Chương 8: Thiết kế biểu mẩu báo cáo & (forms & reports)

Chương 8:Thiết Kế Biểu Mẩu & Báo Cáo (Forms & Reports) Faculty of MIS GV: LÊ THỊ QUỲNH NGA Nội Dung Giải thích tiến trình thiết kế biểu mẫu & báo cáo. Áp dụng các hướng dẩn tổng quát cho định dạng forms & reports. Sử dụng màu & biết khi nào thì màu sắc sẽ cải thiện khả năng sử dụng thông tin. Định dạng văn bản, bảng & danh sách 1 cách hiệu quả. Giải thích làm thế nào để đánh giá khả năng sử dụng & mô tả các yếu tố ảnh hưởng khả năng sử dụng. Biểu mẩu & Báo cáo Biểu mẩu Văn bản kinh doanh chứa 1 số dữ liệu đã xác định trước & có thể bao gồm 1 số vùng để dữ liệu được điền vào thêm. 1 biểu mẩu cụ thể thường tương ứng với 1 mẩu tin trong CSDL. Báo cáo Văn bản kinh doanh chỉ chứa 1 số dữ liệu đã xác định trước. Văn bản thụ động dùng để đọc & xem dữ liệu. Chứa dữ liệu có từ nhiều mẩu tin hay giao dịch trong CSDL. Các Loại Báo Cáo Theo lịch (Scheduled): được tạo ở những lúc xác định trước để đáp ứng nhu cầu thường xuyên Chỉ số chính (Key-indicator): Cung cấo tổng hợp các thông tin quan trọng theo căn cứ bình thường Ngoại lệ (Exception): Làm nổi bật các dữ liệu nằm ngoài các giới hạn điều hành chuẩn Drill-down: cung cấp các chi tiết nằm dưới các tổng hợp các chỉ số chính hay các báo cáo ngoại lệ Bất thường (Ad-hoc): đáp ứng các yêu cầu bất thường Tiến Trình Thiết Kế Biểu Mẫu & Báo Cáo Hoạt động chú trọng đến người sử dụng (User-focused) Theo cách tiếp cận prototyping Xác định các yêu cầu: Ai sẽ dùng biểu mẫu hay báo cáo? Mục tiêu của biểu mẫu hay báo cáo là gì? Khi nào thì báo cáo được cần hay sử dụng? Biểu mẫu & báo cáo cần được phân phối & sử dụng ở đâu? Bao nhiêu người cần dùng hay xem biểu mẫu hay báo cáo? Tiến Trình Thiết Kế Biểu Mẫu & Báo Cáo Làm bản mẫu (Prototyping) Bản mẫu khởi đầu được thiết kế từ các yêu cầu Người sử dụng xem xét thiết kế bản mẫu & có thể chấp nhận hay yêu cầu thay đổi Nếu có yêu cầu thay đổi, chu kỳ tinh chỉnh-đánh giá-xây dựng được thực hiện lặp đi lặp lại cho đến khi thiết kế được chấp nhận Đặc Tả Thiết Kế Form/Report Phân bố chính của thiết kế giao diện Bao gồm 3 phần: Tổng quan sơ lược(Narrative overview): Đặc trưng người sử dụng, nhiệm vụ, hệ thống & các yếu tố môi trường Mẫu thiết kế (Sample design): hình ảnh của biểu mẫu Đánh giá: thử nghiệm đo lường / kết quả sử dụng (thống nhất, hiệu suất, chính xác…) Hướng Dẫn Thiết Kế Biểu mẫu & Báo Cáo Tiêu đề có nghĩa: rõ ràng, cụ thể, thông tin phiên bản, ngày hiện hành Thông tin có nghĩa – bao gồm chỉ các thông tin cần thiết không cần hiệu chỉnh Cân đối (Balanced layout): lề & khoảng trống thích hợp, các nhãn chú thích (labels) rõ ràng HT điều khiển dễ dàng (navigation system): cho thấy làm thế nào để di chuyển tới lui & bạn đang ở đâu 1 thiết kế biểu mẩu tệ hại 1 thiết kế biểu mẩu tốt hơn Sử Dụng Kỹ Thuật Làm Nổi Bật (Highligh) Trong Biểu mẫu & Báo Cáo Chú ý người dùng các sai sót trong việc nhập liệu hay xử lý. Cung cấp các cảnh báo liên quan đến các vấn đề có thể. Lôi kéo sự chú ý đến các từ khóa, các lệnh, các thông báo có độ ưu tiên cao, các giá trị bất thường. Các Phương Pháp Highligh Nhấp nháy Sự khác biệt về cường độ Sự khác biệt về kích thước Sự khác biệt về Font Đảo nghịch màu sắc Vẽ hộp Gạch dưới TẤT CẢ KÝ TỰ ĐỀU IN HOA Vị trí biên không chuẩn Highligh có thể dùng là chữ in, cỡ font khác nhau, đậm, nghiêng, gạch dưới, hộp, &các cách khác Màu hay không màu Lợi ích dùng màu sắc Đập vào mắt Nhấn mạnh các thể hiện không thú vị Tạo sự phân biệt tinh vi trong các trình bày phức tạp Nhấn mạnh tổ chức luận lý của thông tin Lôi kéo sự chú ý đến các cảnh báo Gợi lên các phản ứng nhiều cảm xúc Các vấn đề của việc dùng màu sắc Các cặp màu có thể thất bại hay gây ra vấn đề đối với 1 số người dùng Độ phân giải có thể suy biến với các trình bày khác nhau độ trung thực màu có thể suy biến với các trình bày khác nhau Việc in ấn hay chuyển sang các phương tiện khác có thể không dễ Các Hướng Dẫn Cho Trình Bày Văn Bản Chữ: Pha trộn chữ in & chữ thường, sử dụng phép chấm câu quy ước Khoảng trống: khoảng cách gấp đôi hay có 1 dòng trống giữa các đoạn văn Canh lề: chữ theo lề trái sự gạch dấu nối: không nối từ giữa các dòng chữ viết tắt: chỉ khi được hiểu 1 cách rộng rãi & ngắn hơn đáng kể so với chữ đầy đủ 1 thiết kế màn hình Giúp Đỡ tệ 1 thiết kế màn hình Giúp Đỡ tốt hơn Các Hướng Dẫn Cho Bảng & Danh sách Các nhãn Tất cả các cột & dòng nên có các nhãn tiêu đề có nghĩa. Nhãn nên được phân biệt với các thông tin khác bằng cách dùng highligh. Thể hiện lại Nhãn tiêu đề khi dữ liệu vượt quá 1 trang màn hình hay 1 trang giấy. Các Hướng Dẫn Cho Bảng & Danh sách Định dạng cột, dòng & văn bản: Sắp xếp theo 1 trật tự có nghĩa. Đặt 1 dòng trắng giữa mỗi 5 dòng trong các cột dài. Thông tin tương tự thể hiện trong nhiều cột nên được sắp xếp theo cột. Các cột nên có ít nhất 2 ký tự trắng giữa chúng. Cho phép có vùng trống trên báo cáo để người dùng có thể chú thích. Sử dụng 1 loại font, trừ phi muốn nhấn mạnh. Sử dụng cùng 1 bộ font trong & xuyên suốt các trình bày & báo cáo. Tránh các font quá lạ lùng. Các Hướng Dẫn Cho Bảng & Danh sách Định dạng số, chữ & chữ số: Canh phải dữ liệu số & canh thẳng hàng các cột từ các dấu chấm thập phân & các phân cách khác. Canh trái dữ liệu chữ. Dùng độ dài dòng ngắn, khoảng 30-40 ký tự trên dòng. Chia dữ liệu chữ số dài thành các nhóm nhỏ 3-4 ký tự 1 nhóm. 1 thiết kế bảng tệ 1 thiết kế bảng tốt hơn Bảng So Với Đồ Thị Dùng bảng để đọc các giá trị dữ liệu Dùng đồ thị để: Cho tổng hợp nhanh Thể hiện khuynh hướng trên 1 khoảng thời gian So sánh các điểm & mẫu của các biến Dự báo hoạt động Báo cáo đơn giản khối lương thông tin lớn Bar graph và Line graph cho thông tin tổng hợp bằng hình có thể nâng cao báo cáo & biểu mẫu. Đánh giá tính khả dụng Đánh giá tổng quát HT thực hiện như thế nào trong việc hỗ trợ người dùng cho 1 công việc cụ thể Có 3 đặc trưng Tốc độ (Người dùng có thể hoàn thành công việc một cách có hiệu quả?) Tính chính xác (Đầu ra cung cấp được những gì mà người dùng kỳ vọng?) Sự thỏa mãn (Người dùng thích sử dụng đầu ra?) Hướng Dẫn Để Tối Đa Hóa Tính Khả Dụng Nhất quán: về thuật ngữ, định dạng, tựa đề, bộ điều khiển (navigation), thời gian đáp ứng Hiệu quả: tối thiểu hóa hành động người dùng Dễ hiểu: Các nhãn & các kết xuất dễ hiểu Định dạng: Trình bày dữ liệu & các ký hiệu thích hợp Năng động: Tối đa hóa tùy chọn của người dùng cho việc nhập liệu theo ý thích Các đặc trưng cần xem xét Người dùng: kinh nghiệm, kỹ năng, động cơ, đào tạo, tính chất cá nhân Công việc: áp lực thời gian, chi phí sai sót, độ dài công việc Hệ thống: platform Môi trường: các vấn đề xã hội & vật lý Các Phương Pháp Đánh Giá Tính Khả Dụng Thời gian để học Tốc độ hoàn thành Tỉ lệ sai sót sự ghi nhớ qua thời gian Thỏa mãn chủ quan