Chương hai: Chọn lựa dự án

Chương Hai: CHỌN LỰA DỰ ÁN Jack R. Meredith & Samuel J. Mantel CHỌN LỰA DỰ ÁN Jack R. Meredith & Samuel J. Mantel 1. Quản lý dự án là 1 nguyên tắc. Nó bao gồm các quy tắc, phương pháp, kỹ thuật được xây dựng hiệu quả và kiểm chứng trong thực tiễn. 2. Bộ ba ràng buộc sự thành công của 1 dự án là: đúng về thời gian, đảm bảo về ngân sách, và tốt về chất lượng. 3. Lựa chọn 1 dự án hay danh mục dự án là vấn đề cần quan tâm! I. CHỌN LỰA DỰ ÁN Tại sao chúng ta phải lựa chọn dự án? Lựa chọn dự án là 1 quá trình đánh giá từng dự án riêng lẻ hay các nhóm dự án, sau đó là chọn ra để triển khai sao cho đạt mục tiêu của tổ chức. Ex: Một đài truyền hình có thể lựa chọn 1 vài vở hài kịch để phát lại trong khoảng thời gian vào 7h30 mỗi tối. Và Mỗi 1 dự án sẽ có những chi phí, lợi ích và rủi ro khác nhau.  Vì vậy việc lựa chọn 1 dự án hay danh mục dự án là vấn đề khó khăn lớn. 1. Yêu cầu: Sự lựa chọn phù hợp dự án đầu tư có ý nghĩa sống còn đối với sự trường tồn của các Công ty, Tập đoàn. Ex: 1. Bristish Airways quyết định mua các máy bay chở khách từ Airbus thay vì từ nhà cung cấp truyền thống là Boeing? 2. Cisco System quyết định mua lại những công ty phát triển phần mềm mạng lưới truyền thông có giá trị hơn là tự phát triển chính phần mềm của tập đoàn này? Vấn đề cần đặc ra: - Những sự lựa chọn này có hợp lý không? - Khi thực hiện, thì có thể bị thay đổi không? - Và nếu có thì bằng cách nào?  Đây là những vấn đề phản ảnh thực tế về các Mô hình lựa chọn hiệu quả??? Ex: Tính Đa ngành và Mô hình quản lý của VN hiện nay? Mô hình tập đoàn kinh tế hiện nay? 2. Một số tiêu chí quan trọng làm căn cứ để quyết định lựa chọn mô hình dự án (Theo Souder (t.giả R&D Project Selection): 2.1. Tính thực tế: Xác định đúng những cơ hội và thách thức để nhà QLDA ra quyết định đúng. Ex: DA A có thể tăng trưởng thị phần bằng cách mở rộng nhà xưởng, DA B tăng lợi nhuận và DA C có thể cải thiện vị thế cạnh tranh bằng cách tăng nguồn nhân lực… các vấn đề khác đều giống nhau, thì dựa án nào tốt hơn? 2.2. Năng lực quản lý và điều hành: Giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh theo từng giai đoạn khác nhau của dự án. Ex: Lãi xuất, Đình công.. Hay sự cố sóng thần và động đất ở Nhật vừa qua? Xử lý của Thống đốc ngân hàng? Và điều hành giá vàng hiện nay? 2.3. Tính linh động: Mô hình phải đem lại hiệu quả có giá trị trong phạm vi các điều kiện của công ty; hoặc có khả năng dễ dàng thay đổi, tự điều chỉnh đáp ứng môi trường thay đổi của công ty. Ex: Thay đổi về cơ chế chính sách, luật thuế, công nghệ, rủi ro.. 2.4. Tính dễ sử dụng: Mô hình phải thuận tiện, tốn ít thời gian thực hiện,dễ dàng sử dụng, và dẽ dàng tạo kết quả mong đợi... 2.5. Chi phí: Thấp so với chi phí dự án và được cân nhắc: chi phí quản lí dữ liệu, thực thi mô hình.. 2.6. Dể dàng máy tính hóa: Tập hợp, lưu trữ các thông tin đảm bảo sử dụng phù hợp các gói phần mềm tiêu chuẩn. Ví dụ: Excel... BẢN CHẤT CỦA CÁC MÔ HÌNH CHỌN LỰA DỰ ÁN 1. Các Mô hình: - Không thực hiện việc ra quyết định, đây chính là hoạt động của con người. Ie Người quản lí chứ không phải mô hình chịu trách nhiệm cho quyết định đó. - Không chịu trách nhiệm, Nó chỉ thể hiện 1 phần thực tế mà nó muốn phản ảnh.  Mô hình tồn tại do tư duy và hoạt động của con người. 3. Tất cả các Mô hình dù có công phu, cũng chỉ thể hiện 1 phần thực tế mà nó phản ảnh. 4. Để xây dựng 1 mô hình hiệu quả cần có 1 danh mục các mục tiêu dự án. Minh họa Các yếu tố đánh giá dự án: Minh họa Các yếu tố đánh giá dự án Các yếu tố về sản xuất • Thời gian lắp đặt • Thời gian gián đoạn • Năng lượng • An toàn sản xuất • Công nghệ • Nguyên vật liệu • Sản phẩm • Thị trường.. Các yếu tố về tài chính - Lợi nhuận, NPV.. - Tính chu chuyển tiền mặt - Thời kỳ thanh toán, - chi trả.. - Các yêu cầu về tiền mặt - Thời điểm hoà vốn - Quy mô đầu tư.. Có hai mô hình lựa chọn dự án cơ bản - Phần tử số - Không sử dụng phần tử số.  Hiện nay, cả hai mô hình này được sử dụng rộng rãi. CÁC LOẠI MÔ HÌNH LỰA CHỌN DỰ ÁN 1. Các loại mô hình không sử dụng phần tử số: Mô hình sử dụng lâu đời hơn, đơn giản hơn (định lượng). - Con bò thiêng (sửa) (Ma trận BCG): Dự án được gợi ý bởi 1 quan chức có quyền lực và chức vụ cao trong tổ chức. Ví dụ: “.. Nếu như có cơ hội tại sao bạn không nhìn vào…” và theo sau là 1 loạt ý tưởng chưa được phát triển cho 1 sản phẩm mới, thị trường mới… và kết quả là xuất hiện 1 “dự án” mới.. - Mở rộng dây chuyền sản xuất: Dự án phát triển và phân phối các sản phẩm mới, mở ra 1 hướng đi mới và mong đợi.. - Sự cần thiết của tính cạnh tranh: Tập đoàn Z xây dựng 1 nhà máy ở khu công nghiệp A, yêu cầu phải được hiện đại hóa thì mới duy trì vị thế cạnh tranh.., song thực hiện thì phức tạp, nhưng phải thực hiện để duy trì vị thế canh tranh! 2. Các loại mô hình sử dụng các phần tử số: Lợi nhuận, Khả năng sinh lợi (Định tính). 2.1. Thời kỳ hoàn vốn: Tỷ lệ vốn đầu tư cố định ban đầu và doanh thu thuần hằng năm của dự án. Ex: DA có Tổng chi phí Ao = 100Tr usd, Tổng doanh thu thuần: 25 Tr usd/n >>> Thời kỳ hoàn vốn = 100: 25 = 4 năm. • Phương pháp này giúp cho những nhà đầu tư nhận biết về mức độ rủi ro. Nếu quá trình thu hồi vốn đầu tư càng nhanh thì mức độ rủi ro càng thấp. 2.2. Tỷ suất lợi nhuận trung bình: Tỷ số giữa lợi nhuận trung bình hằng năm chia cho vốn đầu tư ban đầu hay vốn đầu tư trung bình của dự án. 2.3. Dòng tiền mặt được chiết khấu (phương pháp giá trị hiện tại ròng): - NPV = Ao + Ft: Dòng tiền mặt chu kỳ t. k: Tỷ suất lợi nhuận. Ao : Khoản đầu tư ban đầu. - NPV = Ao +  Pt : tốc độ lạm phát tính trong thời gian t 2.4. Tỷ suất thu hồi nội bộ. 2.5. Chỉ số sinh lời.    n t t t k F 1 )1( t= 1 n Ft ( 1+ k + pt)t 2.4. HÖ sè hoµn vèn néi bé (IRR): (Bt - Ct)n t=0 (1+ IRR)t = 0 IRRr1 r2 NPV1 NPV2 NPV IRR = r1 + NPV1 ( r2 – r1 ) NPV1 – NPV2 Ph­¬ng ph¸p ®å thÞ tÝnh gÇn ®óng IRR Cho r, lập bảng NPV, vẽ đồ thị, cắt trục hoành tại 1 điểm >> IRR IRR • Ý nghĩa • Phản ánh giới hạn tối đa về lãi suất chiết khấu mà một dự án có thể chịu đựng được • Phản ánh tỷ suất sinh lợi tối đa của dự án trong suốt vòng đời hoạt động của nó • Cách thức sử dụng • IRR càng lớn càng tốt • Chấp nhận dự án khi rda < IRR • Hạn chế Không phản ánh quy mô của tiền lời 2.5. Hệ số sinh lời của dự án (R) R = B/C = n t=0 t=0 n  [ Bt / (1+ r)t]  [Ct / (1+ r)t ] Trong ®ã : 1/ (1+ r)t Hệ số chiết khấu dự án, r: Tỷ suất hệ số chiết khấu, t: thời gian thực hiện dự án B, C : Gi¸ trÞ hiÖn t¹i thu nhËp vµ chi phÝ cña dù ¸n Ý nghĩa: Đầu tư 1 đồng hiện giá C cho dự án thì thu được bao nhiêu đồng hiện giá về lợi ích. QUY TRÌNH DANH MỤC DỰ ÁN  Xây dựng Quy trình danh mục dự án là 1 cách hữu hiệu để chọn lựa và quản lý các dự án gắn chặt với các mục tiêu của tổ chức. Các bước tiến hành: 1. B 1: Thành lập hội đồng dự án. 2. B 2: Nhận dạng các tiêu chí và loại hình của dự án. 3. B 3: Thu thập dữ liệu 4. B 4: Đánh giá những nguồn lực sẵn có 5. B 5: Giảm tải các dự án và các tiêu chí 6. B 6: Sắp xếp thứ tự ưu tiên hóa đối với các dự án trong các loại hình. 7. B 7: Chọn dự án sẽ được cấp vốn và dự án dự phòng. 8. B 8: Triển khai tiến trình. II. CÁC BÊN THAM GIA DỰ ÁN • Mục đích của bất cứ dự án nào cũng làm thỏa mãn các bên tham gia. • Để thỏa mãn các bên tham gia DA là thông qua việc kiểm soát dự án. • Người có tiếng nói mạnh nhất trong việc đánh giá sự thành công dự án là người bỏ ra chi phí để thực hiện dự án, là người tạo ra dự án và sử dụng các sản phẩm của dự án. THIẾT LẬP NỀN TẢNG VỀ CÁC BÊN THAM GIA DỰ ÁN Các yếu tố của các bên tham gia: 1. Sự phân định và phân tích các bên tham gia. 2. Đảm bảo sự cam kết của các bên tham gia: xác định các mục tiêu, cam kết, ràng buộc trách nhiệm... 3. Dẫn dắt các bên tham gia: định hướng và tạo đồng thuận... Các bên tham gia dự án Khách hàng (Nhà đầu tư) Bên tiếp quản DA Thỏa thuận DA Bên cho vay/tài trợ vốn Lưu thông tiền tệ Bên thiết kế Thiết kế DA Cố vấn/tư vấn Tư vấn Nhà thầu phụ Thầu phụ DA con Giám sát Giám Sát Quản Lý DA Nhà cung ứng Cung ứng XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH CÁC BẾN THAM GIA Các nguồn lực của dự án Các bên thứ yếu tham gia: Các hiệp hội, các cổ đông, người cho vay, nhân viên, các cơ quan, nhà quản lý, nhà điều dự án, khách hàng.. Các bên tham gia chính yếu: Các tổ chức chính trị, xã hội, gia đình, đối thủ, các nhóm trung gian, các phương tiện truyền thông.. nguồn lực dự án bên thứ yếu tham gia bên tham gia chính yếu NHỮNG CẠM BẨY TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LỰA CHỌN  Những rạn nứt (nền móng, cơ bản): Quan điểm lãnh đạo, chỉ đạo và tính nhất quán. Xét hai phạm vi: I. Hổ trợ dự án không đầy đủ. II. Xác định, lựa chọn dự án kém. I. Hổ trợ dự án không đầy đủ. 1. Các kế hoạch dự án không khớp với kế hoạch sản xuất kinh doanh. • Ex: Dự án phát triển Hạ tầng cơ sở và kỹ thuật tại các KCN: Xây dựng nhà máy xong, không có hệ thống thoát nước và xử lý môi trường >> Huệ quả: Không đấu nối được.. ,xả nước thải ra môi trường công cộng >>> tốn kém. Dự án HT công nghệ thông tin: V/v Phần mềm GIS quản lý Giao thông; SKHĐT triển khai lập chương trình tổng thể, và chi tiết; song SGT, SXD thì không cung cấp đây đủ về số liệu.. Khi vào vận hành thì không chính xác.. Tóm lại: Xây dựng, lựa chọn dự án mà không có sự ủng hộ của cấp trên.. Thì có thể bị kết thúc đột ngột! 2. Các nguyên tắc và chính sách của công việc dự án không rõ ràng. •  Xác định rõ nguyên tắc và chính sách của công việc dự án sẽ tạo môi trường đảm bảo dự án phát huy tốt chức năng. Những vấn đề cần được giải quyết: 1. Trách nhiệm tập thể và đơn vị quản lý nghiệp vụ đối với công việc dự án là gì? 2. Ai chịu trách nhiệm cung cấp các nguồn nhân lực? 3. Các chính sách đảm bảo sự sẵn sàng các nguồn lực? 4. Những công cụ và phương pháp nào dùng quản lý dự án? 5. Tính phối hợp và hợp tác? II. Xác định, lựa chọn dự án kém Lựa chọn dự án không chính xác dẫn đến 3 hệ quả: 1. Các mục tiêu dự án không chính xác. 2. Các giới hạn phạm vi dự án không được thiết lập. 3. Sự thay đổi mong muốn: con người, hệ thống, tổ chức sẽ không cân đối với công nghệ mới được giới thiệu. Ex1: a. Khi quyết định chọn dự án: Thì giai đoạn chuẩn bị đầu tư hay nghiên cứu tiền khả thi, vội vàng.. b. Dự án thay mạng lưới hệ thống máy tính mới: Các CEO, chủ dự án.. vội vàng lựa chọn giải pháp kỹ thuật trước khi nhận định rõ mục đích thay đổi mà hệ thống mới cần đạt đến. Dự án 112.. • Ex2: Phạm vi không được định rõ: Dự án giải quyết sai vấn đề, Lãng phí thời gian mà các thành viên xử lý không thuộc thẩm quyền. CÁN BỘ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1. Chức năng của cán bộ quản lý dự án. 2. Trách nhiệm của Trưởng ban (giám đốc, chủ nhiệm) QLDA. 3. Kỹ năng của Trưởng ban (giám đốc, chủ nhiệm) QLDA. 1. CHỨC NĂNG CỦA CÁN BỘ QUẢN LÝ DA 1. Lập kế hoạch: Đúng mục tiêu và chỉ ra phương pháp, giải pháp thực hiện. 2. Tổ chức thực hiện dự án. 3. Chỉ đạo hướng dẫn. 4. Kiểm tra giám sát. Chức năng thích ứng: đối đầu thực tế thay đổi. 2. TRÁCH NHIỆM TRƯỞNG BAN QUẢN LÝ DA 1. Đối với cấp trên: Khả thi và Hiệu quả dự án. 2. Đối với dự án: Tiến độ, chi phí, đạt mục tiêu đề ra và trách nhiệm khách hàng. 3. Đối với thành viên dự án: Đang hoạt động, sắp kết thúc..? 3. KỸ NĂNG 1. Kỹ năng lãnh đạo. 2. Giao tiếp và thông tin trong quản lý dự án. 3. Thương lượng và giải quyết tình thế thuận lợi và khó khăn. 4. Tiếp thị và quan hệ khách hàng. 5. Ra quyết định. Lãnh đạo: - Có một định nghĩa về lãnh đạo rất hay là: "...lãnh đạo là nghệ thuật khiến cho những người khác trở nên muốn làm những công việc mà mình cho rằng nên được làm". - Khác với kẻ độc tài thì bắt ép người khác làm những gì mà mình muốn. Lãnh đạo: Lên kế hoạch, thiết kế lộ trình, và điều hành công việc là phần của lãnh đạo. Lãnh đạo: Làm sao cho, nếu thiếu sự lãnh đạo thì các dự án chỉ có thể đáp ứng được những yêu cầu cơ bản tối thiểu, nhưng với sự lãnh đạo thì kết quả sẽ vượt xa hơn nhiều. Kỹ năng giao tiếp và thông tin QLDA Chủ đầu tư (QĐ Vốn) Nhà tư vấn Các nhà thầu.. Các nhà cung ứng vật tư.. Các thể chế tài chínhCộng đồng Cơ quan quản lý nhà nước Các tổ chức dịch vụ Người Lao động Các phòng ban.. NHỮNG ĐiỂM KHÁC NHAU CƠ BẢN GiỮA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ NHÀ QUẢN LÝ CHỨC NĂNG Nhà quản lý chức năng Nhà quản lý dự án  Là một chuyên gia giỏi trong lĩnh vực chuyên môn họ quản lý  Là người có kiến thức tổng hợp, hiểu biết nhiều lĩnh vực Chuyên môn, có kinh nghiệm phong phú.  Thạo kỹ năng phân tích (cách tiếp cận phân tích)  Mạnh về kỹ năng tổng hợp (sử dụng cách tiếp cận hệ thống)  Như một đốc công, một người giám sát kỹ thuật về lĩnh vực chuyên sâu.  Là một nhà tổ chức, phối hợp mọi người, mọi bộ phận cùng hoàn thành dự án.  Chịu trách nhiệm lựa chọn công nghệ  Chịu trách nhiệm đối với công tác tổ chức, tuyển dụng cán bộ, lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý dự án. Thảo luận 1. “Quy mô về tổ chức, công việc, trách nhiệm của Trưởng ban QLDA ngày càng tăng, Song quyền lực của họ lại chưa tương xứng”? Nếu Bạn là TB QLDA thì xử lý như thế nào? 2. PMU (Project Management Unit) đã có 1 số vấn đề tiêu cực như đã biết? • Có phải nguyên nhân từ việc thiết lập cơ cấu tổ chức của dự án? • Mô hình PMU nào ở Việt Nam có những điểm nào chưa phù hợp với lý thuyết tổ chức dự án?