Chương 5 Thiết kế hệ thống thông tin quản trị

CHƯƠNG 5 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ Nội dung chính 1. Khái niệm, vai trò của thiết kế HTTTQT 2. Điều kiện để thiết kế HTTTQT 3. Các bước thiết kế hệ thống thông tin quản trị 4. Sơ đồ chức năng công việc – BFD 5. Qui trình hệ thống thông tin quản trị Thiết kế HTTTQT là tổng hợp toàn bộ những thao tác, những công việc cụ thể trên hệ thống nhằm thực hiện các kết quả phân tích, trên cơ sở dung hoà các yêu cầu, các ràng buộc và các điều kiện của thực tế. 1. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ Tiếp cận toàn cục bằng cách xét mỗi phần tử, mỗi dữ liệu, mỗi chức năng là bộ phận của một tổng thể toàn vẹn. Sự hiểu biết tổng thể toàn vẹn này rất cần thiết cho việc phát triển tốt của mỗi bộ phận trong nó. Thiết kế hệ thống cung cấp thông tin chi tiết cho người có thẩm quyền quyết định chuyển sang giai đoạn tiếp theo là giai đoạn thực hiện hệ thống hay không. Thiết kế hệ thống giúp cho người có thẩm quyền có một cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống, mọi sự thay đổi sửa chữa trong giai đoạn thiết kế bao giờ cũng dễ dàng và ít tốn kém hơn so với giai đoạn thực hiện. 1. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ Phaûi kieän toaøn boä maùy quaûn lyù doanh nghieäp, xaùc ñònh roõ chöùc naêng nhieäm vuï töøng ngöôøi, töøng boä phaän cuõng nhö moái quan heä giöõa caùc boä phaän, caùc caáp quaûn lyù. Treân cô sôû ñoù ta môùi coù theå xaùc ñònh ñoái töôïng truyeàn tin, ñoái töôïng nhaän tin, nhu caàu thoâng tin cuûa töøng ñoái töôïng cuï theå trong doanh nghieäp. Trong cô caáu toå chöùc noäi boä doanh nghieäp, caàn thoáng nhaát giöõa coâng taùc keá toaùn vaø coâng taùc thoáng keâ. 2. ĐIỀU KIỆN ĐỂ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ Bước 1. Phân tích hệ thống các quyết định của nhà quản trị. Đòi hỏi các nhà thiết kế HTTT phải xác định rõ: Đảm bảo tính khoa học và thông tin chính xác? Đảm bảo tính thống nhất? Mỗi quyết định trong tổ chức được đề ra có đúng thẩm quyền không? Đảm bảo đúng thời gian và địa điểm? Những quyết định nhà quản trị cần tới những thông tin nào? Mỗi quyết định trong tổ chức được đề ra có đúng người không? 3. CÁC BƯỚC THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ Bước 2. Phân tích những yêu cầu về thông tin Bước 3. Tổng hợp các yêu cầu của thông tin Bước 4. Xây dựng hệ thống thông tin Chi tiết các loại thông tin trong hệ thống thiết kế. Các nguồn, các loại dữ liệu, các địa điểm của những người người sử dụng và những yêu cầu về lưu trữ. Yêu cầu về các loại phần cứng và phần mền của máy tính sẽ được sử dụng. 3. CÁC BƯỚC THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ 1. Khái niệm: BFD (Business Function Diagram) Là sơ đồ mô tả HTTT. Sơ đồ này chỉ ra cho ta thấy HTTT cần phải làm những chức năng gì. BFD không chỉ ra HTTT phải làm như thế nào, cũng không chỉ ra những công cụ nào được sử dụng để thực hiện những chức năng này. BFD còn được gọi là sơ đồ chức năng kinh doanh. 4. SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG CÔNG VIỆC - BFD Ví dụ: Sơ đồ chức năng của HTTTQL trường đại học có dạng sau: Quản lý Trường ĐH QL đào tạo QL NCKH QL Nhân sự QL tài vụ QL Sinh Viên Sơ đồ chức năng thể hiện quản lý doanh nghiệp Nhằm đảm bảo 4 nhiệm vụ chính: Phân tích: DFD dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng. Thiết kế: DFD dùng để vạch các kế hoạch và minh họa các phương án cho phân tích viên hệ thống và người sử dụng khi thiết kế hệ thống mới. Biểu đạt: DFD là công cụ dễ hiểu đơn giản đối với phân tích viên hệ thống và người dụng. Tài liệu: DFD cho phép biểu diễn các tài liệ phân tích hệ thống dễ hiểu đầy đủ súc tích ngắn gọn giúp cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống. Và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó 4. SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG CÔNG VIỆC - BFD 2. Phân rã của BFD Hệ thống TT bao gồm nhiều thành phần, để hiểu rõ HTTT người ta phải phân rã BFD của HTTT. Bản chất của công việc này là 1 chức năng sẽ được phân chia, phân nhỏ theo chức năng chi tiết hơn theo cấu trúc hình cây. Lợi ích của phân rã BFD: Cho phép phân tích đi từ tổng quát đến cụ thể, từ tổng hợp đến chi tiết. Có thể chia cho từng nhóm công tác, từng phần công việc ở 1 cấp nào đó mà không sợ chồng chéo, nhầm lẫn, trùng lắp. 4. SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG CÔNG VIỆC - BFD Ví dụ: Chức năng quản lý đào tạo của một trường đại học có thể được phân rã Quản lý Đào tạo QLĐT Chính qui QLĐT tại chức QLĐT sau ĐH QLĐT bằng 2 QLĐT chuyển đổi 5. QUY TRÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ Qui trình đặt phòng của khách sạn Qui trình trả phòng của Khách sạn