Chương 6. Quản lý rủi ro dự án

Chương 6. QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN Yêu cầu: • Thế nào là rủi ro? • Kế hoạch và quản lý rủi ro? • Rủi ro? Mạo hiểm? Phiêu lưu? Khái niệm: Rủi ro trong dự án đầu tư Rủi ro trong đầu tư: Là tổng hợp các yếu tố ngẫu nhiên có thể đo lường bằng xác suất, Là những bất trắc gây nên thiệt hại. Rủi ro trong quản lý dự án: Là 1 đại lượng có thể đo lường. Mối quan hệ: Rủi ro - Có thể định lượng. - Đánh giá được về thống kê. - Số liệu tin cậy. Bất trắc - Không có khả năng định lượng. - Không đánh giá được. - Ý kiến không chính xác. I. Quản lý rủi ro dự án là gì ? Quản lý rủi ro là 1 công cụ quản lý các yếu tố không xác định 1 cách có hệ thống nhằm tăng cường khả năng để đạt được các mục tiêu của dự án. Mục đích của quản lý rủi ro trong dự án là giải thích các hiện tượng: 1. Những vấn đề chưa xác định đã được biết trước (Known-unKnowns) mà Không biết chính xác điều gì xảy ra, song tiềm ẩn nguy cơ phá hỏng dự án. (Ex một cuộc đình công, hoặc cơn mưa lớn (mùa đông) ngăn cản xây dựng dự án). 2. Những vấn đề chưa xác định không được biết trước (UnKnown-unKnowns), là vấn đề xuất hiện bất ngờ, không nghỉ nó sẽ xảy ra (EX: sóng thần). Vấn đề: Ưu điểm của quản lý rủi ro: Là dự báo, là tiện ít hơn các vấn đề có thể xảy ra với dự án, khi nhóm dự án trong trạng thái không chuẩn bị. Ex: Giống như trong 1 cơn mưa rào bất chợt, nhà quản lý dự án chỉ tình cờ mang theo một cây dù cầm tay? Khắc phục và giảm thiểu rủi ro: Mua bảo hiểm, tăng dự báo II. MỐI QUAN HỆ GIỮA QUẢN LÝ RỦI RO VÀ CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN Các hoạt động quản lý rủi ro diễn ra nhiều lần trong mỗi chức năng cơ bản của DA: Định nghĩa, Hoạch định và kiểm soát. 1. Định nghĩa: Rủi ro xuất hiện đầu tiên khi dự án được hình thành, tình huống doanh nghiệp được xây dựng, các mục tiêu về chi phí, kế hoạch, và phạm vi của sản phẩm được mở rộng.  Tạo ra những quyết định, tài liệu cho Hoạch định! Ex Dự án bất động sản: tình huống rủi ro có thể biết được là những thủ tục (xin giấy phép..). 2. Hoạch định: Đó là việc Lập kế hoạch và xây dựng ngân sách (mục tiêu, phạm vi, tầm nhìn dự án). 3. Kiểm soát: Khi dự án giám soát được tiến độ, và các rủi ro biết trước được để theo dõi và mới được nhận dạng. Mục đích: Nếu Quản lý rủi ro tốt sẽ giúp cải thiện được chất lượng sản phẩm. Hình minh họa H1: Mối quan hệ giữa quản lý rủi ro và các chức năng QLDA Định nghĩa dự án dựa trên tình huống doanh nghiệp Thực thi kế hoạch và tiếp tục nhận diện các rủi ro mới Hoạch định và xây dựng ngân sách Quản lý rủi ro Kế hoạch quản lý rủi ro Mô tả công việc Ma trận trách nhiệm Kế hoạch truyền thông Kết quả dự án Phương pháp phát triển trách nhiệm Dự phòng Rủi ro mới Thay đổi, Phạm vi trách nhiệm, các chuyển giao chi phí và thời gian thực hiện WBS, Các dự báo chi tiết, Xác xuất Định nghĩa Hoạch định Kiểm soát III. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TRONG VIỆC QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN Trách nhiệm chính trong việc thực hiện các hoạt động quản lý rủi ro là thuộc về người quản lý dự án và thành viên nhóm; song họ không thực hiện đơn độc. Các vai trò của nhà Quản lí dự án: 1. Duy trì khoản dự phòng cho các sự việc không lường trước được trong giới hạn của ngân sách. 2. Chịu trách nhiệm về các kết quả từ việc quản lý rủi ro và tính khoảng thời gian họ đã dùng để tạo ra các kết quả đó. 3. Đẩy mạnh xu hướng nhìn nhận giá trị rủi ro. 4. Đừng bao giờ quên mối quan hệ chi phí, kế hoạch chất lượng và rủi ro. Anh chị hãy nghiên cứu và giải thích sự khác nhau và giống nhau của rủi ro trong 1 hợp đồng kinh doanh và dự án? IV. CẤU TRÚC QUẢN LÝ RỦI RO Nhận diện rủi ro 1. Xác định các rủi ro tiềm năng. 2. Xem xét các rủi ro ít được cân nhắc trước đó. 3. Thực hiện sự ưu tiên hóa. Phát triển kế hoạch phản hồi 1. Xác định các rủi ro bao gồm xác xuất và tác động tiêu cực đang tiềm ẩn. 2. Ưu tiên các rủi ro đã được nhận biết. 3. Xây dựng biện pháp đối phó với những rủi ro cao. Thiết lập quản lý rủi ro không ngừng 1. Kiểm soát những rủi ro mới. 2. Báo cáo trạng thái dự án tại các cuộc họp. 3. Đối với sự kiện rủi ro. Thực thi kế hoạch đối phó. Cập nhật toàn bộ kế hoạch. Thiết lập các khoản dự phòng 1. Phân bố khoản dự phòng rủi ro cho những rủi ro đã được biết đến. 2. Thiết lập khoản dự phòng quản lý cho những rủi ro chưa biết được. Khoản dự phòng Cập nhật kế hoạch quản lý rủi ro Kế hoạch quản lý rủi ro NHẬN DIỆN RỦI RO 1. Nhận diện rủi ro: Khởi đầu cho việc hoạch định, là tìm xem tất cả các vấn đề có thể xảy ra trong suốt quá trình của dự án. Các Vấn đề có thể là 1 con số rất lớn, ngay cả dự án đơn giản vì thế cần sàng lọc và ưu tiên để tập trung vào các vấn đề có khả năng gây thiệt hại lớn. 2. Nhận diện rủi ro là cả 1 vấn đề khoa học và nghệ thuật: Về Khoa học: sử dụng các kinh nghiệm trong quá khứ để dự báo cho tương lai 1 cách có hệ thống, Về Nghệ thuật: là kết hợp những dữ kiện lịch sử với trực quan và sự thấu hiểu của các bên tham gia dự án. Một số kỹ thuật nhận diện rủi ro: - Thu thập các thông tin từ bên tham gia. - Kiểm tra, sử dụng một danh mục rủi ro. - Những bài học từ dự án đã thành công (quá khứ). - Phân tích các rủi ro có thể xảy ra trong thời gian lập kế hoạch và ngân sách. Chú ý: Đừng cố gắng giải quyết tất cả các rủi ro trong 1 buổi họp. Và tập trung vào nhận diện các rủi ro chứ không phải thực hiện xây dựng các kế hoạch ứng phó. Tại sao phải xây dựng kế hoạch đối phó rủi ro? Đặt vấn đề: Không phải rủi ro nào cũng đều gây nguy hiểm cho dự án. Một số trong đó chỉ giống như 1 viên sỏi trong 1 cái hồ: - Chúng có thể gây gợn sóng, nhưng các gợn sóng đó nhanh chóng sẽ lắng lại. - Nhưng 1 số khác lại giống như 1 cơn động đất có thể gây nên 1 cơn sóng thần. •  Người quản lý dự án phải nhận biết được sự khác biệt giữa hai dạng rủi ro đó! Và độ lớn, biên độ của các rủi ro đó là bao nhiêu? làm thế nào để xây dựng chiến lược thích hợp để giải quyết chúng? V. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH ĐỐI PHÓ VỚI RỦI RO 1. Nhận diện rủi ro, bao gồm cả mức độ nghiêm trọng của sự tác động tiêu cực. 2. Gán một xác suất xảy ra đối với rủi ro. Ie khả năng vấn đề đó xảy ra như thế nào? 3. Xây dựng 1 chiến lược Giảm thiểu các thiệt hại có thể xảy ra. 4 rủi ro trong thương mại và đầu tư quốc tế • Thứ nhất là các rủi ro chính trị. • Thứ hai là thiên tai. • Thứ ba là rủi ro pháp lý • Thứ tư là rủi ro do chính mình. Thực tiễn có 4 loại rủi ro: khi triển khai dự án và nếu có sự kiện xảy ra thì có thể nghiên cứu và tự xếp vào loại rủi ro nào để có những hành xử phù hợp. VI.Năm Chiến lược giảm thiểu rủi ro 1. Chấp nhận rủi ro: Ie Hiểu về rủi ro đó, nếu có xảy ra nhóm dự án có phản ứng lại và các hậu quả gây ra với chi phí thấp hơn. 2. Tránh né rủi ro: Ie Nhà QLDA quyết định không thực hiện 1 phần dự án, vì ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ex: Chia đầu tư. Song, nếu tỷ lệ “rủi ro/lợi nhuận” thấp thì có thể chấp nhận! 3. Giám sát rủi ro và chuẩn bị các kế hoạch dự phòng: Ie Lựa chọn 1 số chỉ báo để giám sát khi dự án đang đến gần điểm rủi ro. EX khả năng của các nhà thầu phụ?. Kế hoạch dự phòng là hoạt động chuẩn bị trước khi sự kiện rủi ro xảy ra, hay gọi là “Quỹ dự phòng”. 4. Dịch chuyển rủi ro: Phương thức phổ biến nhất hiện nay là Mua bảo hiểm; Thuê chuyên gia tư vấn; Hợp đồng dịch vụ.. Vấn đề chuyển dịch rủi ro cho 1 bên tham gia khác có nhiều ưu điểm, nhưng cũng tạo ra những rủi ro mới? Cách giải quyết ??? 5. Giảm thiểu rủi ro. Tất cả nhóm dự án thực hiện để vượt các các rủi ro trong môi trường dự án. VII. TẠO RA MỘT KẾ HOẠCH QUẢN LÝ RỦI RO 1. Lập bảng ghi nhận các rủi ro: Danh mục các rủi ro đang quản lý, theo thứ tự ưu tiên. 2. Danh sách các rủi ro có độ ưu tiên thấp: rủi ro xác định quá khứ. 3. Kế hoạch cho các hoạt động quản lý rủi ro: Rủi ro đang xảy ra suốt dự án. 4. Bản báo cáo tóm lược về rủi ro: Thông tin rủi ro báo cáo cấp trên xin í kiến. VIII. XÂY DỰNG KHOẢN DỰ PHÒNG VÀ DỰ PHÒNG RỦI RO Theo thuật ngữ dự án, Dự phòng là quỹ đề phòng rủi ro và trách nhiệm của người QLDA, nhà tài trợ . Quy trình có 4 bước: 1. Nhận định tất cả các rủi ro để thực hiện việc giám sát và chuẩn bị 1 kế hoạch dự phòng. 2. Dự báo chi phí phát sinh từng rủi ro để lên kế hoạch dự phòng. 3. Cộng tất cả các kỳ vọng (KV = Xác suất x Tác động) cho từng rủi ro. Ta sẽ đón nhận 1 con số làm các nhà quản lý đau đầu vì không ai có thể tưởng tượng được có quá nhiều sai sót trong dự án? Quá trình xem xét, thương lượng sử dụng ngân sách bắt đầu??? 4. Không có vấn đề tốt hay xấu trong thương lượng này cả? Nếu sử dụng ngân sách nhiều cho 1 dự án thì chính bạn là người đang ngăn cản sự phát triển (dự án khác bị hạn chế). Nếu ngân sách bổ sung thấp quá thì trong trường hợp rủi ro xảy ra, bạn không đủ để ứng phó?? Kết luận: Các bên tham gia xây dựng vào việc thương thảo này phải hướng đến 1 mục tiêu chung; và chuẩn bị sẳn sàng cho tất cả rủi ro được dự báo và hướng đến tương lai. TÓM LẠI Rủi ro  Đánh giá có hệ thống các vấn đề có khả năng xảy ra và ứng phó phù hợp là lợi ích chung và là 1 ví dụ mang tính mẫu mực của những nhà lãnh đạo tiên phong, định hướng thành công. Thế nào là: Rủi ro? Mạo hiểm? Phiêu lưu?