Chương 5: Dự toán ngân sách và quản lý chi phí dự án

Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level 11/8/2011 ‹#› ch 5: DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN Yêu cầu: - Khái toán cho được tổng quát chi phí cho cả dự án (trực tiếp, gián tiếp). + Dưới lên (vi mô) + Trên xuống (vĩ mô) - Cân đối được ngân sách (huy động, giám soát). 1. KHÁI NIỆM, TÁC DỤNG Khái niệm: Dự toán Ngân sách Là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ DA. Tác dụng: - Cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức. - Đánh giá dự toán chi phí dự án, - Xác định chi phí cho từng công việc và tổng chi phí.. - Cơ sở chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu DA. - Thuận tiện chỉ đạo và báo cáo tiến độ.. Phân loại dự toán NS DA: Căn cứ vào tính chất: + NS dự án: Kế hoạch thu, chi 1 hoặc nhiều DA, chi tiết theo các khoản mục và từng công việc DA. + NS các hoạt động không theo DA: NS hoạt động thu, chi của các phòng chức năng, các hoạt động bình thường khác... Căn cứ vào thời gian: NS dài hạn, NS ngắn hạn 3. Đặc điểm NS DA: 1. Dự toán NS DA phức tạp hơn dự toán NS cho các công việc thường xuyên vì có nhiều nhân tố tác động, công việc ít lập lại.., NS thường xuyên được lập hằng năm hoặc 6 tháng.. NS dự án hoạt đông có kỳ hạn, khuôn khổ thời gian không gắn với năm tài chính. 2. NS chỉ là dự tính, dựa trên các dữ liệu thu thập. 3. NS DA chỉ dựa vào phạm vi và tiêu chuẩn hiện hành của DA được duyệt. 4. Có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh. Nhất là khi trượt giá.. 5. Thay đổi khi lịch trình thay đổi. 6. Xác lập các tiêu chuẩn hoàn thành cho từng công việc, và được văn bản hóa các giả thiết khi lập dự án. 2. PHƯƠNG PHÁP DTNS từ cao xuống thấp. DTNS từ dưới lên. Phương pháp kết hợp. Theo dự án (từng công việc, trực tiếp, gián tiếp, từng năm và cả vòng đời dự án). Theo khoản mục chi phí dự án ( lương, nguyên liệu, điện nước..). Qúa trình Dự toán NS từ trên xuống Thứ tự thực hiện Cấp bậc quản lý Nội dung chuẩn bị ngân sách từng cấp 1 Nhà quản lý cấp cao Ngân sách dài hạn, dựa trên: mục tiêu, chính sách, điều kiện về nguồn lực. 2 Nhà quản lý chức năng Xây dựng trung hạn, ngắn hạn. 3 Nhà quản lý dự án Toàn bộ và Chi tiết từng tác vụ cả dự án. Quá trình Lập NS từ dưới lên Các bước thực hiện Cấp bậc quản lý Nội dung từng cấp 1 Nhà quản lý cấp cao Xây dựng khung, xác định mục tiêu, lựa chọn DA. 2a Nhà quản lý chức năng XD NS trung hạn, ngắn hạn. 2b Nhà quản lý dự án XD NS từng bộ phận, công việc, chi phí nhân công, Ng vật liệu.. 3 Nhà quản lý cấp cao Tổng hợp điều chỉnh, phê duyệt NS dài hạn.. 3. KHÁI TOÁN VÀ DỰ TOÁN CHI PHÍ Khái toán các loại chi phí công việc. Dự toán chi phí công việc dự án. 3. Quan hệ giữa ước tính và dự toán chi phí công việc. 4. Xác định tổng dự toán. Khái toán các loại chi phí công việc. 1. Khái toán (ước tính) chi phí công việc. a. Các loại chi phí Chi phí trực tiếp Là các loại chi phí có thể xác định cụ thể, trực tiếp cho từng công việc, dự án. Là chi phí dể dự toán, kiểm soát và quản lý hơn chi phí gián tiếp. Ex: Tiền lương trực tiếp, vật tư, thiết bị và các loại chi phí khác liên quan trực tiếp đến các công việc của dự án.. Chi phí gián tiếp Là các loại chi phí không được tính trực tiếp cho từng hoặc dự án, bao gồm: Phí phân bổ cấp trên, marketing, lương hành chính, thư ký, bảo hiểm, y tế ... Chi phí liên quan đến thời gian (loại chi phí có thể tăng, giảm): Thuê thiết bị tăng thêm để kéo dài thời gian công việc, điện, nước, chi phí nhân công tăng giờ để rút thời gian.. b. Các phương pháp ước tính (khái toán) - Ước tính trừ trên xuống: Ít tốn kém, không chính xác. - Mô hình hóa: Tương đối chính xác. - Ước tính từ dưới lên: Tính chính xác phụ thuộc quy mô từng công việc. - Các công cụ máy tính. 2. Dự toán chi phí công việc dự án a. Dự toán chi phí là việc xác định chi phí chi tiết căn cứ vào hệ thống công việc, khoản mục, các chi tiết nguyên vật liệu cần sử dụng cho dự án. b. Dự toán chi phí được thực hiện khi các bước công việc sau đã hoàn thành: 1. Thiết kế dự án 2. Phạm vi công việc 3. Chi tiết hóa công việc 4. Định mức chi phí tiền công, giờ máy.. 3. Quan hệ giữa ước tính và dự toán chi phí công việc H1. Ước tính và dự toán chi phí.Mức độ chính xác của ước tính sẽ tăng từ mức sai lệch lớn 25% đến thấp nhất 0%.Trong khi đó công tác quản lý chi phí chuyển từ giai đoạn dự toán, sử dụng thông tin quá khứ sang hiện tại. Khái toán (số liệu quá khứ) Độ chính xác và CP’ ước tính gia tăng 25% Xác định ý tưởng 10% Giai đoạn phát triển Dự toán (Số liệu hiện tại) 5% Giai đoạn thực hiện 0% Giai đoạn kết thúc Chi phí ước tính 4. Xác định tổng dự toán Trên cơ sở kỹ thuật phân tách công việc (WBS) và sơ đồ mạng tổng mức dự toán của dự án được xác định theo các bước sau: 1. Xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi công việc và các hạng mục. 2. Dự toán quy mô các loại chi phí. 3. Tổng hợp dự toán kinh phí. Vai trò của Chủ dự án và kế toán dự án có kế hoạch chủ động tìm kiếm kinh phí để sử dụng hiệu nguồn vốn. Lập dự toán ngân sách theo công việc Công việc CP dự toán (Tr đồng) Chi Tiết ngân sách theo tháng 1 2 3 4 5 6 A 80 30 50 B 120 55 65 C 200 80 100 20 D 150 110 40 E 40 40 Tổng 590 30 50 135 165 130 80 4. QUAN HỆ ĐÁNH ĐỔI GIỮA THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ 1. Kế hoạch chi phí cực tiểu: Là phương pháp đẩy nhanh tiến độ thực hiện những công việc lựa chọn, sao cho chi phí tăng thêm cực tiểu; do đó, giảm tổng chi phí và rút ngắn hợp lý độ dài thời gian thực hiện dự án. Một số khái niệm: Thời gian và chi phí bình thường: Các công việc dự án ở mức bình thường, theo kế hoạch. Thời gian và chi phí đẩy nhanh: Là phương án có tổng thời gian thực hiện ngắn nhất và chi phí lớn nhất. Các bước thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu 1. Xây dựng sơ đồ PERT/CPM và tìm đường găng cho phương án bình thường. 2. Tính tổng chi phí dự án (Phương án bình thường). 3. Xây dựng phương án đẩy nhanh và tính tổng chi phí của PA đẩy nhanh. 4. Thiết lập phương án điều chỉnh có chi phí tăng cực tiểu và thời gian rút ngắn so với phương án thường. 5. Xác lập phương án điều chỉnh (kế hoạch chi phí cực tiểu) phù hợp. Ví dụ Một dự án K có thời gian và chi phí thực hiện các công việc theo phương án bình thường như bảng bên. Chi phí gián tiếp 10 triệu đ/tuần. Yêu cầu: Lập sơ đồ PERT/CPM thực hiện dự án. Vẽ đường găng nối các sự kiện. Hãy xác định phương án thực hiện tối ưu (cực tiểu). Công Việc Công việc trước Phương án bình thường Phương án đẩy nhanh Thời gian (Tuần) Chi phí TT (1 tr đồng) Thời gian (Tuần) Chi phí TT (1 tr đồng) A - 10 50 7 71 B - 6 17 2 41 C A 8 90 5 105 D B 9 80 8 100 E C 8 50 5 77 F C, E 6 40 4 56 G C, E 8 120 6 140 H D, G 3 40 2 55 I D, G 7 60 4 93 k F,I 6 50 5 68 Tổng 597 806 H1 Sơ đồ PERT của DA (Chương trình bình thường) H1. Đường găng sự kiện: 1-2-4-5-6-7 chiều dài 39 tuần, Tổng chi phí 597 triệu. Anh chị hãy tìm kế hoạch chi phí cực tiểu? H1 Sơ đồ PERT/CPM của dự án K 1 6 5 4 3 2 7 A (10) B (6) F (6) G (8) H (3) K (6) D (9) E (8) I (7) C (8) 3. QUẢN LÝ CHI PHÍ Phân tích: Nhà quản trị, chủ đầu tư, chủ thầu cần biết phân tích các dòng chi phí DA để tìm kiếm và huy động đủ nguồn lực tài chính DA. 2. Kiểm soát chi phí. Nắm soát tiến độ giải ngân, thay đổi kế hoạch vốn, điều chỉnh… THE END