Chương 5 Kiểm soát dự án

03/09/2008 1 Chương 5 Kiểm soát dự án GV: TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 2 Nội dung 1. Giới thiệu1. iới thiệu 2. Kiểm soát chi phí theo phương pháp truyền thống 2. Kiể soát chi phí theo phương pháp truyền thống 3. Kiểm soát chi phí theo phương pháp giá trị thu được 3. Kiể soát chi phí theo phương pháp giá trị thu được 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 3 GIỚI THIỆU (1) • Sự cần thiết việc kiểm soát dự án – Đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra – Thấy sớm những vấn đề nảy sinh đề có thể có những hành động xử lý chúng – Trao đổi thông tin với các nên liên quan của DA – Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào mục tiêu DA – Rút ra bài học kinh nghiệm cho những dự án khác (hiện tại và tương lai) 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 4 GIỚI THIỆU (2) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 100% 80% 60% 40% 20% Công tác được hoạch định Tiến triển được báo cáo Tiến triển đạt được Không đúng thời hạn % hoàn thành Thời gian 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 5 GIỚI THIỆU (3) – Các khái niệm • Kiểm soát dự án (Project Control) là quá trình: – Thu thập số liệu và thông tin về việc thực hiện dự án và những thay đổi của môi trường – So sánh số liệu thu thập được với kế hoạch dự án, tiêu chuẩn thực hiện hoặc các tác động mong muốn. – Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được yêu cầu đã đề ra. • Giám sát dự án (Project Monitoring)là quá trình: – Kiểm tra thường xuyên về tiến trình của dự án trong suốt thời gian thực hiện dự án cũng như các giai đoạn vận hành của dự án với mục tiêu cung cấp thông tin làm cơ sở cho các quyết định quản lý 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 6 GIỚI THIỆU (4) Xaùc ñònh aùc ò Hoaïch ñònh oaïc ò Thöïc hieän öïc ieä Keát thuùc eát t uùc Ñaùnh giaù nhu caàu Ñaùnh giaù pheâ chuaån Ñaùnh giaù giöõa kyø Kieåm soaùt Ñaùnh giaù c.kyø, baùo caùo c. kyø Ñaùnh giaù tieáp theo 2 - 5 - 10 naêm sau... - Muïc ñích - Muïc tieâu - Thieát keá DA - WBS - Laäp KH taøi chính - Thôøi gian bieåu DA - Nhaân söï vaø toå chöùc - Kyõ thuaät/ haäu caàn - Giaùmsaùt/ kieåm tra - Caùc hoaït ñoäng vaø keát quaû - ÑG tieán ñoä vaø vieäc thöïc hieän - Giaûi quyeát vaán ñeà - Giao tieáp - Chuyeån giao/ baøn giao - Khoùa soå - Thanh toaùn - Ñaùnh giaù taùc ñoäng - Baøi hoïc ruùt ra 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 7 GIỚI THIỆU (5) – Đánh giá dự án (Project Evaluation) là quá trình nhận định về dự án một cách hệ thống và khách quan: • Việc thực hiện dự án trên tổng thể • Tính hiệu quả và tính hợp lý liên tục của chiến lược và thiết kế dự án theo mục tiêu trước mắt và dài hạn • Những ảnh hưởng và tính bền vững trong tương lai của kết quả dự án • Đánh giá dự án luôn luôn bao gồm cả việc rút ra những bài học và kinh nghiệm cần thiết – Tại sao cần đánh giá DA (giữa và cuối DA) • Để có 1 cái nhìn toàn diện và hệ thống về hiện trạng nhằm đưa ra những quyết định quan trọng có tính chiến lược về DA • Để có sự đánh giá độc lập và khách quan về việc thực hiện DA • Để thêm vào những kinh nghiệm của DA tương tự nhằm cho phép các đề nghị có thể có trên một diện rộng hơn • Để đánh giá hiệu quả của Ban QLDA và hệ thống kiểm soát dự án • Để có những bài học trao đổi – So với kiểm soát, việc đánh giá DA được thực hiện không thường xuyên bằng nhưng toàn diện hơn, thông thường có sự tham gia của chuyên gia bên ngoài 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 8 GIỚI THIỆU (6) – Khung đánh giá cơ bản • Việc thiết kế và lập kế hoạch dự án – Mục tiêu DA có còn phù hợp không? – Các giả định trong thiết kế DA còn đúng hay không? • Việc thực hiện dự án – Dự án có đạt được các mục tiêu đề ra không? ảnh hưởng của dự án? – Dự án có bảo đảm các yêu cầu chất lượng hay kỹ thuật không? – Hiệu qủa kinh tế và xã hội của dự án? So sánh lợi ích và chi phí? • Khả năng bền vững của dự án • Tính hiệu quả của hệ thống giám sát DA đang thực hiện • Những ảnh hưởng và tác động hiện có và có thể có của dự án • Những bài học kinh nghiệm 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 9 Quy trình kiểm soát và đánh giá dự án Baét ñaàu Coâng boá keá hoaïch ñaàu tieân Thu thaäp thoâng tin veà döï aùn So saùnh tieán trieån vaø muïc tieâu Thoûa maõn? Döï aùn ñöôïc hoaøn thaønh? Keát thuùc döï aùn Ñaùnh giaù döï aùn Keát luaän Keát thuùc Thöïc hieän haønh ñoäng hieäu chænh Coâng boá keá hoaïch hieäu chænh Coù Coù Khoâng Khoâng GIỚI THIỆU (7) 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 10 GIỚI THIỆU (8) • Chúng ta kiểm soát cho ai? – Chính Ban QLDA – Cơ quan thực hiện (chủ dự án) – UBND và các bộ phận chức năng liên quan – Bộ chủ quản, Bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong Chính phủ – Các nhà tài trợ – Tư vấn - Nhà thầu - Nhà cung cấp – Các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương,.. – Họ cần biết điều gì? Vì mục đích gì? Thường xuyên như thế nào? – Chúng ta cung cấp những thông tin được giám sát dưới dạng nào? 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 11 GIỚI THIỆU (9) • Thu thập thông tin – Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất lượng công trình – Thời gian và nguồn lực đã sử dụng – Rủi ro làm dự án không đúng theo kế hoạch • Trễ tiến độ • Vượt chi phí • Nguồn lực thay đổi – Những khó khăn có thể xảy ra 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 12 BAÛNG THÔØI GIAN Nhaân vieân: John Smith Ngaøy baùo caùo haøng tuaàn (cuoái tuaàn): 26/03/99 Soá giôø laøm vieäc cuûa caùc coâng taùc ñöôïc phaân coâng theo keá hoaïch Döï aùn MS c.vieäc Moâ taû Soá giôø/ tuaàn % hoaøn thaønh Ngaøy hoaøn thaønh theo keá hoaïch Ngaøy hoaøn thaønh döï baùo P21 A243 Maõ hoùa module A3 12 30 24/4/99 24/4/99 P34 B771 Soaïn thaûo taøi lieäu 20 90 1/4/99 29/3/99 Toång soá giôø 32 Soá giôø laøm vieäc cuûa caùc coâng taùc khoâng phaân coâng theo keá hoaïch MS coâng vieäc Moâ taû Soá giôø/ tuaàn Ñöôïc ñeà nghò bôûi Z99 Thieát keá module X 8 Giaùm ñoác döï aùn Toång soá giôø 8 GIỚI THIỆU (10) 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 13 GIỚI THIỆU (11) Bieåu maãu xaùc ñònh ruûi ro Khaû naêng xaûy ra Thôøi gian Möùc aûnh höôûng Coù khaû naêng (p > 50%) … Gaàn … Nghieâm troïng … Ít coù khaû naêng (p < 50%) … Xa … Ñaùng keå … Khoâng ñaùng keå … Phaùt bieåu ruûi ro AÛnh höôûng tieàm aån Ñeà xuaát giaûi quyeát caùc ruûi ro Soá hieäu döï aùn:______ Soá hieäu ruûi ro: ______ Ngaøy: _____________ 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 14 GIỚI THIỆU (12) Trễ tiến độTrễ tiến độ ‰ Thời tiết xấu ‰ Thiết bị hư hỏng ‰ Thiếu vốn ‰ Khan hiếm nguyên vật liệu ‰ Ước tính thời gian quá ngắn ‰ Các công việc bị chểnh mảng Vượt chi phít c i í ‰ Vượt quá thời gian ‰ Sử dụng nhiều nhân lực hơn ‰ Sử dụng nhiều thiết bị hơn ‰ Chi phí nhân lực cao hơn ‰ Chi phí nguyên vật liệu cao hơn ‰ Các công việc bị chểnh mảng Nguồn lực thay đổi l c t ay i ‰ Thiết bị hư hỏng ‰ Nhân viên bị bệnh ‰ Nhân viên nghỉ việc ‰ Chi phí nhân lực cao hơn ‰ Ước tính nguồn lực quá thấp 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 15 GIỚI THIỆU (13) • So sánh tiến triển và mục tiêu – Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa ra với thực tế đạt được – Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến với thời gian thực tế – Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách theo dự trù với chi tiêu thực tế • Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống • Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm ra (kết hợp thời gian và chi phí) • Các vấn đề thường gặp trong KS DA – Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó – Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối hay không được đồng ý. – Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đầy đủ – Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thông tin thiên lệch – Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi – Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không đúng 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 16 GIỚI THIỆU (14) • Anh/ chị được phân công nhiệm vụ xây dựng hệ thống kiểm soát cho dự án. Hãy thảo luận các khía cạnh sau đây: – Thông số nào nên được dùng để đo lường kết quả? – Các cách nào để thu thập dữ liệu thích hợp cho việc đánh giá tình trạng hiện tại của dự án? – Các dữ liệu nào được chọn để đánh giá dự án? – Dữ liệu nên được phân tích như thế nào? – Các kết quả được báo cáo như thế nào? 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 17 • Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ cho mỗi nhóm công việc. • Mỗi báo cáo gồm: – Mô tả công việc – Tiến độ theo thời gian – Người chịu trách nhiệm – Ngân sách theo thời gian – Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu là gì? KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG (1) 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 18 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG (2) • Ví dụ: Báo cáo hàng tuần về một dự án xây dựng như sau: • Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để xem số tiền chi ra nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù. • Nhược điểm: Mới chỉ phân tích khác biệt về chi phí mà chưa cho biết khối lượng công việc đã được hoàn thành cũng như chưa cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án. Chi phí theo kế hoạch trong tuần 2 là: 12.000$ Chi phí thực tế trong tuần 2 là: 14.000$ Sự khác biệt cuối tuần 2 là: 2.000$ Chi phí tích luỹ theo kế hoạch đến cuối tuần 2 là: 25.000$ Chi phí tích luỹ thực tế đến cuối tuần 2 là: 29.000$ Sự khác biệt tích luỹ đến cuối tuần 2 là: 4.000$ 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 19 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (1) C h i p h í / g i a ù t r ò t í c h l u õ y Chi phí/ giaù trò hoaïch ñònh Giaù trò laøm ra Ñöôøng cong kieåm soaùt tieán trình vaø so saùnh chi phi/ giaù trò Khoaûng thôøi gian tröôùc tieán ñoä Thôøi gianNgaøy hieän taïi Khoaûn ñoùng goùp theâm Chi phí tích luõy thöïc teá 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 20 • Tình huống thảo luận Một dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí là 200.000 USD. Theo kế hoạch cứ 1 ngày làm được 25 m/ngày và chi phí phải làm là 200 USD/1m. Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được 400 m và thực chi là 80.000 USD. Hãy đánh giá tiến triển thực hiện dự án tại cuối ngày 18. KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (2) 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 21 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (3) • Các đại lượng phân tích thành quả: – Dự chi - BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Giá trị công việc theo kế hoạch BCWS là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền được hoạch định sẽ chi để thực hiện một công việc cụ thể ở một thời điểm cho trước. BCWS = (Dự chi cho toàn bộ công việc) x (% công việc được hoạch định cho đến thời điểm xem xét) – Thực chi - ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí thực tế của công việc đã làm. ACWP là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền đã thực chi để thực hiện một công việc cụ thể trong một thời đoạn. 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 22 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (4) • Giá trị làm ra - BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi phí dự toán của công việc đã làm. BCWP = (Dự chi cho toàn bộ công việc) x (% công việc thực tế đã làm cho đến thời điểm xem xét) • Ước tính giá trị làm ra trong thực tế – Sử dụng phán xét chủ quan – Dựa trên số lượng các đơn vị sản phẩm đã làm ra – Sử dụng các mốc tăng trưởng: các giá trị định mức của các mốc dự án Chú ý: Tính chính xác phụ thuộc vào việc phân phối công bằng tỷ lệ % các công việc nhỏ liên quan đến chi phí. Tuy nhiên, đạt được thỏa thuận này giữa khách hàng và các nhà thầu trước khi ký hợp đồng là tương đối dễ dàng 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 23 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (5) • Các đại lượng phân tích về sai lệch – Sai lệch về tiến độ – SV: SV = BCWP – BCWS (SV < 0 Æ Chậm tiến độ) Lưu ý: Tất cả các giá trị đều được quy thành tiền – Sai lệch về chi phí – CV: CV = BCWP – ACWP (CV < 0 Æ Vượt chi phí) – Sai lệch kế toán – AV AV = BCWS – ACWP • AV > 0 Æ Dự chi lớn hơn thực chi • AV = 0 Æ Dự chi đúng bằng thực chi • AV < 0 Æ Dự chi nhỏ hơn thực chi 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 24 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (6) – Sai lệch thời gian – TV TV = SD – BCSP – TV chỉ ra mức độ sớm hay trễ của dự án so với kế hoạch – SD (Status Date): Ngày xem xét – BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): giá trị tại đó BCWS = BCWP 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 25 C h i p h í t í c h l u õ y ( % ) Soá thaùng 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 140 130 120 110 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 ACWP BCWP BCWS Thôøi gian chaäm treã döï kieán Ö ô ù c t í n h c h i p h í c o ø n l a ï i Thôøi gian hoaøn thaønh döï kieán ban ñaàu Thôøi gian hoaøn thaønh hieäu chænh Öôùc tính chi phí hieäu chænh Chi phí vöôït quaù Thôøi ñieåm baùo caùo AV CV SV TV KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (7) Biểu đồ giá trị làm ra 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 26 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (8) • Các chỉ số thực hiện – SPI = BCWP/BCWS (chỉ số tiến độ) – CPI = BCWP/ACWP (chỉ số chi phí) Tuaàn 3 (0.79,0.79) Tuaàn 4 (0.82,0.83) Tuaàn 2 (0.88, 0.82) Tuaàn 1 (0.85, 0.78) 0,75 0,80 0,85 0,90 0,95 1,00 1,05 1,10 0,75 0,80 0,85 0,90 0,95 1,00 1,05 1,10 Toång hôïp chæ soá SPI vaø CPI Döï aùn gaëp vaán ñeà veà tieán ñoä vaø chi phí Döï aùn gaëp vaán ñeà veà tieán ñoä Döï aùn gaëp vaán ñeà veà chi phí Döï aùn tieán trieån toát veà tieán ñoä vaø chi phí CPI SPI 03/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 27 SD BCWS BCWP ACWP 0 n BCAC FCTC FCAC • Dự báo thực hiện chi phí tương lai – FCTC (Dự báo chi phí cần thiết để hoàn thành phần còn lại của dự án) = (BCAC - BCWP)/ CPI – BCAC: Dự chi tại thời điểm hoàn thành DA – FCAC (Dự báo tổng chi phí cần thiết để hoàn thành dự án) = ACWP + FCTC KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM RA (9)