Chương 6 Kiểm soát dự án

16 Kiểm soát dự án 26.1 KHÁI NIỆM CHUNG 3KIỂM SOÁT DỰ ÁN  Kiểm soát thời gian và chi phí trong dự án  Kiểm soát dự án theo phương pháp giá trị làm ra 4KIỂM SOÁT DỰ ÁN Quá trỡnh: Thu thập dư liệu và thông tin về việc thực hiện dự án và các thay đổi về môi trường; So sánh các dư liệu thu thập được với kế hoạch dự án, tiêu chuẩn thực hiện hoặc các tác động mong muốn. Điều này có thể bao gồm cả việc dự đoán các kết quả của dự án; Đề xuất các hoạt động sửa sai hoặc điều chỉnh nếu cần thiết. Điều này có thể bao gồm cả việc rút ra bài học cho các dự án khác trong tương lai, trong trường hợp đánh giá sau dự án. 5KHÁI NIỆM VÀ THUẬT NGỮ Theo dõi dự án: là quá trinh thu thập thường xuyên các dư liệu chính xác theo thời gian về việc thực hiện dự án. Đánh giá dự án: là quá trinh xác định tính hiệu quả và tác động các hoạt động của dự án dựa trên mục tiêu, mục đích của dự án càng hệ thống và khách quan càng tốt. Các thuật ngữ khác: theo dõi (tracking), báo cáo hoặc hệ thống thông tin quản lý dự án 6THEO DÕI THỰC HIỆN DỰ ÁN Liệu công việc đã đáp ứng các tiêu chuẩn đòi hỏi chưa? Liệu dự án có đáp ứng được các mục tiêu chính không? (có vấn đề về chất lượng công việc không? Nguyên nhân và cách giải quyết?) Liệu dự án có hoàn thành đúng hạn không? (Chậm bao lâu? Nguyên nhân và cách giải quyết?) 7THEO DÕI THỰC HIỆN DỰ ÁN Liệu chi phí dự án có nằm trong dự chi không? (Có vượt chi không? Nguyên nhân và cách giải quyết?) Liệu có bất kỳ vấn đề nào cần giải quyết không? Chúng ta có thể làm gỡ để đẩy mạnh hơn nữa việc thực hiện dự án? 8®Çu raHO¹T ®«NGCUA D­ ¸N®Çu vµo kÕ ho¹ch gi¸m s¸t so s¸nh / hµnh ®éng hÖ thèng kiÓm so¸t dù ¸n 9ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Dự án đã đáp ứng được các mục tiêu đề ra chưa? Các tác động là gi? Dự án có đạt được mục tiêu với chi phí hiệu quả không? Dựa trên tiến độ và việc thực hiện dự án, có cần phải thay đổi kế hoạch và thiết kế của dự án không? Có những thay đổi nào từ môi trường bên trong và bên ngoài khiến phải xem lại kế hoạch dự án không? 10 ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Hệ thống giám sát tại chỗ có hoạt động hiệu quả không để giúp cho ban quản lý thu thập dữ liệu thích hợp, chính xác và đúng lúc để ra các quyết định cần thiết? Liệu có bất kỳ thay đổi nào về môi trường của dự án mà cần phải điều chỉnh hệ thống giám sát không? 11 §¸nh gi¸ tiÕp theo ®¸NH GI¸ GI÷A KY ®¸nh gi¸ nhu cÇu chu kú sèng cña dù ¸n vµ c¸c giai ®o¹n ®¸nh gi¸ ®¸nh gi¸ phª chuÈn ®¸nh gi¸ cuèi kú b¸o c¸o cuèi kú x¸c ®Þnh lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn kÕt thóc - ChuyÓn giao - Kho¸ sæ - Thanh to¸n - Môc ®Ých - Môc tiªu - ThiÕt kÕ dù ¸n - WBS - LËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh - Thêi gian biÓu dù ¸n - Nh©n sù vµ tæ chøc - Kü thuËt/ HËu cÇn - Gi¸m s¸t/ KiÓm tra gi¸m s¸t/ kiÓm tra - C¸c ho¹t ®éng - Gi¶i quyÕt vÊn ®Ò - §iÒu phèi/ Gi¸m s¸t 2 - 5 - 10 n¨m sau ... 12 Kiểm soát dự án Phương tiện để kiểm soát dự án Kiểm soát dự án là giai đoạn khó nhất trong việc thực hiện dự án 13 Kiểm soát dự án Việc kiểm soát sẽ không đạt hiệu quả nếu như thiếu các công cụ đã được đưa vào ngay từ giai đoạn chuẩn bị: Cơ cấu tổ chức dự án Các công việc Phân công trách nhiệm rõ ràng Các công việc với đầy đủ các thông tin: phương tiện, thời hạn và dự trù kinh phí 14 Kiểm soát dự án Phương tiện để kiểm soát dự án Xác định các nút để thực hiện kiểm soát Áp dụng các phương tiện và phương pháp để đảm bảo thực hiện kiểm soát một cách có hiệu quả. Đội ngũ quản lý có năng lực và có động cơ làm việc tốt 15 Kiểm soát dự án Kiểm soát tiến triển của dự án Kiểm tra định kỳ và tổng hợp 16 6.2 Kiểm soát kỹ thuật 17 Kiểm soát dự án Phương tiện để kiểm soát kỹ thuật Báo cáo tiền triển định kỳ Họp tiến độ Phân tích các tài liệu kỹ thuật 18 Kiểm soát dự án Tổng hợp Vượt qua những mốc tổng hợp Bản ghi nhận những kết quả đã đạt được Báo cáo đánh giá Báo cáo về thu nhập Báo cáo về phân loại 19 Kiểm soát dự án Phương tiện kiểm soát chất lượng Kế hoạch chất lượng Báo cáo định kỳ về việc thực hiện kế hoạch chất lượng Họp về tiến triển chất lượng Kiểm soát việc tuân thủ trình tự Kiểm soát tính phù hợp của các tài liệu 20 Kiểm soát dự án Tham gia vào báo các thu nhập và báo cáo thẩm định Xem xét Kiểm toán Chuyên gia 21 6.3 Kiểm soát tiến độ 22 Kiểm soát dự án Phương pháp kiểm soát tiến độ Việc kiểm soát tiến độ thay đổi tuỳ theo việc người ta có sử dụng hay không các phương tiện để thực hiện các nhiệm vụ Với những dự án nhỏ : quản lý theo nhiệm vụ. Sử dụng tất cả mọi phương tiện sẵn có để quản lý. Đặc biệt sử dụng việc lập lại kế hoạch các nhiệm vụ còn phải hoàn thành 23 Kiểm soát dự án Đối với những dự án lớn, có nhiều nhà thầu phụ, quản lý tiến độ: thời hạn giao hàng, thời hạn giao hoá đơn chứng từ… Trong trường hợp này từng nhà thầu lại tự quản lý theo kế hoạch chi tiết của mình. Việc tổng hợp các dự án chi tiết thành một dự án tổng hợp đôi khi là rất khó, vi các dự án luôn chứa đựng các rủi ro. Do đó không nên lập kế hoạch quá chi tiết. 24 Kiểm soát dự án 1.Kiểm tra Kiểm tra định kỳ tiến triển của dự án Đánh giá việc thực hiện dự án so với kế hoạch Kiểm tra việc hoàn thành các điểm mốc 25 Kiểm soát dự án 2. Điều chỉnh Tìm các biện pháp cải thiện tình hình với ràng buộc về tiến độ Thay đổi trình tự thực hiện các công việc Tăng cường các nguồn lực (nhân lực, vật tư, máy móc…trong trường hợp cần thiết) Động viên người lao động 26 Kiểm soát dự án 3. Đánh giá tương lai Hiện trạng quan sát được Các biện pháp điều chỉnh đã thực hiện Thực hiện định kỳ việc đánh giá các tiến độ nhiều khả năng xảy ra nhất. Đặc biệt thời điểm hoàn thành dự án Xem vị dụ MP9 trang 10  27 Kiểm soát dự án Làm chủ tiến độ Kết hợp kiểm soát và điều chỉnh Thực hiện nhiệm vụ Thực hiện Đặc điểm nhiệm vụ Kiểm soát 28 Kiểm soát dự án Chu kỳ giữa các lần kiểm tra hợp lý: Quá ngắn : khó có thể đánh giá tiến triển dự án Quá dài : không thể phản ứng kịp thời khi cần Chu kỳ kiểm tra phải phù hợp với từng dự án: Ví dụ : 1 năm : từng 15 ngày 2 năm : từng tháng 5 đến 10 năm : từng quý 29 Kiểm soát dự án Làm chủ tiến độ Nếu công việc quá dài cần phải xác định các điểm quan sát trung gian để tránh những điểm “tối “ 30 Tiến triển thực hiện nhiệm vụ Phương pháp Nguyên lý Áp dụng Ưu điểm Đo lường Đánh giá mức độ so với khi hoàn thành toàn bộ Áp dụng với những công việc dễ đo lường áp dụng Khách quan.Xác định được việc còn phải làm Đánh giá Đánh giá % hoàn thành so với toàn bộ Khi có các phương tiện có thể đưa ra những đánh giá hợp lý. Chú ý đến quan điểm tối ưu Xác định được % việc còn phải làm 0/50/100 Chưa bắt đầu 0% Đang thực hiện 50% Hoàn thành 100% Khi có số lượng lớn nhiệm vụ số liệu thống kê khá chính xác Khách quan, nhanh Khó dự kiến tương lai vì thiếu đánh giá từng công việc 31 Tiến triển thực hiện nhiệm vụ Thời hạn 0 1 Quan sát 2 3 4 3 4 5 6 Đánh giá ban đầu 800 h 4 tháng Bắt đầu muộn Chi phí đã bỏ ra 250 h Đánh giá tiến độ 20% Còn phải làm 1000 h 4 tháng Lập lại kế hoạch 1250 h 5 tháng 32 Kiểm soát dự án 6.4 Kiểm soát Chi phí 33 Kiểm soát dự án Kế toán phân tích Kế toán phân tích cho phép hạch toán chi phí thực bỏ ra, so sánh những chi phí này với kế hoạch ban đầu. Cần phải dự kiến các điểm quan sát, các chi phí phải bỏ ra tại các điểm đó tuỳ theo các công việc thực hiện Thời gian hao phí, các khoản dự trù được tính vào giá thành. 34 Kiểm soát dự án Kế toán phân tích Cần phải xác định số lượng điểm quan sát đủ lớn để có thể phân tích được các chi phí (tuỳ theo công việc và theo người thực hiện) nhưng cũng không quá nhiều để thực hiện được và có thể sử dụng được các kết quả phân tích 35 Kiểm soát dự án Xem trang 38 Project 98 Các chỉ số chi phí  36 Đỏnh giỏ thực hiện kế hoạch chi phớ, tiến độ, năng suất BCWS BCWP ACWP Chậm t/ độ cost Timing cost time 37 Đỏnh giỏ thực hiện kế hoạch chi phớ, tiến độ, năng suất ETC ACWP BCWS BCWP SV BAC BĐ EAC VAC ETC CV Điểm quan sát HT DK 38 Kiểm soát dự án Đường cong S biểu diễn sự biến thiên của chi phí theo t Đường BCWS được xây dựng từ dự toán. Đó là tổng hợp các chi phí phải bỏ ra theo thời gian. Đường chi phí này có dạng chữ S vì chi phí ban đầu thường lớn, giảm dần vào giai đoạn cuối của dự án Tại điểm quan sát J đường này có giá trị BCWS – chi phí theo ngân sách để thực hiện công việc đã được vạch ra (dự chi) 39 Kiểm soát dự án Phân tích tiến độ, chi phí và hiệu quả xem MP9 trang 17  40 Kiểm soát chi phí truyền thống Chi phí được giám sát một cách riêng lẻ (cho một hoặc một nhóm các công việc trong cấu trúc phân tách công việc - WBS). Chi phí bao gồm: Mô tả về công việc, kế hoạch thời gian, người chịu trách nhiệm, dự chi theo từng giai đoạn, nguồn lực cần thiết 41 PHƯƠNG PHÁP KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRUYỀN THỐNG Sử dụng các tài khoản chi phí được giám sát một cách riêng lẻ (cho một hoặc một nhóm các công việc trong cấu trúc phân tách công việc - WBS). 42 PHƯƠNG PHÁP KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRUYỀN THỐNG Mỗi tài khoản chi phí có thể bao gồm: Mô tả về công việc Kế hoạch thời gian Người chịu trách nhiệm Dự chi theo từng giai đoạn Nguyên vật liệu, nhân công và thiết bị cần thiết 43 Kiểm soát chi phí truyền thống Nội dung: phân tích chênh lệch được thực hiện theo từng giai đoạn thực chi nhiều hơn hay ít hơn số dự chi Nhược điểm: Trong quản lý dự án, chỉ phân tích chênh lệch về chi phí là không đủ bởi nó không chỉ ra bao nhiêu phần công việc đã hoàn thành, và cũng không chỉ ra chỉ tiêu trong tương lai sẽ là bao nhiêu. 44 Kiểm soát chi phí truyền thống C«ng viÖc T1 T2 T3 T4 T5 T6 Dù chi 1 HiÖn t¹i 150 2 150 3 200 4 100 Tæng 600 KÕ ho¹ch = 150 (100%) Thùc tÕ = 150 KÕ ho¹ch = 150 (75%) Thùc tÕ = 150 > Nhá h¬n dù chi KÕ ho¹ch = 0 Thùc tÕ = 0 KÕ ho¹ch = 450 Thùc tÕ = 420 KÕ ho¹ch = 150 (100%) Thùc tÕ = 120 45 Kiểm soát chi phí theo giá trị công việc Task Jan Feb Mar Apr May Jun Task Budget 1 HiÖn t¹i 150 2 150 3 200 4 100 Total 600 > Kª ho¹ch = 150 Thùc hiÖn = 150 Thùc tÕ = 120 Kª ho¹ch = 150 Thùc hiÖn = 50 Thùc tÕ = 150 Kª ho¹ch = 150 Thùc hiÖn = 170 Thùc tÕ = 150 Kª ho¹ch = 0 Thùc hiÖn = 0 Thùc tÕ = 0 KÕ ho¹ch = 450 Thùc hiÖn = 370 Thùc tÕ = 420 > 80 ChËm kÕ ho¹ch 80 Chi phÝ thÊp h¬n dù kiÕn (100%) (33%) (85%) (0%) 46 Giới hạn chi phí 0 500 1000 1500 2000 1 2 3 4 5 Lower limit Cummulative Bud. Upper limit Actual cost 47 Phương pháp Giá trị thu được Phương pháp phân tích giá trị thu được Earned Value Analysis - EV Phương pháp tiêu chuẩn hệ thống kiểm soát Chi phí/Thời gian (C/SCSC) (Cost/Schedule Control System Criteria) Ra đời 1962 áp dụng bởi Bộ Quốc Phòng Mỹ và NASA 48 Phân tích giá trị thu được Xem xét, tổ hợp ba yếu tố: chí phí, kế hoạch, thực hiện vào một hệ thống Quy ra tiền EV cho phép Đo lường quá trinh thực hiện dự án Xác định chênh lệch ngân sách và thời gian Dự báo thời gian hoàn thành, ngân sách hoàn thành 49 Các khái niệm cơ bản Dự chi (Budgeted Cost for Word Scheduled-BCWS): Tổng chi phí (hoặc giá trị) của tất cả công việc theo kế hoạch, tỷ lệ tương ứng các chi phí tổng hợp, tính theo giá thành dự toán Thực chi (Actual Cost for Word Performed-ACWP): Chi tiêu thực tế hao phí và được ghi nhận cho công việc thực hiện trong một giai đoạn cụ thể. 50 Các khái niệm cơ bản Nếu nguyên vật liệu được mua trước, chỉ tính chi phí nguyên vật liệu sử dụng cho công việc đã được thực hiện. Nếu nguyên vật liệu được ghi vào bên Có của Tài khoản Phải trả, chi phí sẽ được tính cả trong ACWP. ACWP cũng bao gồm tất cả các chi phí biến đổi và tỷ lệ tương ứng của phần chi phí quản lý. 51 Các khái niệm cơ bản Giá trị làm ra (Budgeted Cost for Word Performed- BCWP): chi phí (hoặc giá trị) của tất cả công việc thực hiện được trong một giai đoạn, được tính toán dựa trên dự chi các công việc của dự án. 52 Các khái niệm cơ bản Chi phí này được xác định bằng cách nhân tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành với dự chi của mỗi công việc, do đó: BCWP cho một công việc hoàn thành là dự chi của công việc này. BCWP của gói công việc được hoàn thành một phần được ước tính chủ quan hơn bằng cách sử dụng số tính toán thực tế của phần công việc đã được hoàn thành. 53 Ước tính giá trị làm ra (BCWP) Công thức chung: Giá trị làm ra = dự chi * % công việc đã làm Trong thực tế, là thế nào để tính được "% công việc đã làm"?  Sử dụng cách điều chỉnh chủ quan  Căn cứ trên số lượng các đơn vị sản lượng hoàn thành 54 ƯỚC TÍNH GIÁ TRỊ LÀM RA (BCWP) Sử dụng các mốc tăng trưởng: các giá trị định mức của các mốc dự án. Chú ý: Tính chính xác phụ thuộc vào việc phân phối công bằng tỷ lệ phần trăm các công việc nhỏ liên quan đến chi phí. Sử dụng nguyên tắc 50-50 (hoặc 40-60) 55 PHÂN TÍCH THỰC HIỆN Các đại lượng phân tích sai lệch (Variance Analysis) 1)Sai leọch veà tieỏn ủoọ – SV (Schedule Variance) 2) Sai leọch veà chi phớ – CV (Cost Variance) 3) Sai leọch keỏ toaựn – AV (Accounting Variance) 4) Sai leọch thụứi gian – TV (Time Variance) 56 Các chỉ số cơ bản Chênh lệch về tiến độ: SV = Giá trị làm ra - Dự chi = BCWP- BCWS Là con số tính bằng tiền chỉ ra tổng công việc đã hoàn thành cho tới thời điểm này là ít hơn (hay nhiều hơn) so với kế hoạch, điều này nói lên rằng dự án là đang chậm (hay nhanh) so với kế hoạch. (SV<0 có nghĩa là dự án đang chậm tiến độ) 57 Các chỉ số cơ bản Chênh lệch về chi phí: CV = Giá trị làm ra-Thực chi=BCWP-ACWP sự thực hiện về chi phí của dự án. (CV < 0 có nghĩa là chi vượt mức) Chênh lệch về thời gian: TV = SD - BCSP (trong đó SD là "thời điểm hiện trạng" và BCSP là thời điểm mà BCWS = BCWP): Chỉ ra trên thang thời gian dự án chậm bao nhiêu so với kế hoạch. 58 PHÂN TÍCH THỰC HIỆN Chênh lệch về kiểm toán: AV = Dự Chi - Thực chi = BCWS - ACWP. Là sự khác lệch giữa dự chi và chi tiêu thực tế. AV = Dự Chi - Thực chi = BCWS - ACWP Là sự khác lệch giua dự chi và chi tiêu thực tế. AV > 0  Ngaõn saựch theo keỏ hoaùch lụựn hụn thửùc chi AV = 0  Ngaõn saựch theo keỏ hoaùch ủuựng baống thửùc chi AV < 0  Ngaõn saựch theo keỏ hoaùch nhoỷ hụn thửùc chi 59 Các chỉ số thực hiện 1.SPI = BCWP/BCWS (Chỉ số tốc độ) 2. CPI = BCWP/ ACWP (Chỉ số chi phí) Các giá trị của SPI và CPI lớn hơn 1 chỉ ra rằng công việc thực hiện nhanh hơn kế hoạch và chi tiêu dưới mức dự chi, một cách tương tự, các giá trị nhỏ hơn chỉ điều ngược lại. Vớ dụ : Vớ dụ tớnh giỏ trị  60 Kiểm soát dự án  Cũng tại điểm J kết quả phân tích cho ta số liệu ACWP – chi phí thực tế để thực hiện công việc đã hoàn thành (Thực chi) Giá trị ACWP và BCWS chỉ bằng nhau khi công việc đã hoàn thành đúng như tiến độ đã đề ra. Điều này thực tế ít xảy ra Cần phải tính giá trị BCWP (dự chi), để có thể đánh giá chính xác tiến triển thực của dự án 61 Kiểm soát dự án Giá trị BCWP có thể tính được bằng cách tính tổng các BCWP của để thực hiện từng nhiệm vụ. Điều này chỉ có thể làm được nếu có dự án gồm các công việc rõ ràng Điều này lại thường ít xảy ra, đặc biệt trong trường hợp phần công việc thực hiện bởi các nhà thầu chiếm tỷ trọng lớn. Trong trường hợp này người ta đánh giá BCWP qua giá trị bị muộn tại thời điểm xem xét : BCWP tại J bằng BCWS tại điểm R 62 Kiểm soát dự án Trong trường hợp này người ta đánh giá BCWP qua giá trị bị muộn tại thời điểm xem xét : BCWP tại J bằng BCWS tại điểm R (R = J – chênh lệch) Công thức % chênh lệch chi phí : (BCWP -ACWP)/ BCWP 63 Kiểm soát dự án Phân tích định kỳ chi phí cho phép xây dựng: Đường cong BCWP Đường cong ACWP Phân tich các đường cong này cho phép xác định Chí phí cuối cùng dự kiến Thời điểm hoàn thành dự kiến  64 Kiểm soát dự án B¸o c¸o theo tõng c«ng viÖc Chi KH Chi KL Chi Tt SV (KL-KH) CV(KL-Tt) SI CI BCWS BCWP ACWP BCWP-BCWS BCWP-ACWP BCWP/BCWS BCWP/ACWP A 1200 1500 1500 300 0 1.25 1 B 3000 3000 3000 0 0 1 1 E 3256 1628 2900 -1628 -1272 0.5000367 0.56 Tæng 7456 6128 7400 -1328 -1272 0.8219044 0.83 C«ng viÖc A v­ît tiÕn ®é (SV =300 >0; SI > 1); chi ®óng (CV =0, CI =1) C«ng viÖc B ®óng tiÕn ®é (SV =0; SI = 1); chi ®óng (CV =0, CI =1) C«ng viÖc E chËm tiÕn ®é (SV =-1328 <0; SI<1); chi ®óng (CV =0.5, CI =0.56) 65 DỰ BÁO THỰC HIỆN CHI PHÍ TƯƠNG LAI FCTC (Dự báo chi phí để hoàn thành dự án) = (BCAC - BCWP)/ CPI, ở đó BCAC là dự chi tại thời điểm hoàn thành dự án. Số này cũng giống như BCWS ở thời điểm dự định hoàn thành. FCAC (Dự báo tổng chi phí vào thời điểm hoàn thành) = Ngân sách ban đầu/ CPI 66 DỰ BÁO THỰC HIỆN CHI PHÍ TƯƠNG LAI Ghi chú: Sự điều chỉnh chi phí này có thể làm đối với các hoạt động riêng lẻ để đưa ra được dự báo tốt hơn. Giả định cơ sở là việc thực hiện chi phí không thay đổi. Nếu không việc điều chỉnh cần phải làm đối với bản thân CPI 67 Kiểm soát dự án Xem phụ lục chương 6 kiểm soát dự án 