Chương 5: Thiết kế báo cáo

1Chương 5: Thiết kế báo cáo Report là một công cụ giúp chúng ta thiết kế các mẫu báo cáo để in ấn dữ liệu. Với report chúng ta có thể thiết kế mẫu mã hiển thị thông tin theo cách mà chúng ta muốn. Mỗi khi report hiển thị kết quả (preview) là lúc có thể in được nội dung báo cáo ra giấy. 2 Quy tắc tạo:  Reports\New\Chọn cách tạo Chọn nguồn \OK  Các cách tạo:  Tạo bằng AutoReport:…  Tạo bằng Wizard  Tạo bằng Design View 1.Tạo mới Report 3Tạo Report bằng Auto Report  Bước 1: Tạo Query làm nguồn cho Report (Nếu Report không có nguồn là toàn bộ Table đã có) AutoReport  Reports\ New, Trong cửa sổ New Report, chọn Table hoặc Query làm nguồn dữ liệu, Chọn OK 4Tạo Report bằng Wizard  Kích vào mục trong cửa sổ Report  Cửa sổ Report Wizard xuất hiện yêu cầu người sử dụng chọn dữ liệu từ một hoặc nhiều Table hay Query, chọn Next 5Tạo Report bằng Wizard  Cửa sổ Report Wizard tiếp theo xuất hiện, Chọn cách hiển thị dữ liệu: Có phân nhóm hay không? 6Tạo Report bằng Wizard  Cửa sổ Report Wizard tiếp theo xuất hiện, Chọn thêm mức phân nhóm 7Tạo Report bằng Wizard  Cửa sổ Report Wizard tiếp theo xuất hiện, Chọn trường sắp xếp dữ liệu trên Report 8Tạo Report bằng Wizard  Cửa sổ Report Wizard tiếp theo xuất hiện, Chọn trường cách bố trí Report trong mục Layout và hướng của trang in Orientation, Chọn Next 9Tạo Report bằng Wizard  Cửa sổ Report Wizard tiếp theo xuất hiện, chọn kiểu của Report, chọn Next  Cửa sổ Report Wizard tiếp theo xuất hiện, chọn tên của Report, chọn Finish 10  Columnar: Hiển thị thông tin chi tiết dạng cột, thông thường dùng để in các thẻ, hóa đơn, phiếu nhập xuất…  Tabular: Dùng để in thông tin chi tiết dạng bảng, thông thường là các danh sách  Group-Total: Thể hiện thông tin dạng bảng ngoài ra còn có các tiêu chí chung ở đầu và thống kê ở chân mỗi nhóm  Summary: Nội dung tóm lược theo mỗi nhóm 2. Một số loại Report 11  Columnar: Hiển thị thông tin chi tiết dạng cột, thông thường dùng để in các thẻ, hóa đơn, phiếu nhập xuất… 2. Một số loại Report 12  Tương tự như trên form chỉ thêm vùng:  Group header: Đầu nhóm  Group footer: Chân nhóm 3. Các thành phần trong cửa sổ thiết kế 13  Report Header: là phần tiêu đề trang đầu tiên của Report, thường ghi tiêu đề và ngày hiện tại. Mỗi Report có nhiều nhất 1 Report Header.  Report Footer: là phần tiêu đề trang cuối của Report, thường có số lũy kế cho trường đến. Mỗi Report có nhiều nhất 1 Report Footer.  Page Header: là phần tiêu đề của một trang báo cáo, thường ghi tên các cột (trường). Mỗi trang báo cáo có nhiều nhất 1 Page Header. 3. Các thành phần trong cửa sổ thiết kế 14  Page Footer: là phần cuối cùng của một trang báo cáo, thường ghi số trang cho một Report. Mỗi trang báo cáo có nhiều nhất 1 Page Footer.  Detail: là phần thân của Report, nơi hiển thị giá trị các bản ghi sẽ in ra. Phần này có thể bị thay đổi, nó phụ thuộc vào nguồn dữ liệu tại thời điểm in ra của report. 3. Các thành phần trong cửa sổ thiết kế 15 3. Các thành phần trong cửa sổ thiết kế 16 3. Các thành phần trong cửa sổ thiết kế 17  Page Footer: là phần cuối cùng của một trang báo cáo, thường ghi số trang cho một Report. Mỗi trang báo cáo có nhiều nhất 1 Page Footer.  Detail: là phần thân của Report, nơi hiển thị giá trị các bản ghi sẽ in ra. Phần này có thể bị thay đổi, nó phụ thuộc vào nguồn dữ liệu tại thời điểm in ra của report. 3. Các thành phần trong cửa sổ thiết kế 18  Để thêm hoặc xóa group header hoặc footer trên Report, thực hiện như sau:  Click vào biểu tượng Sorting and Grouping trên thanh công cụ. 3. Các thành phần trong cửa sổ thiết kế 19 Cách tạo:  Vẽ 1 Textbox và đặt thuộc tính:  Control source: =1  Running sum, chọn 1 trong 2 giá trị:  Over group: Đánh số thứ tự trên từng nhóm  Over all: Đánh số thứ tự trên toàn bộ vùng dữ liệu 4. Tạo cột đánh số thứ tự tự động 20 Đóng khung Report  Cách 1: Dùng các đối tượng đường thẳng và hình chữ nhật  Cách 2: Đóng khung cho các đối tượng Label, Textbox 21  Để tạo nhóm:  View\Sorting and grouping  Nhấp biểu tượng Sorting and Grouping Sắp xếp phân nhóm trên Report 22  Xác định các giá trị trên cửa sổ Sorting and Grouping:  Tạo main report/ sub report.  Tạo subreport như một report độc lập.  Mở đồng thời cửa sổ thiết kế main report và cửa sổ Database. Kéo subreport từ cửa sổ Database vào.  Mở thuộc tính của điều khiển subreport trên mainreport. Kiểm tra sự kết nối dữ liệu qua các thuộc tính LinkMasterFields và LinkChildFields. Main Report/ Sub Report 23 Hướng dẫn giải bài tập Câu 4 Thực hiện theo 5 bước  Bước 1: Tạo Modul đọc số thành chữ (giáo viên cung cấp)  Bước 2: Tạo Main Report có tên là INCHUNGTU với Số chứng từ lấy từ Form. Nguồn dữ liệu của Main Report có điều kiện soCT=số chứng từ lấy từ Form.  Bước 3: Tạo Sub Report, kéo vào Main Report  Bước 4: Đổi số ra chữ  Bước 5: Tạo nút in thực hiện chức năng IN report vừa tạo ở trên 24 Hướng dẫn giải bài tập Câu 5 Thực hiện theo 3 bước  Bước 1: Tạo Form theo mẫu nhưng chưa tạo nút Thực hiện  Bước 2: Tạo Report theo mẫu, Textbox từ ngày, đến ngày, Nhập/ Xuất lấy dữ liệu từ Form. Nguồn dữ liệu của Report có điều kiện là Ngày chứng từ nằm trong khoảng từ ngày và đến ngày trên Report. Loại phiếu = loại phiếu được chọn trong combobox ở form  Bước 3: Tạo nút Thực hiện cho Form với hành động khi kích vào là chạy Report được tạo ở bước 2 25  Xác định các giá trị trên cửa sổ Sorting and Grouping:  Field/Expression: Tên trường hoặc biểu thức cần tạo nhóm  Sort order: Cách sắp xếp  Group hearder: Hiển thị tiêu đề đầu nhóm (Yes/No)  Group footer: Hiển thị tiêu đề cuối nhóm (Yes/No) Sắp xếp phân nhóm trên Report