Chương 8-9-10-11: Lập sổ sách kế toán

Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level ‹#› Click to edit Master title style FAA Chương 8-9-10-11:LẬP SỔ SÁCH KẾ TOÁN GV: NGUYỄN THANH TÙNG Mục tiêu chương 8,9,10,11 2 Nội dung chương 5 3 1. Kế toán tiền mặt Sổ sách kế toán Sổ quỹ tiền mặt Sổ nhật ký thu, chi Báo cáo tổng hợp Báo cáo tổng hợp thu chi tháng In chứng từ Phiếu thu Phiếu chi 4 NHẬT KÝ DỮ LIỆU 2. Kế toán hàng tồn kho Sổ sách kế toán Sổ chi tiết vật tư – hàng hóa Sổ nhật ký nhập, xuất Thẻ kho Báo cáo tổng hợp Báo cáo N-X-T In chứng từ Phiếu nhập Phiếu xuất 5 2. Kế toán hàng tồn kho Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên: 6 151,152,153,154,155,156,157 Số dư DK 111,112,141, 311,331,411… Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ 621,627,632, 641,642,411… Số dư CK 2. Kế toán hàng tồn kho Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ 7 Trị giá xuất = Trị giá tồn DK + Trị giá nhập – Trị giá tồn CK TK 611 – Mua hàng Nhập: ghi kịp thời Xuất: ghi cuối kỳ 2. Kế toán hàng tồn kho Phương pháp tính giá nhập kho: theo nguyên tắc giá gốc (giá phí thực tế) Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền Nhập trước, xuất trước (FIFO) Nhập sau, xuất trước (LIFO) Thực tế đích danh 8 2. Kế toán hàng tồn kho Kế toán chi tiết hàng tồn kho (3 PP) Phương pháp thẻ song song Phương pháp sổ số dư Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 9 2. Kế toán hàng tồn kho Phương pháp thẻ song song 10 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC KẾ TOÁN Sổ cái TK 152156 Báo cáo Nhập–Xuất–Tồn Sổ chi tiết VT-HH Bộ thẻ kho Phiếu nhập kho… Phiếu xuất kho… Phiếu nhập kho… Phiếu xuất kho… Kế toán hàng tồn kho Thủ kho Ghi hằng ngày Ghi hằng tháng Đối chiếu 2. Kế toán hàng tồn kho Phương pháp sổ số dư 11 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC KẾ TOÁN Sổ cái TK 152156 Bảng kê số dư Bộ thẻ kho Phiếu nhập kho… Phiếu xuất kho… Phiếu nhập kho… Phiếu xuất kho… Kế toán hàng tồn kho Thủ kho Ghi hằng ngày Ghi hằng tháng Đối chiếu Kiểm tra định kỳ ngắn 3,5,7 ngày/lần 3. Kế toán công nợ Sổ sách kế toán Sổ chi tiết công nợ KH, NCC Báo cáo tổng hợp Bảng tổng hợp công nợ KH, NCC 12 NHẬT KÝ DỮ LIỆU 4. Kế toán tổng hợp Sổ sách kế toán Sổ nhật ký chung Sổ cái Báo cáo tổng hợp Bảng CDSPS Chứng từ sử dụng Phiếu nhập, xuất Phiếu thu, chi Phiếu kế toán 13 NHẬT KÝ DỮ LIỆU 5. Tóm tắt quy trình xử lý Thu thập chứng từ Hạch toán Xử lý Excel Bảng lương Bảng tính khấu hao Bảng tính phân bổ chi phí Hóa đơn Phiếu thu/chi Giấy báo nợ/có Phiếu nhập/ xuất Phiếu kế toán SỔ TỔNG HỢP SỔ CHI TIẾT BẢNG TH CHI TIẾT BẢNG CDPS BÁO CÁO THUẾ NHẬT KÝ DỮ LIỆU HẠCH TOÁN BC TÀI CHÍNH 14 BẢNG KÊ NX BC NXT SỔ CHI TIẾT VTHH HẠCH TOÁN 6. Hướng dẫn thực hành 15 6.1. Hướng dẫn lập Sổ kế toán 16 6.1.1. Sổ cái tài khoản Bước 1: Thiết kế theo mẫu QĐ15 Bước 2: Tạo hộp chọn tài khoản sổ cái Bước 3: Trích lọc dữ liệu từ sheet NKDL Bước 4: Lập công thức cho các cột Bước 5: Hoàn thiện, định dạng trang in. 17 Bước 1: Thiết kế theo mẫu 18 Bước 2: Tạo hộp chọn TK Cách 1: Sử dụng Data Validation 19 Bước 2: Tạo hộp chọn TK Cách 2: Sử dụng ComboBox 20 Cách 2: Sử dụng ComboBox B1: Vẽ Combo Box ra 21 Cách 2: Sử dụng ComboBox B2: Thiết lập thông số thuộc tính của ComboBox 22 Bước 3: Trích lọc dữ liệu từ sheet NKDL Lập vùng tiêu đề trích lọc Lập vùng điều kiện trích lọc (chú ý: gán = ô TK sổ cái & “*”) Trích lọc: bắt đầu bật Macro  lưu 1 thao tác trích lọc xong  tắt Macro Tạo nút lệnh  gán Macro  chạy thử Macro 23 3 cột trung gian Bước 4: Lập công thức cho các cột Số hiệu TK đối ứng: =IF(LEFT(TKNo,3)=TKSoCai, TKCo, TKNo) Số phát sinh Nợ: =IF(LEFT(TKNo,3)=TKSoCai, SoPS, 0) Số phát sinh Có: =IF(LEFT(TKCo,3)=TKSoCai, SoPS, 0) 24 Bước 5: Hoàn thiện, định dạng trang in Ẩn các cột trung gian Ẩn vùng điều kiện Ẩn dòng tiêu đề trích lọc Căn chỉnh đường viền, màu nền Bỏ đường lưới bảng tính : View/Show/Gridlines Định dạng trang in: File/Print/Page Setup Tạo AutoFilter  chọn không in ra các dòng trống 25 6.1.2. Sổ nhật ký chung Bước 1: Thiết kế theo mẫu QĐ15 Bước 2: Lập công thức cho các cột Bước 3: Hoàn thiện, định dạng trang in 26 Bước 1: Thiết kế theo mẫu 27 Bước 2: Lập công thức cho các cột 28 Nhật ký dữ liệu Nhật ký chung Bước 2: Lập công thức cho các cột Tạo thêm cột phụ để tách từ định khoản trên 1 dòng (NKDL)  định khoản trên 2 dòng (NKC) SoCT, NgayCT, DienGiai: Sử dụng hàm OFFSET để dịch chuyển căn cứ theo giá trị trên cột phụ. TaiKhoan, PSNo, PSCo: Sử dụng hàm OFFSET để dịch chuyển căn cứ theo giá trị trên cột phụ và dòng chẵn lẻ. 29 OFFSET(ô gốc, số dòng, số cột, độ cao, độ rộng) Bước 3: Hoàn thiện, định dạng trang in Căn chỉnh đường viền, màu nền Bỏ đường lưới bảng tính : View/Show/Gridlines Định dạng trang in: File/Print/Page Setup Tạo AutoFilter  chọn không in ra các dòng trống 30 6.1.3. Sổ quỹ Bước 1: Thiết kế theo mẫu QĐ15 Bước 2: (không có) Bước 3: Trích lọc dữ liệu từ sheet NKDL Bước 4: Lập công thức cho các cột Bước 5: Hoàn thiện, định dạng trang in (tương tự sổ cái) 31 Bước 1: Thiết kế theo mẫu 32 Bước 3: Trích lọc dữ liệu từ NKDL 33 Lập vùng tiêu đề trích lọc Lập vùng điều kiện trích lọc Trích lọc: bắt đầu bật Macro  lưu 1 thao tác trích lọc xong  tắt Macro Tạo nút lệnh  gán Macro  chạy thử Macro 3 cột trung gian Bước 4: Lập công thức cho các cột TK đối ứng: = IF(LEFT(TKNo,3) = “111”, TKCo, TKNo) Thu: = IF(LEFT(TKNo,3) = “111”, SoPS, 0) Chi: = IF(LEFT(TKCo,3)= “111”, SoPS, 0) Số tồn: = TonDK + Thu - Chi 34 6.1.4. Sổ nhật ký Thu/Chi Bước 1: Thiết kế theo mẫu QĐ15 Bước 2: (không có) Bước 3: Trích lọc dữ liệu từ sheet NKDL Bước 4: Lập công thức cho các cột Bước 5: Hoàn thiện, định dạng trang in. 35 Bước 1: Thiết kế theo mẫu 36 Bước 3: Trích lọc dữ liệu từ NKDL 37 Lập vùng tiêu đề trích lọc Lập vùng điều kiện trích lọc Trích lọc: bắt đầu bật Macro  lưu 1 thao tác trích lọc xong  tắt Macro Tạo nút lệnh  gán Macro  chạy thử Macro 2 cột trung gian Bước 4: Lập công thức cho các cột GhiNoTK111=SoPS GhiCo 112, 131, 141 (lập 1 công thức tổng quát) =IF(LEFT(TKCo,3)=ôTK112, SoPS, 0) TKKhac_SoTien=IF(SUM(112:141)=0, SoPS, 0) TKKhac_SoHieu=IF(SUM(112:141)=0, TKCo, 0) 38 Cố định cột Cố định dòng 6.1.5. Sổ chi tiết VT-HH Bước 1: Thiết kế theo mẫu QĐ15 Bước 2: Tạo hộp chọn Mã hàng (tương tự sổ cái) Bước 3: Trích lọc dữ liệu từ sheet NKDL Bước 4: Lập công thức cho các cột Bước 5: Hoàn thiện, định dạng trang in (tương tự sổ cái) 39 Bước 1: Thiết kế theo mẫu 40 Bước 3: Trích lọc dữ liệu từ NKDL 41 Lập vùng tiêu đề trích lọc Lập vùng điều kiện trích lọc (chú ý: gán = ô chọn MaHang) Trích lọc: bắt đầu bật Macro  lưu 1 thao tác trích lọc xong  tắt Macro Tạo nút lệnh  gán Macro  chạy thử Macro 4 cột trung gian Bước 4: Lập công thức cho các cột TKDƯ: IF(LEFT(TKNo,3) = TK_Kho, TKCo, TKNo) SLNhap: IF(LEFT(SoCT,2)=“PN”, SoLuong, 0) TienNhap: IF(LEFT(SoCT,2)=“PN”, ThanhTien, 0) SLXuat: IF(LEFT(SoCT,2)=“PX”, SoLuong, 0) TienXuat: SLXuat*(∑TienDK+ ∑TienNhap) SLTonCK: SLTonDK + SLNhap – SLXuat TienTonCK: TienTonDK + TienNhap - TienXuat 42 (∑SLTon + ∑SLNhap) 6.1.6. Sổ chi tiết công nợ Bước 1: Thiết kế theo mẫu QĐ15 Bước 2: Tạo hộp chọn MaKH-NCC (tương tự sổ cái) Bước 3: Trích lọc dữ liệu từ sheet NKDL Bước 4: Lập công thức cho các cột Bước 5: Hoàn thiện, định dạng trang in (tương tự sổ cái) 43 Bước 1: Thiết kế theo mẫu 44 Bước 3: Trích lọc dữ liệu từ sheet NKDL 45 Lập vùng tiêu đề trích lọc Lập vùng điều kiện trích lọc (chú ý: gán MaKH = hộp chọn MaKH) Trích lọc: bắt đầu bật Macro  lưu 1 thao tác trích lọc xong  tắt Macro Tạo nút lệnh  gán Macro  chạy thử Macro 3 cột trung gian Bước 4: Lập công thức cho các cột TKDƯ: IF(Left(TKNo,3)=TKCongNo, TKCo, TKNo) PSNo: IF(Left(TKNo,3)=TKCongNo, SoPS, 0) PSCo: IF(Left(TKCo,3)=TKCongNo, SoPS, 0) 46 6.2. Hướng dẫn lập Báo cáo TH 47 6.2.1. Báo cáo tồn quỹ Bước 1: Thiết kế theo mẫu Bước 2: Nhập vào số TonDK Bước 3: Tính tổng Thu, Chi, Tồn theo ngày 48 Bước 1: Thiết kế theo mẫu 49 Bước 2: Nhập vào số TonDK Sử dụng số dư nợ cuối kỳ của TK111 trên Bảng CDPS kỳ trước. 50 Bước 3: Tính tổng Thu, Chi, Tồn theo ngày Tổng thu theo ngày (tính tổng 2 điều kiện): = {SUM((DAY(CotNgayCT)=Ngay)*(LEFT(CotTKNo,3)=“111”)*CotSoPS)} Tổng chi theo ngày (tính tổng 2 điều kiện): = {SUM((DAY(CotNgayCT)=Ngay)*(LEFT(CotTKCo,3)=“111”)*CotSoPS)} Tồn quỹ theo ngày: = TonDK + ∑ Thu trong ngày – ∑ Chi trong ngày 51 NHẬT KÝ DỮ LIỆU 6.2.2. Báo cáo N-X-T Bước 1: Thiết kế theo mẫu Bước 2: Nhập vào SLTonDK, TriGiaTonDK Bước 3: Lập công thức: SLNhap, TriGiaNhap Bước 4: Lập công thức: SLXuat, TriGiaXuat Bước 5: Lập công thức: SLTonCK, TriGiaTonCK 52 Bước 1: Thiết kế theo mẫu 53 Bước 2: Nhập vào SLTonDK, TriGiaTonDK Cách 1: Nhập số dư chi tiết đầu kỳ  DMHH DMHH Báo cáo NXT Cách 2: Nhập trực tiếp số dư chi tiết đầu kỳ vào Báo cáo NXT 54 Vlookup() Bước 3: Tính: SLNhap, TriGiaNhap Tính tổng 2 điều kiện: ĐK1: SoCtu = “PN*” hoặc Left(TKNo,3)=“156” ĐK2: theo MaHang Tính SLNhap ? {SUM((LEFT(CotSoCT,2)=“PN”)*(CotMaHang=MaHang) *CotSoLuong)} Tính TriGiaNhap ? {SUM((LEFT(CotSoCT,2)=“PN”)*(CotMaHang=MaHang) *CotThanhTien)} 55 NHẬT KÝ DỮ LIỆU Bước 4: Tính: SLXuat, TriGiaXuat Tính tổng 2 điều kiện: ĐK1: SoCtu = “PX*” hoặc TKCo=“156” ĐK2: theo MaHang Tính SLXuat ? ={SUM((LEFT(TKCo,3)=“156”)*(CotMaHang=MaHang) *CotSoLuong)} Tính TriGiaXuat ? = SLXuat * DonGiaBinhQuan DonGiaBinhQuan = TriGiaTonDK + TriGiaNhap 56 SLTonDK + SLNhap Bước 5: Tính: SLTonCK, TriGiaTonCK Tính SLTonCK ? = SLTonDK + SLNhap – SLXuat Tính TriGiaTonCK ? = TriGiaTonCK = TriGiaTonDK + TriGiaNhap – - TriGiaXuat 57 6.2.3. Bảng TH công nợ Bước 1: Thiết kế theo mẫu Bước 2: Nhập vào số DuNoDK, DuCoDK Bước 3: Tính tổng số PSNo, PSCo Bước 4: Tính số DuNoCK, DuCoCK 58 Bước 1: Thiết kế theo mẫu 59 Bước 2: Nhập vào số DuNoDK, DuCoDK Cách 1: Đầu kỳ nhập vào DMKH-NCC DMKH-NCC Bảng TH công nợ Cách 2: Nhập trực tiếp số dư đầu kỳ vào Bảng TH công nợ. 60 Vlookup() Bước 3: Tính tổng số PSNo, PSCo Tính tổng 2 điều kiện: ĐK1: TKNo/TKCo = “131” ĐK2: theo MaKH-NCC PSNo: {SUM((LEFT(TKNo,3)=“131”)*(Khối_MaKH=MaKH)*SoPS)} PSCo: {SUM((LEFT(TKCo,3)=“131”)*(Khối_MaKH=MaKH)*SoPS)} 61 NHẬT KÝ DỮ LIỆU Bước 4: Tính số DuNoCK, DuCoCK Dư nợ CK: =MAX(DuNoDK + PSNo – DuCoDK – PSCo, 0) Dư có CK: =MAX(DuCoDK + PSCo – DuNoDK – PSNo, 0) 62 6.2.4. Bảng cân đối tài khoản Bước 1: Thiết kế theo mẫu Bước 2: Nhập vào số DuNoDK, DuCoDK Bước 3: Tính tổng số PSNo, PSCo Bước 4: Tính số DuNoCK, DuCoCK 63 Bước 1: Thiết kế theo mẫu 64 Bước 2: Nhập vào số DuNoDK, DuCoDK 65 Cách 1: Nhập số dư chi tiết đầu kỳ  DMTK DMTK Bảng CDTK Cách 2: Nhập trực tiếp số dư đầu kỳ vào Bảng cân đối tài khoản. Vlookup() Bước 3: Tính tổng số PSNo, PSCo PSNo: thống kê theo 1 điều kiện: MaTK SUMIF(Khối_TKNo,ô_TK&”*”,Khối_SoPS) PSCo: thống kê theo 1 điều kiện: MaTK SUMIF(Khối_TKCo,ô_TK&”*”,Khối_SoPS) 66 NHẬT KÝ DỮ LIỆU Bước 4: Tính số DuNoCK, DuCoCK Dư nợ CK: =MAX(DuNoDK + PSNo – DuCoDK – PSCo, 0) Dư có CK: =MAX(DuCoDK + PSCo – DuNoDK – PSNo, 0) 67 6.3. Hướng dẫn lập Chứng từ 68 6.3.1. Phiếu thu & chi Bước 1: Thiết kế theo mẫu Bước 2: Tạo Scroll Bar/Data Validation/ ComboBox  chọn số phiếu Bước 3: Dò tìm các thông tin theo số phiếu Bước 4: Trích lọc lấy định khoản TKNo, TKCo Bước 5: Tính tổng số phát sinh theo số phiếu Bước 6: Chuyển số tiền bằng số  chữ Bước 7: Định dạng trang in 69 Bước 1: Thiết kế theo mẫu 70 Bước 2: Tạo Scroll Bar  chọn số phiếu B1: Developer  Controls Insert  Scroll Bar  Vẽ ra theo mẫu 71 Bước 2: Tạo Scroll Bar  chọn số phiếu B2: Thiết lập thông số thuộc tính của Scroll Bar 72 Bước 3: Dò tìm các thông tin theo số phiếu Sử dụng hàm VLOOKUP dò tìm các thông tin sau dựa vào SoPhieu trong sheet NhatKyDuLieu Họ tên người nộp tiền Địa chỉ người nộp Lý do thu tiền (diễn giải) 73 Bước 4: Trích lọc lấy định khoản TKNo, TKCo Lập vùng điều kiện: Lập vùng tiêu đề trích lọc: Trích lọc: Data/Sort&Filter/Advanced Xử lý công thức lấy định khoản lên phiếu 74 Bước 5: Tính tổng số phát sinh theo số phiếu Một chứng từ có thể được hạch toán trên nhiều dòng. Ví dụ: => Dùng SUMIF để tính tổng số tiền theo số chứng từ. 75 Bước 6: Chuyển số tiền bằng số  chữ Cách 1: Xây dựng công thức Cách 2: Tự viết hàm người dùng bằng VBA Cách 3: Sử dụng Add-Ins có sẵn hàm chuyển đổi từ số sang chữ. 76 Bước 7: Định dạng trang in 77