Chương IV Một số gói phần mềm văn phòng

Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level Click to edit Master title style Tin học đại cương ‹#›/ 05/09/2011 MỘT SỐ GÓI PHẦN MỀM VĂN PHÒNG Chương IV NỘI DUNG Gói phần mềm MS-Office Gói phần mềm OpenOffice Tin học đại cương 2 05/09/2011 I. Gói phần mềm MS-Office Giới thiệu chung về MS-Office Phần mềm soạn thảo văn bản MS-Word 2007 Tin học đại cương 3 05/09/2011 I.1 Giới thiệu chung về MS-Office Gói phần mềm MS-Office là một sản phẩm của hãng Microsoft nhằm giúp các nhân viên văn phòng xử lý các công việc hàng ngày của mình như: soạn thảo văn bản, tính toán, lưu trữ và xử lý dữ liệu,.. MS-Office được hầu hết các công ty trên toàn thế giới sử dụng Các thành phần ứng dụng hay được sử dụng nhiều nhất là: MS-Word, Exel và Powerpoint Các phiên bản: MS Office 2000, 2003, 2007, 2010. Tin học đại cương 4 05/09/2011 I.2 Phần mềm soạn thảo văn bản MS Word 2007 1. Khởi động và thoát khỏi MS Word 2007 2. Khảo sát cửa sổ word 2007 3. Làm việc với tài liệu Word 2007 4. Định dạng tài liệu Word 2007 Tin học đại cương 5 05/09/2011 Khởi động và thoát khỏi MS Word 2007 Khởi động Word Cách 1: Chọn biểu tượng trên Desktop Cách 2: Chọn Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Word 2007 Cách 3: Gõ Winword trong hộp Run Thoát khỏi Word Cách 1: Chọn Office Button/ Close Cách 2: Chọn biểu tượng x ở phía bên trái thanh tiêu đề Tin học đại cương 6 05/09/2011 Thanh công cụ Quick Access Thanh tiêu đề Các Tab trên Ribbon Ribbon Các nhóm Ribbon Khung tài liệu Thanh trạng thái Các nút View Các nút và thanh trượt Zoom Office Button Khảo sát cửa sổ Word 2007 Khảo sát cửa sổ word 2007 Office Button: chứa các lệnh file Thanh công cụ Quick Access: Chứa các lệnh thường được sử dụng nhiều nhất Các thao tác thêm vào thanh Quick Access Chọn Office Button/ Word Options Chọn Customize/ chọn lệnh mong muốn/Add/Close Ribbon: Gồm 3 thành phần chính: Tab (thẻ), Group (nhóm), Command Button (các nút lệnh) Các nút lệnh liên quan với nhau được gom vào một nhóm, nhiều nhóm có chung một tác vụ được gom vào một thẻ Tin học đại cương 8 05/09/2011 Làm việc với tài liệu Word 2007 Tạo một tài liệu mới Import một tài liệu Lưu tài liệu Tin học đại cương 9 05/09/2011 Tạo 1 tài liệu mới: Theo khuôn mẫu (template) tài liệu mặc định Mở theo cách trên slide 6 Hoặc sử dụng một template độc đáo Chọn Office Button / New Trong khung Template, có thể chọn: Blank And Recent: sử dụng một template trống mới hoặc các template mà đã sử dụng gần đây Installed Templates: sử dụng các template được lưu trữ trên máy tính My Templates: sử dụng các template tuỳ ý mà người dùng đã tạo New From Existing: sử dụng các template có thể sao chép từ tài liệu hiện có Tin học đại cương 10 05/09/2011 Làm việc với tài liệu Word 2007 Tạo 1 tài liệu mới: Hoặc sử dụng một template độc đáo Chọn Office Button / New Trong khung Template, có thể chọn: Microsoft Office Online: sử dụng các template từ các tài nguyên Microsoft trực tuyến Chọn Installed Templates: chọn Template mong muốn / Create New/ Document Tin học đại cương 11 05/09/2011 Làm việc với tài liệu Word 2007 Làm việc với tài liệu Word 2007 Import một tài liệu: Có thể lấy và biên tập một tài liệu đã có Chọn Office Button/Open Tìm file cần lấy Chọn mục All File để hiển thị các file có thể trực tiếp mở được trong Word Nhập các ký tự hoặc đối tượng đặc biệt: Vào tab Insert rồi chọn các biểu tượng phù hợp với đối tượng muốn thêm vào văn bản Tin học đại cương 12 05/09/2011 Lưu một tài liệu: Cách 1: Chọn Office Button/Save Cách 2: Biểu tượng Save trên thanh Quick Access Cách 3: Nhấn Ctrl + S Lưu bản sao của tài liệu: Lưu tài liệu với một tên khác Chọn Office Button/ Save As/… Chọn Save Lưu tài liệu dưới dạng Template Chọn Office Button/ Save As/ Word Template Gõ tên cho template Chọn Save Tin học đại cương 13 05/09/2011 Làm việc với tài liệu Word 2007 Định dạng một tài liệu Word 2007 Định dạng Text Tạo một Drop Cap Định dạng một đoạn Tạo một danh sách được đánh số tự động Tạo một danh sách được đánh số hoặc được đánh Bullet Loại bỏ việc đánh số và bullet Thêm các đường viền (Border) và bóng (shading) Định dạng một trang Tin học đại cương 14 05/09/2011 Định dạng Text Định dạng ký tự: Chọn tab Home Chọn Font Dialog Box Xuất hiện hộp thoại Font Tin học đại cương 15 05/09/2011 Định dạng một tài liệu Word 2007 Tạo một Drop Cap Drop Cap: là chữ viết hoa được phóng to ở đầu đoạn, mở rộng xuống hai hoặc nhiều dòng text Các bước tạo một Drop cap Chọn ký tự hoặc từ mà muốn được định dạng dưới một Drop Cap Chọn tab Insert/ chọn Drop cap trong nhóm Text Nếu chọn Dropped: ký tự đầu tiên được thả xuống bên trong đoạn Nếu chọn In Margin: chữ hoa nổi bật trong lề Chọn Drop Cap Options: để xem thêm các tuỳ chọn Chọn Ok để đóng hộp thoại Drop Cap Tin học đại cương 16 05/09/2011 Định dạng một tài liệu Word 2007 Định dạng một đoạn Tác dụng: căn chỉnh, thụt dòng, khoảng cách dòng, các bullet hoặc đánh số và các đường viền Các bước thực hiện: Chọn tab Home/ chọn nhóm Paragrap Chọn Paragrap Dialog Box Tin học đại cương 17 05/09/2011 Định dạng một tài liệu Word 2007 Tạo một danh sách được đánh số tự động Sử dụng AutoCorrect Bấm Enter để bắt đầu một đoạn mới Bấm phím số 1, bấm phím TAB hoặc ENTER hai lần, gõ nội dung Bấm Enter: số 2 tự động xuất hiện, gõ vào nội dung Bấm Enter: số 3 xuất hiện, gõ vào tiếp nội dung Muốn kết thúc: gõ Enter hai lần Tin học đại cương 18 05/09/2011 Định dạng một tài liệu Word 2007 Tạo một danh sách được đánh số hoặc được đánh Bullet Chọn tab Home/ nhấn chuột vào mũi tên kéo xuống Bullet hoặc Numbering Tin học đại cương 19 05/09/2011 Định dạng một tài liệu Word 2007 Tạo một danh sách được đánh số hoặc được đánh Bullet Nếu chọn Bullet Chọn tiếp Define New Bullet: hộp thoại Define New Bullet xuất hiện/… Nếu chọn đánh số: Chọn tiếp Define Number Format: hộp thoại Define New Number Format xuất hiện/… Tin học đại cương 20 05/09/2011 Định dạng một tài liệu Word 2007 Loại bỏ việc đánh số và bullet Chọn đoạn muốn đánh số và bullet Trong nhóm Paragraph của tab Home: chọn Numbering hoặc Bullet khi thích hợp Thêm các đường viền (Border) và bóng (shading) Chọn text muốn có đường viền hoặc bóng Trong nhóm Paragraph của tab Home, chọn mũi tên kéo xuống của Borders/ Borders And Shading: hộp thoại Border And Shading xuất hiện/… Tin học đại cương 21 05/09/2011 Định dạng một tài liệu Word 2007 Định dạng một trang Định dạng: các lề, hướng, kiểu căn chỉnh theo chiều dọc Xác lập các lề: Mở tài liệu có các lề mà muốn xác lập/ chọn phần mong muốn căn lề Chọn tab Page Layout/ chọn Margins trong nhóm Page Setup: một menu xuất hiện Chọn tuỳ chọn mong muốn Tin học đại cương 22 05/09/2011 Định dạng một tài liệu Word 2007 Định dạng một trang Xác định hướng trang Xác định việc một trang: cao hơn chiều rộng của nó hay rộng hơn chiều cao của nó Các bước thực hiện: Mở tài liệu có hướng muốn xác lập Chọn tab Page Layout/ chọn Orientation trong nhóm Page Setup Trên menu: chọn tuỳ chọn mong muốn Tin học đại cương 23 05/09/2011 Định dạng một tài liệu Word 2007 Định dạng một trang Xác định khổ giấy Trong tab Page Layout/ chọn mũi tên hướng xuống Size trong nhóm Page Setup: xuất hiện menu Chọn khổ giấy mong muốn Tin học đại cương 24 05/09/2011 Định dạng một tài liệu Word 2007 Định dạng một trang Xác định kiểu căn chỉnh thẳng đứng Xác định kiểu canh chỉnh theo chiều dọc sao cho text được canh đều với đỉnh, đáy hoặc tâm của trang hoặc được canh đều giữa đỉnh và đáy Các bước thực hiện: Trong tab Page Layout/ chọn Page Setup Dialog Box: hộp thoại Page Setup xuất hiện Chọn tiếp tab Layout trong hộp thoại vừa xuất hiện, bên dưới Page, chọn mũi tên kéo xuống của Vertical Alignment/ chọn kiểu căn chỉnh mà muốn sử dụng Chọn Ok Tin học đại cương 25 05/09/2011 Định dạng một tài liệu Word 2007 Tạo các ngắt phần (section break) Một ngắt phần: biểu thị sự kết thúc của một phần (section) trong tài liệu Chèn một ngắt phần: Mở tài liệu/ chọn nơi muốn chèn một ngắt phần Chọn tab Page Layout/ chọn Breaks trong nhóm Page Setup: menu Breaks xuất hiện Để tạo phần mới, có tuỳ chọn sau: Chọn Next page: bắt đầu phần mới trên trang kế tiếp Chọn Continuous: bắt đầu phần mới trên cùng một trang Chọn Even Page: bắt đầu phần mới trên trang được đánh số chẵn kế tiếp Chọn Odd Page: bắt đầu phần mới trên trang được đánh số lẻ kế tiếp Tin học đại cương 26 05/09/2011 Định dạng một tài liệu Word 2007 Xoá một ngắt phần Chọn ngắt phần mà bạn muốn xoá Chọn Delete Tạo và sử dụng các cột Định dạng các tài liệu trong một hay nhiều cột Các bước thực hiện Đặt điểm chèn tại vị trí muốn các cột bắt đầu. Trên tab Page Layout: chọn Breaks trong nhóm Page Setup và chọn Continuous Chọn tab Page Layout/ chọn Columns trong nhóm Page Setup Chọn tuỳ chọn thumbnail tương ứng với số và cột mong muốn Tin học đại cương 27 05/09/2011 Định dạng một tài liệu Word 2007 Sử dụng các Tab Tab là loại định dạng thường được sử dụng để căn chỉnh Text và tạo các Table đơn giản MS Word 2007 hỗ trợ 5 loại Tab: Left Tab: canh trái text tại điểm dừng tab Center tab: canh giữa text tại điểm dừng tab Right tab: canh phải text tại điểm dừng tab Decimal tab: canh chỉnh dấu thập phân của các số được ấn tap tại điểm dừng tab Bar tab: canh trái text với một đường thẳng đứng được hiển thị tại điểm dừng tab Tin học đại cương 28 05/09/2011 Định dạng một tài liệu Word 2007 NỘI DUNG Gói phần mềm MS-Office Gói phần mềm OpenOffice Tin học đại cương 29 05/09/2011 II. GÓI PHẦN MỀM OPENOFFICE Giới thiệu chung Các thành phần của bộ sản phẩm openoffice Ưu và nhược điểm Cách thức cài đặt Tin học đại cương 30 05/09/2011 II.1 Giới thiệu chung Openoffice là một phần mềm mã nguồn mở được tài trợ xây dựng bởi Sun Microsystems trong dự án openoffice.org. Hơn 450.000 người đã trên khắp thế giới đã cùng nhau xây dựng với mục đích tạo ra một bộ phần mềm văn phòng mà tất cả mọi người có thể được sử dụng. Tin học đại cương 31 05/09/2011 II.1 Giới thiệu chung Vì đặc điểm của openoffice (o0o) là một phần mềm mã nguồn mở nên người dùng có thể chỉnh sửa giao diên hoặc tính năng theo mục đích của mình do đó từ phiên bản Openoffice 3.1 trở đi đã xuất hiện giao diện tiếng Việt Tin học đại cương 32 05/09/2011 II.2 Các thành phần của bộ sản phẩm openoffice Các thành phần của bộ sản phẩm openoffice cũng tương tự như các thành phần của bộ sản phẩm phần mềm văn phòng MS-Office Tài liệu văn bản: Writer (word processor) Bảng tính: Calc (spreadsheet) Trình chiếu: Impress (presentations) Bản vẽ: Draw (vector graphics) Cơ sở dữ liệu: Base (database) Công thức: Math (formula editor) Tin học đại cương 33 05/09/2011 Writer (word processor) Tin học đại cương 34 05/09/2011 Writer (word processor) Writer là một công cụ có tính năng phong phú giúp bạn làm việc với các văn bản với file định dạng ‘‘.odt’’ Bạn có thể chèn hình ảnh và các đối tượng từ các thành phần khác vào tài liệu Writer. Writer có thể xuất các tập tin HTML, XHTML, XML, PDF, và một số phiên bản của tập tin Microsoft Word. Writer cho bạn kết nối với email của khách hàng. Tin học đại cương 35 05/09/2011 Calc (spreadsheet) Tin học đại cương 36 05/09/2011 Calc (spreadsheet) Calc có chức năng tương tự như công cụ MS- Excel. Nó chứa hơn 300 chức năng cho các hoạt động tài chính, thống kê và toán học, và cả những kịch bản phân tích. Các file bảng tính của Cals có định dạng ‘‘.ods ’’ Bạn có thể mở và làm việc với các file Ms-Excel và save chúng dưới định dạng Excel (‘‘.xls’’, ‘‘.xlsx’’). Tin học đại cương 37 05/09/2011 Draw (vector graphics) Tin học đại cương 38 05/09/2011 Draw (vector graphics) Draw là công cụ vẽ vector có thể tạo ra tất cả mọi thứ từ sơ đồ đơn giản cho đến các tác phẩm nghệ thuật bằng việc xác định các điểm kết nối Bạn sử dụng Draw tạo bản vẽ trong bất kỳ thành phần nào của o0o, và tạo ra các lip nghệ thuật cho riêng mình. Draw có thể mở tất cr các ảnh có định dạng phổ biến và lưu chúng trong hơn 20 định dạng (jpg, gip, png, html, pdf, flash,...) Tin học đại cương 39 05/09/2011 Base (Database) Base cung cấp công cụ để làm việc với các dữ liệu hàng ngày với giao diện đơn giản. Người dùng có thể tạo sơ đồ dữ liệu, lưu trữ, chỉnh sửa, truy vấn dữ liệu. Base có vai trò và tính năng tương tự Microsoft Access, tuy nhiên người dùng có thể sử dụng nó để mở và thao tác dữ liệu được tạo bởi các hệ quản trị dữ liệu khác như dBASE, MySQL, hay Oracle. Tin học đại cương 40 05/09/2011 Math (formula editor) Math được dùng để soạn thảo công thức toán học của o0o cho các tài liệu như các tập tin được tạo bởi writer và Cals Math cũng có thể làm việc như một công cụ độc lập Bank có thể lưu các công thức trong tiêu chuẩn ngôn ngữ đánh dấu toán học (MathML) để đưa vào các trang web hoặc các tài liệu được tạo ra bơi o0o. Tin học đại cương 41 05/09/2011 II.3 Ưu và nhược điểm của openoffice Ưu điểm: Miễn phí Mã nguồn mở Đa nền Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ Giao diện thân thiện Khả năng tích hợp cao Tương thích nhiều loại tệp Có thể chỉnh sửa được Tin học đại cương 42 05/09/2011 II.4 Ưu và nhược điểm của OpenOffice Nhược điểm Tốc độ chậm hơn so với MS-Office Giao diện trên thanh menu gần giống với MS-Office nhưng các chức năng ở bên trong không giống hoàn toàn, khiến người dùng mất thời gian để làm quen với công cụ khi chuyển từ MS-Office ... Tin học đại cương 43 05/09/2011 II.4 Cách thức cài đặt Đối với phiên bản OpenOffice.org 3 thì yêu cầu về hệ điều hành như sau Microsoft Windows 2000 (Service Pack 2 or higher), XP hoặc mới hơn. GNU/Linux Kernel phiên bản 2.4 và glibc 2.3.2 hoặc mới hơn. Mac OS X 10.4.x, X11; Mac OS X 10.5• Solaris 10 OS hoặc cao hơn. Tin học đại cương 44 05/09/2011 II.4 Cách thức cài đặt Bộ cài và hướng dẫn cài đặt được Download từ trang web Tin học đại cương 45 05/09/2011