Chương một. Khái quát các tình huống quản lý dự án

MBA QUẢN LÝ DỰ ÁN TS. PHÙNG TẤN VIẾT Mail: phungtanviet@dng.vnn.vn Tel: 091 3 406 999 Tài liệu tham khảo  The Portable MBA in project management Eric Verzuh, NXB HCM, Ng dịch: Trần Huỳnh Minh Triết  Quản trị dự án VS. TSKH Nguyễn Văn Đáng  Quản trị dự án PGS.TS Vũ Công Tuấn, NXB TP Hồ Chí Minh  Quản trị dự án PGS.TS. Từ Quang Phương  Luật đầu tư, ND12/2009 QLDA Chương một. KHÁI QUÁT CÁC TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ DỰ ÁN (Eric Verzuh, R.J.Graham & R.L. Englund) Dự án là gì? Và những gì không phải dự án? Quản lý dự án hiện đại đã được áp dụng trong những năm đầu của thập niên 50 và bùng nổ thập niên 90. Lúc đầu, nó xem đó là công việc của những nhà kỹ sư, nhà lập trình... Nay các nhà điều hành đã và đang thực sự là sự quan tâm đến dự án và quản lý dự án! 1. Phát triển một phần mềm dự báo thời tiết có độ chính xác cao là 1 dự án! Sử dụng mô hình dự báo thời tiết hàng tuần là 1 quá trình hoạt động! (dễ nhầm lẫn) 2. Việc lắp đặc Robot để sơn phần vỏ của Ôto tại nhà máy là 1 dự án! Quá trình sơn xe là 1 hoạt động! (dễ nhầm lẫn) 3. Triển khai 1 gói phần mềm để xử lý các đơn xin vay tiền tại các phòng giao dịch là 1 dự án! Xử lý các đơn vay là 1 hoạt động!...  Bản chất của dự án: mỗi dự án đều mang một nét riêng: thời gian tồn tại, ngân sách, quy mô sản phẩm, nhân sự và rủi ro.. và thường dể bị phóng đại khi lượng các dự án tăng lên? 1. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 1.1. Dự án và quản lý dự án.  Dự án và quản lý dự án là gì?  Thế nào là quản lý dự án?  Dự án là gì? Dự án: Viện quản trị dự án Hoa Kỳ đưa ra định nghĩa: "Dự án là một nỗ lực trong một thời gian ấn định để đưa ra một sản phẩm hàng hoá, dịch vụ hay một kết quả nhất định nào đó"  Điều này có nghĩa là một dự án chỉ được làm một lần duy nhất. Nếu nó được lặp đi lặp lại nhiều lần thì đó không phải là dự án nữa. Ex: Xdựng 1 nhà máy; thiết kế 1 xe hơi mới; Xd mới 1 con đường.. 1.2. Định nghĩa dự án (Project) ? Dự án là “ Công việc mang tính chất tạm thời và tạo ra 1 sản phẩm hay dịch vụ độc nhất”.( Eric Verzuh) - Công việc tạm thời, Ie: Sẽ có điểm bắt đầu và kết thúc. - Khi công việc xong nhóm dự án sẽ giải tán hoặc chuyển sang dự án khác. NGUYÊN TẮC và SỰ KHÁC BIỆT 1. Từ định nghĩa Dự án, ta thấy các vấn đề về dự án là khá rắc rối và nhiều thách thức tồn tại: - Nhân sự (DA có điểm đầu và cuối, nên nhân sự cũng vậy. ex: cần 300 người trong quý 1, nhưng quý 2 chỉ 150 người? Số còn lại họ sẽ đi đâu? Về đâu?). - Ngân sách (NS cân đối hằng năm? Và DA thường bị dẫn dắt do nhiều yếu tố khác nhau, không đợi đến kỳ?) - Thẩm quyền (vấn đề và thái độ chính trị?) - Đánh giá, ước lượng, kiểm soát (khối lượng, vốn?) - Giao tiếp/ Truyền đạt. 2. Chúng ta sẽ đối mặt với những thách thức và khó khăn khi 1 đơn vị có hàng chục, hàng trăm dự án.  Và mỗi dự án có những rủi ro riêng, có nhiều bên tham gia, kênh thông tin và các yêu cầu về nguồn lực. PHÂN BIỆT MỘT SỐ THUẬT NGỮ Chương trình (Program)(chuổi CV được lập sẳn) Dự án (Project) Nhiệm vụ (Task) Gói công việc (work package) Đơn vị (work unit) 2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN Nguyên lý quản lý dự án là 1 phạm trù rộng lớn với các khái niệm, công cụ, kỹ thuật nhằm tạo ra hiệu quả trong lựa chọn và thực thi DA. Chọn lựa DA Định nghĩa (phạm vi) DA Lập kế hoạch DA Kiểm soát DA Kết thúc DA Quản lý rủi ro Quản lý thời gian, chất lượng Phản hồi, thay đổi, hành động điều chỉnh, sửa sai 1. Lựa chọn: Nội dung:  Thiết lập cơ sở lựa chọn DA: mô tả các mục tiêu, lợi ích, tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư, NPV, nguồn nhân lực.. của DA.  Khả năng điều chỉnh các mục tiêu của DA: theo chiến lược  Thứ tự ưu tiên: Phân kỳ, nhân sự, ngân sách? 2. Định nghĩa (phạm vi): Khi dự án được chọn, người quản lí DA chỉ định và tiến hành các công việc:  Xác định các bên tham gia: khách hàng, đối tác..  Xây dựng các mối quan hệ với nhà tài trợ: tài chính, thị trường, vật chất..  Ghi nhận các mục tiêu và ràng buộc: Ngân sách, điểm mốc chính, tiến độ hoàn thành. 3. Hoạch định (lập kế hoạch): - Xây dựng 1 bản chi tiết các công việc.. - Phân tích thứ tự công việc, thời gian bắt đầu, kết thúc - Dự đoán các công việc để xác định các yêu cầu về thiết bị, vật liệu, xây lắp.. - Xử lí thông tin, tài liệu, nhân sự.. - Xác định số lượng nhân sự trong nhóm và các kỹ năng cần thiết. - Chuẩn bị hợp đồng bán hàng 4. Kiểm soát: Giám sát DA theo kế hoạch; Thành lập nhóm công tác. Cân đối chi phí, kế hoạch, chất lượng.. Thực hiện các hành động kịp thời để DA đúng tiến độ. 3.THÀNH CÔNG CỦA DA: BỘ 3 RÀNG BUỘC Kết quả Thời gian Chi phíChi phí (ngân sách) Thời gian cho phép Kết quả Mong muốn Mục tiêu Tổng hợp Các dự án có thể có sự khác nhau về qui mô, song đều có sự thống nhất về các ràng buộc cơ bản và Dự án sẽ được xem là thành công, yêu cầu thực hiện đạt được 3 tiêu chí:  Đúng Thời gian (tiến độ)  Đảm bảo ngân sách (Chi phí)  Chất lượng cao (Khả thi và Kết quả) 4. QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ ?  Quản lý dự án là một trong các lĩnh vực của quản trị nói chung! Câu trả lời là: đúng và không đúng? Sự khác nhau giữa QLDA và QL là tính trình tự, chứ không theo các hoạt động thông thường như trong quản lý nói chung. QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ ? 1. Theo khung kiến thức quản lý dự án đưa ra (Project Management Body of Knowledge – PMBOK): ’’ Quản lý dự án là việc áp dụng:  Kiến thức  Kỹ năng  Công cụ, và  Kỹ thuật vào các hoạt động của dự án nhằm đạt được mục tiêu đề ra". 2. Quy trình quản lý dự án được tiến hành bằng cách kết hợp:  Lập kế hoạch dự án  Thực hiện dự án  Điều hành và kiểm soát dự án  Kết thúc dự án 5. Vấn đề thường mắc phải của QLDA là gì?  Một người, kể cả lãnh đạo không thể nào suy nghĩ hết mọi thứ, một ước lượng (quyết định) sai dẫn đến toàn bộ dự án sẽ bị sụp đổ ngay khi nó mới bắt đầu. Do đó: 1. Quy tắc đầu tiên của Quản lý dự án là những người tham gia vào dự án phải cùng nhau lên kế hoạch. 2. Nhà quản lý dự án đóng vai trò như một người vận hành, nhạc trưởng, CEO. Dự án, quản lý dự án theo NĐ12/2009  Dự án (Project): Những vấn đề người ta có thể làm/ Kế hoạch cho một hành động.  Quản lý: Thực hiện mục đích của cá nhân bằng hành động của người khác.  Quản lý dự án: Thực hiện các mục tiêu dự án bằng các nhà thầu và các đối tác khác có liên quan.  Quản lý dự án: Quản lý các nhà thầu và các mối quan hệ. QUẢN LÝ DỰ ÁN Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án (phát triển các chức năng quản trị cho dự án) nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách, nguồn lực được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Giai đoạn 2 LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Xác định LÀM NHƯ THẾ NÀO KẾ HOẠCH DỰ ÁN Giai đoạn 3 TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH DỰ ÁN • Thực hiện • Kiểm tra, giám sát • Điều chỉnh … KẾT QuẢ Giai đoạn 4 KẾT THÚC KẾT QUẢ • Đánh giá • Nghiệm thu, Bàn giao • Rút kinh nghiệm, bài học, • Giải quyết sau DA BÁO CÁO Giai đoạn 1 KHỞI SỰ DỰ ÁN Ý TƯỞNG DA Xác định LÀM CÁI GÌ? DỰ ÁN ĐẦU VÀO ĐẦU RA 6. CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU KỲ DỰ ÁN CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU KỲ DỰ ÁN Khởi sự DA Hoạch định • Điều phối thực hiện • Kiểm soát Kết thúc Điều chỉnh Điều chỉnh cho DA hiện tại Học hỏi cho DA tương lai Quy trình quản lý dự án 1. Xác định dự án 2. Tổ chức dự án 3. Xác định các công việc cần thực hiện 4. Xác định tính liên quan và trình tự các công việc 5. Bố trí thời gian cho từng công việc và toàn dự án 6. Dự trù chi phí và nguồn lực cho mỗi công việc và toàn dự án 7. Tổ chức thực hiện các hoạt động 8. Kiểm tra, đánh giá 9. Tổng kết 7. QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO ĐỐI TƯỢNG (theo Viện Nghiên cứu Quản trị Dự án Quốc tế) 1. Lập KH DA 8. QL Rủi ro 7. QL Thông tin 6. QL nhân lực 5. QL Chất lượng 4. QL chi phí 3. QL Thời gian 2. QL Phạm vi 9. QL Cung ứng QLDA 8. Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô đối dự án. 1. Quản lý vĩ mô: Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án là tổng thể các biện pháp tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án. Công cụ: Cơ chế, chính sách, kế hoạch, quy hoạch, ngân sách, thuế, hệ thống pháp luật, tiền lương.. 2. Quản lý vi mô: Là quản lý các hoạt động cụ thể: Lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát, chi phí, nguồn vốn, rủi ro.. Đối với các hoạt động của dự án. Thực hiện: BQL, Doanh nghiệp.. Quá trình quản lý từ khâu chẩn bị đầu tư cho đến vận hành dự án. Ie gắn 3 mục tiêu: Thời gian, chi phí, kết quả. 9. Tác dụng của quản lý dự án  Ưu điểm  Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án.  Giải quyết mối quan hệ giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà thầu, nhà cung cấp.  Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên.  Phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh.  Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.  Hạn chế  Những mâu thuẫn, quyền lợi và trách nhiệm của nhà quản lý dự án trong một số trường hợp không thể hiện đầy đủ.  Vấn đề hậu dự án. Sự khác nhau giữa QLSX và QLDA Quản lý sản xuất Quản lý dự án Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên tục Nhiệm vụ không có tính lặp lại liên tục mà có tính chất mới mẻ. Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao Sản xuất hàng loạt Sản xuất đơn chiếc Thời gian tồn tại của các công ty là lâu dài Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích đối với việc ra quyết định Các số liệu thống kê được sử dụng hạn chế trong quản lý dự án. Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ biến Nhân sự mới cho mỗi dự án Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh qua thời gian Phân chia trách nhiệm thay đổi tuỳ thuộc vào tính chất của từng dự án Môi trường làm việc tương đối ổn định Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi 10. QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ MỘT ĐIỂM MẠNH CHIẾN LƯỢC  Yếu tố quan trọng nhất định hướng cho sự tăng cường sử dụng các phương pháp quản lý dự án? Tính chiến lược!  Đó chính là tốc độ thay đổi không ngừng và mạnh mẽ đang hiện hữu trong thế giới của chúng ta ngày nay và những thay đổi đó thông qua các dự án! Ie bất cứ công việc, sự kiện, phần cứng, mềm.. luôn thay đổi (chiến lược)!.  Số lượng và hình thái của sự thay đổi xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau, và mỗi sự thay đổi này lại sản sinh sự thay đổi khác tạo nên 1 sự phát triển chưa từng có của chuỗi những thay đổi (chiến lược)!  Xu thế của sự thay đổi chưa từng có đã tạo nên những thách thức và cơ hội mới. Chính những sự thay đổi đó chỉ hoàn tất thông qua các DA và khi chọn DA phù hợp khả thi và hiệu quả. Mark Zuckerberg  Kết quả nhiều công ty từ số 0 đã trở thành tỷ phú USD  Mark Zuckerberg và dự án mạng xã hội. Doanh nghiệp: Facebook Tuổi: 26 Tổng tài sản: 6,9 tỉ USD Mark Zuckerberg chính là người đã khai sinh ra Dự án mạng xã hội số 1 hiện nay Facebook khi còn học ở đại học Harvard năm 2004.  Tính tới nay, số lượng sử dụng thường xuyên dịch vụ web trên đã đạt hơn 500 triệu người.  Con gà đẻ trứng vàng Facebook chính là nguồn thu đem lại địa vị, công danh và tiếng tăm vô cùng lớn cho con người này.  Theo ước tính, Facebook đã đem lại cho Zuckerberg 30 tỉ USD trong năm 2010 vừa qua và biến anh trở thành một trong những tỉ phú (USD) trẻ nhất trên thế giới. Facebook đã thay đổi một cách cơ bản cách thức mọi người tương tác với nhau và tạo ra một hệ thống Dự án mạng xã hội mà chưa từng ai có thể hình dung ra quy mô của nó.  Tạp chí Time Magazine uy tín đã bầu chọn Zuckerberg là “Nhân vật của năm 2010”. Hiện Facebook vẫn đang phát triển ngày càng lớn mạnh. QUẢN LÝ DỰ ÁN MANG TÍNH CHIẾN LƯỢC HAY CHIẾN THUẬT ?  Quản lý dự án là 1 hoạt động có tính chiến lược! Song, không phải là thế mạnh chiến lược đối với tất cả các công ty, vì không phải công ty nào cũng đều dựa trên nền tảng làm việc theo dự án. Ex Quản lý 1 cửa hàng bán lẻ. 1. Quản lý dự án là một kỹ năng chiến thuật quan trọng: Giúp bạn thực hiện các công việc hiện tại tốt hơn. 2. Tổ chức hoặc công ty sẽ phân bổ 1 tỷ lệ tương đối lớn về ngân sách hoặc lợi nhuận vào dự án: có điều kiện tạo giá trị gia tăng mới. 3. Các dự án dẫn đường cho công việc: tạo điều kiện phát huy trí tuệ cá nhân và nhóm. 4. Kiểm soát dự án: 5. Những mục tiêu nghề nghiệp nhằm nâng cao trách nhiệm cá nhân: Tạo ra giá trị sản phẩm mới. NĂNG LỰC CHIẾN LƯỢC  Quản lý dự án như một năng lực chiến lược, và điều đó thể hiện qua việc năng lực quản lý danh mục dự án nhằm lựa chọn và giám sát. có 4 thành phần: 1. Tiêu chí lựa chọn dự án hoặc loại bỏ. 2. Điều chỉnh mục tiêu. 3. Hoạch định nguồn lực. 4. Giám sát các dự án đang thực hiện. Vì các dự án mang tính độc nhất nên sự thay đổi về ngân sách, kế hoạch, thứ tự ưu tiên.. Là những vấn đề có thể xảy ra. NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẢI LÀ NGƯỜI LÃNH ĐẠO Những nhà quản lý dự án hiệu quả là người có khả năng: 1. Truyền đạt 1 tầm nhìn. 2. Động viên và truyền cảm hứng cho nhóm. 3. Xây dựng sự tin tưởng lẫn nhau. 4. Tạo ảnh hưởng đến các bên tham gia bên ngoài nhóm DA. 5. Cụ thể hóa những điều trừu tượng. 6. Thể hiện sự kiên trì bền bỉ và lòng quyết tâm. 7. Quản lý và giải quyết xung đột. 8. Biết khi nào thực hiện quyết định. 9. Duy trì cái nhìn tổng thể khi tổ chức các vấn đề chi tiết. Albert Enstein - Từ mớ hổn độn, Hảy tìm ra cái đơn giản. - Từ những bất đồng, Hảy tìm ra cái hòa hợp. - Trong khó khăn có cơ hội. Yêu cầu: 1. Nêu nội dung và Phân tích Sự giống nhau, khác nhau giữa QLSX và QLDA? 2. Phân tích mối quan hệ giữa 3 mục tiêu cơ bản của quản lý dự án: Chi phí, thời gian, và mức độ hoàn thiện (Những nhân tố ràng buộc sự thành công) của dự án? The end