Chương 6. Tổng hợp, phân tích và thống kê số liệu

Chương 6. TỔNG HỢP, PHÂN TÍCH VÀ THỐNG KÊ SỐ LIỆU CHỨC NĂNG SUB TOTAL Ý nghĩa: Thống kê, tính toán theo từng nhóm dữ liệu trên những trường được chỉ định của cơ sở dữ liệu. Excel sẽ tự động phân tách nhóm dữ liệu, tính toán và chèn kết quả tổng hợp và đầu hoặc cuối mỗi nhóm. Cách thực hiện: Bước 1: Sắp xếp cơ sở dữ liệu theo trường nào cần phân nhóm để thống kê, tính toán; Bước 2: Chọn cơ sở dữ liệu sau đó mở mục chọn Data\ Sub Total; CHỨC NĂNG SUB TOTAL Bước 3: Xác định các thông số sau: At each change in: Chọn trường dùng để phân nhóm; Use Function: Chọn hàm để thống kê; Add Sub Total to: Chọn những trường nào muốn thực hiện thống kê trên đó; Replace current subtotals: Thay thế những giá trị subtotal hiện có; CHỨC NĂNG SUB TOTAL Page Break between groups: chọn, nếu muốn tạo dấu ngắt trang giữa các nhóm; Summary below data: chọn, muốn dòng tổng kết được chèn ở sau mỗi nhóm; Remove All: Xóa tất cả những Subtotal hiện có; CHỨC NĂNG CONSOLIDATE Ý nghĩa: Thống kê, kết hợp trên các dữ liệu tương ứng của nhiều Sheet hoặc Book và kết xuất kết quả vào 1 Sheet tổng hợp nào đó. Cách thực hiện: Bước 1: Chọn cơ sở dữ liệu; Bước 2: Mở mục chọn Data\ Consolidate; xác đinh các thông số sau: CHỨC NĂNG CONSOLIDATE Function: Chọn hàm để tính; Reference: Xác định phạm vi dữ liệu; All reference: Liệt kê tất cả các phạm vi dữ liệu tham gia kết hợp. Use label in: Top Row: Dùng dòng dữ liệu đầu tiên bên trên là tiêu đề cột; Left Column: Dùng cột dữ liệu đầu tiên bên trái là tiêu đề dòng; CHỨC NĂNG CONSOLIDATE Create links to source data: chọn, nếu muốn tạo liên kết với dữ liệu nguồn; Browse: liệt kê danh sách các file Workbook. Add: Bổ sung 1 phạm vi được chọn từ Reference vào All reference. Delete: Xóa 1 phạm vi( Nếu lỡ xác định sai). CHỨC NĂNG CONSOLIDATE Chọn hàm để tính Xác định phạm vi dữ liệu Liệt kê tất cả các phạm vi dữ liệu tham gia kết hợp liệt kê DS các file Thêm Xóa phạm vi Dùng dòng dữ liệu đầu tiên bên trên là tiêu đề cột Dùng cột dữ liệu đầu tiên bên trái là tiêu đề dòng tạo liên kết với dữ liệu nguồn CHỨC NĂNG CONSOLIDATE Chú ý Ta có thể tạo khung của bảng thống kê trước, với điều kiện là các tên trường và các Label(nhãn) của cơ sở dữ liệu này phải hoàn toàn giống hệt các tên trường và các (nhãn) của cơ sở dữ liệu(trật tự có thể khác). TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Ý nghĩa: Pivot Table là một công cụ để tổng hợp và phân tích số liệu từ một cơ sở dữ liệu. Ngoài khả năng nhóm dữ liệu theo dạng hàng cột (2D) Pivot Table còn tạo báo cáo dạng 3 chiều.(3S) Chức năng: Tạo ra bảng tổng kết Tổ chức bảng dữ liệu bằng phương pháp kéo thả Lọc và nhóm dữ liệu Vẽ biểu đồ từ PivotTable TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Thực hiện: Quét khối chọn vùng số liệu Data\ Pivot Table and PivotChart Report ->xuất hiện hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard: TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Bước 2: Lần lượt làm theo từng bước của quá trình tạo bảng. Cụ thể như sau: Step 1: Chọn loại dữ liệu dùng để phân tích trong việc tạo bảng. Microsoft Excel List or Database: dữ liệu là cơ sở dữ liệu của Excel. External data source: Dữ liệu là cơ sở dữ liệu của một chương trình khác. Multiple consolidation ranges: Dữ liệu là nhiều vùng cơ sở dữ liệu. Another Pivot Table: dữ liệu là bảng Pivot Table khác. Nhấn nút Next để sang bước tiếp theo: TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Step 2: Xác định phạm vi dữ liệu dùng để tạo bảng Step 3: Xác định vị trí đặt của Pivot Table, Chọn nút Layout (có thể thực hiện sau khi tạo Pivot table) Xác định Field nào chứa dữ liệu mà ta muốn tổng hợp hoặc phân tích rồi kéo vào phần DATA Chọn giá trị sắp xếp theo cột với nhãn nằm phía trên, kéo vào vùng Column Sắp xếp theo hàng, kéo thả vào Row Thống kê theo vùng, kéo thả vào Page TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Step 3: Options: Xác định thêm một số thông số khác. Ta quan tâm các thông số sau: Name: đặt tên cho Pivot table. Format options: gồm các thông số: Grand total for columns: Chọn, nếu muốn hiển thị dòng tổng cộng cho các dòng ở bên dưới bảng. AutoFormat table: chọn, nếu muốn thực hiện việc định dạng tự động cho bảng. Merge labels: canh giữa các nhãn của Pivot Table. TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Preserve formatting: giữ lại trật tự các định dạng cảu bảng. Page layout: thay đổi trật tự của bố cục bảng. For error values; show: bật/tắt nội dung sẽ hiển thị khi có lỗi sai trị. For empty cells; show: bật/tắt nội dung sẽ hiển thị khi có ô rỗng. TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Data Option: Data source options: gồm các thông số sau Save datawith table layout: lưu loại dữ liệu External lên bảng hiện hành. Enable drilldown: bật/tắt tính năng drilldown- tính năng hiển thị thông tin chi tiết tại một ô thống kê nào đó trên bảng Pivot Table khi ta nhấn kép chuột tại đó. Refresh on Open: cập nhật lại dữ liệu khi mở ra. External data options: một số thông số khác đối với loại dữ liệu External. TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Hiệu chỉnh PivotTable: Thay đổi cấu trúc PivotTable Thay đổi hàm tổng kết cho Field Sử dụng thanh công cụ để hiệu chỉnh TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Thay đổi cấu trúc PivotTable Sử dụng PivotTable Wizard: Chọn nút PivotTable  PivotTable Wizard, thực hiện giống phần thiết kế Kéo thả Field: Kéo thả Field tương ứng từ PivotTable Field List vào các vùng tương ứng trên PivotTable và ngược lại nếu muốn bỏ đi. TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Thay đổi hàm tổng kết cho Field Kích chuột phải tại vùng Data của PivotTable, chọn Field Setting.. Chọn hàm tính toán TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE