Chương 5 Nhiệm vụ, nguồn lực và các chi phí

15 Nhiệm vụ, nguồn lực và các chi phí 25.1 Đặc điểm và phân công nhiệm vụ 3Đặc điểm và phân công nhiệm vụ Các câu hỏi đặt ra để xác định một nhiệm vụ Ai? Ai chịu trách nhiệm Cái gì? Phải làm gì Ở đâu? Nguồn lực Khi nào? Thời hạn Như thế nào? Phương thức thực hiện Bao nhiêu? Đánh giá chi phí 4Nguån lùc Nguån lùc Vèn Tµi nguyªn Lao déng VËt t­, kü thuËt Kh¸c H÷u h¹n CÇn sö dông cã hiÖu qu¶ 5Nguồn lực Xác định các nguồn lực Nhân lực: Mức lương và khả năng sử dụng nguồn lực (hệ số thời gian sử dụng được / thời gian lý thuyết - lịch) Vật lực : số lượng máy móc phương tiện tại mỗi thời điểm Nguồn lực bên ngoài. Theo giá mua. 6Nguồn lực Sử dụng các nguồn lực Nhân lực: với mỗi loại cần xác định số giờ để hoàn thành (chi phí cố định), hay chi phí trên một đơn vị thời gian (suất chi phí cố định) Vật lực: số lượng máy móc phương tiện cần sử dụng Nguồn lực mua ngoài : chi phí mua ngoài 7Chi phí : các yếu tố dự toán Giờ công:theo từng loại hình công việc, tính phức tạp, trách nhiệm… Nghiên cứu  Thực hiện Kiểm tra Quản lý  Sử dụng các phương tiện nặng 8Chi phí : các yếu tố dự toán Các nguồn cung ứng: Hợp đồng phụ Nhà thầu Mua các chi tiết Mua thiết bị  Thuê phương tiện 9Chú ý Không đối nghịch chi phí với thời hạn Công việc không phải lúc nào cũng diễn ra liên tục. Có những gián đoạn:  Thời gian công nghệ (chờ sơn khô, chờ móng chắc, chờ mùa khô để thi công… Tính sẵn sàng của các phương tiện (sẵn có, sẵn sàng về trạng thái kỹ thuật..) 10 Phân công nhiệm vụ Một ví dụ về phân công nhiệm vụ: xem MP5 trang 9 WBS OBS 11 Tệp công việc Một tệp công việc là một tập hợp nhiệm vụ đồng nhất, cùng cấp chịu trách nhiệm với các thông tin : Tên Code : Thời hạn thực hiện Chi phí Người chịu trách nhiệm Mô tả chi tiết… 12 Phân công công việc Ví dụ phân công công việc thể hiện tổng hợp các thông tin: Ai? Ai chịu trách nhiệm Cái gì? Phải làm gì Ở đâu? Nguồn lực Khi nào? Thời hạn Như thế nào? Phương thức thực hiện Bao nhiêu? Đánh giá chi phí  Xem minh hoạ MP5 trang 11 13 5.2 Cân đối các nguồn lực 14 Cân đối các nguồn lực Việc lập kế hoạch bao gồm Vạch tiến độ thực hiện các nhiệm vụ (thứ tự ưu tiên thực hiện, chỉ rõ từng công việc được thực hiện ở đâu, khi nào…) Các ràng buộc phải tính đến: Yêu cầu công nghệ Nguồn lực 15 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực Lập danh sách các nguồn lực và tính sẵn sàng để sử dụng Vạch đường PERT chưa tính đến các ràng buộc nguồn lực Gắn các công việc với các nguồn lực yêu cầu Thực hiện các điều chỉnh cần thiết nếu nhu cầu vượt quá các khả năng cung ứng nguồn lực 16 Áp dụng ¸p dông víi vÝ dô trªn víi c¸c sè liÖu vÒ nguån lùc sö dông nh­ sau: C«ng viÖc Thêi gian thùc hiÖn (tuÇn ) Nguån lùc A 5 8 B 3 4 C 8 3 D 7 2 E 7 5 F 4 9 G 5 7 17 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực Quy tr×nh thùc hiÖn B­íc 1 : x©y dùng b¶ng ph©n tÝch c¸c c«ng viÖc (néi dung, tr×nh tù, thêi gian, ®iÓm b¾t ®Çu, kÕt thóc cña tõng c«ng viÖc) B­íc 2 : VÏ s¬ ®å Gantt B­íc 3 : X¸c ®Þnh hao phÝ c¸c nguån lùc øng víi tõng ho¹t ®éng (c«ng viÖc) cña dù ¸n 18 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực B­íc 4 : VÏ s¬ ®å chÊt t¶i nguån lùc ë ph­¬ng ¸n c¬ së B­íc 5 : NhËn xÐt ®¸nh gi¸ møc ®é chÊt t¶i nguån lùc ë tõng thêi ®iÓm. So s¸nh chÊt t¶i ë ph­¬ng ¸n c¬ së víi giíi h¹n c¸c nguån lùc. B­íc 6 : ¸p dông c¸c biÖn ph¸p ®iÒu hoµ nguån lùc 19 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực Việc đưa tài nguyên vào việc lập kế hoạch giúp đạt các mục đích sau:  Theo dõi việc sử dụng các nguồn lực (nhân lực, vật lực) để thực hiện các công việc  Chủ động thực hiện các công việc, tránh ách tắc..  Chủ động sử dụng các nguồn lực (thời gian, kinh phí..) 20 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực MPP phân ra hai nguồn lực khác nhau:  Tài nguyên lao động : hao phí tính theo giờ công. Có giới hạn. Có quá tải . Thuê thêm hoặc làm ngoài giờ  Tài nguyên vật tư: tính theo suất tiêu hao. Không giới hạn nhưng cần sử dụng tiết kiệm để tăng hiệu quả. 21 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực  Nhập thông tin về các tài nguyên sử dụng  Vào trình đơn VIEW- Resource sheet  Gán tài nguyên cho công tác  Vào trình đơn VIEW- Gantt chart –Task name - nhấn vào biểu tượng Assign Resources 22 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực Ph­¬ng ¸n b¾t ®Çu sím nhÊt cã thÓ Tuan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 A 8 8 8 8 8 B 4 4 4 C 3 3 3 3 3 3 3 3 D 2 2 2 2 2 2 2 E 5 5 5 5 5 5 5 F 9 9 9 9 G 7 7 7 7 7 Tæng 17 17 17 13 13 10 10 5 5 5 5 5 3 9 9 9 9 7 7 7 7 7 Cã 5 tuÇn qu¸ t¶i 23 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực  xem file EXCEL " vi du ve tien do vµ nguon luc 2004 Trong ph­¬ng ¸n c¬ së ta thÊy : ViÖc ph©n chÊt t¶i c¸c nguån lùc dao ®éng rÊt lín tõ 3 ®Õn 17  Cã ®Ønh låi cao ®iÓm huy ®éng nguån lùc 17 (3 tuÇn ®Çu 1-3) Cã ®Ønh lâm vÒ huy ®éng nguån lùc 3 (tuÇn thø 13) 24 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực Cô thÓ lµ : TuÇn 1-3 huy ®éng 17 ®¬n vÞ nguån lùc TuÇn 4-5 huy ®éng 13 ®¬n vÞ nguån lùc TuÇn 6-7 huy ®éng 10 ®¬n vÞ nguån lùc TuÇn 8-12 huy ®éng 5 ®¬n vÞ nguån lùc TuÇn 13 chØ cÇn huy ®éng 3 ®¬n vÞ nguån lùc TuÇn 14 - 17 huy ®éng 9 ®¬n vÞ nguån lùc TuÇn 18-22 huy ®éng 7 ®¬n vÞ nguån lùc 25 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực Điều hoà nguồn lực qua sử dụng dự trữ  ¸p dông vÝ dô trªn xem file " vi du ve tien do vµ nguon luc 2004"  next  víi tr­êng hîp giíi h¹n nguån lùc lµ 12 ®¬n vÞ . 26 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực Ph­¬ng ¸n điều chỉnh theo MPP tuan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 A 8 8 8 8 8 B 4 4 4 C 3 3 3 3 3 3 3 3 D 2 2 2 2 2 2 2 E 5 5 5 5 5 5 5 F 9 9 9 9 G 7 7 7 7 7 Tæng 12 12 12 8 8 10 10 10 10 10 10 10 3 9 9 9 9 7 7 7 7 7 Ph­¬ng ¸n sö dông dù tr÷ ®Ó gi¶m viÖc sö dông c¸c nguån lùc vµo c¸c thêi ®iÓm qu¸ t¶i Nếu nguồn lực 12 không quá tải 27 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực Ph­¬ng ¸n b¾t ®Çu muén nhÊt cã thÓ tuan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 A 8 8 8 8 8 B 4 4 4 C 3 3 3 3 3 3 3 3 D 2 2 2 2 2 2 2 E 5 5 5 5 5 5 5 F 9 9 9 9 G 7 7 7 7 7 Tæng 8 8 8 12 12 7 10 10 10 10 10 10 10 9 9 9 9 7 7 7 7 7 Ph­¬ng ¸n sö dông dù tr÷ ®Ó gi¶m viÖc sö dông c¸c nguån lùc vµo c¸c thêi ®iÓm qu¸ t¶i VÉn cã hai tuÇn qu¸ t¶I lµ tuÇn 4 vµ 5 28 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực §iÒu hoµ nguån lùc b»ng c¸ch t¸ch c¸c c«ng viÖc  NÕu giíi h¹n lµ 10 khi ®ã chóng ta sÏ ph¶i chia nhá c¸c c«ng viÖc (­u tiªn c¸c c«ng viÖc cã thÓ ph©n t¸ch, c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn ®iÓm låi.. ®ång thêi vÉn ph¶i tu©n thñ c¸c yªu cÇu vÒ c«ng nghÖ) 29 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực Ph­¬ng ¸n t¸ch c«ng viÖc ®Ó ®¶m b¶o nguån lùc tuan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 A 8 8 8 8 8 B 2 2 2 2 4 C 3 3 3 3 3 3 3 3 D 2 2 2 2 2 2 2 E 5 5 5 5 5 5 5 F 9 9 9 9 G 7 7 7 7 7 Tæng 8 10 10 10 10 7 10 10 10 10 10 10 10 9 9 9 9 7 7 7 7 7 30 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực  Trong vÝ dô ë ®©y do giíi h¹n nguån lùc lµ 10. Ta thÊy thñ ph¹m g©y ra ®Ønh låi cã c«ng viÖc A vµ B nh­ng A n»m trªn ®­êng tíi h¹n ta cã thÓ t¸ch B do ®ã lÏ ra B cã thÓ thùc hiÖn 3 tuÇn nh­ng ta cã thÓ t¸ch B thµnh 5 tuÇn xem vÝ dô.  ViÖc ph©n t¸ch nµy lµm cho c«ng viÖc B bÞ kÐo dµi.  NÕu tiÕn ®é chung kh«ng bÞ kÐo dµi . cã thÓ ¸p dông 31 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực  NÕu tiÕn ®é chung bÞ kÐo dµi, cã thÓ ph¶i c©n nh¾c viÖc thuª thªm nguån lùc ë bªn ngoµi : khi ®ã ph¶i so s¸nh chi phÝ ph¸t sinh gi÷a c¸c ph­¬ng ¸n, tõ ®ã lùa chän ¸p dông  Ph©n bæ c¸c nguån lùc cã tÝnh ®Õn giíi h¹n c¸c nguån lùc  ­u tiªn c¸c c«ng viÖc cã thêi gian dù tr÷ ng¾n tr­íc 32 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực  Chia nhá c¸c c«ng viÖc cã thÓ  Rót bít c¸c nguån lùc cña c¸c c«ng viÖc kh«ng g¨ng dï kÐo dµi thêi gian thùc hiÖn mµ kh«ng ¶nh h­ëng tíi thêi gian hoµn thµnh dù ¸n  Thay ®æi mèi quan hÖ. 33 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực C©n đối nguån lùc sö dông PERT víi MPP  Xem thªm phÇn ¸p dông víi môc 6.6 file " MPP ap dung 6.6"  Bµi tËp cã tÝnh ®Õn chèng qu¶ t¶i c¸c nguån lùc:  B­íc thø nhÊt : tù ®éng ch­¬ng tr×nh sÏ gióp  B­íc thø hai: cã thÓ cho phÐp split c«ng viÖc trong giíi h¹n dù tr÷ 34 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực  B­íc thø ba: cã thÓ cho phÐp split c«ng viÖc ®Ó tiÕn hµnh tuÇn tù tr­íc sau A-B-C  B­íc thø t­ : c¸c biÖn ph¸p trªn kh«ng thÓ gi¶i quyÕt ®­îc qu¸ t¶i th× chØ cßn mét c¸ch duy nhÊt lµ t¨ng thªm nguån lùc.  35 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực Ví dụ áp dụng 2 :MP5 Thực hiện một dự án với nội dung sau đây: Mỗi nghiên cứu đòi hỏi một kỹ sư (I), mỗi ứng dụng cần một kỹ thuật viên (T). Mỗi công việc bao gồm nghiên cứu và ứng dụng cần được thực hiện liên tục cho đến khi hoàn thành  Các kỹ sử và kỹ thuật viên có khả năng hoàn thành mọi dạng công việc 36 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực Vạch đường PERT chưa tính đến các ràng buộc nguồn lực Xem ví dụ minh hoạ MP5 trang 16-17 khi chưa tính đến các ràng buộc nguồn lực 37 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực Thực hiện một dự án với nội dung sau đây: Nghiên cứu A (2 tuần); ứng dụng A (3 tuần) Nghiên cứu B (3 tuần); ứng dụng B (5 tuần) Nghiên cứu C (4 tuần); ứng dụng C (4 tuần) Nghiên cứu D (5 tuần); ứng dụng D(6 tuần). Tìm kế hoạch tối ưu trong các trường hợp sau  PERT ( không ràng buộc nguồn lực)  Có 2 kỹ sư (I), 3 kỹ thuật viên (T)  Có 2 kỹ sư (I), 2 kỹ thuật viên (T) 38 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực Vạch đường PERT chưa tính đến các ràng buộc nguồn lực. Xem ví dụ minh hoạ Xem ví dụ minh hoạ MP5 trang 18-20 khi có 2 kỹ sư và 3 kỹ thuật viên. Trình bày rõ mức độ quá tải các biện pháp điều chỉnh cần thiết 39 Lập kế hoạch và cân đối nguồn lực Xem ví dụ minh hoạ MP5 trang 21-24 khi có 2 kỹ sư và 2 kỹ thuật viên. Trình bày rõ mức độ quá tải các biện pháp điều chỉnh cần thiết 40 Kết luận Cân đối các nguồn lực tự động (nhờ trợ giúp phần mềm) đảm bảo tính khả thi của dự án Đảm bảo tiến độ và xét các ràng buộc nguồn lực Tuy nhiên phương pháp này không đưa ra tất cả các giải pháp có thể vì đòi hỏi những tính toán khổng lồ Có thể tính tay đôi khi lại đưa ra giải pháp tức thời tối ưu hơn.