Chương 5: Cơ bản về bảng tính Excel

XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG MICROSOFT EXCEL Giảng viên: ðoàn Thị Quế Khoa Công nghệ thông tin ðại học Sư Phạm Hà Nội 03/05/2012 FIT.HNUE2 MỤC TIÊU
Tạo và ñịnh dạng ñược bảng tính
Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu ñô
Tính toán tự ñộng theo công thức và sử dụng ñược các hàm nhằm mục ñích xử lý dữ liệu: tìm kiếm, thống kê, sắp xếp, lọc 03/05/2012 FIT.HNUE3 NỘI DUNG Chương 5: Cơ bản về bảng tính Excel 1. Một số khái niệm và thao tác cơ bản 2. Phân loại và nhập dữ liệu 3. Nhập công thức và các hàm ñơn giản 4. Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu ñô  5. ðịnh dạng và in ấn Chương 6: Xử lý dữ liệu trên bảng tính Excel 1. Cơ sơ dư liệu trên bảng tính Excel 2. Tìm kiếm thông tin 3. Sắp xếp và lọc dữ liệu 4. Một số kịch bản về xử lý dữ liệu 03/05/2012 FIT.HNUE4 Chương 5: Cơ bản về bảng tính Excel 1. Một số khái niệm và thao tác cơ bản 2. Phân loại và nhập dữ liệu 3. Nhập công thức và các hàm ñơn giản 4. Trực quan hóa dữ liệu bằng ñồ thị 5. ðịnh dạng và in ấn 03/05/2012 FIT.HNUE5 5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản Bảng tính hiện tại Tên cột Số thứ tự hàng Ô (Cell) Thanh công thức (Formula bar) 1. Màn hình giao diện Nút chọn cả Sheet Nút chuyển tới bảng tính 03/05/2012 FIT.HNUE6 5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản 2. Một số khái niệm cơ bản
Workbook = Tệp bảng tính, gồm 255 sheet
Sheet = Bảng tính (trang tính)
Mỗi bảng tính = 256 cột x 65536 dòng  Cột (Column): A, B, C ..(256)  Hàng (row): 1, 2, 3, .. (từ hàng 1 tới hàng 65536)  Ô (Cell): A1, C3, …  Vùng bảng tính (Block): Tập hợp các ô kề nhau tạo thành hình chữ nhật Tọa ñô' vùng: :, ví dụ B2:D4 03/05/2012 FIT.HNUE7 5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản 2. Các thao tác cơ bản
Các thao tác quản lý tệp bảng tính (workbook): mở tệp mới, lưu tệp, lưu tệp với tên khác, mở tệp ñã lưu, ñóng tệp
Các thao tác với trang tính (sheet):  Mở một Sheet mới  ðổi tên Sheet  Di chuyển Sheet 03/05/2012 FIT.HNUE8 5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản 2. Các thao tác cơ bản
Các thao tác trên ô, hàng, cột  Thay ñổi kích thước hàng, cột  Chèn hàng, cột  Xóa hàng, cột  Ẩn, hiện hàng, cột  Xóa dữ liệu  Khôi phục lại dữ liệu  Sao chép dữ liệu  Di chuyển dữ liệu 03/05/2012 FIT.HNUE9 5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản 2. Các thao tác cơ bản
ðịnh dạng font: Cho toàn bô' bảng tính, cho một vùng tính
Chọn Format\Cells Font chư# Kiểu chư# Màu chư# Cơ# chư# 03/05/2012 FIT.HNUE10 5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản 2. Các thao tác cơ bản
Các dạng căn biên: trái, giữa, phải, hướng chư, hòa nhập các ô Căn theo chiều ngang Căn theo chiều dọc Hòa nhập ô 03/05/2012 FIT.HNUE11 5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản 2. Các thao tác cơ bản
Ke  bảng tính: ðịnh dạng ñường viền, ñường ke cho các ô Chọn kiểu ñường viền Chọn kiểu ñịnh dạng có sẵn Kẻ theo ý muốn 03/05/2012 FIT.HNUE12 5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản 2. Các thao tác cơ bản
Màu nền của ô: Chọn màu nền 03/05/2012 FIT.HNUE13 5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản 2. Các thao tác cơ bản
Bảo vê' các bảng tính:  Bảo vê' Workbook:  C1: Tools\Option\Security → Nhập Password  C2: File\Save as 03/05/2012 FIT.HNUE14 5.1 Một số khái niệm và thao tác cơ bản 2. Các thao tác cơ bản
Bảo vê' các bảng tính:  Bảo vê' Sheet: • Chọn Sheet cần bảo vê' • Tools\Protection\Protect Sheet→ Nhập Password 03/05/2012 FIT.HNUE15 5.2 Phân loại và nhập dữ liệu 1) Các kiểu dữ liệu 2) Nhập dữ liệu 03/05/2012 FIT.HNUE16 a) Dạng chuỗi (Text) b) Dạng số (Number) c) Dạng công thức (Formula) d) Dạng Ngày (Date), thời gian (Time) 1.Các kiểu dữ liệu 03/05/2012 FIT.HNUE17 a) Dạng chuỗi (Text)  Bao gồm: các ký tự a-z, A-Z, các số 0-9, các ký tự ñặc biệt như: (, ), [, {, ….  Không tham gia tính toán  Nếu là số hết: phải bắt ñầu bằng dấu nháy ñơn (‘) và không có giá trị tính toán  Theo mặc ñịnh, dữ liệu dạng chuỗi ñược căn sang trái ô. b) Dạng số (Number)  ðầu tiên là các số từ 0 ñến 9, các dấu : +,-,.,/,$  Có khả năng tính toán  Căn sang bên phải ô 1.Các kiểu dữ liệu 03/05/2012 FIT.HNUE18 c) Dạng công thức (Formula)  Bắt ñầu là dấu = hoặc +, sau ñến biểu thức tính toán hay hàm viết theo quy ñịnh của excel  Thành phần của một công thức có thê gồm: sô@, chuỗi (phải ñược ñặt trong cặp ngoặc kép), tọa ñô' ô, tên vùng, các toán tư, các loại hàm  Dữ liệu nhập vào ô sẽ sát phải nếu kết quả tính là số, sát trái nếu kết quả tính là văn bản Các toán tư sư dụng trong công thức: Toán tử số:  Bao gồm các phép tính sau : +, -, *, /, ^, %  Thứ tự ưu tiên của các phép tính : lũy thừa→ nhân, chia→ cộng, trừ Toán tử chuỗi: & Nối chuỗi = “Lịch” & “sử” = Lịch sử Toán tử so sánh:  Gồm : =, (không bằng), >, >=, <, <=  Kết quả : ðúng hoặc sai 1.Các kiểu dữ liệu 03/05/2012 FIT.HNUE19 d) Dạng Ngày (Date), thời gian (Time)  Là một dạng ñặc biệt của dữ liệu số  Có 2 dạng chính:  Kiểu Anh, Mỹ: mm/dd/yyyy. Ví dụ: 08/25/2002  Kiểu Pháp, Việt: dd/mm/yyyy. Ví dụ: 25/08/2002  Dữ liệu sau khi nhập nếu hợp lệ thì ñược căn phải, ngược lại thì canh trái và trả về dữ liệu kiểu chuỗi 1.Các kiểu dữ liệu 03/05/2012 FIT.HNUE20 a) Cách nhập dữ liệu:  ðưa con trỏ về ô cần thiết  Nhập dữ liệu theo loại dạng thức  ðể kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau :  Ấn phím Enter  Ấn các phím mũi tên: ↑, ↓, ←, →  Chọn nút (màu xanh lá cây) trên thanh công thức  Trỏ chuột vào ô cần tới 2.Nhập dữ liệu 03/05/2012 FIT.HNUE21 a) Cách nhập dữ liệu: (tiếp)  ðê  hạn chê@ nhập sai dư liệu→ ñặt ñiều kiện cho dư liệu  Các bước: B1: Chọn vùng ô cần nhập B2: Chọn Data\Validation → Xuất hiện hộp thoại Data\Validation B3: Chọn Settings → Chọn kiểu dư liệu, vùng gia @ trị 2.Nhập dữ liệu 03/05/2012 FIT.HNUE22 b) ðiền dãy số có quy luật: *Cách 1:
Gõ giá trị ñầu vào ô thứ nhất
Gõ giá trị thứ hai vào ô thứ hai
ðánh dấu khối ô gồm 2 ô trên,sau ñó di chuyển chuột ñến góc dưới bên phải của ô khi con trỏ thành dấu + thì rê chuột ñi ñến các ô tiếp theo *Cách 2:
Gõ giá trị ñầu vào ô ñầu tiên và 1 tay giữ phím Ctrl một tay di chuyển chuột ở chỗ ñiền làm xuất hiện dấu + thì kéo thả chuột *Cách 3:
Gõ gia @ trị sô@ bắt ñầu vào ô ñầu tiên
Chọn ô ñầu tiên
Sư dụng lệnh Edit/Fill/Series 2.Nhập dữ liệu 03/05/2012 FIT.HNUE23 c) Sửa dữ liệu: F2, Double click, on Formula d) Nhập chu @ thích cho một ô: Chọn ô→ nháy phải chuột→ chọn Insert comment →nhập chu @ thích 2.Nhập dữ liệu 03/05/2012 FIT.HNUE24 2.Nhập dữ liệu Ví dụ 03/05/2012 FIT.HNUE25 5.3 Nhập công thức và các hàm ñơn giản 1) Các khái niệm 2) Quy tắc sư dụng hàm 3) Cách nhập hàm 4) Các hàm ñơn giản trong Excel 03/05/2012 FIT.HNUE26 1. Các khái niệm a) ðịa chỉ tương ñối:
Bảng nhập liệu như sau:
Kết quả 03/05/2012 FIT.HNUE27 1. Các khái niệm a) ðịa chỉ tương ñối:  ðịa chỉ tương ñối có dạng:  Ví dụ: C2, D2  Khi công thức sao chép ñến vùng ñích, ñịa chỉ tham chiếu của vùng ñích sẽ thay ñổi theo hướng va khoảng cách sao chép. b) ðịa chỉ tuyệt ñối:  ðịa chỉ tuyệt ñối có dạng: $$  Ví dụ: $E$8  Khi công thức sao chép ñến vùng ñích, ñịa chỉ tham chiếu của vùng ñích sẽ không thay ñổi  Cách gõ ñịa chỉ tuyệt ñối: ðánh ñịa chỉ bình thường sau ñó ấn F4 03/05/2012 FIT.HNUE28 1. Các khái niệm c) ðịa chỉ hỗn hợp  ðịa chỉ hỗn hơp có dạng như sau:  ðịa chỉ tuyệt ñối theo cột, tương ñối theo hàng: $ Ví dụ: $B1  ðịa tương ñối theo cột, tuyệt ñối theo hàng: $ Ví dụ: B$1 03/05/2012 FIT.HNUE29 2. Quy tắc sử dụng hàm
Dạng tổng quát: = Tên hàm(danh sách ñối số)  Tên hàm: do Excel quy ñịnh và không phân biệt chữ hoa, chữ thường. Ví dụ: SUM, AVERAGE  ðối số: Trị số, dãy các ô, ñịa chỉ ô, tên vùng, công thức, tên 1 hàm khác.  Giữa các ñối sô @ phân cách nhau bởi dấu phẩy  Trong hàm viết không có dấu cách
Ví dụ : =SUM(D2:H2) =IF(G2<15,”Kem”,IF(G2<20,”tb”,IF(G2<25,”Kha”,”Gioi”))) 03/05/2012 FIT.HNUE30 3. Cách nhập hàm a) Nhập trực tiếp b) Dùng nút fx trên thanh fomula c) Dùng lệnh Insert\function Most Recently Used: Các hàm thường dùng Date & Time: Ngày và giờ Finacial: Hàm tài chính Math & Trig: Toán học và lượng giác Stastiscal: Thống kê Lookup & Reference: tìm kiếm và tham chiếu Database: Hàm cơ sở dữ liệu Text: Văn bản Logical: Hàm logic Information: Hàm thông tin Nút gọi hàm 03/05/2012 FIT.HNUE31 4. Các hàm ñơn giản trong Excel a) Nhóm hàm số học và thống kê b) Nhóm hàm thời gian c) Nhóm hàm văn bản d) Nhóm hàm logic 03/05/2012 FIT.HNUE32 a) Nhóm hàm số học và thống kê 1. ABS (N): Cho gia @ trị tuyệt ñối của biểu thức sô@ N Ví dụ: =ASB(-25) cho 25 2. SQRT(N): cho trị là căn bậc hai của sô @ N (N>0) Ví dụ: =SQRT(25) cho 5 3. PI() cho trị là sô@ Pi (3.141593) 4. FACT(N): Tính N giai thừa Ví dụ: =FACT(4) cho 24 5. MOD(N,M) cho phần dư của phép chia nguyên N cho M Ví dụ: =MOD(10,3) cho 1 6. INT(N): Cho trị là phần nguyên của N Ví dụ: =INT(236,26) cho 236 E2 chứa sô@ ngày làm việc, =INT(E2/7) cho sô@ tuần 03/05/2012 FIT.HNUE33 a) Nhóm hàm số học và thống kê 7. ROUND(biểu_thức_số,N): làm tròn gia @ trị biểu_thức_sô@ ñến N chư sô@  N>0: làm tròn phần lẻ, ví dụ: =Round(35123.376, 2) cho gia@ trị 35123.38  N=0: lấy số nguyên gần nhất, ví dụ =Round(12345,5432,0) cho 12346  N<0: làm tròn trong phần nguyên, ví dụ =ROUND(2345654,-2) cho 2345700 8. SUM(danh sách ñối sô@): tính tổng các gia @ trị có trong danh sách ñối sô@ Ví dụ: dư liệu trong các ô B1, B3, B5 là 6, 5, 7. Công thức = SUM(B1,B3,B5) cho gia @ trị 18 9. AVERAGE(danh sách ñối sô @): Tính trung bình cộng các gia @ trị có trong danh sách Ví dụ: dư liệu trong các ô B1, B3, B5 là 6, 5, 7. Công thức ở B7 là = AVERAGE(B1,B3,B5) cho gia@ trị là 6 03/05/2012 FIT.HNUE34 a) Nhóm hàm số học và thống kê 10. MAX(danh sách ñối sô@): cho gia @ trị lớn nhất của các gia@ trị có trong danh sách Ví dụ: dư liệu trong các ô B1, B2, B3, B5 là 4, 8, 6, 2. Công thức =Max(B1:B3,B5) cho gia @ trị là 8 11. MIN(danh sách ñối sô@): cho gia @ trị nho  nhất của các gia@ trị có trong danh sách Ví dụ: dư liệu trong các ô B1, B2, B3, B5 là 4, 8, 6, 2. Công thức =Min(B1:B3,B5) cho gia @ trị là 2 03/05/2012 FIT.HNUE35 a) Nhóm hàm số học và thống kê 12.COUNTA(danh sách ñối sô@): cho sô @ các ô chứa dư liệu trong danh sách (trừ ô trống) 13.COUNT(danh sách ñối sô @): cho sô@ các ô chứa gia @ trị sô @ trong danh sách Ví dụ: =COUNTA(A2:F2) cho 6 =COUNT(A2:F2) cho 4 =COUNTA(-2,A2:F2,3,6) cho 9 =COUNT(3,A2:F2,6) cho 6 03/05/2012 FIT.HNUE36 a) Nhóm hàm số học và thống kê 14. RANK(số cần xếp,danh sách sô,@kiểu xếp): trả lại thứ hạng của số cần xếp theo các gia@ trị trong danh sách số  Nếu kiểu xếp là 0 (hoặc bỏ qua) thì danh sách số giảm dần  Nếu kiểu xếp là 1 thì danh sách số tăng dần dần Ví dụ: =Rank(5.5,A1:F1) cho 2 =Rank(5.5,A1:F1,0) cho 2 =Rank(5.5,A1:F1,1) cho 5 03/05/2012 FIT.HNUE37 a) Nhóm hàm số học và thống kê 15. SUMIF (Vùng tiêu chuẩn, Tiêu chuẩn, Vùng lấy tổng @)  Cộng các ô trong Vùng lấy tổng tương ứng với các ô thuộc Vùng tiêu chuẩn thỏa mãn Tiêu chuẩn ña  cho  Nếu không có Vùng lấy tổng thi tổng ñược lấy trong Vùng tiêu chuẩn  Ví dụ: a) Tổng sô@ tiền ủng hô' của những người có lương >=1300000 =SUMIF(C2:C7,">=1300000",D2:D7) cho kết quả 160000 b) Tổng sô@ tiền lương của những người có lương >=1300000 =SUMIF(C2:C7,">=1300000") cho kết quả 6600000 03/05/2012 FIT.HNUE38 a) Nhóm hàm số học và thống kê 16. COUNTIF (Vùng cần ñếm, Tiêu chuẩn)  ðếm các ô trong Vùng cần ñếm thỏa mãn tiêu chuẩn  Ví dụ: ðếm sô @ người có lương <=1000000 =COUNTIF(C2:C7,“<=1000000“) cho kết quả 2 03/05/2012 FIT.HNUE39 b) Nhóm hàm thời gian 1. DAY(dư liệu kiểu ngày): cho gia @ trị ngày 2. MONTH(dư liệu kiểu ngày): cho gia @ tháng 3. YEAR(dư liệu kiểu ngày): cho gia@ trị năm 4. NOW(): tra vê ngày va giơ hiện hành của máy tính 5. TODAY(): tra vê  ngày hiện hành của máy tính 6. date(yyyy,mm,dd): trả về dữ liệu kiểu date 03/05/2012 FIT.HNUE40 c) Nhóm hàm văn bản 1. LEFT(TEXT,n): cho n ky@ tư' tính tư trái sang phải của chuỗi TEXT Ví dụ: = LEFT(“ABCDE”,2) cho AB 2. RIGHT(TEXT,n): cho n ky@ tư' tính tư phải sang trái của chuỗi TEXT Ví dụ: = RIGHT(“ABCDE”,3) cho CDE 3. MID(TEXT,m,n): lấy n ky@ tư' của chuỗi TEXT bắt ñầu tư vị trí thư@ m Ví dụ: = MID(“Hanoi Vietnam”,7,4) cho Viet 4. LEN(TEXT): Cho ñô' dài của chuỗi TEXT Ví dụ: = LEN(“Hanoi Vietnam”) cho 13 5. LOWER(TEXT): Chuyển chuỗi TEXT thành chuỗi chư thường 6. UPPER(TEXT): Chuyển chuỗi TEXT thành chuỗi chư hoa 7. PROPER(TEXT): Chuyển ky@ tư' ñầu của các tiếng của chuỗi TEXT thành chư hoa Ví dụ: =PROPER(“trung tam”) cho chuỗi “Trung Tam” 03/05/2012 FIT.HNUE41 d) Nhóm hàm logic 1. NOT(biểu thức logic): cho gia @ trị TRUE nếu biểu thức logic sai, cho gia @ trị FALSE nếu biểu thức ñúng 2. AND(BT logic1, BT logic 2,….): cho giá trị TRUE khi tất cả các biểu thức logic bên trong ñúng, còn lại cho giá trị FALSE 3. OR(BT logic1, BT logic 2,….): cho giá trị FALSE khi tất cả các ñiều kiện bên trong sai, còn lại cho giá trị TRUE Ví dụ : Ví dụ ô H4 chứa số 5 =NOT(H4>7) cho TRUE =NOT(H4>3) cho FALSE =AND(H4>3,H4<7) kết quả cho TRUE =AND(H4>7,H4<8) kết quả cho FALSE =OR(H4>6,H4<3) kết quả cho FALSE =OR(H4>10,H4<8) kết quả cho TRUE 03/05/2012 FIT.HNUE42 d) Nhóm hàm logic 4. IF(BT logic,Giá trị 1,Giá trị 2): hàm cho Gia @ trị 1 nếu BT logic ñúng, cho Gia @ trị 2 nếu BT logic sai 03/05/2012 FIT.HNUE43 d) Nhóm hàm logic Ví dụ 1: hàm IF 03/05/2012 FIT.HNUE44 d) Nhóm hàm logic Ví dụ 2: hàm IF lồng nhau 03/05/2012 FIT.HNUE45 d) Nhóm hàm logic Ví dụ 3: hàm IF 03/05/2012 FIT.HNUE46 Ví dụ tổng hợp 03/05/2012 FIT.HNUE47 5.4 Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu ñồ 1) Tổng quan vê  biểu ñô  2) Các bước chèn biểu ñô  3) Chỉnh sửa biểu ñô  03/05/2012 FIT.HNUE48 1) Tổng quan về biểu ñồ Chọn một nhóm biểu ñô  Chọn một biểu ñô  trong nhóm Insert\Chart 03/05/2012 FIT.HNUE49 2) Các bước chèn biểu ñồ B1: Chọn vùng dữ liệu cần chèn biểu ñồ B2: Insert/chart Chọn nhóm biểu ñồ Chọn một kiểu trong nhóm 03/05/2012 FIT.HNUE50 2) Các bước chèn biểu ñồ B3: Chọn vùng dữ liệu Chọn vùng dữ liệu (Nếu ñã chọn vùng dữ liệu ở B1 thì không cần chọn nữa, nhấn luôn Next) 03/05/2012 FIT.HNUE51 2) Các bước chèn biểu ñồ B4: ðánh tiêu ñề 03/05/2012 FIT.HNUE52 2) Các bước chèn biểu ñồ B5: Chọn Sheet ñặt biểu ñồ ðặt biểu ñồ ở một Sheet mới ðặt biểu ñồ ở Sheet hiện tại 03/05/2012 FIT.HNUE53 3) Chỉnh sửa biểu ñồ
Thay ñổi Chart Type: 03/05/2012 FIT.HNUE54 3) Chỉnh sửa biểu ñồ
Thay ñổi màu sắc nền: 03/05/2012 FIT.HNUE55 3) Chỉnh sửa biểu ñồ
Mô ta lại ñường, cột biểu diễn: 03/05/2012 FIT.HNUE56 3) Chỉnh sửa biểu ñồ
Thay ñổi font chư: 03/05/2012 FIT.HNUE57 5.5 ðịnh dạng và in ấn Kích chọn Print Preview 1. Setup 2. Margin 3. Print 4. Close 03/05/2012 FIT.HNUE58 Hết chương 5 03/05/2012 FIT.HNUE59 Chương 6: Xử lý dữ liệu trên bảng tính Excel 1. Cơ sơ dư liệu trên bảng tính Excel 2. Tìm kiếm thông tin 3. Sắp xếp và lọc dữ liệu 4. Một số kịch bản về xử lý dữ liệu 03/05/2012 FIT.HNUE60 TỔNG QUAN
Xử lý dữ liệu là gì? Gồm các tình huống tìm kiếm, thống kê và tính toán tự ñộng trong ñó có cần sử dụng ñến các hàm làm việc với số và văn bản
Xử lý dữ liệu số: abs, sqrt, sin, cos, round, int, if, count, sum, sumif, countif, average,...
Xử lý dữ liệu văn bản: left, right, mid, len, find, search, … dùng kết hợp bên trong một sô@ hàm ñiều kiện va hàm tìm kiếm
Hàm dùng chung: Vlookup, Hlookup, các hàm cơ sở dữ liệu 03/05/2012 FIT.HNUE61 6.1 Cơ sở dữ liệu trên bảng tính Excel 1) Khái niệm cơ sở dữ liệu:
Cơ sơ dư liệu (Database) là tập hợp thông tin, dư liệu ñược tô chức theo kiểu danh sách ñê  có thê  tìm kiếm, lọc, xóa những dòng dư liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào ño@ một cách nhanh chóng
Mỗi danh sách gồm: Field (trường):  Hàng ñầu tiên của danh sách chứa tên trường  Tên của các trường phải là dạng chuỗi va khác nhau
Record (bản ghi):  Các hàng còn lại chứa thông tin vê một ñối tượng trong danh sách 03/05/2012 FIT.HNUE62 6.1 Cơ sở dữ liệu trên bảng tính Excel 2) Các hàm vê cơ sơ2 dư# liệu
Cấu trúc tổng quát Dfunction(Database,Field, Criteria)  Database: Là một CSDL dạng danh sách của Excel  Field: là tên của trường  Criteria: là vùng ñiều kiện cần thiết mà hàm phải thỏa mãn ñê tác ñộng lên trường dư liệu ña  chỉ ra bởi Field  Hàm CSDL sẽ tra lại kết quả tính toán phu  hợp với những ràng buộc ñược chỉ ra ở vùng ñiều kiện 03/05/2012 FIT.HNUE63 6.1 Cơ sở dữ liệu trên bảng tính Excel 2) Các hàm vê cơ sơ2 dư# liệu
Criteria: Dòng ñầu tiên chứa tiêu ñê , các dòng còn lại chứa các ñiều kiện 03/05/2012 FIT.HNUE64 6.1 Cơ sở dữ liệu trên bảng tính Excel 2) Các hàm vê  cơ sơ2 dư# liệu
Các hàm cơ sơ dư liệu: 1. Tính tổng các sô@ trong một cột của cơ sơ dư liệu thỏa mãn ñiều kiện =DSUM(Database,Field, Criteria) 2. Tính trung bình cộng các sô@ trong một cột của cơ sơ dư liệu thỏa mãn ñiều kiện =DAVERAGE(Database,Field, Criteria) 3. ðếm các ô chứa sô@ trong một cột của cơ sơ dư liệu thỏa mãn ñiều kiện =DCOUNT(Database,Field, Criteria) 4. ðếm các ô chứa dư liệu trong một cột của cơ sơ dư liệu thỏa mãn ñiều kiện =DCOUNTA(Database,Field, Criteria) 5. Hàm cho giá trị lớn nhất/nhỏ nhất của các ô trên một cột của cơ sơ dư liệu thỏa mãn ñiều kiện =DMAX(Database,Field, Criteria) =DMIN(Database,Field, Criteria) 03/05/2012 FIT.HNUE65 Ví dụ 03/05/2012 FIT.HNUE66 6.2 Tìm kiếm thông tin: Vlookup và Hlookup 1. VLOOKUP(Gia@ trị tìm,vùng cần tìm, cột cần lấy, kiểu tìm): tra lại gia @ trị ở “cột cần lấy” của “Gia@ trị tìm” trong “vùng cần tìm”  Gia trị tìm: một trong những gia@ trị ở cột ñầu tiên của vùng cần tìm  Vùng cần tìm: nằm ở bảng phu' ngoài vùng CSDL  Cột cần lấy: là thư@ tư' cột cần lấy trong vùng cần tìm  Kiểu tìm: là 0 hoặc là 1 0 trong trường hợp gia  trị cần tìm là = 1 trong trường hợp gia  trị cần tìm là trong khoảng va bắt buộc các gia trị trong cột ñầu tiên của vùng tìm phải sắp xếp theo thư tư% tăng dần 2. HLOOKUP(gt tìm,vùng cần tìm, hàng cần lấy, kiểu tìm): tương tư' như VLOOLUP nhưng ñối chiếu theo hàng 03/05/2012 FIT.HNUE67 Ví du 1: Vlookup 03/05/2012 FIT.HNUE68 Ví du 2: Vlookup 03/05/2012 FIT.HNUE69 6.3 Sắp xếp và trích lọc dữ liệu 1. Sắp xếp dư# liệu:  Mục ñích: tô chức lại bảng dư liệu theo một thư@ tư' nào ño@  Có hai loại thư@ tư': Ascending: Tăng dần Descending: Giảm dần C1: Chọn vùng dư liệu muốn sắp xếp→ Data/Sort C2: ðặt con tro tại cột→ chọn nút 03/05/2012 FIT.HNUE70 6.3 Sắp xếp và trích lọc dữ liệu 2. Lọc dư# liệu  Mục ñích cho phép lấy thông tin tư bảng dư liệu mà thỏa mãn các ñiều kiện nào ño@  Có hai phương pháp:  Auto filter: Lọc tư' ñộng  Advanced filter: Lọc nâng cao 03/05/2012 FIT.HNUE71 6.3 Sắp xếp và trích lọc dữ liệu 2. Lọc dư# liệu  Auto filter: B1: Chọn vùng cần lọc B2: Data\Filter\Autofilter B3: • Lọc các ñối tượng cụ thê: Nhấn nút chọn ñối tượng cần tìm • Lọc các ñối tượng thỏa mãn ñiều kiện nào ño@: nhấn nút chọn custom 03/05/2012 FIT.HNUE72
Các toán tư quan hê ': equals = does not equal ≠ is greater than > is greater than or equal to ≥ is less than < is less than or equal to ≤ begin with Bắt ñầu với does not begin with Không bắt ñầu với end with Kết thúc là does not end with Không kết thúc là contains Chứa does not contain Không chứa 03/05/2012 FIT.HNUE73 6.3 Sắp xếp và trích lọc dữ liệu 2. Lọc dư# liệu  Advanced filter: B1: Tạo vùng ñiều kiện lọc B2: Data\Filter\ Advanced filter Dư liệu sau khi lọc ñặt tại chô  Dư liệu sau khi lọc ñặt ra một vùng khác Vùng dư liệu cần lọc Vùng ñiều kiện ñê so sánh gia@ trị thỏa mãn khi lọc ðịa chỉ ô ñầu tiên của vùng bảng tính chứa dư liệu sau k