Chương 4 Tổ chức và xây dựng đội ngũ dự án

Chương 4 TỔ CHỨC VÀ XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ DỰ ÁN 4.1.Thiết kế cơ cấu tổ chức dự án  Mô hình tổ chức theo chức năng  Mô hình tổ chức kiểu dự án  Mô hình tổ chức kiểu ma trận Mô hình tổ chức theo chức năng  Đặc điểm nổi bật là phân cấp quản trị, mang tính chuyên môn hóa cao, khai thác triệt để nhân tài, nhưng khó quản trị và hợp tác  Nhiều công ty tổ chức phân cấp theo chức năng như bộ phận kỷ thuật, bộ phận bán hàng,…  Nhận được sự hỗ trợ tối đa về trí lực và kỷ thuật cho việc giải quyết các vấn đề của dự án Mô hình tổ chức theo chức năng . Giám đốc Trưởng phòng Kinh doanh Trưởng phòng Kỷ thuật Dự án 1 Hạng mục 1 Dự án 2 Hạng mục 1 Dự án 1 Hạng mục 2 Dự án 2 Hạng mục 2 Ưu điểm  Mang tính chuyên nghiệp cao, tập hợp được nhân lực có chuyên môn  Linh hoạt trong sử dụng nhân viên  Sử dụng cao tính sáng tạo, tích lũy kinh nghiệm từ nhiều dự án Nhược điểm  Thành viên của nhóm dự án được chọn từ các bộ phận chức năng khác nhau, giám đốc dự án phải thống nhất với lãnh đạo của bộ phận chức năng, sẽ khó xử lý nếu 2 bên có xung đột về việc sử dụng nhân viên  Moi trường làm việc của nhóm dự án có tính bất ổn và tổ chức nhóm dự án lỏng lẻo do các thành viên được điều động tạm thời từ các phòng ban chức năng khác nhau  Bộ phận chức năng thường quan tâm đến công việc chuyên môn ở vị trí họ đang làm hơn là tập trung vào giải quyết các vấn đề cho dự án Mô hình tổ chức kiểu dự án  Tạo ra một tổ chức độc lập, hoàn chỉnh do trưởng dự án quản trị và điều hành  Tập trung quyết sách, phân tán kinh doanh là đặc điểm nổi bật  Thường ở các công ty lớn, thực hiện và quản trị các dự án lớn, phức tạp Mô hình tổ chức kiểu dự án . Giám Đốc Công ty Giám đốc Dự án 1 Giám đốc Dự án 2 Trưởng phòng Kinh doanh Trưởng phòng Tài chính Tài chính Tiếp thị Sản xuất Tài chính Tiếp thị Kỷ thuật Ưu điểm  Có đội ngũ ổn định, điều hành và quản trị thống nhất, phát huy hoạt động của nhóm dự án  Có bộ phận chuyên trách dự án, mỗi thành viên trong dự án có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng, trưởng dự án có quyền lực đối với các nhân viên trong dự án  Đây là hình thức tổ chức theo yêu cầu của khách hàng nên có thể phản ứng nhanh trước yêu cầu của thị trường Nhược điểm  Nếu cty mẹ thực hiện cùng lúc nhiều dự án và các dự án đều có kết cấu dạng dự án giống nhau thì sẽ gây lãng phí  Kết cấu cố định nên khó điều động nhân viên từ dự án này sang dự án khác, nếu có sự nhàn rỗi ở dự án này nhưng thiếu nhân lực cho dự án kia  Các dự án riêng biệt có thể không thống nhất với cty mẹ trên các khía cạnh về mục tiêu tổ chức, chiến lược phát triển  Do áp lực về chất lượng, thời gian nên nhà quản lý dự án có xu hướng thuê chuyên gia giỏi vì nhu cầu dự phòng hơn là đáp ứng nhu cầu thực, gây tăng chi phí Mô hình tổ chức ma trận  Kết hợp giữa 2 kiểu tổ chức trên  Phát huy được ưu điểm và khắc phục nhược điểm của 2 kiểu tổ chức trên Mô hình tổ chức ma trận . Tổng GĐ Giám đốc Đầu tư Giám đốc Dự án 1 Giám đốc Dự án 2 Giám đốc Tài chính Giám đốc Kỷ thuật Ông A Bà B Ông X Ông Y Ông K Bà L Ông M Bà N Ưu điểm  Nhân viên chuyên môn được sử dụng hợp lý, sử dụng NV tương đối linh hoạt, có sự chuyên môn hóa, NV bộ phận chức năng có thể phục vụ cho nhiều dự án cùng lúc  Trao quyền cho trưởng dự án, có kết cấu chặt chẽ, phân định giới hạn quyền lực và trách nhiệm rõ ràng, giúp đạt được các mục tiêu dự án  Khi kết thúc dự án các nhà chuyên môn có thể trở về phòng ban chức năng của mình  Tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn và linh hoạt hơn theo yêu cầu khách hàng Nhược điểm  Nếu quyền hạn không rõ ràng, trái ngược, trùng chéo sẽ ảnh hưởng đến công việc của dự án  Có thể nảy sinh vấn đề xác định giới hạn quyền lực và chức năng, đòi hỏi phải có sự kết nối và điều hành tốt  Có quá nhiều cuộc hội họp và quyết sách tập thể, gây lãng phí về thời gian, chi phí Năng lực của giám đốc dự án  Năng lực lãnh đạo  Năng lực ngoại giao  Năng lực ra quyết định  Có phẩm chất tính cách  Có đạo đức Nguyên tắc xây dựng đội ngũ dự án  Quyền lợi và trách nhiệm  Khích lệ và ràng buộc  Chỉ đạo và giúp đỡ  Dung hòa các mối quan hệ bên ngoài Quản trị xung đột dự án  Phương pháp cơ cấu  Phương pháp cá nhân Phương pháp cơ cấu  Giải thích rõ yêu cầu công việc  Sử dụng cơ chế phối hợp và liên kết có tác dụng liên kết hoạt động của những người hoặc bộ phận khác nhau, sử dụng thủ tục ra quyết định và trao đổi thông tin  Xác lậ các mục tiêu chung cho cả đội ngũ  Áp dụng hệ thống thưởng phạt Phương pháp cá nhân  Xoa dịu  Thỏa hiệp  Hợp tác  Bỏ qua  Đối lập