Chương 4. Lập kế hoạch thực hiện dự án

14. Lập kế hoạch thực hiện dự án 2Các kỹ thuật Các hệ thống biểu diễn PERT (thể hiện các nhiệm vụ theo logic trình tự thực hiện)* xem MP4 trang 4 mỗi cung là một công việc; trang 5 mỗi nút là một công việc; GANTT (thể hiện các nhiệm vụ theo thời gian biểu thực hiện)* xem MP4 Thể hiện các sự kiện theo thời gian biểu thực hiện* 3LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ỎN Các công cụ cơ bản trong việc lập kế hoạch cho dự án Phương pháp CPM và PERT trong việc lập kế hoạch dự án Lập kế hoạch với chi phí và nguồn lực hạn chế 4Tại sao phải lập kế hoạch? Để đảm bảo đạt được mục tiêu Để nâng cao khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực Để giúp việc kiểm tra và theo dõi Để truyền thông tin và phối hợp tốt hơn Để khuyến khích động viên Để tìm nguồn tài chính cho dự án 5Các yếu tố của việc lập kế hoạch Phân tích và xác định công việc Tổ chức quản lý và nhân sự Kế hoạch (thời gian biểu) dự án Tính toán chi phí và lập dự toán Hệ thống kiểm soát và theo dõi 6Các bước của việc lập kế hoạch Xác định mục tiêu (SMART: Cụ thể, đo được, phân công được, thực tế, và có giới hạn thời gian) Xác định các hoạt động của dự án (Phạm vi công việc, các tiêu chuẩn và kết quả mong đợi, các nguồn lực mong đợi và thời gian yêu cầu) Bổ nhiệm nhân sự chính (Lựa chọn, trách nhiệm và quyền hạn được giao, tóm tắt dự án) 7Các bước của việc lập kế hoạch Lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực (Lập kế hoạch tài chính, công nghệ, thiết bị) Lập thời gian biểu cho các hoạt động (Biểu đồ Gantt, biểu đồ các công việc chính, biểu đồ CPM/PERT) 8Các bước của việc lập kế hoạch Lập kế hoạch kiểm soát (Cơ cấu giám sát, các mục tiêu ngắn hạn và các chỉ số, hệ thống thông tin) Phân tích rủi ro và lên kế hoạch dự phòng sự cố 9Các mục tiêu của dự án cần S.M.A.R.T Cụ thể (Specific) Đo được (Measurable) Phân công được (Assignable) Thực tế (Realistic) Có tính thời gian (Time-bound) 10 Công cụ kỹ thuật lập kế hoạch dự án Danh sách các hoạt động Cấu trúc phân tích công việc (WBS) (chương 3) Biểu đồ trách nhiệm trực tuyến (LRC) Biểu đồ Gantt và biểu đồ lộ trình (milestone) Phương pháp CPM - PERT 11 Biểu đồ trách nhiệm trực tuyến (LRC) LRC là công cụ quản lý và lập kế hoạch. Nó phân công trách nhiệm về các hoạt động của dự án cho các thành viên dự án Cấu trúc thông dụng của LRC là một ma trận trong đó cột dọc ghi các thành viên dự án và hàng ngang ghi các gói công việc lấy ra từ WBS Các loại quy ước trách nhiệm hay sử dụng: chính, hỗ trợ, phê duyệt, thông báo, giám sát, ... 12 ví dụ biểu đồ Gantt Mar April May June July Aug Sept Oct Nov Dec Jan Feb 100% 1 90% 2 80% 3 4 70% 5 60% 6 7 50% 8 9 40% 10 11 30% 12 13 20% 14 15 10% 16 0% Hµng th¸ng 0 4.93 4.59 4.32 7.48 10.21 9.98 13.37 17.74 16.32 10.2 0.86 TÝch luü 0 4.93 9.52 13.84 21.32 31.53 41.51 54.88 72.62 88.94 99.14 100 PLANNED PROGRESS 1997 TT Néi dung c«ng viÖc kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n QC-1 ZONE t¹i ITALIAN-THAI 1996 kÕ ho¹ch x©y dùng 100 c¨n hé nh©n viªn C«ng t¸c chuÈn bÞ PhÇn x©y dùng C«ng t¸c ®ãng cäc X©y th« tÇng 3,4 vµ m¸i 13-Mar-96 C«ng t¸c mãng X©y th« tÇng 1,2 14-Feb-97 C«ng t¸c s¬n HÖ thèng tho¸t n­íc PhÇn hoµn thiÖn L¸t nÒn Tr¸t t­êng D¸n m¸i Tr¸t trÇn Dù kiÕn c«ng viÖc(%) L¾p ®Æt cöa ®i vµ cöa sæ La¾p ®Æt khu vÖ sinh Kõt thóc c«ng viÖc L¾p hÖ thèng ®iÖn Lµm v­ên, trång c©y, cá 13 Vi dụ Ví dụ 4.1 Cho ví dụ thực hiện một dự án với các số liệu sau: Công việc TG thực hiện Ràng buộc A 5 B 3 C 8 Sau A D 7 A,B E 7 F 4 C,D,E G 5 F 14 Các kỹ thuật (Gantt) Phương án cơ sở vi dụ 4.1 Sớm nhất có thể Công việc A B C D E F 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 15 Các kỹ thuật (GANTT) Phương ¸n B sử dụng FS, D sử dụng FS Công việc A,C,D,F,G là công việc tới hạn A B C D E F G 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 16 Các kỹ thuật (GANTT) C«ng viÖc Ph­¬ng ¸n sö dông dù tr÷ A B C D E F 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 C«ng viÖc B sö dông hÕt thêi gian dù tr÷ toµn phÇn (TS) tøc lµ lïi l¹i 3 ngµy. Do ®ã C«ng viÖc D kh«ng cã dù trù thµnh c«ng viÖc tíi h¹n TiÕn ®é kh«ng thay ®æi 17 Ưu nhược của GANTT Ưu điểm của phương pháp Đơn giản Trực giác Nhược điểm: Không rõ các ràng buộc Khó xác định các dự trữ Khi nhiều công việc (dự án phức tạp sẽ mất tính rõ ràng) 18 SƠ ĐỒ MẠNG Giới thiệu chung PERT và CPM đều là đường tới hạn của các công việc gọi chung là “hoạch định đường tới hạn CPS” CPM xem thời gian thực hiện các công việc là hằng số. PERT thời gian hoàn thành công việc dưới dạng phân phối xác suất 19 Lịch sử phương pháp CPM và PERT Critical Path Method (CPM): Sơ đồ mạng 1957 Các dự án bảo trì nhà máy cho công ty DuPont Tập trung vào mối quan hệ giữa chi phí và thời gian 20 Lịch sử phương pháp CPM và PERT Project Evaluation and Review Technique (PERT): Kỹ thuật đánh giá và xem xét lại dự án 1958 US Navy’s Polaris Missile System Program Tập trung vào dự đoán thời gian không chắc chắn 21 Các khái niệm CPM : Trong mạng CPM các hoạt động được xắp sếp theo mạng tính đến các điều kiện ràng buộc giữa chúng Thời gian thực hiện công việc là duy nhất Thời gian thực hiện các công việc là xác định (MP4 trang 4,5) 22 Các kỹ thuật F1 A3 G3 E3 C1 B3 23 Các kỹ thuật 4 1 3 2 5 6 A3 B3 C1 F1 D0 E3 G3 24 Ví dụ phương pháp CPM Giới thiệu sản phẩm mới C«ng viÖc C«ng viÖc thùc hiÖn tr­íc Thêi gian (tuÇn) A. ThiÕt kÕ bao b× 2 B. L¾p ®Æt c¸c thiÕt bÞ bao b× A 10 C. §ãng gãi B, D 6 D. §Æt hµng víi c¸c kho 13 E. ChuyÓn hµng ho¸ ®Õn c¸c nhµ ph©n phèi C, J 6 F. TuyÓn gi¸m ®èc b¸n hµng 6 G. TuyÓn nh©n viªn b¸n hµng F 4 H. §µo t¹o nh©n viªn b¸n hµng G 7 I. Lùa chän c¸c nhµ ph©n phèi F 9 J. Ký hîp ®ång b¸n hµng víi c¸c nhµ ph©n phèi H, I 6 K. Lùa chän h·ng qu¶ng c¸o F 2 L. LËp kÐ ho¹ch cho chiÕn dÞch qu¶ng c¸o K 4 M. Thùc hiÖn chiÕn dÞch qu¶ng c¸o L 10 25 Biểu đồ CPM dự án giới thiệu sản phẩm mới A 2 B 1 0 C 6 E 6 I9 J 6 S D 13 F G 4 H 7 F 6 K 2 L 4 M 10 26 PERT Project Evaluation & Review Techniques Trong PERT các hoạt động được thể hiện có tính đến các quan hệ ràng buộc Thời gian thực hiện công việc có giá trị khác nhau Thời gian thực hiện các công việc có tính xác suất 27 Nhận xét Về cơ bản CPM và PERT là cùng một kỹ thuật. CPM thời gian có giá trị duy nhất PERT nhiều khả năng khác nhau) Ưu điểm: Xét mối quan hệ ràng buộc  áp dụng được cho các dự án lớn Hiệu quả. 28 Nhận xét Ưu điểm (tiếp theo)  Có ích cho các dự có nhiều giai đoạn Đơn giản trong tính toán Đưa ra được đường tối ưu (đường tới hạn) và các khoảng thời gian dự trữ 29 Nhận xét Ưu điểm (tiếp theo)  ích lợi trong việc điều chỉnh chi phí Đưa ra các câu trả lời về thời gian hoàn thành, trình tự, chấp nhận ràng buộc ngân sách, các công việc trên đường tới hạn, làm thế nào để có thể thực hiện thời gian tới hạn 30 Mạng của dự án  Sử dụng các nút và các cung  Cung nối thẳng từ điểm xuất phát đến điểm cuối (1 chiều, liên thông, không vòng…)  Nút là một được biểu diễn là một vòng tròn 31 Mạng của dự án  Hoạt động trên nút hoặc trên cung  Việc hoàn thành một công việc được thể hiện là một nút 32 Mạng của dự án  Một cung thể hiện một công việc, trong khi nút thời điểm hoàn thành một công việc 33 Các điều kiện ràng buộc  ASAP  ALAP  FNLT  SNLT 34 Các điều kiện ràng buộc  FNET  SNET  MSO  MFO 35 Các điều kiện ràng buộc  Kết thúc - bắt đầu  Bắt đầu - bắt đầu  Kết thúc - kết thúc  Bắt đầu - kết thúc 36 Tính toán thời gian  Thời gian sớm nhất để công việc bắt đầu ES  Ta có thể xác định TS i như sau: TS i = Max (ti + dij ) 37 Tính toán thời gian  Thời gian muộn nhất để hoàn thành công việc LF  Là khoảng thời gian muộn nhất ta có thể hoàn thành công việc (i,j) mà không làm ảnh hưởng đến các công việc sau đó  Ta có thể xác định TM j như sau: TM j = Min (ti - dij ) 38 Tính toán thời gian  Thời gian sớm nhất để kết thúc công việc EF TSi + dij  Thời gian muộn nhất để bắt đầu công việc LS TMi - dij 39 Tính toán thời gian Tổng thời gian dự trữ Là khoảng thời gian tối đa mà công việc (i,j) có thể kéo dài việc thực hiện mà không làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành toàn bộ quá trình. TS(ij) = tmj - tsi - dij 40 Tính toán thời gian Thời gian dự trữ tự do Là khoảng thời gian tối đa mà công việc (i,j) có thể kéo dài việc thực hiện mà không làm ảnh hưởng đến việc hoàn thành của các công việc diễn ra sau đó. FS(ij) = tsj - tsi - dij 41 Đường tới hạn Tổng thời gian dự trữ bằng không (0) Thời gian dự trữ tự do bằng không (0) 42 Vẽ sơ đồ mạng Phải đảm bảo thực hiện các điều kiện ràng buộc Mỗi công việc bao gồm hai sự kiện : bắt đầu và kết thúc Không cùng điểm bắt đầu và điểm kết thúc 43 Vẽ sơ đồ mạng Không vòng xuyến Có thể dùng các công việc giả Chiều dài các cung không phụ thuộc vào thời gian thực hiện công việc 44 PERT Nhiệm vụ: chức năng hay công việc đơn giản nhất có bắt đầu và kết thúc Nút : Điểm giao của các nhiệm vụ Ràng buộc: Điều kiện logic cần thiết để thực hiện nhiệm vụ: thời gian, công nghệ, các nguồn lực Điều kiện để bắt đầu một nhiệm vụ : hoàn thành tất cả các công việc trước nó 45 PERT Cung: Đường nối hai nhiệm vụ liền kề Đường tới hạn: đường đi qua các cung, có độ dài lớn nhất cho phép thoả mãn tất các các điều kiện thực hiện tất cả các nhiệm vụ, nhằm đạt tới mục đích cuối cùng với thời gian ngắn nhất. 46 PERT Ngày bắt đầu sớm nhất có thể : Ngày sớm nhất bắt đầu các công việc kế tiếp mà không vi phạm ràng buộc thực hiện công việc Ngày kết thúc muộn nhất có thể : Ngày muộn nhất cho phép thực hiện các công việc kế tiếp mà không làm kéo dài thời gian hoàn thành so với đường tới hạn 47 Thực hiện PERT Vạch lộ trình thực hiện các nhiệm vụ Gắn với mỗi nhiệm vụ một thời hạn thực hiện Tính cho mỗi nút : thời gian bắt đầu sớm nhất Tính ngược lại : thời gian kết thúc muộn nhất 48 Thực hiện PERT Xác định đường tới hạn : những nút có thời gian bắt đầu sớm nhất bằng thời gian kết thúc muộn nhất Xác định các công việc không nằm trên đường tới hạn, xác định các giá trị thời gian dự trữ Giới thiêụ PERT (Presentation PERT) 49 Thực hiện PERT Áp dụng với ví dụ cụ thể MP4 hoặc ví dụ khác. 50 PERT : thời gian dự trữ 5 tiêu chí về thời gian đối với mỗi nhiệm vụ  Thời gian bắt đầu sớm nhất  Thời gian bắt đầu muộn nhất  Thời gian thực hiện nhiệm vụ  Thời gian kết thúc sớm nhất  Thời gian kết thúc muộn nhất 51 PERT : thời gian dự trữ Xác định thời gian dự trữ trên cơ sở 5 tiêu chí thời gian Dự trữ toàn phần: khoàng thời gian mà một nhiệm vụ có thể kéo dài, chậm trễ mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện toàn dự án. Khi dự trữ này bằng 0 nhiệm vụ đó là nhiệm vụ tới hạn. 52 PERT : thời gian dự trữ Xác định thời gian dự trữ trên cơ sở 5 tiêu chí thời gian Dự trữ tự do: khoàng thời gian mà một nhiệm vụ có thể kéo dài, chậm trễ mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện nhiệm vụ khác. Dự trữ này là khoảng dự trữ an toàn đối với mỗi công việc 53 PERT : Áp dụng tính toán t Công việc trước A 5 B 3 C 8 A D 7 A, B E 7 F 4 C,D,E G 5 F 54 PERT : Áp dụng tính toán Task Name Duration PredecessorsTotal SlackFree Slack Vi du 1 22 days 0 days 0 days A 5 days 0 days 0 days B 3 days 3 days 2 days C 8 days 2 0 days 0 days D 7 days 2;3 1 day 1 day E 7 days 6 days 6 days F 4 days 4;5;6 0 days 0 days G 5 days 7 0 days 0 days 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F 25 Apr '05 02 May '05 09 May '05 16 May '05 23 May '05  55 PERT : Áp dụng tính toán NV Thời gian CV trước 1 A 2 2 B 2 A 3 C 6 4 D 1 5 E 2 D 6 F 8 A 7 G 3 B,C,E 8 H 10 D 9 I 7 G 10 J 11 G 11 K 3 F,H,I 12 L 8 J,K 13 M 10 F,H,I 56 PERT : Áp dụng tính toán Vạch lộ trình thực hiện các nhiệm vụ  Tính các thời điểm sớm nhất và muộn nhất Xác định đường tới hạn Xác định cho mối nhiệm vụ các khoảng thời gian dự trữ Minh hoạ MP4 (16-19) 57 PERT : Áp dụng tính toán Áp dụng tính toán (2,3,4, 5,6) 58 PERT : Kết luận Công cụ hiệu quả để quản lý dự án vì :  Cho phép xác định điều kiện để bắt đầu thực hiện một nhiệm vụ (thượng nguồn)  Xác định những gì mà nhiệm này tạo ra (hạ nguồn)  Công cụ để phối hợp công việc của một tập thể Ứng dụng phần mềm 59 Những hạn chế của phương pháp CPM/PERT Đòi hỏi phải có những giả định (nhiều khi không thưc tế). Ví dụ như: Dự án được xác định hoàn toàn theo một trình tự công việc có thể xác định được và biết trước mối quan hệ giữa các công việc độc lập Thời gian thực hiện công việc độc lập và có thể dự báo được chính xác 60 Tại sao kế hoạch thất bại Kế hoạch được xây dựng dựa trên các số liệu không đầy đủ hoặc thiếu chính xác Mục đích dự án không được hiểu thấu đáo ở tất cả các cấp. Không hiểu những người thực hiện dự án. 61 Tại sao kế hoạch thất bại Kế hoạch do một người làm còn việc thực hiện thì bởi người khác. Kế hoạch không có phần theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh. Kế hoạch thiếu những chỉ số tiến độ cụ thể, hoặc có nhưng sai 62 Kế hoạch ban đầu  Phân tách dự án thành các giai đoạn chính Mỗi giai đoạn thành các nhiệm vụ  Trình tự thực hiện các nhiệm vụ : PERT  Phân tích kết quả của PERT Thời gian hoàn thành dự án Dự trữ Đường tới hạn 63 Kế hoạch ban đầu  Tối ưu hoá kế hoạch ban đầu : bằng cách thay đổi thời gian thực hiện một số nhiệm vụ  Biều diễn kế hoạch tối ưu dưới dạng phù hợp với từng đối tượng khách hàng. Ví dụ có thể đưa ra dưới dạng đường Gantt, một kế hoạch tổng hợp với các sự kiện chính, thời điểm chính 64 Những vấn đề tâm lý Những vấn đề tâm lý trong việc lập kế hoạch: Lập và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch: Kế hoạch : khuôn khổ của một công việc: Các nhiệm vụ cần thực hiện Lộ trình thực hiện Các mục tiêu cần đạt tới Một cái nhìn về tương lai 65 Những vấn đề tâm lý Một kế hoạch chi tiết khả thi cho phép: Nhiểu người cùng làm một công việc chung Cùng hướng tới một đích chung Cho phép đẩy dự án đến đích, tính năng động Khuyến khích mọi người cùng nỗ lực cho một đích chung 66 Những vấn đề tâm lý Thời gian thực hiện  Thời gian quá dài: không khuyến khích  Còn nhiều thời gian để suy nghĩ thay đổi  Thời gian quá ngắn: không khuyến khích  Không thể thực hiện được. Nản. Kéo dài hay rút ngắn vẫn vậy Một kế hoạch phải có tính khả thi nhất định nhưng phải cố gắng nỗ lực mới có thể hoàn thành 67 Những vấn đề tâm lý Hoàn thành tiến độ  Con người thường quan tâm đến các mốc ngắn hạn => cần tạo ra các thời điểm trung gian, các mục tiêu trung gian Để có thể đạt được mốc thời gian cuối cùng cần :  Cực tiểu hoá thời hạn các công việc ban đầu  Cực đại hoá thời hạn các công việc cuối cùng, với mục tiêu rút ngắn thời hạn các công việc cuối Không chấp nhận các sai lệch mà thiếu các điều chỉnh cần thiết. Luôn phấn đầu đạt tiến độ