Chương 4 Tạo nguồn mua hàng và tổ chức bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại

Chương 4 TẠO NGUỒN MUA HÀNG VÀ TỔ CHỨC BÁN HÀNG Ở CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI Nội dung • Nguồn hàng và vai trò của nguồn hàng trong hoạt động kinh doanh. • Nội dung của nghiệp vụ tạo nguồn vốn và mua hàng ở DNTM. • Các hình thức mua và tạo nguồn hàng ở DNTM. • Tổ chức và quản trị nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở DNTM. • Tổ chức bán hàng ở DNTM. • Quản trị bán hàng ở DNTM. • Các chỉ tiêu kinh tế đánh giá hiệu quả của hoạt động bán hàng Nguồn hàng và vai trò của nguồn hàng trong hoạt động kinh doanh. • Khái niệm về nguồn hàng của DNTM • Phân loại nguồn hàng của DNTM • Tác dụng của công tác tạo nguồn và mua hàng đối với hoạt động kinh doanh thương mại Khái niệm về nguồn hàng của DNTM • Nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại là toàn bộ khối lượng và cơ cấu hàng hoá thích hợp với nhu cầu của khách hàng đã và có khả năng mua được trong kỳ kế hoạch • Tổ chức công tác tạo nguồn và mua hàng là toàn bộ những hoạt động nghiệp vụ nhằm tạo ra nguồn hàng để doanh nghiệp thương mại mua được trong kỳ kế hoạch. • Doanh nghiệp thương mại muốn bảo đảm cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng chất lượng, quy cách, cỡ loại, màu sắc... cho các nhu cầu của khách hàng thì phải làm tốt công tác tạo nguồn và mua hàng. Phân loại nguồn hàng của DNTM • Theo khối lượng hàng hoá mua được • Theo nơi sản xuất ra hàng hoá • Theo điều kiện địa lý Theo khối lượng hàng hoá mua được • Nguồn hàng chính: là nguồn hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng khối lượng hàng hoá mà doanh nghiệp thương mại mua được để cung ứng cho các khách hàng trong kỳ. • Nguồn hàng phụ, mới: Đây là nguồn hàng chiếm tỷ trọng nhỏ trong khối lượng hàng mua được. • Nguồn hàng trôi nổi: Đây là nguồn hàng trên thị trường mà doanh nghiệp thương mại có thể mua được do các đơn vị tiêu dùng không dùng đến hoặc do các đơn vị kinh doanh thương mại khác bán ra Theo nơi sản xuất ra hàng hoá Nguồn hàng hoá sản xuất trong nước: Nguồn hàng hoá sản xuất trong nước bao gồm tất cả các loại hàng hoá do các doanh nghiệp sản xuất đặt trên lãnh thổ đất nước sản xuất ra được doanh nghiệp thương mại mua vào. – Nguồn hàng do các doanh nghiệp nông nghiệp, lâng nghiệp, ngư nghiệp sản xuất. – nguồn hàng do các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp sản xuất Theo nơi sản xuất ra hàng hoá • Nguồn hàng nhập khẩu: là những nguồn hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài. Có các loại sau: – Tự DNTM nhập khẩu. – DNTM nhập khẩu từ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu chuyên doanh. – DNTM nhận hàng nhập khẩu từ các đơn vị thuộc tổng công ty ngành hàng – Công ty cấp I hoặc công ty mẹ – DNTM nhận đại lý hoặc nhận bán hàng trả chậm cho các hãng nước ngoài hoặc các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước. – DNTM nhận từ các liên doanh, liên kết với các hãng nước ngoài Theo nơi sản xuất ra hàng hoá Nguồn hàng tồn kho: là nguồn hàng còn lại của kỳ trước hiện còn tồn kho. Có thể có các nguồn sau: – Nguồn theo kế hoạch dự trữ quốc gia. – Nguồn hàng tồn kho của các DNTM. – Nguồn hàng tồn kho ở các doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh. – Các nguồn hàng tồn kho khác. Theo điều kiện địa lý • Theo các miền của đất nước • Theo cấp tỉnh, thành phố: • Theo các vùng: nông thôn, trung du, miền núi (hải đảo) Chú ý: DNTM cần chú ý điều kiện sản xuất, thu hoạch để khai thác nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của người sản xuất cũng như trao đổi hàng thanh toán, tổ chức chân hàng, giao nhận... Tác dụng của công tác tạo nguồn và mua hàng đối với hoạt động KDTM • Nguồn hàng là một điều kiện quan trọng của hoạt động kinh doanh. Nếu không có nguồn hàng DNTM không thể tiến hành kinh doanh được. • Tạo nguồn và mua hàng phù hợp với nhu cầu của khách hàng giúp cho hoạt động kinh doanh của DNTM tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy mạnh được tốc độ lưu chuyển hàng hoá, rút ngắn được thời gian lưu thông hàng hoá(T-H-T') • Tạo nguồn và mua hàng làm tốt giúp cho các hoạt động kinh doanh của DNTM bảo đảm tính ổn định, chắc chắn, hạn chế được sự bấp bênh;… • Tạo nguồn và mua hàng làm tốt còn có tác dụng lớn giúp cho hoạt động tài chính của DNTM thuận lợi. Tác dụng của công tác tạo nguồn và mua hàng đối với hoạt động KDTM Nội dung của nghiệp vụ tạo nguồn vốn và mua hàng ở DNTM. • Quy trình tạo nguồn và mua hàng của DNTM. • Phương pháp xác định khối lượng hàng cần mua và chọn thị trường mua bán hàng hóa. Quy trình tạo nguồn và mua hàng của DNTM. • Xác định nhu cầu của khách hàng: – Số lượng, trọng lượng hàng hóa. – Cơ cấu mặt hàng. – Quy cách, cỡ loại. – Kiểu dáng mẫu mã. – Thời gian, địa điểm bán hàng – Giá cả hàng hóa và dịch vụ. – Xu hướng của khách hàng… – Khả năng của đối thủ cạnh tranh. Quy trình tạo nguồn và mua hàng của DNTM. • Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp – Nguồn hàng của DNTM là do các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, các doanh nghiệp nông lâm ngư nghiệp, các trang trại, hộ gia đình, hợp tác xã... sản xuất ra. – Nghiên cứu thị trường nguồn hàng DNTM phải nắm được khả năng của các nguồn cung ứng loại hàng về số lượng, chất lượng, thời gian và địa điểm (khu vực) của đơn vị nguồn hàng – Lựa chọn bạn hàng là khâu quyết định đối với sự chắc chắn và ổn định của nguồn hàng. Quy trình tạo nguồn và mua hàng của DNTM. • Tổ chức giao dịch, đàm phán để ký kết hợp đồng mua hàng. – Đàm phán, thương lượng là quá trình gặp gỡ đối tác và các nhà cung ứng để đạt được sự thỏa thuận về đơn hàng. – DNTM cần tìm hình thức giao dịch, đàm phán phù hợp với khả năng của doanh nghiệp. – Hai bên mua bán cần có sự thương thảo và ký kết được với nhau bằng các hợp đồng mua bán hàng hóa. Quy trình tạo nguồn và mua hàng của DNTM. • Theo dõi và thực hiện việc giao hàng. – Để tạo sự tin tưởng lẫn nhau, trong mua bán hàng hóa, hai bên có thể cho phép kiểm tra ngay từ khi hàng hóa được sản xuất ra, ở nơi đóng gói và ở các cơ sở giao hàng. – Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa ở các cơ quan kiểm tra có thể chỉ kiểm tả xác suất theo mẫu. Quy trình tạo nguồn và mua hàng của DNTM. • Đánh giá kết quả mua hàng: thường so sánh các chỉ tiêu sau: – Số lượng và cơ cấu hàng hóa. – Tiến độ nhập hàng về doanh nghiệp – Chi phí tạo nguồn mua hàng – Lợi nhuận • Xử lý các tổn thất (nếu có): thiếu hụt về số lượng, hao hụt, hư hỏng, chất lượng,… Phương pháp xác định khối lượng hàng cần mua & chọn TT mua bán hàng hóa • Phương pháp xác định khối lượng hàng cần mua. • Phương pháp chọn thị trường mua bán hàng hóa. Phương pháp xác định khối lượng hàng cần mua. • Xác định đúng khối lượng hàng cần mua trong kỳ. • CT: M = Xxh + Dck – Dđk • Trong đó: – M: khối lượng hàng cần mua tính theo từng loại trong kì kế hoạch. – Xxh : khối lượng hàng hóa bán ra tính theo từng loại kỳ kế hoạch – Dck : khối lượng hàng cần dự trữ ở kỳ kế hoạch. – Dđk : khối lượng hàng dự trữ còn lại đầu kì kế hoạch Phương pháp chọn thị trường mua bán hàng hóa. • Khi mua phải chọn thị trường mua hàng với giá hạ nhất, trong điều kiện chất lượng hàng hóa không thay đổi. • CT: TR = (Px – Py).Q • Trong đó: Px: đơn giá mua hàng tại thị trường x. Py: đơn giá mua hàng tại thị trường y. TR: thu nhập Q: sản lượng Phương pháp chọn thị trường mua bán hàng hóa. • Ở đây, TR lớn hay nhỏ phụ thuộc vào hai yếu tố: + Chênh lệch H = (Px - Py­) cao hay thấp. Có 3 trường hợp: • H = 0 và H < 0 : ta loại bỏ không nên mua vì giá ở thị trường bán hàng và thấp hơn giá ở thị trường mua • H > 0: ta tiếp tục tính: H.Q>0 • Tính H.Q>0 và kết luận. Các hình thức mua và tạo nguồn hàng ở DNTM • Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng. • Gia công đặt hàng và bán nguyên liệu thu mua thành phẩm: – Gia công đặt hàng là hình thức bên gia công có nguyên vật liệu giao cho cho bên nhận gia công thực hiện việc gia công hàng hóa theo yêu cầu cho bên đặt gia công. – Bán nguyên liệu và thu mua thành phẩm: người SX tiến hành mua nguyên liệu và chủ động tiến hành SX sau đó bán thành phẩm lại cho bên bán nguyên liệu. • Tự sản xuất, khai thác hàng hóa: – DNTM tự tổ chức các xưởng sản xuất ra hàng hóa để cung ứng cho khách hàng. – DNTM tự tổ chức khai thác hàng hóa để đáp ứng cho nhu cầu thị trường. • Mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa: là hình thức DNTM mại chủ động, có kế hoạch tìm nguồn hàng cần thiết để đáp ứng cho khách hàng và nhu cầu thị trường. Các hình thức mua và tạo nguồn hàng ở DNTM • Mua không theo hợp đồng mua bán: mua những nguồn hàng không theo hợp đồng đã kí trước. • Mua hàng qua đại lý: DNTM có thể mua hàng thông qua đại lý tại những nơi nguồn hàng nhỏ lẻ, không tập trung, không thường xuyên. • Nhận bán hàng ủy thác và bán ký gửi: DNTM có thể bán hàng cho doanh nghiệp khác thông qua hợp đồng ủy thác và hợp đồng ký gửi. Các hình thức mua và tạo nguồn hàng ở DNTM Tổ chức và quản trị nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở DNTM. • Tổ chức bộ máy nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở DNTM. • Quản trị nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng của DNTM Tổ chức bộ máy nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng ở DNTM • Bộ phận quản trị doanh nghiệp thương mại. • Tổ chức mạng lưới thu mua, tiếp nhận hàng hoá Bộ phận quản trị DNTM. • Tổ chức bộ phận phụ trách công tác tạo nguồn và mua hàng của DNTM là một trong những yếu tố quan trọng nhất. • việc quyết định những đơn hàng lớn, những hợp đồng mua các mặt hàng chủ yếu, quan trọng có giá trị lớn thường do Giám đốc DNTM quyết định • Phòng kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, trong đó có bộ phận chức năng tạo nguồn và mua hàng vừa là tổ chức chuyên môn hoạch định chiến lược và kế hoạch mua hàng, vừa là bộ phận nghiệp vụ thực thi và chỉ đạo tác nghiệp các hoạt động tạo nguồn và mua hàng của DNTM. Tổ chức mạng lưới thu mua, tiếp nhận hàng hoá • Tổ chức mạng lưới mua hàng được tổ chức theo nguyên tắc chuyên doanh, • Có thể mở ra các trạm thu mua trực tiếp, cố định hoặc di động tùy theo yêu cầu của từng loại hàng hóa. • Mạng lưới thu mua trực tiếp được tổ chức ở những nơi nguồn hàng tập trung, ở những nguồn hàng chính, vào thời gian thu hoạch hàng hoá (hàng nông sản). Quản trị nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng của DNTM • Hoạch định chiến lược và kế hoạch tạo nguồn và mua hàng của DNTM: để có nguồn hàng ổn định, lâu dài, phù hợp với yêu cầu của khách hàng DNTM cần phải xây dựng chiến lược nguồn hàng lâu dài và các kế hoạch tạo nguồn và mua hàng. • Tổ chức tốt hệ thống thông tin về nguồn hàng của DNTM: để chuẩn bị trước nguồn hàng đáp ứng cho mọi nhu cầu của khách hàng không bị đứt đoạn. • Tổ chức tốt hoạt động tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại – Bộ máy cán bộ công nhân viên làm công tác tạo nguồn và mua hàng phải có tính chuyên nghiệp cao, cả về trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ, bản lĩnh kinh doanh, nhanh nhậy và trung thành. – xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu đối với mỗi bộ phận, đối với mỗi nhóm mặt hàng – áp dụng các biện pháp kinh tế trong hoạt động khai thác tạo nguồn hàng. • Quyết định hợp tác tạo nguồn, mua hàng, cũng như kiểm tra, theo dõi, đánh giá hoạt động tạo nguồn: thuộc trách nhiệm của ban lãnh đạo. Quản trị nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng của DNTM Tổ chức bán hàng ở DNTM • Bán hàng và tầm quan trọng của hoạt động bán hàng trong DNTM. • Đặc điểm bán hàng trong cơ chế thị trường • Xác định các hình thức bán hàng và các kênh bán hàng ở DNTM. Bán hàng và tầm quan trọng của hoạt động bán hàng trong DNTM • Đối với nền kinh tế quốc dân: – Là cầu nối giữa sản xuất với tiêu dùng, là nơi gặp nhau giữa cung và cầu, góp phần đảm bảo cân đối giữa cung và cầu, sản xuất và tiêu dùng, bình ổn giá cả và đời sống nhân dân. – Tạo thêm việc làm và tăng thu nhập cho người lao động. – Bán hàng qua hoạt động xuất khẩu sẽ làm tăng thêm kim ngạch. • Đối với các cơ quan nhà nước hoạch định chiến lược và chính sách: giúp dự đoán chính xác hơn nhu cầu xã hội. • Đối với DNTM: – Bán hàng là hoạt động trực tiếp tạo ra doanh thu. – Bán được nhiều hàng hóa là điều kiện quan trọng tạo ra thị phần, góp phần nâng cao uy tín DNTM. – Kết quả của bán hàng là căn cứ để tính năng suất lao động và ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn, sử dụng chi phí. – Bán hàng là khâu phức tạp nên cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu. – Bán hàng là khâu hoạt động có quan hệ mật thiết với khách hàng ảnh hưởng đến uy tín, niềm tin và tái tạo nhu cầu của người tiêu dùng. Bán hàng và tầm quan trọng của hoạt động bán hàng trong DNTM Đặc điểm bán hàng trong cơ chế thị trường • Khách hàng là người mua quyết định thị trường, quyết định người bán • Khách hàng là người mua đòi hỏi người bán hàng quan tâm đén lợi ích của mình • Nhu cầu thị hiếu của khách hàng luôn thay đổi, gây khó khăn đối với hoạt động kinh doanh • Hoạt động bán hàng diễn ra trong thời kỳ chuyể đổi cơ chế quản lý • Khách hàng chỉ quan tâm tới hàng hóa có chất lượng cao, giá cả phải chăng và được mua bán một cách thuận tiện. Công cụ để cạnh tranh: – Chất lượng hàng hóa – Giá cả – Thủ tục giao dịch mua bán, thanh toán – Nhãn hiệu hàng hóa – Quảng cáo – Khuyến mại và các hoạt động yểm trợ cho hoạt động bán hàng Đặc điểm bán hàng trong cơ chế thị trường Xác định các hình thức bán hàng và các kênh bán hàng ở DNTM. • Các hình thức bán hàng trong hoạt động kinh doanh thương mại. • Các kênh bán hàng Các hình thức bán hàng trong hoạt động kinh doanh thương mại. • Căn cứ vào địa điểm giao hàng cho khách hàng: có thể bán tại kho của người cung ứng hay kho của DNTM, bán qua cửa hàng, bán tận đơn vị tiêu dùng, bán tại nhà. • Theo khâu lưu chuyển hàng hóa: bán buôn và bán lẻ • Theo phương thức bán: thuận mua vừa bán, bán đấu giá, xuất khẩu hàng hóa,… • Theo mối quan hệ thanh toán: mua đứt bán đoạn; mua hàng trả góp,trả chậm. • Các hình thức bán hàng khác: – Hình thức bán hàng trực tiếp – Bán hàng từ xa qua điện thoại – Bán hàng qua người mô giới – Bán hàng qua nhân viên tiếp thị – Bán hàng qua mạng Internet Các hình thức bán hàng trong hoạt động kinh doanh thương mại. Các kênh bán hàng • Sơ đồ kênh bán hàng: Người bán buôn Người bán lẻ Người sản xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa Người tiêu dùng cuối cùng 1 2 xx3 xxx4 Người bán lẻ Môi giới trung gian Bán buôn Môi giới Quản trị bán hàng ở DNTM • Xác định mục tiêu bán hàng của DNTM • Lập kế hoạch bán hàng của DNTM • Tổ chức lực lượng bán hàng • Quản trị hoạt động của lực lượng bán hàng • Đánh giá kết quả và điều chỉnh Quản trị bán hàng ở DNTM Đánh giá và điều chỉnh Mục tiêu bán hàng Quản trị LLBH Kế hoạch bán hàng Tổ chức LLBH Xác định mục tiêu bán hàng của DNTM • Mục tiêu bán hàng. • Trình tự xác định mục tiêu bán hàng: – Nghiên cứu mục tiêu, nhiệm vụ chung của doanh nghiệp trong kinh doanh. – Phân tích yếu tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp – Phân tích yếu tố bên trong doanh nghiệp – Xác định mục tiêu bán hàng Lập kế hoạch bán hàng của DNTM • Kế hoạch bán hàng • Trình tự và phương pháp lập kế hoạch bán hàng – Lập kế hoạch tập trung từ trên xuống – Lập kế hoạch phân tán, từ dưới lên thông qua đăng ký tự nguyện từ các cá nhân, tổ đội, xí nghiệp lên hoặc kết hợp cả 2 phương án trên Tổ chức lực lượng bán hàng • Phân công bố trí lực lượng bán hàng: – Lực lượng bán hàng cơ hữu: là cán bộ nhân viên bán hàng trực thuộc biên chế của DN • Lực lượng bán hàng tại văn phòng, công ty: là lực lượng bán buôn, chủ yếu hoạt động tại văn phòng công ty. • Lực lượng bán hàng bên ngoài công ty: là lực lượng được bố trí theo địa bàn kinh doanh trực tiếp gặp gỡ, tiếp xúc với khách hàng. – Hệ thống đại lý bán hàng cho DN – Hệ thống bán hàng hỗn hợp: Tổ chức mạng lưới bán hàng • Theo sản phẩm Giám Đốc BH GD toàn quốc SPB GĐ vùng SP B QL SP B Tỉnh, Quận GĐ toàn quốc SP A GĐ vùng SP A QL SP A Tỉnh, Quận GD toàn quốc SPC GĐ vùng SP C QL SP C Tỉnh, Quận Tổ chức bán hàng theo khu vực địa lý GD bán hàng của DNTM GD khu vực miền Bắc GD khu vực miền Trung GD xuất khẩu GD khu vực miền Nam QL Bán hàng Nghệ An QL Bán hàng TT Huế QL Bán hàng Đà Nẵng QL Bán hàng Khánh Hòa QLBH TP Huế QLBH Huyện Phú Lộc QLBH Huyện Hương Trà QLBH Huyện Phong Điền QLBH Huyện Hương Thủy Tổ chức bán hàng theo khách hàng Giám Đốc bán hàng QLBH xuất khẩu QLBH cho DNNN QLBH cho KH trọng điểm QLBH cho KH công nghiệp KH Châu Á KH Châu Âu KH Châu Phí KH CN Hải Phòng KH CN Hà Tây Tổ chức bán hàng theo ma trận Giám Đốc bán hàng Sản Phẩm Miền Bắc Miền Trung Miền Nam Sp A Sp B Sp C Quản trị hoạt động của lực lượng bán hàng Chiêu mộ, tuyển chọn Đào tạo Chỉ đạo Động viên Đánh giá kết quả và điều chỉnh • Mục đích và đối tượng đánh giá hoạt động bán hàng – Mục đích: để nắm được diễn biến và kết quả bán hàng từ đó đua ra biện pháp điều chỉnh. – Đối tượng đánh giá: toàn bộ hoạt động bán hàng, các bộ phận và cá nhân trong bán hàng. • Nội dung đánh giá: – Đánh giá kết quả bán hàng – Chi phí bán hàng – Kết quả và hiệu quả bán hàng • Phương pháp đánh giá: phương pháp khảo sát, so sánh, phân tích, phỏng vấn,.. • Điều chỉnh hoạt động bán hàng Đánh giá kết quả và điều chỉnh Các chỉ tiêu kinh tế đánh giá hiệu quả của hoạt động bán hàng • Tổng doanh số bán • Mức bán ra bình quân một ngày m • Tốc độ bán hàng Tổng doanh số bán • Là tổng số tiền bán hàng thu được trong một kỳ kinh doanh. • CT: Tổng doanh thu = doanh số bán thuần + doanh thu tài chính + doanh thu khác DSB = PiQi – Pi: giá bán mặt hàng I i = 1,n – Qi: lượng bán mặt hàng I i = 1,n – DSB tổng doanh số bán Mức bán ra bình quân một ngày • CT: DSB m = T • Trong đó: – m : mức bán bình quân một ngày – T: thời gian theo lịch trong kỳ T được tính cho 1 tháng 30 ngày, một quý 90 ngày và một năm có 360 ngày Tốc độ bán hàng • Tốc độ bán hàng được tính theo 2 công thức sau: – Số vòng lưu chuyển hàng hóa (số vòng quay của hàng tồn kho). CT: DSB giá mua V = D V: là số vòng luân chuyển Tốc độ bán hàng – Số ngày lưu chuyển hàng hóa: phản ánh 1 vòng lưu chuyển hàng hóa mất bao nhiêu ngày. CT: T T.D D n = ; n = ; n = V DSB (giá mua) m