Chương 6 Kết thúc dự án

07/09/2008 1 Chương 6 Kết thúc dự án GV: TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN 07/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 2 Nội dung 1. Các vấn đề khi kết thúc dự án1. Các vấn đề khi kết thúc dự án 2. Quản lý về con người2. uản lý về con người 3. Quản lý truyền thông3. uản lý truyền thông 4. Quản lý thông tin4. uản lý thông tin 5. Q.lý sự chuyển giao quyền lực5. .lý sự chuyển giao quyền lực 07/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 3 CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN Con người Truyền thông Thông tin Quyền lực 07/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 4 QUẢN LÝ VỀ CON NGƯỜI (1) • Thành viên của tổ DA – Lo lắng về tương lai của họ – Giảm sự quan tâm đối với các nhiệm vụ còn lại – Giảm động cơ làm việc – Không gắn bó với dự án như lúc ban đầu • Nhà QLDA – Quyền hạn bị giảm đi Các vấn đề cần được quan tâm • Thành viên của tổ DA – Dự án có bị giải tán hay không? – Dự án nào sẽ là dự án kế tiếp? – Khi nào thì họ sẽ dời khỏi dự án? – Việc trở về công việc cũ như thế nào, có được hay không? • Nhà QLDA – Nguồn lực, thời gian, ngân sách bị giảm đi Các yếu tố ảnh hưởng 07/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 5 QUẢN LÝ VỀ CON NGƯỜI (2) • Khách hàng của DA – Giảm sự quan tâm ở các mức độ tổng thể, bao quát – Gia tăng sự quan tâm theo mức độ của người sẽ vận hành dự án – Gia tăng sự quan tâm về các chi tiết, các kết quả của dự án – Thường ít tham gia các cuộc họp của dự án Các vấn đề cần được quan tâm • Khách hàng của DA – Khi nào sẽ được vận hành dự án? – Dự án sẽ vận hành đúng như các yêu cầu mong muốn hay không? – Dự án nào sẽ là dự án kế tiếp? – Những việc cần làm để có thể kết thúc dự án? Các yếu tố ảnh hưởng 07/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 6 QUẢN LÝ VỀ CON NGƯỜI (3) • Hướng giải quyết vấn đề – Động viên và duy trì để mọi người gắn bó với dự án – Làm sao để khuyến khích mọi người tự quản lý để hoàn thành nhiệm vụ – Phải cung cấp đầy đủ thông tin và nguồn lực để hoàn thành các nhiệm vụ còn lại của dự án 07/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 7 QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG (1) • Truyền thông hai chiều một cách hiệu quả (effective two way communication) là nhân tố quan trọng dẫn đến sự thành công của dự án, • Trong giai đoạn kết thúc, nhà quản lý dự án cần phải đảm bảo luồng thông tin giữa nhà quản lý dự án với tổ dự án và với khách hàng. Mục tiêu, yêu cầu Nhà quản lý DA Tổ dự án, k.hàng Phản hồi về quy trình, kết quả 07/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 8 QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG (2) • Hướng giải quyết: – Tổ chức nhiều cuộc họp hơn để so sánh, đánh giá, rút kinh nghiệm – đóng gói dự án (wrapped up) – Mở rộng thành phần tham gia • Tất cả các tổ dự án (càng lúc càng ít dần) • Mời nhân sự phía khách hàng – Các cuộc họp này cho phép xem xét các vấn đề chi tiết hơn, đó là các vấn đề chưa được đề cập trước đây – Phải có cuộc họp riêng giữa nhà quản lý dự án và tổ dự án 07/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 9 QUẢN LÝ THÔNG TIN (1) • Vấn đề đặt ra trong giai đoạn này là chúng ta cần những thông tin gì và tại sao lại cần nó? • Ở giai đoạn này: – Hầu như tất cả tiền bạc và nguồn lực đã được sử dụng hết – Đa số các kết quả đã được hình thành • Trả lời câu hỏi trên là: – Xác định các công việc còn tồn tại – Ghi nhận lại bản chất thực sự của các kết quả – Tạo ra một tài liệu về dự án – Kiểm soát những gì chúng ta đạt được so với những gì đã đề ra. 07/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 10 QUẢN LÝ THÔNG TIN (2) • Hoàn thành dự án (project completion) – Việc nào đã hoàn tất? – Việc nào chưa hoàn tất? Æ Muốn trả lời các câu hỏi này phải dựa vào: – Đặc trưng của dự án – Hệ thống kiểm soát sự thay đổi của dự án – Who, what, why của các sự thay đổi này 07/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 11 QUẢN LÝ THÔNG TIN (3) • Kiểm định/kiểm toán sau dự án (post project audit) – Kiểm định • Tình trạng hiện hành của dự án • Kiểm định khả năng thất bại hay lầm lỗi của DA • Liệu chúng ta có cần phải thay đổi phương cách quản lý hay hoạch định dự án không – Khách hàng kiểm định • Kết quả của dự án có hoàn tất đúng hạn được hay không? • Những còn tồn đọng cần phải đươc thực hiện tiếp • Chi phí có bị vượt hay không? – Đối với nhà quản lý dự án • Chi phí thực hiện có đúng như dự định hay không? • Kỹ thuật quản lý dự án được sử dụng thích hợp hay không? • Những công việc nào có sử dụng tài sản của dự án? 07/09/2008TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan 12 QUẢN LÝ SỰ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC • Bản chất là sự chuyển giao quyền lực giữa người quản lý dự án sang người vận hành dự án • Việc chuyển giao quyền lực phải được chuyển giao trong buổi lễ chính thức.