Công tác văn thư - Công tác lưu trữ

Công tác văn thư Công tác lưu trữ1TS. Nguyễn Lệ Nhung1. Khái niệm Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với công văn đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan . I. Công tác văn thư 2TS. Nguyễn Lệ Nhung2. Vị trí, tác dụng a. Vị trí Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.3TS. Nguyễn Lệ Nhungb. Tác dụng - Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ- Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước- Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ4TS. Nguyễn Lệ Nhung3. Nội dung công tác văn thư bao gồm các công việc - Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị   chuyên viên, cán bộ- Sửa và duyệt bản thảo  chuyên viên, thủ trưởng- Đánh máy, in  nhân viên đánh máy Trình ký  văn thư Ký  thủ trưởng- Quản lý con dấu chặt chẽ, sử dụng con dấu đúng quy định  văn thư- Vào sổ và làm thủ tục gửi đi  văn thư- Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu  văn thư5TS. Nguyễn Lệ Nhung- Nhận, vào sổ công văn đến  văn thư- Phân phối công văn đến  thủ trưởng- Chuyển giao công văn đến  văn thư- Theo dõi giải quyết công văn đến + Theo dõi giải quyết về nội dung  thủ trưởng + Theo dõi thời gian giải quyết  văn thư- Lập hồ sơ  tất cả những người liên quan đến công văn giấy tờ- Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan  tất cả những người  có hồ sơ.6TS. Nguyễn Lệ Nhung4. Hình thức tổ chức công tác văn thưa. Văn thư tập trung: tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của cơ quan và các đơn vị trực thuộc đều tập trung ở Văn phòng cơ quan.b. Văn thư phân tán: các nội dung công việc trên được tiến hành phân tán ở Văn phòng cơ quan và ở từng đơn vị chuyên môn.c. Văn thư hỗn hợp: kết hợp cả hai hình thức trên. Một số công việc như đánh máy, in, nhận và gửi công văn giấy tờ thì tập trung giải quyết ở Văn phòng cơ quan, còn những việc khác vừa tiến hành ở Văn phòng cơ quan, vừa ở các đơn vị chuyên môn.7TS. Nguyễn Lệ Nhung5. Ứng dụng CNTT vào c/tác văn thư5.1. Khái niệm Ứng dụng CNTT vào c/tác văn thư là việc áp dụng các công cụ tin học để soạn thảo văn bản, xây dựng CSDL phục vụ yêu cầu quản lý, xây dựng văn bản đi, đến và tra tìm thông tin trong các văn bản, tài liệu được nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất, hiệu quả c/tác trong CQ, tổ chức và tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các CQ thông qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia.8TS. Nguyễn Lệ Nhung5.2. Nội dung ứng dụng CNTT vào c/tác văn thư- Ứng dụng CNTT để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản;- Ứng dụng CNTT để quản lý, xử lý, tra tìm văn bản đi, đến, nội bộ;- Ứng dụng CNTT để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tố;- Ứng dụng CNTT để chuyển giao văn bản.9TS. Nguyễn Lệ Nhung5.3. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư- Gửi nhận văn bản;- Thư tín điện tử;- Quản lý văn bản đi;- Quản lý văn bản đến;- Quản lý đơn thư khiếu tố...10TS. Nguyễn Lệ NhungII. Công tác lưu trữ 1. Tài liệu lưu trữ a. Khái niệm: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.11TS. Nguyễn Lệ Nhungb. Đặc điểm:- Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ.- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao của các văn bản.- Tài liệu lưu trữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản, nghiên cứu và sử dụng theo những qui định chặt chẽ, thống nhất của Đảng, Nhà nước.12TS. Nguyễn Lệ Nhungc. Loại hình: - Tài liệu hành chính.- Tài liệu khoa học kỹ thuật.- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình.- Tài liệu điện tử (tài liệu đọc bằng máy)13TS. Nguyễn Lệ Nhungd. ý nghĩa của tài liệu lưu trữ * ý nghĩa chính trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt, bất kỳ thời đại nào, các giai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp mình. * ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dung tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành. Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân.14TS. Nguyễn Lệ Nhungd. ý nghĩa của tài liệu lưu trữ (tiếp theo)‏* ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng làm tư liệu tổng kết các quy luật vận động và phát triển sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng nhất, chính xác nhất cho việc nghiên cứu lịch sử.* ý nghĩa văn hoá: Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc. Tài liệu lưu trữ phản ánh những thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử. 15TS. Nguyễn Lệ Nhung2. Công tác lưu trữa. Khái niệm: Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội.b. Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm các khâu nghiệp vụ sau:- Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu.- Phân loại (chỉnh lý) tài liệu.- Xác định giá trị tài liệu.- Thống kê, bảo quản tài liệu.- Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.16TS. Nguyễn Lệ Nhungc. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ: tập trung thống nhất* Quản lý tài liệu- Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt nam vào bảo quản trong mạng lưới kho lưu trữ cấp uỷ Đảng từ TW đến huyện, quận, thị và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng. - Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong mạng lưới các trung tâm lưu trữ, các phòng, kho lưu trữ từ TW đến địa phương và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Lưu trữ Nhà nước.17TS. Nguyễn Lệ Nhung* Quản lý việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụViệc quản lý chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được phân cấp như sau:- ở các cơ quan Đảng do Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng. - ở các cơ quan Nhà nước do Cục Lưu trữ Nhà nước.18TS. Nguyễn Lệ NhungIII. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữa. Tính chất cơ mật: Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của ngành, của cơ quan,... đòi hỏi công tác văn thư, lưu trữ phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải luôn luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế về bảo vệ tài liệu.b. Tính chất khoa học: Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng.19TS. Nguyễn Lệ Nhung2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ- Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệu từ văn thư. Làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài liệu để bổ sung cho kho lưu trữ.- Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai thác.- Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được tình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công khôi phục và lập lại hồ sơ.- Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh trong công tác văn thư.20TS. Nguyễn Lệ NhungTóm lại: Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan. Vì vậy các cơ quan cần phải quan tâm tổ chức tốt để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài về sau.21TS. Nguyễn Lệ NhungCÂU HỎI ÔN TẬP1. Khái niệm và đặc điểm của tài liệu lưu trữ2. Khái niệm công tác lưu trữ3. Nhiệm vụ công tác lưu trữ4. Nội dung và tính chất công tác lưu trữ5. Mục đích, ý nghĩa công tác lưu trữ22TS. Nguyễn Lệ NhungTHỰC HÀNH1. Thảo luận những vấn đề liên quan đến khái niệm tài liệu lưu trữ- Phân biệt tài liệu lưu trữ và các loại tài liệu khác- Phân tích ý nghĩa của tài liệu lưu trữ2. Tính chất cơ mật của tài liệu lưu trữ, 3. Những vấn đề liên quan đến tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ trong các cơ quan hiện nay.23TS. Nguyễn Lệ NhungTÀI LIỆU THAM KHẢO1. Giáo trình “Nghiệp vụ văn thư cơ bản” Sở giáo dục Hà Nội, H., 2007 2. Giáo trình “Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản”- Sở giáo dục Hà Nội, H., 2007 3. Các tập bài giảng về “Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật”;- Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước - 20084. Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 & Nghị định số 111/2004/CP5. Các văn bản của Đảng và Nhà nước ban hành về công tác Lưu trữ24TS. Nguyễn Lệ Nhung