Chương 5 Lập kế hoạch và ngân sách dự án

CHƯƠNG 5 LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH DỰ ÁN 5.1.Các vấn đề cơ bản về lập kế hoạch dự án  Hầu hết các khó khăn mà dự án gặp phải là do thiếu kế hoạch hoặc kế hoạch không phù hợp  Lập kế hoạch dự án là chi tiết hóa những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó  Kế hoạch dự án là xác định những việc cần làm, sắp xế chúng theo 1 chương trình hợp lý, xác định nguồn lực thực hiện và thời gian làm các công việc đó nhằm hoàn thành các mục tiêu dự án Ý nghĩa của kế hoạch dự án  Là cơ sở giúp đảm bảo các mục tiêu dự án  Là căn cứ để xác định thời gian, chi phí và các yêu cầu về chất lượng  Là căn cứ để dự toán ngân sách và kiểm tra tài chính của dự án  Là cơ sở để tuyển dụng, bố trí và điều phối nhân lực cho dự án  Là cơ sở quản lý tiến độ dự án  Giúp tránh hoặc giảm nhẹ các bất trắc, rủi ro Phân loại kế hoạch dự án  Kế hoạch phạm vi  Kế hoạch thời gian  Kế hoạch chi phí  Kế hoạch nhân lực  Kế hoạch quản lý chất lượng 5.2.Trình tự lập kế hoạch dự án  (1) Xác lập mục tiêu  (2) Phát triển kế hoạch  (3) Xây dựng sơ đồ kế hoạch  (4 ) Lập tiến độ  (5) Dự toán chi phí, phân bổ nguồn lực  (6) Báo cáo, kết thúc Xác lập mục tiêu dự án  Mục tiêu phản ánh thời điểm bắt đầu và hoàn thành dự án, chi phí dự trù, các kết quả cần đạt được  Để xác định mục tiêu cần các bước sau:  - Tuyên bố mục tiêu dự án  - Liệt kê các mốc thời gian quan trọng trong khuôn khổ thời gian hoàn thành dự án  - Bổ nhiệm các cá nhân hoặc các bộ phận để thực hiện mục tiêu  Ấn định thời gian hoàn thành mục tiêu Phát triển kế hạch  Xác định nhiệm vụ chính để thực hiện mục tiêu  Thu thập thông tin đầy đủ, rõ ràng  Lập danh mục, mã hóa công việc, xây dựng sơ đồ cơ cấu phân chia công việc (WBS-Work Breakdown Structure)  Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án: Sau khi xác định mối quan hệ, thứ tự, cần lập sơ đồ nhằm phản ánh quan hệ logic giữa các công việc  Lập tiến độ dự án: khi nào công việc bắt đầu và kết thúc, thời gian thực hiện  Dự toán chi phí và nhân lực:  Chuẩn bị báo cáo và kết thúc: báo cáo tiến độ, thời gian, chi phí nhằm kiểm soát tốt các kế hoạch về thời gian, chi phí 5.3.Nội dung kế hoạch dự án  A. Tổng quan chung về dự án:  -Mục tiêu cần đạt được của dự an`  -Lý do ra đời của dự án  Phạm vi của dự án  Cơ cấu tổ chức dự án  Các mốc thời gian quan trọng thực hiện 5.3.Nội dung kế hoạch dự án  B.Các mục tiêu của dự án  -Mức lợi nhuận của dự án  - các giá trị mang lại cho tổ chức  -Năng lực cạnh tranh của dự án  -Các mục tiêu kinh tế xã hội khác 5.3.Nội dung kế hoạch dự án  C.Vấn đề kỷ thuật và quản trị  D. Tiến độ dự án  E. Nguồn lực và ngân sách  F.Nhân sự cho dự án  G.Vấn đề hợp đồng của dự án  H.Kiểm tra và đánh giá dự án  I.Các rủi ro tiềm ẩn 5.4.Cơ cấu phân chia công việc và biểu đồ trách nhiệm  Cơ cấu phân chia công việc (WBS) là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể Tác dụng của WBS  Là cơ sở để giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận đối với mỗi công việc, nhờ có WBS mà các thành viên quan tâm và hiểu được yêu cầu của dự án  Là cơ sở phát triển trình tự, quan hệ trước sau, là cơ sở để lập sơ đồ mạng  Là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiết và điều chỉnh các kế hoạch tiến độ thời gian, phân bổ nguồn lực, lập dự toán ngân sách,..  Giúp tránh các sai sót như bỏ quên một số công việc nào đó cấu trúc WBS thông dụng nhất là cấu trúc có 6 mức độ như sau: Möùc ñoä Moâ taû Caùc möùc ñoä quaûn lyù 1 2 3 Toaøn boä chöông trình (total program) Döï aùn (project) Nhieäm vuï chính (task) Caùc möùc ñoä kyõ thuaät 4 5 6 Nhieäm vuï phuï (subtask) Maõng coâng vieäc (work package) Möùc ñoä coá gaéng (level of effort) Cấu trúc công việc 1 dự án 1.0 DỰ ÁN 2.0 Nhiệm vụ 1 3.0 Nhiệm vụ 2 5.0 Nhiệm vụ 4 4.0 Nhiệm vụ 3 2.1 Subtask 1 2.2 Subtask 2 2.3 Subtask 3 4.1 Subtask 1 4.2 Subtask 2 4.3 Subtask 3 3.1 Subtask 1 3.2 Subtask 2 3.3 Subtask 3 3.4 Subtask 1 3.5 Subtask 2 3.6 5.1 5.2 5.3 5.4 Các bước thực hiện WBS  Bước 1: Thu thập thông tin từ các thành viên sẽ  tách nhỏ các nhiệm vụ chi tiết hơn đến khi từng nhiệm vụ được hoạch định, lập tiến độ, ngân sách, điều khiển và kiểm tra một cách riêng lẻ.  Bước 2: Đối với từng nhiệm vụ:  Xác định công việc &ø kết quả mong muốn đạt được  Liệt kê danh sách cá nhân chịu trách nhiệm  Xác định nguồn nhu cầu: cán bộ, thiết bị, vốn, vật tư....  Liệt kê nhân sự và nhóm chịu trách nhiệm  Xây dựng sơ bộ thời gian cần thiết để thực hiện từng nhiệm vụ trong WBS. Các bước thực hiện WBS  Bước 3: Xem xét lại WBS, Ngân sách, thời gian đánh giá với các thành viên sẽ chịu trách nhiệm thực hiện công việc đó  kiểm tra mức độ chính xác của WBS  Bước 4: Các yêu cầu về nguồn lực, tiến độ thực hiện, mối quan hệ giữa các nhiệm vụ sẽ được tổng hợp ở mức cao hơn của WBS, và cứ tiếp tục theo các thứ bậc của WBS  Bước 5: Ở mức độ cao nhất của WBS, bản tóm tắt ngân sách dự án hình thành gồm 4 yếu tố:  Ngân sách trực tiếp từ các nhiệm vụ  Chi phí gián tiếp của dự án  Chi phí tiếp thị  Các chi phí khác Các bước thực hiện WBS  Bước 6: Các thông tin hoạch định và các mốc thời gian được tổng hợp vào bản kế hoạch tổng thể (Project master schedule)  Bước 7: So sách mức độ thực hiện của nhiệm vụ và đầu ra trong WBS để xác định định các vấn đề phát sinhhiệu chỉnh.  Bước 8: Khi dự án thực hiện từng bước, PM liên tục kiểm tra việc sử dụng các nguồn lực hiện có theo mức độ từ mảng công việc mức toàn bộ dự án  PM xác định vấn đề, đánh giá các chi phí cuối cùng &ø thực hiện các hiệu chỉnh cần thiết.  Bước 9: So sánh tiến độ dự án như với ngân sách dự án. Ma trận trách nhiệm Công việc Tổng GĐ GĐ Dự Án Kỷ sư trưởng Kế toán trưởng Trưởng kinh doanh Trưởng sản xuất Lập kế hoạch dự án PD GS TT YK YK YK Xác định WBS CĐ TT YK YK YK Ước tính chi phí GS CĐ TT YK YK Lập kế hoạch thị trường PD CĐ YK TT YK Lập tiến độ PD CĐ YK YK TT PD: phê duyệt cuối cùng; GS: giám sát chung; CĐ: chỉ đạo và phê duyệt; TT: Trách nhiệm trực tiếp; YK: phải được tham khảo ý kiến 5.5.Lập ngân sách dự án  Ngân sách dự án là cơ sở để đánh giá chi phí ước tính của một dự án trước khi dự án thực hiện. Ngân sách xác định được chi phí cho từng công việc cũng như tổng chi phí dự toán của dự án  Là cơ sở chỉ đạo và quản lý kế hoạch chi tiêu cho các công việc của dự án cũng như báo cáo tiến độ của dự án Phương pháp lập ngân sách  Dự toán ngân sách từ trên xuống  Dự toán ngân sách từ dưới lên  Dự toán ngân sách kết hợp 5.6.Ước lượng chi phí . Chi phí Đầy đủ Chi phí Trực tiếp Chi phí Gián tiếp Lợi nhuận Định mức; Và thuế Vật liệu Nhân công Máy móc Ước tính chi phí trực tiếp  Chi phí vật liệu của công việc = (chí phí vật liệu 1 đơn vị x Số lượng đơn vị công việc) + Chênh lệch vật liệu (nếu có)  Chi phí lao động của công việc = (chí phí lao động 1 đơn vị) x (Số lượng đơn vị công việc) x (1+hệ số điều chỉnh) (nếu có)  Chi phí máy móc của công việc = (chí phí máy móc 1 đơn vị) x (Số lượng đơn vị công việc) x (1+hệ số điều chỉnh) (nếu có) Ước tính chi phí chung  Bao gồm: nhân viên quản lý, nhân viên các phòng ban, văn phòng phẩm, chi phí liên lạc,…  Nếu không tính được cụ thể thường người ta ước tính bằng tỷ lệ % trên chi phí trực tiếp: ví dụ như 5% trên chi phí trực tiếp Lợi nhuận định mức và thuế  Mỗi tổ chức khi xác định chi phí họ thường cộng vào ngoài chi phí trực tiếp, gián tiếp, sẽ cộng vào một tỷ lệ lợi nhuận định mức mà tổ chức mong muốn  Ngoài ra khoản thuế cũng được cộng vào