Chương 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán

06/05/2012 1 Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.1 SỔ KẾ TOÁN 7.1.1 Khái niệm * Sổ kế toán: Ví dụ: Chi tiền mặt nhập kho hh 20 triệu Có phát sinh chứng từ kế toán hay ko? Phiếu chi Phiếu NK Ghi sổLập Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN • Sổ kế toán: 7.1.1 Khái niệm Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.1 SỔ KẾ TOÁN 7.1.2 Ý nghĩa của sổ kế toán Tổng hợp số liệu lập các báo cáo kế toán và phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 7.1.3 Các loại sổ kế toán Sổ KT tổng hợp Sổ KT chi tiết ND ghi chép Sổ tờ rơi Sổ đóng thành quyểnH/T tổchức sổ Sổ quỹ TM ND Kinh tế Sổ ghi theo tt thời gian Sổ ghi theo Hệ thống PP ghi chép sổ Sổ TGNH Sổ chi tiếtMua hàng … Sổ kết hợp Kết cấu Sổ Sổ kết cấu Kiểu 2 bên Sổ kết cấu Kiểu 1 bên Sổ kết cấu nhiều cột & Kiểu bàn cờ Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Sổ kế toán tổng hợp: ghi chép các nghiệp vụ KT PS theo các TK như sổ cái TK 111, 112, 131... Sổ kế toán chi tiết: ghi chép các nghiệp vụ KT phát sinh theo tài khoản cấp 3,4 hoặc sổ chi tiết như sổ chi tiết vật liệu (152 X, 152 Y), sổ chi tiết thanh toán với người bán, (331A, 331B) * ND ghi chép Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Căn cứ vào PP ghi chép sổ Sổ ghi theo tt thời gian: căn cứ vào t/gian PS CT để p/a vào sổ như: Sổ NKC, sổ NKCT ghi sổ … Sổ ghi theo Hệ thống: ghi chép các NV kinh tế theo TK như: * Sổ cái * Sổ chi tiết Tk 111,112… Sổ kết hợp: Là sổ kết hợp Giữa ghi theo Thời gian và ghi theo hệ thống như: Sổ nhật ký sổ cái 06/05/2012 2 Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Đầu kỳ: mở sổ Trong kỳ: ghi sổ kế tóan - Ghi bằng bút mực, - không ghi xen thêm phía trên hoặc phía dưới, - Ko ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng. -TH ghi ko hết trang sổ phải gạch chéo phần ko ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp Cuối kỳ: khóa sổ 7.1.4 Cách ghi sổ kế tóan Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.1.5 Sửa chữa sổ kế toán Có 3 cách PP cải chính PP ghi số âm PP bổ sung - Sai do diễn giải - Sai sót không Anh hưởng tới số tổng cộng - Sai do ĐK - Số tiền ghi sai>Số tiền ghi đúng - số tiền ghi sổ <Số tiền ghi trên CT Trường hợp Áp dụng Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.1.5 Sửa chữa sổ kế toán Có 3 cách PP cải chính PP ghi số âm PP bổ sung - ghạch bỏ chỗ ghi sai, ghi chữ đúng bằng bút mực thường ở Phía trên - Ghi lại bằng mực đỏ - Ghi thêm bút toán đúng - Lập C/ từ ghi bổ sung bằng mực thường Sửa sổ Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.1.5 Sửa chữa sổ kế toán (tt) (1) Phương pháp cải chính (tt) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Thang 1/2008 2/1/08 PC 01 2/1 Chi TM mua hàng hóa X X 156 111 3.500 2.000 3.500 2.000 2/1/08 PC 01 2/1 Hàng hóa Chi TM mua CCDC X X 156 111 3.500 3500 Cộng Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.1.5 Sửa chữa sổ kế toán (tt) (2) Phương pháp ghi số âm: Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh So Ngay Nợ Có Thang 1/2008 2/1/08 PC01 2/1 Chi TM mua hàng hóa X X 111 156 3.500 3.500 12/1/08 PC01 2/1 Chi TM mua hàng hóa X X 111 156 3.500 3.500 12/1/08 PC01 2/1 Chi TM mua hàng hóa X X 156 111 3.500 3.500 Cộng 3.500 3.500 Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.1.6 Sửa chữa trong TH ghi sổ kế toán bằng máy vi tính: “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung” -Sai sót phát hiện trước khi BCTC năm nộp cho CQNN: sửa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó -Phát hiện sai sót sau khi BCTC năm đã nộp cho CQNN: sửa vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót; 06/05/2012 3 Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN Là hệ thống các sổ kế toán, số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ CT gốc, từ đó lập các BCKT theo trình tự Và phương pháp nhất định. 7.2.1 Khái niệm Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN (tt) 7.2.1 Khái niệm (tt) Nhật ký chung Nhật ký sổ cái Chứng từ ghi sổ Nhật ký chứng từ Hình thức kế toán trên máy vi tính DN tổ chức 1 trong 5 hình thức Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.2 Hình thức nhật ký chung Đặc trưng: Ghi theo trình tự thời gian Sổ KT sử dụng: - Sổ NKC, - Sổ cái - Sổ NK đặc biệt - Các sổ kế toán chi tiết Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.2 Hình thức nhật ký chung Sổ nhật ký chung: là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các NV KT PS theo thời gian và theo quan hệ đối ứng TK Sổ cái: là sổ tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các TK tổng hợp Sổ NK đặc biệt (chuyên dùng): S/dụng để ghi chép riêng cho từng loại NV chủ yếu định kỳ tổng hợp ghi một lần vào sổ cái Tr.183 SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.2 Hình thức nhật ký chung (tt) Chứng từ kế toán Sổ NK đặc biệt Sổ nhât ký chung Sổ thẻ KT chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng Cân đối số PS Báo cáo tài chính TRÌNH TỰ GHI SỔ • Ưu,nhược điểm: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.2 Hình thức nhật ký chung (tt) •Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho phân công lao động •Nhược điểm: Khối lượng công việc ghi chép nhiều, trùng lặp •Đ/k áp dụng: phù hợp với đơn vị có quy mô vừa, có nhiều công nhân viên 06/05/2012 4 SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.2 Hình thức nhật ký chung (tt) Ví dụ Tại một công ty TNHH A trong tháng 3/2005 có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt như sau (đơn vị tính: 1000 đồng) 1) ngày 2/3: phiếu chi số 432, mua CCDC dùng ngay cho sản xuất ở phân xưởng bằng tiền mặt 5.500, trong thuế GTGT là 500. 2) ngày 10/3: phiếu thu số 301, công ty Y trả nợ bằng tiền mặt 45.000 đồng Yêu cầu: lên sổ NKC và sổ cái TK 111, 131 Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Ví dụ 1: Căn cứ vào các CT kế toán ĐK như sau: 1, Nợ TK 627 5000 Nợ TK 133 500 Có TK 111(1111) 5.500 2, Nợ TK 111(1111) 45.000 Có TK 131 45.000 7.2.2 Hình thức nhật ký chung (tt) SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Ngày tháng ghi sổ Chứng Từ Diễn giải Đã ghi số cái Số hiệu tài khoản số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Tháng 1/2005 2/3 PC 432 2/3 Mua CCDC SDTT tại PX 627 133 111 5.000 500 5.500 10/3 PT 301 10/3 Coâng ty y trả nợ bằng TMû 111 131 45.000 45.000 … Cộng SỔ NHẬT KÝ CHUNG NĂM 2005 SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN NT GS Chứng Từ Diễn giải ST NKC TK ĐƯ số phát sinh SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 T 1/2005 SDĐK xxx 2/3 PC 432 2/3 Mua CCDC SD TT PX 01 01 627 133 5.000 500 10/3 PT 301 10/3 Công ty Y trả 01 131 45000 CỘNG ? ? SDCK xxx Sổ Cái Năm 2005 Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111 Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN NT GS CT Diễn giải ST NKC TK ĐƯ số phát sinh SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 T1/2005 SDĐK xxx 10/3 PT 301 10/3 Công ty Y trả tiền 01 111 45.000 CỘNG ? ? SDCK xxx Sổ Cái Năm 2005 Tên tài khoản: Khoản phải thu Số hiệu: 131 Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Đặc trưng: Ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo TK kế toán) trên sổ Nhật ký - Sổ Cái. 7.2.3 Hình thức Nhật ký- Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ: là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp CT kế toán cùng loại Sổ kế toán sử dụng - Nhật ký, Sổ Cái - Các sổ và thẻ kế toán tiết 06/05/2012 5 Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.3 Hình thức Nhật ký- Sổ Cái * Nhật ký – sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp duy nhất vừa dùng làm sổ nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ KT phát sinh theo trinh tự thời gian; vừa làm sổ cái để tập hợp và hệ thống hóa các TK kế toán. (mẫu sổ trang 188 gt) * Sổ và thẻ kế toán chi tiết: là sổ dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng KT mà sổ tổng hợp chưa p/ánh được, như thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết VL, CCDC, TSCĐ,… Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.3 Hình thức Nhật ký- Sổ Cái (tt) Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính TRÌNH TỰ GHI SỔ Ưu điểm: Mẫu sổ dơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra Nhược điểm: Khó phân công lao động kế toán Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho các công ty nhỏ, có số lượng TK ít Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.3 Hình thức Nhật ký- Sổ Cái Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN (tt) 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ * Đặc trưng: “Chứng từ ghi sổ” là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp. * Sổ kế toán sử dụng. - Sổ Cái - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Tr.193 Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN (tt) 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ tổng hợp dùng để * ghi chép các NV kinh tế PS theo trình tự thời gian, * Quản lý các CT ghi sổ, kiểm tra đối chiếu với sổ cái. - Bảng cân đối số phát sinh: Dùng để tổng hợp số PS nợ, PS có của các TK trên sổ cái, đồng thời là căn cứ để đối chiếu giữa sổ cái với sổ đăng ký CT ghi sổ. Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN (tt) 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ * Sổ thẻ, kế toán chi tiết: • Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết TSCĐ, NVL, CCDC,… • Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết các loại vốn bằng tiền và tiền vay, các nghiệp vụ thanh toán,… - Nội dung và kết cấu của sổ và thẻ kế toán chi tiết phụ thuộc vào yêu cầu quản lý và tính chất của đối tượng hoạch toán 06/05/2012 6 Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp CT KT cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổSổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ưu điểm: Mẫu sổ dơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra, thuận tiện cho phân công công việc phòng KT Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc nhiều, việc kiểm tra dồn vào cuối tháng nên t/tin châm Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho các công ty có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 1, Nợ TK 627 5000 Nợ TK 133 500 Có TK 111(1111) 5.500 2, Nợ TK 111(1111) 45.000 Có TK 131 45.000 3, Nợ Tk 111 10 000 Có Tk 112 10 000 Ví dụ 2: sử dụng số liệu cho ở VD1 lập các CT ghi sổ, sổ đăng ký CT ghi sổ, và ghi vào sổ cái Tk 111, biết SDĐK TK 111 là 10 500 đồng và PS NV3 CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ: 001/2005 Ngày 2 tháng 3 năm 2005 Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ có Chi tiền mặt mua CCDC sử dụng cho PXSX 627 133 111 111 5 000 500 PC 432 Cộng 5 500 Kèm theo 1 chứng từ gốc SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ: 002/2005 Ngày 10 tháng 3 năm 2005 Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ có C/ty Y trả nợ = TM 111 131 45 000 PT 301 Rút TGNH về nhập quỹ TM 111 112 10 000 Cộng 55 000 Kèm theo 2 chứng từ gốc SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2005 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 001 002 2/3/2005 10/3/2005 5 500 55 000 Cộng 60 500 Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.4 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ 06/05/2012 7 NT GS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số ngày Nợ Có 2/3 10/3 20/3 001 002 002 2/3 10/3 20/3 Tháng 1/2005 Chi TM mua ccdc cho px KH Y trả nợ Rút TG nhập quỹ SDĐK 627 133 131 112 10500 45000 10000 5000 500 Cộng số PS SD cuối tháng Cộng lũy kế từ đầu năm 55000 60000 60000 5500 SỔ CÁI NĂM 2005 TÊN TÀI KHOẢN: TIỀN MẶT SỐ HIỆU: 111 Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.5 Hinh thức nhật ký chứng từ * Đặc trưng: 7.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN (tt) - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). - Tập hợp và hệ thống hóa các NV kinh tế phát sinh theo bên có của các TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế theo các TK đối ứng nợ - Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.5 Hinh thức nhật ký chứng từ * Đặc trưng: 7.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN (tt) Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.5 Hình thức nhật ký chứng từ (tt) * Sổ kế toán - Nhật ký chứng từ (10 nhật ký); - Bảng kê (10 Bảng kê); - Sổ Cái (mẫu theo hình thức Nhật ký chứng từ); - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Tr.198 Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.5 Hình thức nhật ký chứng từ (tt) BẢNG KÊ Chứng từ kế toán và các Bảng phân bổ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết TRÌNH TỰ GHI SỔ Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng công việc ghi chép của KT công việc đều trong tháng, thông tin kịp thời Nhược điểm: Mẫu sổ phức tạp, đòi hỏi cán bộ kế toán phải có trình độ chuyên môn cao. Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho các công ty có quy mô vừa và lớn, có đội ngũ cán bôk chuyên môn cao. Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.5 Hình thức nhật ký chứng từ (tt) 06/05/2012 8 Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN (tt) 7.2.6 HÌnh thức kế toán trên máy vi tính * Đặc trưng công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính * Sổ kế toán: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì sử dụng sổ của hình thức đó Chương 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 7.2.6 Hình thức KT trên máy vi tính (tt) Bảng tổng hợp Chứng từ kế toán Cùng loại HÌNH THỨC GHI SỔ PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH Chứng từ kế toán -Báo cáo TC -Báo cáo QT Sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Bai 5L Định khoản các nghiệp vụ KT phát sinh: 1)a.Nợ TK 152 2 684 000 152(VLC) 1 320 000 (600 x 2200) 152(VLP) 1 120 000 (800 x 1400) Nợ TK 133 244 000 Có TK 331 2 684 000 b. Nợ TK 152 300 000 152(VLC) 100 000 152(VLP) 200 000 Có TK 111 300 000