Chương 6: Kiểm tra và giám sát

CHƯƠNG 6: KIỂM TRA VÀ GIÁM SÁT Kiểm soát dự án Là tiến trình thu thập, phân tích và sử dụng thông tin một cách liên tục và có hệ thống nhằm mục đích kiểm soát và ra quyết định quản lý. Kiểm soát dự án là quá trình gồm 3 bước:  Thu thập thông tin: + Tiến độ + Chi phí + Thành quả (các yêu cầu về kỹ thuật)  So sánh các thông tin này với kế hoạch và yêu cầu đã đề ra.  Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được yêu cầu đã đề ra Sự cần thiết kiểm soát dự án  Đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra của dự án  Động viên nhân viên  Có những hành động đối phó sớm với những sai lệch  Rút ra bài học kinh nghiệm cho các dự án khác Các dạng của kiểm soát dự án  Kiểm soát tiến độ  Kiểm soát phạm vi và chất lượng  Kiểm soát chi phí Các loại kiểm soát Có 2 loại kiểm soát:  Kiểm soát bên trong (internal control): là hệ thống và quy trình giám sát do phía thực hiện dự án ấn định  Kiểm soát bên ngoài (external control): là các quy trình và tiêu chuẩn kiểm soát được ấn định bởi khách hàng Mô hình của hệ thống kiểm soát Quá trình Đầu vào Đầu ra Phản hồi Các vấn đề khó khăn thường gặp  Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó trong chi phí, thời gian và chất lượng  Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối hay nhẹ nhất là không được sự đồng ý.  Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đầy đủ.  Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thông tin thiên lệch.  Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi. KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ  Kiểm soát tiến độ là quá trình so sánh hiệu suất lịch trình thực tế với lịch trình cơ bản để xác định phương sai, đánh giá các thay thế có thể, và có hành động thích hợp. KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ - Tiến độ dự án - Báo cáo kết quả HĐ - Các yêu cầu thay đổi - KH quản lý tiến độ - Hệ thống KS thay đổi tiến độ - Đo lường kết quả - Lập KH bổ sung - Phần mềm QLDA - Tiến độ được cập nhật - Các HĐ điều chỉnh - Bài học kinh nghiệm ĐẦU VÀO CÔNG CỤ, KỸ THUẬT ĐẦU RA KIỂM SOÁT PHẠM VI VÀ CHẤT LƯỢNG  Kiểm soát phạm vi và chất lượng là quá trình so sánh hiệu suất thực tế với tuyên bố phạm vi để xác định phương sai, đánh giá lựa chọn thay thế có thể, và có hành động thích hợp. KIỂM SOÁT PHẠM VI VÀ CHẤT LƯỢNG - Kết quả công việc - KH quản lý chất lượng - Những định nghĩa vận hành - Danh mục kiểm tra - Giám định - Biểu đồ kiểm soát - Biểu đồ pareto - Phân tích xu hướng - Lấy mẫu thống kê - Cải thiện chất lượng - Các quyết định chấp thuận - Làm lại - Danh mục hoàn thành kiểm tra ĐẦU VÀO CÔNG CỤ, KỸ THUẬT ĐẦU RA KIỂM SOÁT CHI PHÍ  Kiểm soát chi phí là quá trình so sánh chi phí thực tế với chi phí kế hoạch cơ bản để xác định phương sai, đánh giá các thay thế có thể, và thực hiện hành động thích hợp KIỂM SOÁT CHI PHÍ - Đường chi phí cơ bản - Các báo cáo kết quả HĐ - Các yêu cầu thay đổi - KH quản lý chi phí - Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí - Đo lường kết quả HĐ - Lập KH bổ sung - Các công cụ vi tính - Ước tính CP điều chỉnh - Cập nhật ngân sách - HĐ điều chỉnh - Ước tính khi hoàn thành - Bài học kinh nghiệm ĐẦU VÀO CÔNG CỤ, KỸ THUẬT ĐẦU RA Phương pháp kiểm soát chi phí Phương pháp truyền thống:  Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ cho mỗi nhóm công việc.  Mỗi báo cáo chi phí gồm: + Mô tả công việc + Tiến độ theo thời gian + Ai là người chịu trách nhiệm + Ngân sách theo thời gian + Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu  Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để xem số tiền chi ra nhiều hay ít hơn ngân sách đã dự trù. Ví dụ Dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí là 200.000 USD. Kế hoạch cứ 1 ngày làm được 25 m/ngày, chi phí phải trả là 200 USD/1m.  Tổng thời thực hiện là : 1000/25 = 40 ngày  Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được 400 m.  Theo kế hoạch thì đến cuối ngày 18 sẽ có số tiền chi theo kế hoạch là: 18 x 25 x 200 = 90.000 USD  Thực chi cuối ngày 18 là: 400 x 200 = 80.000 USD Nhược điểm của phương pháp truyền thống Trong quản lý dự án nếu chỉ có sự phân tích khác biệt về chi phí (cost variance analysis) thì không đủ bởi vì:  Không cho biết bao nhiêu khối lượng công việc đã được hoàn thành  Không cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án. Phương pháp C/SCSC (Cost / Schedule Control System Criteria)  Năm 1962, phương pháp này được áp dụng trong: + Bộ quốc phòng Mỹ + NASA (National Aerautic Space Adiministration) Khắc phục các nhược điểm của phương pháp truyền thống Một số công cụ sử dụng trong kiểm soát các mục tiêu dự án Biểu đồ tiến trình Biểu đồ kiểm soát Biểu đồ nhân quả Biểu đồ pareto Phân tích giá trị thu được Biểu đồ tiến trình  Là phương pháp thể hiện quá trình thực hiện các công việc và toàn bộ dự án, là cơ sở để phân tích đánh giá quá trình và các nhân tố tác động đến chất lượng công việc và dự án.  Một lưu đồ quá trình chung có dạng như sau: Nhà cung ứng Phương pháp Thiết bị Quá trình Nhân lực Đo lường Môi trường Người tiêu dùng Đầu vào Đầu ra Trong mỗi giai đoạn có yêu cầu quản lý chất lượng khác nhau:  Giai đoạn thiết kế: thỏa mãn yêu cầu khách hàng và các mục tiêu dự án  Giai đoạn thực hiện: quản lý tiến độ thi công, giám sát các nguyên liệu đầu vào theo đúng những tiêu chuẩn thiết kế được duyệt Biểu đồ tiến trình Biểu đồ kiểm soát  Là phương pháp đồ họa theo thời gian về kết quả của một quá trình thực hiện công việc  Sự kết hợp giữa đồ thị và các đường giới hạn kiểm soát để xác định xem một quá trình có nằm trong tầm kiểm soát hay không -> xây dựng các biện pháp điều chỉnh.  Dùng để giám sát các hoạt động có tính chất lặp, giám sát các biến động về chi phí và tiến độ thời gian Giới hạn trên Giới hạn dưới Biểu đồ pareto Là loại biểu đồ đặc biệt giúp xác định và đặt ưu tiên cho những lĩnh vực có thể xảy ra vấn đề của dự án theo mức độ nghiêm trọng của chúng. Mức độ nghiêm trọng bao gồm:  Tần suất xuất hiện của một vấn đề  Chi phí do vấn đề gây ra  Mức giảm chất lượng do vấn đề gây ra  Lượng thời gian bị mất do vấn đề gây ra  Mức độ rủi ro do vấn đề gây ra (ví dụ như sức khỏe hoặc an toàn) Lỗi điều khiển Truyền Nạp Các vấn đề khác Mô đun năng lượng 45% 70% 85% 95% 100% 80% 100% 60% 0% 20% 40% (180) (100) (60) (40) (20)0 80 160 240 320 400  Biểu đồ pareto về nguyên nhân kém chất lượng của một sản phẩm công nghệ thông tin Biểu đồ nhân quả Biểu đồ chỉ ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến một kết quả nào đó. Về phương pháp xây dựng cần thực hiện một số bước sau:  Lựa chọn một tiêu chuẩn chất lượng cần phân tích (nhân tố kết quả) và trình bày bằng một mũi tên.  Liệt kê toàn bộ những nguyên nhân chủ yếu ảnh hưởng đến chỉ tiêu phân tích.  Tìm những nguyên nhân ảnh hưởng đến từng nhân tố sau đó xem nhân tố mới lại là kết quả và xác định quan hệ nhân quả cho nhân tố mới, cứ thế cho các quan hệ ở cấp thấp hơn. Một sơ đồ nhân quả điển hình thể hiện như sau Tính ổn định CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM/KẾT QUẢ Điều chỉnh Định hướng Chất lượng Bảo quản Khuyến khích Kinh nghiệm Lịch sửa chữa Bảo dưỡng Phụ tùng Nhân lực Phương pháp Tổng kết Nguyên vật liệu Máy móc Lạc hậu Thiếu đầu tư Kỹ năng Đào tạo Nhà cung cấp Các đại lượng phân tích về thành quả (Performance Analysis)  BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Chi phí dự tính của công việc theo kế hoạch  ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí thực sự của một công việc đã được thực hiện.  BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi phí dự tính của công việc đã được thực hiện, còn được gọi là Giá trị đã thu được (Earned Value)  BCWS =  Ví dụ: BCWS = 200.000 x 18 / 40 = 90.000 $  BCWP =  Ví dụ: BCWP = 200.000 x 400 / 1.000 = 80.000 $ Ngân sách dự tính cho toàn bộ công việc Ngân sách dự tính cho toàn bộ công việc % công việc thực sự đã làm cho đến thời điểm xem xét Các đại lượng về phân tích thành quả % công việc được hoạch định cho đến thời điểm xem xét X X Các đại lượng phân tích về sai lệch (Variance Analysis) Sai lệch về tiến độ – SV (Schedule Variance)  SV = BCWP – BCWS SV > 0  Vượt tiến độ (Ahead schedule) SV = 0  Đúng tiến độ (On schedule) SV < 0  Chậm tiến độ (Behind schedule)  Lưu ý: Tất cả các giá trị đều được quy thành tiền  Ví dụ: SV = 80.000 – 90.000 = -10.000 $  Chậm tiến độ Cụ thể là chậm tiến độ : 10.000 / 200 = 50 m Hoặc: 50 / 25 = 2 ngày Các đại lượng phân tích về sai lệch (Variance Analysis) Sai lệch về chi phí – CV (Cost Variance)  CV = BCWP – ACWP  CV > 0  không vượt chi phí (Cost under run)  CV = 0  đúng chi phí (On cost)  CV < 0  vượt chi phí (Cost over run)  Lưu ý:  Khi sử dụng cần tính đúng, tính đủ kể cả chi phí không phải là tiền mặt.  Khi tính BCWP đã có tính chi phí dự phòng Các đại lượng phân tích về sai lệch (Variance Analysis) Sai lệch kế toán – AV (Accounting Variance)  AV = BCWS – ACWP  AV > 0  Ngân sách theo kế hoạch lớn hơn thực chi  AV = 0  Ngân sách theo kế hoạch đúng bằng thực chi  AV < 0  Ngân sách theo kế hoạch nhỏ hơn thực chi  Ví dụ: Ở ngày thứ 18, ACWP = 80.000 $  CV = 0  AV = 90.000 – 80.000 = 10.000 $ Các đại lượng phân tích về sai lệch (Variance Analysis) Sai lệch thời gian – TV (Time Variance) TV = SD – BCSP  TV chỉ ra mức độ sớm hay trễ của dự án so với kế hoạch  SD (Status Date): Ngày xem xét  BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): ngày mà tại đó BCWS = BCWP Các chỉ số thành quả công việc  Chỉ số thành quả về tiến độ – SPI (Schedule Performance Index) SPI = BCWP / BCWS  SPI > 1  BCWP > BCWS  SV > 0  vượt tiến độ  Chỉ số thành quả về chi phí – CPI (Cost Performance Index) CPI = BCWP / ACWP  CPI > 1  BCWP > ACWP  CV > 0  Không vượt chi phí Dự báo thành quả chi phí cho tương lai (Forecasting Future Cost Performance) 0 SD BCWS BCWP ACWP n BCAC Dự báo thành quả chi phí cho tương lai (Forecasting Future Cost Performance)  Dự báo chi phí để hoàn thành phần việc còn lại của dự án FCTC (Forecast Cost To Complete Project)  BCAC (Budgeted Cost At Completion)  Chi phí dự báo cho toàn bộ dự án FCAC = ACWP + FCTC CPI BCWSBCAC BCWP ACWP BCWSBCACFCTC )( )(   Minh họa phân tích giá trị thu được (Earned Value Analysis) Bài tập phần 2  Từ mục tiêu cụ thể của dự án (bài 1), xác định các công việc cần thực hiện (WBS).  Xác định thứ tự công việc.  Xác định nguồn lực nào là quan trọng nhất (nguồn lực không thể thay thế).  Vẽ sơ đồ PERT. Xác định đường găng, công việc găng.  Phối hợp sơ đồ PERT và GANTT để điều phối nguồn lực.  Dự kiến rủi ro có thể gặp phải và các phương án phòng chống rủi ro.