Chương 7: Sổ sách và các hình thức kế toán

CHƯƠNG 7: SỔ SÁCH VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN Mục tiêu: Học xong chương này, sinh viên phải: - Hiểu được khái niệm sổ kế toán và phương pháp ghi chép vào một số loại sổ kế toán chủ yếu. - Trình bày ý nghĩa và tác dụng của các loại sổ sách đối với công tác kế toán - Nắm được kỹ thuật ghi sổ, sửa sổ kế toán và thực hành ghi sổ một số nghiệp vụ kế toán. - Hiểu được những quy định chung về sổ kế toán. - Hiểu rõ về các hình thức kế toán (theo Chế độ kế toán Quyết định 15/2006/QĐ-BTC) 7.1. Sổ sách kế toán 7.1.1. Khái niệm Sổ kế toán là những tờ sổ được tổ chức theo mẫu nhất định, có liên hệ chặt chẽ với nhau để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán nhằm thỏa mãn yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý và lập các Báo cáo tài chính. Như vậy sổ kế toán là vật mang tin, là công cụ để tập hợp và hệ thống hóa những thông tin ban đầu từ chứng từ kế toán làm cơ sở cho việc soạn thảo các Báo cáo tài chính. Tất cả các Doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc thành phần kinh tế đều phải mở, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ sách kế toán theo đúng qui định hiện hành của Nhà nước. 7.1.2. Phân loại: Theo chế độ kế toán doanh nghiệp quyết định 15/2006/QĐ-BTC, mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái. Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sổ sách kế toán có thể có rất nhiều loại khác nhau, nhưng thông thường có thể phân biệt chúng theo phương pháp ghi chép, theo mức độ khái quát của nội dung ghi chép, theo hình thức cấu trúc hoặc theo hình thức tổ chức. 7.1.2.1. Theo phương pháp ghi chép: có thể phân loại thành ghi theo thời gian (sổ nhật ký); sổ ghi theo hệ thống (sổ cái và các sổ chi tiết) và sổ liên hợp (Nhật ký Sổ cái, Nhật ký chứng từ). Sổ nhật ký được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng giữa các tài khoản của nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên Sổ nhật ký phải phản ánh tổng hợp số phát sinh bên nợ, bên có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng trong Doanh nghiệp. Sổ nhật ký phải phản ánh đầy đủ các yếu tố sau: Ngày, tháng, năm ghi sổ Số hiệu và ngày lập chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Dưới đây là mẫu Sổ nhật ký mà kế toán thường sử dụng. Đơn vị... Điạ chỉ:... Sổ Nhật ký Năm 20... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Sổ cái dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ, trong niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán đuợc qui định trong chế độ kế toán. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Sổ cái phản ánh đầy đủ các yếu tố sau: Ngày, tháng, năm ghi sổ Số hiệu và ngày lập chứng từ làm căn cứ ghi sổ Tóm tắt nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh Số tiền của nghiệp vụ phát sinh vào bên Nợ, bên Có của tài khoản Dưói đây là mẫu Sổ cái mà kế toán thường sử dụng. Đơn vị ... Địa chỉ... Sổ cái Tài khoản: Số hiệu: Năm 20... Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có - Sổ chi tiết Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp những thông tin chi tiết phục vụ cho việc quản lý từng đối tượng chưa phản ánh được trên sổ nhật ký và sổ cái. Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp. Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết kết hợp chặt chẽ với nhau tạo thành một hệ thống sổ kế toán. Một hình thức tổ chức sổ kế toán biểu hiện một hình thức kế toán. - Sổ Nhật ký - Sổ cái Nhật ký - Sổ cái là một loại sổ liên hợp. Nó kết hợp ghi theo thời gian và theo hệ thống. Sổ này có nhiều mẫu kết cấu khác nhau, nhưng đặc trưng cơ bản của nó là trên cùng một trang sổ, số liệu kế toán vừa được ghi theo thời gian (phần Nhật ký) vừa được ghi theo hệ thống (phần Sổ cái). Chứng từ kế toán khi vào sổ liên hợp này được sắp xếp và phân loại theo thời gian và riêng cho từng đối tượng. Dưói đây là mẫu Sổ Nhật ký – Sổ cái mà kế toán thường sử dụng. Đơn vị ... Địa chỉ... Nhật ký – Sổ cái Năm 20... Thứ tự dòng Chứng từ Diễn giải Số phát sinh TK… TK… TK… Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có 7.1.2.2. Theo mức độ khái quát của nội dung phản ánh, sổ kế toán được chia làm sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và sổ kết hợp kế toán tổng hợp và chi tiết. - Sổ kế toán tổng hợp được dùng để phản ánh tổng quát các loại tài sản, nguồn vốn, các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một số sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái, sổ Nhật ký - Sổ cái, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ kế toán chi tiết được sử dụng để phản ánh chi tiết các nội dung và số tiền đã được phản ánh trong các sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý cụ thể. Thuộc loại này bao gồm các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. - Sổ kết hợp kế toán tổng hợp và chi tiết được sử dụng để phản ánh tổng quát từng loại tài sản, nguồn vốn, vừa phản ánh các bộ phận cấu thành bên trong của từng loại tài sản, nguồn vốn hoặc quá trình sản xuất kinh doanh. Thuộc loại sổ này bao gồm một số các loại sổ cái 7.1.2.3. Theo hình thức cấu trúc, sổ kế toán có thể chia thành sổ kiểu một bên, sổ hai bên và sổ nhiều cột, sổ bàn cờ. - Sổ kiểu một bên là loại sổ có hai cột được dùng để phản ánh hai mặt đối lập của từng tài sản, từng nguồn vốn được bố trí cùng nằm trên một bên của trang sổ. Thuộc loại sổ này cũng bao gồm các loại sổ cái dùng trong kế toán tổng hợp - Sổ hai bên: là loại sổ được chia làm 2 bên cân đối để phản ánh 2 mặt đối lập (tăng, giảm) của từng tài sản hoặc từng nguồn vốn. Thuộc loại sổ này bao gồm các sổ cái dùng trong phản ánh tổng hợp Sổ hai bên có mẫu như sau: Chứng từ Diễn giải Số tiền Chứng từ Diễn giải Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng - Sổ nhiều cột là lọai sổ dùng để vừa kế toán tổng hợp vừa kế toán chi tiết cho từng tài sản hoặc từng nguồn vốn hoặc từng quá trình sản xuất kinh doanh. Thuộc loại sổ này bao gồm một sổ cái và các loại sổ chi tiết. Sổ nhiều cột có mẫu như sau: Chứng từ Diễn giải Ghi nợ Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Khoản mục Khoản mục Cộng nợ - Sổ bàn cờ là loại sổ được dùng để phản ánh các quan hệ đối ứng giữa các tài khoản có liên quan hoặc phản ánh mối quan hệ qua lại giữa hai cách phân loại khác nhau của một đối tượng nào đó (khoản mục chi phí và địa điểm phát sinh). Thuộc loại sổ này bao gồm một số sổ cái và các loại sổ chi tiết theo dõi chi phí. Mẫu sổ kiểu bàn cờ phản ánh tình hình chi phí Địa điểm phát sinh Phân xưởng I Phân xưởng II …… Tổng cộng Khoản mục chi phí Nguyên vật liệu chính Vật liệu phụ Tiền lương CN sản xuất ………… Tổng cộng 7.1.2.4. Theo hình thức tổ chức, sổ kế toán có thể phân biệt thành sổ đóng thành quyển hoặc sổ tờ rời. Sổ đóng thàng quyển là loại sổ bao gồm nhiều trang sổ được đánh số thứ tự liên tục và đóngthành tập. Trên trang đầu hoặc trang cuối của sổ phải ghi rõ sổ bao gồm bao nhiêu trang, có chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xác nhận đồng thời giữa 2 trang sổ phải đóng dấu giáp lai. Sổ tờ rời là loại sổ bao gồm nhiều tờ sổ được để riêng lẻ, kẹp trong các bìa cứng hoặc hộp cứng theo trình tự nhất định để thuận lợi cho việc bảo quản và sử dụng khi ghi chép, kiểm tra, đối chiếu. Trường hợp các tờ sổ được sử dụng những tờ giấy cứng thì gọi là thẻ. Sử dụng sổ tờ rời phải được đăng ký chặt chẽ và phải có chữ ký của Kế toán trưởng trên từng trang sổ. Các loại sổ quan trọng như sổ quỹ, sổ cái thường dùng loại sổ đóng thành quyển, còn các loại sổ chi tiết, bảng kê... được dùng dưới dạng các tờ rời. 7.1.3. Quy trình sổ sách: Theo Luật Kế toán số 03/2003/QH11, đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để định khoản rồi sau đó ghi vào các sổ có liên quan theo mẫu, theo đúng phương pháp và nguyên tắc. 7.1.3.1. Phương pháp ghi sổ kế toán Đơn vị phải thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và quy định tại Chế độ kế toán . Việc ghi sổ kế toán cần phải được tiến hành theo các bước sau: Mở sổ kế toán: Đây là bước đầu tiên của qui trình kế toán. Trong bước này, kế toán phải chuyển số dư cuối kỳ trước vào sổ kế toán đầu kỳ này. Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính. Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục như sau: Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giũa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán. Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm. Nếu sổ kế toán được đóng thành quyển thì phải đóng dấu giáp lai và đánh số trang theo thứ tự từ đầu đến cuối sổ. Ghi sổ kế toán: Căn cứ vào chứng từ hợp lý, hợp lệ để ghi sổ kế toán theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong mối quan hệ vốn có của nghiệp vụ. Khi ghi sổ kế toán phải dùng mực tốt, chữ và số liệu ghi trong sổ phải rõ ràng, đầy đủ, không được tẩy xóa, dán giấy hoặc dùng các hóa chất để sửa chữa sổ. Nếu trong quá trình ghi sổ có sai sót thì phải sửa chữa theo đúng phương pháp. Các dòng không có số liệu ghi chép thì phải gạch chéo. Nếu một chứng từ cần phải ghi vào nhiều sổ khác nhau thì phải luân chuyển theo qui định của kế toán trưởng. Khóa sổ kế toán: Hết kỳ kế toán (tháng, quí) và niên độ, phải tiến hành khóa sổ kế toán. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong những trường hợp sau: kiểm kê, tài sản, sáp nhập đơn vị, chia tách, chuyển hình thức sở hữu, đình chỉ hoạt động, giải thể Doanh nghiệp,… Khóa sổ là việc tiến hành cộng số phát sinh bên nợ, bên có và rút số dư cuối kỳ của các tài khoản trên sổ kế toán. Việc khóa sổ kế toán được tiến hành trên tất cả các sổ theo định kỳ vào cùng một thời điểm; riêng sổ quỹ tiền mặt phải khóa sổ hàng ngày. Mỗi lần khóa sổ, người giữ sổ, người kiểm tra sổ và kế toán trưởng phải ký tên vào sổ. Kết thúc niên độ kế toán, sau khi hoàn tất công việc kế toán (bao gồm việc kiểm tra, đối chiếu, khóa sổ và cung cấp số liệu cho báo cáo tài chính), đơn vị phải sắp xếp, phân loại, gói buộc, liệt kê ngoài gói, lập danh mục sổ kế toán lưu trữ và đưa vào lưu trữ theo qui định hiện hành của Nhà nước. Trong trường hợp ghi sổ bằng máy tính thì cuối kỳ kế toán, sau khi đã hoàn thành công việc ghi sổ và khóa sổ kế toán phải tiến hành in toàn bộ các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để đưa vào lưu trữ như đã nói ở trên. 7.1.3.2. Những sai sót có thể xảy ra khi ghi sổ kế toán Khi ghi sổ kế toán chúng ta có thể phạm phải những lỗi sau: Bỏ sót chứng từ hoặc số tiền ghi trên chứng từ thấp hơn số thực tế phát sinh (cộng thiếu) Ghi đảo (ví dụ 15 ghi thành 51) Ghi thiếu số hoặc thừa số, ví dụ: 5.000đ ghi thành 50.000đ và ngược lại Ghi trùng số 2 hoặc nhiều lần, ví dụ chi 5.000đ ghi vào sổ quỹ 2 lần hoặc ghi có tài khoản tiền mặt 2 lần,… Chuyển số liệu từ các sổ liên quan không đúng, ví dụ: chuyển số liệu từ sổ nhật ký vào sổ cái sai Ghi sai quan hệ đối ứng Rút số dư tài khoản sai Sử dụng sai các phương pháp tính giá tồn kho, giá thành sản xuất,… Tất cả những sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán đều phải được sửa chữa theo những phương pháp thích hợp. 7.1.3.3. Các phương pháp sửa chữa sai sót trên sổ kế toán Theo điều 28 Luật kế toán 03/2003/QH11, khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau: phương pháp cải chính, phương pháp ghi số âm và phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp cải chính (xóa bỏ): phương pháp cải chính được thực hiện như sau: Dùng mực đỏ xóa bỏ số sai sao cho vẫn còn đọc được số đó Ghi lại số đúng bằng mực thường ngay trên số đã xóa bỏ Người chỉnh sổ và kế toán trưởng phải ký xác nhận ngay tại số được sửa Phương pháp cải chính thường được dùng trong những trường hợp sau: Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng giữa các tài khoản Sai sót không ảnh hưởng đến số tổng cộng Phương pháp ghi số âm: Khi dùng phương pháp ghi số âm để sửa chữa sai sót trên sổ kế toán thì trước hết cần phải viết lại bằng mực đỏ bút toán sai để hủy bút toán này, sau đó dùng mực thường để ghi lại bút toán đúng. Phương pháp này được áp dụng cho các trường hợp sau: Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai, đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa chữa được bằng phương pháp cải chính Sau khi đã lập và gửi Bảng cân đối kế toán đi rồi mới phát hiện sai sót Sai sót trong đó bút toán tài khoản đã ghi nhiều lần (ghi trùng) hoặc số tiền ghi sổ lớn hơn số tiền thực tế phát sinh Cơ sở để ghi bút toán điều chỉnh là chứng từ ghi sổ, trong đó thuyết minh rõ nguyên nhân sai sót, số tiền đúng, số tiền đã ghi sai, chênh lệch giữa số đúng và số sai. Chứng từ ghi sổ này phải có chữ ký duyệt của kế toán trưởng đơn vị. Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng trong trường hợp bút toán ghi đúng về mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản nhưng số tiền ghi sổ thấp hơn thực tế phát sinh trong các nghiệp vụ kinh tế hoặc bỏ sót chứng từ, hoặc cộng sai số tiền trên chứng từ mà số sai thấp hơn số đúng. Kế toán ghi bổ sung chênh lệch cho đủ số đúng. Các trường hợp khác: Trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính thì tùy theo từng sai sót cụ thể có thể tiến hành sửa chữa theo các phương pháp đã nói ở trên, nhưng phải tuân thủ các nguyên tắc sau: nếu sai sót được phát hiện khi chưa in sổ thì được phép sửa trực tiếp trên máy. Nếu đã in sổ thì trên sổ đã in sẽ sửa theo một trong ba phương pháp nói trên, đồng thời sửa chữa lại sổ sai trên máy và in lại tờ sổ mới. Phải lưu tờ sổ cũ cùng với tờ sổ mới để tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát sau này. Trong trường hợp báo cáo tài chính đã được duyệt hoặc sau các cuộc kiểm toán, kiểm tra, thanh tra… nếu có quyết định điều chỉnh số liệu thì có thể điều chỉnh ở năm báo cáo, hoặc điều chỉnh trên sổ kế toán của năm hiện hành. 7.2. Các hình thức kế toán Hình thức tổ chức sổ kế toán, còn gọi là hình thức kế toán, bao gồm số lượng sổ kế toán, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ, mối liên hệ giữa các loại sổ kế toán để ghi chép, hệ thống hóa và tổng hợp số liệu từ các chứng từ ban đầu, nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho việc lập báo báo tài chính theo trình tự và phương pháp nhất định. Theo quyết định 15/QĐ-BTC, Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung; - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ; - Hình thức kế toán trên máy vi tính. 7.2.1. Hình thức Nhật ký chung - Đặc điểm: Tất cả các nghiệp kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. - Các loại sổ chủ yếu Hình thức kế toán Nhật ký chung có các loại sổ chủ yếu sau đây: Sổ kế toán tổng hợp, Nhật ký chung và sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Trình tự ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên Nhật ký chung ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu Doanh nghiệp có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đựơc ghi vào sổ chi tiết có liên quan. Trường hợp Doanh nghiệp mở các Nhật ký chuyên dùng thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán, ghi ngiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chuyên dùng liên quan. Định kỳ, hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký chuyên dùng, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái tổng hợp, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào 2 sổ nhật ký chuyên dùng (nếu có). Cuối tháng, cuối quí, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ nhật ký chuyên dùng sau khi đã loại trừ trùng lắp) cuối kỳ. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra - Ưu nhược điểm của hình thức Nhật ký chung Ưu điểm của hình thức kế toán này là đơn giản, dễ làm cả bằng thủ công cũng như bằng máy tính. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại được tập hợp vào các nhật ký chuyên dùng do đó dễ kiểm tra, đối chiếu… Tuy vậy, hình thức kế toán này thích hợp cho những đơn vị có qui mô nhỏ, hoạt động đơn giản, như các đơn vị thương mại, dịch vụ,… SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm …………. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ DIỄN GIẢI Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang …… Cộng chuyển sang trang sau Ngày .....tháng .....năm ........ Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu) SỔ CÁI Năm: ............. Số hiệu: Tên tài khoản: Ngày tháng ghi sổ Chứng từ DIỄN GIẢI Trang sổ NK chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ Ngày .....tháng .....năm ........ Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu) SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Năm: .............. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ DIỄN GIẢI Ghi Nợ tài khoản Ghi Có các tài khoản Số Ngày tháng Tài khoản khác Số tiền Số hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày .....tháng .....năm ........ Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu) SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN MẶT Năm: ................ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ DIỄN GIẢI Ghi Có tài khoản Ghi Nợ các tài khoản Số Ngày tháng Tài khoản khác Số tiền Số hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày .....tháng .....năm Người