lực. 4.3. Cân bằng nguồn lực: Là phương pháp điều phối các công việc của dự án để đạt được mức huy động các nguồn lực như nhau trong tất cả thời gian thực hiện dự án (cân bằng tuyệt đối) hoặc gần như nhau (cân bằng tương đối). Lặp lại thí dụ trên, ta thấy sơ đồ phân phối nguồn lực lúc đầu có hai cực lồi và một cực lõm (1). Chúng ta sẽ điều phối sau cho sơ đồ trở về dạng một Parapol: