Đề án Công tác tuyển dụng lao động trong các tổ chức, thực trạng và giải pháp

1 Luận văn Đề tài: Công tác tuyển dụng lao đọng trong các tổ chức, thực trạng và giải pháp 2 LỜI MỞ ĐẦU Con người là nguồn lực quan trọng nhất đối với bất cứ một tổ chức nào. Sự thành công của bất kỳ một doanh nghiệp lớn hay nhỏ, phụ thuộc chủ yếu vào năng lực và hiệu suất làm việc của những người lao động. Mặt khác, khi một công nhân không đủ trình độ được thuê một cách thiếu thận trọng vì lựa chọn kém thì anh ta trở thành một gánh nặng cho doanh nghiệp. vì vậy quá trình tuyển dụng lao động để có được một đội ngũ lao động tốt của mỗi doanh nghiệp là hết sức quan trọng và là nhân tố quyết định trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp . Để giúp mọi người hiểu biết rõ thêm về tầm quan trọng và thực trạng công tác tuyển dụng lao động trong doanh nghiệp nên em đã chọn đề tài này cho môn học chuyên ngành Quản Trị Nhân Lực *Trong đề án này có những mục chính sau: - Những khái niệm chung về tuỷên mộ, tuyển chọn. - Các bước trong tuyển dụng - Các phương pháp tuyển dụng lao động trong tổ chức - Nguồn tuyển dụng lao động - Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng - Tầm quan trọng của tuyển dụng trong tổ chức - Tình hình chung về tuyển dụng của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, một số nguyên nhân và giải pháp 3 PHẦN A. NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TUYỂN MỘ, TUYỂN CHỌN I- Khái niệm về tuyển mộ: Tuyển mộ nhân viên là một quá trình thu hút những người có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký, nộp hồ đơn tìm việc làm. Thông thường tiến trình tuyển mộ bắt đầu khi một nhà quản trị nào đó nộp phiếu yêu cầu về nhân sự cho phòng nhân sự. Phiếu này mô tả rõ các chi tiết khác nhau, bao gồm chức danh công việc, tên bộ phận và ngày tháng cần công nhân đó bắt tay và làm việc. Với loại thông tin này, giám đốc/ trưởng phòng nhân sự sẽ đối chiếu với bản mô tả công việc và bản mô tả chi tiết tiêu chuẩn công việc để xác định xem công nhân sắp xếp được tuyển mộ phải hội đủ các tiêu chuẩn nào. Bước kế tiếp trong tiến trình tuyển mộ này là xác định xem trong công ty hiện nay có nhân viên hội tụ đầy đủ các tiêu chuẩn đó không, hay phải tuyển mộ từ bên ngoài từ các nguồn khác nhau như đại học, cao đẳng và các công ty khác. Vì tuyển mộ rất tốn kém, cho nên cấp quản trị cần phải đảm bảo rằng họ đang sử dụng các phương pháp và các nguồn nhân sự hiệu quả nhất. II- Khái niệm về tuyển chọn. Tuyển chọn nhân viên là một quá trình không đơn giản, không những nhiệm vụ này đòi hỏi phải có nghiệp vụ chuyên môn một cách có khoa học mà còn tuỳ thuộc vào chính sách tuyển dụng của công ty. Tuyển mộ là tập trung các ứng cử viên lại, còn tuyển chọn lại là quyết định xem trong số các ứng cử viên đó ai là người hội đủ các tiêu chuẩn để làm việc đó. Trong tuyển chọn phẩm chất nhân viên luôn là yếu tố quan trọng. Yếu tố phẩm chất có thể chia làm nhiều phạm trù. Nó tuỳ thuộc vào việc nhà quản trị cần loại phẩm chất gì nơi người sắp tuyển dụng. Chẳng hạn nếu như kỹ năng về thương mại là điều kiện tiên quyết thì chọn Những người có tố chất hoạt bát, nhanh nhạy, có tính hướng ngoạivà giao tiếp tốt… có những công việc đòi hỏi kỹ năng nhưng có những công việc mà khả năng học hỏi lại là rất quan trọng, cũng có những công việc mà yếu tố nhân cách là quan trọng nhất. Trong nhiều trường hợp có những công việc đòi hỏi phải phối hợp nhiều yếu tố trên. 4 Như vậy việc tuyển chọn nhân viên là lựa chọn những người phù hợp với tính chất của từng loại công việc. Khả năng con người chỉ phát huy mạnh nếu bố trí họ vào làm những công việc thích hợp với họ. Tuyển chọn còn bị ảnh hưởng bởi bầu không khí văn hóa của công ty. Một công ty có bàu không khí năng động, chắc chắn sẽ chọn những người có đầu óc thông minh, đầy tham vọng và nhất là năng động, có sáng kiến. III- Yêu cầu và nguyên tắc của tuyển dụng. 1- Các yêu cầu về tuyển dụng lao động Tuyển dụng nhân viên vào làm viêc phải gắn với đòi hỏi của sản xuất, công việc trong doanh nghiệp. những yêu cầu trong tuyển dụng nhân viên trong doanh nghiệp : - Tuyển dụng những người có trình độ chuyên môn cần thiết cho công việc cần tuyển dụng, có thể làm việc tới năng suất lao động cao, hiệu suất công tác tốt. - Tuyển những người có kỹ thuật, trung thực, gắn bó với công việc với doanh nghiệp. - Tuyển dụng những người có sức khỏe, làm việc lâu dài trong doanh nghiệp với nhiệm vụ mà mình được giao Nếu tuyển không kỹ, tuyển sai, theo cảm tính hoặc theo một sức ép nào đó, sẽ dẫn đến hậu quả nhiều mặt về kinh tế xã hội. 2- Các nguyên tắc của tuyển dụng Tuyển dụng được tiến hành theo những quy tắc sau: - Căn cứ vào đơn xin việc, lý lịch, bằng cấp giấy chứng chỉ về trình độ chuyên môn của người xin việc để làm căn cứ tuyển dụng - Căn cứ vào hệ thống các câu hỏi và trả lời để tìm hiểu người xin việc, các câu hỏi này do doanh nghiệp đề ra - Căn cứ vào tiếp xúc, gặp gỡ giữa doanh nghiệp ( phòng quản trị nhân lực) và người xin việc. - Căn cứ vào kiểm tra sức khỏe, thử tay nghề, thử trình độ và khả năng chuyên môn. 5 Do đó việc xem xét lại nguồn nhân lực hằng năm sẽ làm cho tổ chức thấy rõ chất lượng của nguồn nhân lực, chuẩn bị sẵn cho nhu cầu hiện tại và tương lai. Khi lập kế hoạch tuyển dụng và bố trí, bộ phận quản lý phải làm rõ những mục tiêu chung. Phải có những cách khác nhau để giải thích rõ các nhu cầu của doanh nghiệp. Trách nhiệm tuyển mộ, thuê mướn và sắp xếp người lao động thường được giao cho phòng quản trị nhân lực. Những người giám sát thi tuyển hoặc những người trưởng phòng (ban) lựa chọn theo các phương pháp đã được xây dựng một cách tốt nhất. Tuy nhiên, trong những tổ chức nhỏ, nó được giao cho người đứng đầu của bộ phận có nhu cầu về nhân lực. IV- Các bước tuyển dụng: Sự thành công của bất cứ một doanh nghiệp lớn hay bé phụ thuộc chủ yếu vào hiệu suất của những người lao động. Mặt khác khi một công nhân không đủ trình độ được thuê một cách thiếu thận trọng vì sự lựa chọn kém, anh ta trở thành gánh nặng đối với doanh nghiệp. Những bước tuyển dụng thường gặp là: Bước 1: Xác định rõ ( phân biệt rõ ) những công việc khác nhau trong doanh nghiệp và mô tả( diễn tả) những công việc đó về : đặc điểm kỹ thuật của công việc, những tiêu chuẩn làm việc ( tiêu chuẩn thực hiện công việc) đối với một vị trí ( hay chức vụ) làm việc. Nguyên tắc đối với tuyển chọn lao động là : - Bất kỳ sự thiếu hụt xảy ra ở đâu, thiếu hụt hiện có hoặc do những nơi làm việc mới tạo ra, điều cần xem xét trước tiên là phải bù đắp vào chỗ thiếu hụt đó để làm tăng tối đa khả năng của nguồn nhân lực. - Những người dự tuyển vào bất kỳ vị trí nào sẽ được lựa chọn trên cơ sở duy nhất, đó là sự thoả mãn các tiêu chuẩn thuê mướn và đặc điểm của công việc. Bước 2: Chuẩn bị báo cáo về tình hình nguồn nhân lực. Tất cả những người đứng đầu đơn vị theo thời gian đã quy định trong năm nộp cho người quản trị nhân lực một bản báo cáo dự kiến tình hình nguồn nhân lực cho các năm tới. Các báo cáo phải làm rõ những vấn đề: Những vị trí (chức vụ) đã có đủ người , những vị trí (chức vụ) hiện đang thiếu người, yêu cầu sắp xếp lại, 6 những vị trí mới cần người, cần bổ sung thêm, mô tả công việc và tiền lương đề xuất cho mỗi vị trí (nếu chưa có sẵn mức lương cho công việc đó). Phòng quản trị nhân lực sẽ duyệt lại, giới thiệu và nộp bản báo cáo về tình hình nhân lực cho giám đốc Bước 3: thông báo những yêu cầu đối với những người làm công đã được xét duyệt trên. Thông báo mọi điều kiện cần thiết cho người làm công về tiền lương, sự bố trí sắp xếp lại hay bổ sung thêm; người xin việc sẽ nộp đơn tới phòng quản trị nguồn nhân lực. Bước 4: Tuyển mộ những người xin việc đúng chất lượng theo những quy định về điều kiện cần thiết khi tuyển mộ, đơn vị quản lý nguồn nhân lực sẽ tuyển những người xin việc đúng chất lượng cho những vị trí cần thiết. Bước 5: Phát đơn và tiếp nhận người xin việc. Người phụ trách về tuyển dụng thực hiện một cuộc phỏng vấn để tìm người phù hợp với công việc, sau đó cung cấp những thông tin về tổ chức và những công việc sẽ có trong thời gian tới, đồng thời giúp đỡ việc hoàn thành các đơn xin việc Bước 6: thực hiện những trắc nghiệm về việc làm, kiểm tra vốn kiến thức của người xin việc về vấn đề liên quan đến cá nhân Mục tiêu chủ yếu là xác định các năng lực của cá nhân trong công việc và mức độ thoả mãn người ta chờ đợi ở anh ta trong công việc như thế nào. phòng quản trị nhân lực phải thẩm tra những điều trình bày của người xin việc qua điện thoại, qua lá thư xác minh hay gửi những phiếu hỏi ý kiến tới những thầy giáo cũ hay những người chủ trước đây đã thuê họ Bước 7: Phỏng vấn người xin việc. Lần phỏng vấn này nhằm cung cung cấp cho bộ phận quản lý nguồn nhân lực những thông tin cần thiết để hiểu một cách đầy đủ về năng lực của người xin việc. Nó cũng giúp cho người xin việc thấy được những cái lợi của công việc làm trong một tổ chức nào đó Bước 8: So sánh người xin việc với yêu cầu của tuyển người làm việc, bộ phận quản lý nguồn nhân lực lúc đó quyết định ai sẽ được nhận hay không được nhận vào làm tại doanh nghiệp. Bước 9: Đánh giá cuối cùng về người xin việc Đánh giá cuối cung về người xin việc là đánh giá con người với tất cả các ưu, nhược điểm của người đó như: dáng vẻ bề ngoài , trình độ văn hóa 7 trình độ tay nghề thể lực sức khoẻ, các yếu tố khác như tính tình, sự ổn định tính nhất quán tính kiên nhẫn nghị lực, độ chín chắn trong cảm xúc … Bước 10: Thuê những người xin việc đã được chọn khi người dự tuyển đã đạt tất cả các yêu cầu, phòng quản lý nguồn nhân lực sẽ chuẩn những giấy tờ chủ yếu như: giấy bổ nhiệm( tiếp nhận), thẻ quản lý vắng mặt, thẻ chứng nhận của doanh nghiệp. Bộ phận quản lý nguồn nhân lực cùng thoả thuận với người được được tuyển dụng về những điều kiện để sử dụng anh ta. Nhận dạng chữ ký của ngừời đó trong hợp đồng làm việc, và hoàn thành việc ghi chép về nhân sự để lưu. Bước 11: Giới thiệu cho người mới vào làm việc tinh hình và phương hướng hoạt động của doanh nghiệp Phòng quản lý nhân lực giới thiệu phương hướng và chương trình hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung giới thiệu gồm tóm tắt lịch sử, những mục tiêu và quy định, những vấn đề liên quan đến công việc của anh ta trong doanh nghiệp. Bước 12: Công việc tiếp theo lúc này, phòng quản lý nguồn nhân lực theo giõi chặt chẽ người mới vào làm việc và cho họ những lời khuyên khi cần thiết. Người lao động cần có thời gian thử thách. Đó là thời kỳ người lao động được quan sát để xác định rõ sự phù hợp của anh ta với công việc cũng như sự có ích của anh ta đối với tổ chức. V- Các phương pháp tuyển dụng lao động 1- Phương pháp tuyển mộ. Tuyển mộ là tiến trình thu hút những người có khả năng từ các nguồn khác nhau đến đăng ký, nộp đơn tìm việc làm Có rất nhiều phương pháp tuyển mộ nhân viên : - Quảng cáo : các mục quảng cáo trên báo chí, truyền hình về tuyển dụng lao động, internet. Hầu hết các công ty đều đồng ý rằng đây là nguồn cung cấp thông tin về công nhân viên trẻ tuổi đa số ít có kỹ năng theo nhu cầu của công ty. Cách tuyển mộ này thường áp dụng khi các phương pháp tuyển mộ khác quá tốn kém hoặc khó khăn. - Cử chuyên viên tuyển mộ đến các trường kỹ thuật và hướng nghiệp, trường đại học cộng đồng, các đại học và viện đại học để tuyển mộ. Phương 8 pháp này có ưu điểm là lao động ở đây được đào tạo rất quy mô, thứ nữa là công ty được tiếp xúc với ứng viên có khả năng do nhà trường lọc lựa. - Các cơ qua người tuyển dụng : Cũng có nhiều công ty lại phải nhờ cậy các cơ quan tuyển dụng dùm. Các cơ quan này thường là giỏi về công tác tuyển dụng nhân viên văn phòng hơn. Chất lượng tuyển dụng tuỳ theo khả năng chuyên môn của cấp quản trị của cơ quan này. - Sinh viên thực tập: Đây cũng là một hình thức tuyển mộ tốt vì sinh viên khi thực tập tại công ty đã có một khoảng thời gian để hiểu về công ty và công việc của mình đang thực tập. Và khi cần thiết thì họ có thể làm được việc ngay. - Nhờ nhân viên giới thiệu: Đối với một số cơ quan đòi hỏi một số kỹ năng tương đối hiếm, họ thường áp dụng phương pháp tham khảo ý kiến của nhân viên – hay nói một cách khác, nhờ nhân viên giới thiệu thì họ thường giới thiệu cho công ty những người có khả năng và có chất lượng. Chính vì thế mà nhiều công ty tại các nước hiện đại khuyến khích công nhân đưa bạn bè và họ hàng vào làm việc. 2- Phương pháp tuyển chọn Để tuyển chọn nhân viên từ nguồn tuyển mộ người ta dùng một số phương pháp như: Trắc nghiệm : Đây là phương pháp lựa chọn nhân viên qua một số trắc nghiệm do công ty soạn thảo. Trắc nghiệm trí thông minh, trắc nghiệm về kỹ năng, kỹ xảo. Những trắc nghiệm này sẽ đo lường khả năng trong khi thực hiện công việc nhất định của người lao động. Trắc nghiệm về sự quan tâm, trắc nghiệm này đo lường chú ý cá nhân, sự thích thú đối với công việc và thái độ làm việc. Trắc nghiệm về nhân cách sẽ làm bộc lộ tính khí của con người và động cơ của họ. Công ty soạn thảo ra chương trình trắc nghiệm cần phân tích kỹ những nhu cầu của công việc chuẩn bị. Những trắc nghiệm cần làm bộc lộ rõ được những thành đạt trong giáo dục và đào tạo, kinh nghiệm tuổi, giới tính và cuối cùng là những phẩm chất hay những đặc điểm của người được thuê vào làm việc. Sau đó, bộ phận quản lý nguồn nhân lực phải chuẩn bị một báo cáo phân tích và giải thích trên cơ kết quả trắc nghiệm, phỏng vấn ban đầu và lý lịch của những người xin việc, sau khi phân tích cẩn thận về ba nguồn tài liệu đó phòng quản trị nguồn nhân lực mới có thể đi đến quyết định rằng ai sẽ được 9 dự phỏng vấn lần cuối cùng và được trưởng phòng quyết định bố trí cho làm việc. Phỏng vấn : đây cũng là phương pháp thường được nhiều công ty áp dụng. Nó gồm hai loại phỏng vấn chủ yếu : phỏng vấn ban đầu và phỏng vấn đánh giá. Phỏng vấn ban đầu để loại trừ những người xin việc không đủ chất lượng (trình độ) và chú ý đến những người có đủ trình độ, có thể được thuê vào làm việc. Phỏng vấn ban đầu là phần đầu của sự lựa chọn liên tục và kết quả chỉ có tính chất ướm thử Phỏng vấn đánh giá được tiến hành để duyệt lại tất cả mọi vấn đề thuộc về khả năng của người xin việc. Việc này cho phép người phỏng vấn ra quyết định cuối cùng. Mục đích cơ bản của phỏng vấn là phát hiện ra những vấn đề: chất lượng con người, những phẩm chất đòi hỏi của vị trí làm việc như thể hình sức khỏe, phong cách ăn nói phong cách ăn mặc. Trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, sự hoà nhập với mọi người. VI- Nguồn tuyển dụng lao động. - Trong nội bộ : khi yếu tố thời gian là yếu tố nổi bật, nghĩa là công ty cần tìm gấp một người nào đó mà không có thời gian thì cách tốt nhất là dán thông báo trong nội bộ công ty. Nó nhằm cho công nhân viên trong toàn công ty biết rằng hiện đang cần tuyển người cho một số công việc nào đó. Tuyển người từ nguồn nội bộ có lợi điểm là nhân viên thấy công ty luôn tạo cơ hội để họ thăng tiến, và do đó gắn bó với công ty hơn và làm việc tích cực hơn. ngoài ra họ là người đã quen thuộc, hiểu được chính sách và cơ cấu của công ty và do đó chỉ cần một thời gian ngắn công ty giúp họ hội nhập ngay vào môi trường làm việc mới. - Ngoài nội bộ: Bạn bè của nhân viên: Các công nhân đang làm trong xí nghiệp thường biết rõ bạn bè mình đang cần một việc làm và họ có thể trở thành một công nhân tốt. Họ thường giới thiệu cho công ty những người có khả năng và có 10 chất lượng. Điều dễ hiểu là nếu công nhân thích các công việc ở công ty, họ thường rất muốn bạn bè mình vào làm việc chung với mình. Ứng viên tự nộp đơn xin việc: Những người tự ý đến văn phòng công ty để nộp đơn xin việc được coi như các ứng viên tự nguyện bởi vì công ty không đăng quảng cáo tìm người. Trong trường hợp này công ty nên xử lý một cách tế nhị và giữ hồ sơ họ lại. Công ty nên thiết lập một hệ thống hồ sơ các ứng viên này để khi cần thiết, công ty có thể mời họ làm việc. Loại hồ sơ như thế có thể tiết kiệm được tiền bạc và thời gian cho công ty khi có cơ hội tuyển người hoặc công ty đang gấp rút tìm người.Tuy nhiên không phải tất cả các ứng cử viên tự nguyện là loại người mà công ty cần tuyển. Nhân viên các hãng khác: tuyển dụng nhân viên có sẵn tay nghề của một hãng khác, của cơ quan nhà nước, của các trung tâm nghiên cứu là con đường ngắn nhất và có hiệu quả nhất vì công ty không phải chi phí cho nghiệp vụ đào tạo – dù là ngắn hạn – và gần như không phải qua thời kỳ tập sự. Đây là phương pháp phổ biến ở phương Tây, nhất là tại Mỹ vì công nhân viên thường được tuyển dụng theo hợp đồng ngắn hạn hoặc dài hạn. Ở đây không có vấn đề tuyển dụng suốt đời như ở Nhật Bản. cách tuyển dụng theo kiểu này thường bị người Nhật coi là “ trái quy tắc” và thậm chí một số uỷ viên hội đồng quản trị coi là trái luân thường đạo lý vì đã cướp nhân viên được đào tạo từ các hãng cạnh tranh cùng ngành. Ngoài ra họ cũng sợ các hãng này trả đũa. Các trường đại học cao đẳng: các trường đại học cao đẳng càng ngày càng trở thành nguồn nhân lực quan trọng đối với hầu hết công ty trên khắp thế giới, đặc biệt đối với các công ty Mỹ và công ty Nhật. Họ cho rằng những người này còn giữ thói quen học tập, tâm hồn còn trong trắng và dễ đào tạo, có sức bật vươn lên, có nhiều sáng kiến. Hầu hết các công ty lớn trên thế giới đều xúc tiến việc tuyển mộ này trước khi sinh viên ra trường. Một số công ty nổi tiếng còn cấp học bổng cho sinh viên ưu tú ngay ở năm đầu ở đại học. Có 11 công ty thận trọng hơn chỉ chọn sinh viên năm cuối, sau khi sinh viên này đã chứng tỏ quá trình học tập là họ thuộc thành phần sinh viên giỏi. Người thất nghiệp: người thất nghiệp cũng là một nguồn tuyển dụng có giá trị. Có nhiều ứng viên có khả năng nhưng lại tham gia vào lực lượng thất nghiệp vì nhiều lý do. Có thể là các công ty bị phá sản, bị cạnh tranh phải giảm bớt nhân viên, hoặc bị hãng khác sát nhập lại… Nừu biết khai thác nguồn này, công ty cũng có thể tuyển mộ người giỏi vào làm việc. Công nhân làm nghề tự do: Những công nhân làm nghề tự do cũng là một nguông tuyển mộ có tiềm năng. Họ có thể là những ứng viên cho những công việc đòi hỏi có kỹ thuật, chuyên môn cao. VII- Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng lao động 1-Môi trường bên trong: - Chính sách tuyển dụng nhân viên của công ty. Các chính sách này tuỳ thuộc chiến lược dùng người của công ty. Ví dụ như một chính sách ưu tiên nhằm phát triển thị trường của công ty thì những ứng cử viên có học về các ngành marketing, năng động và ngoại giao tốt sẽ được ưu tiên hơn. - Phẩm chất luôn là yếu tố quan trọng. Yếu tố phẩm chất có thể chia ra làm nhiều phạm trù, nó tuỳ thuộc vào nhà quản trị cần loại phẩm chất gì nơi người được tuyển dụng, việc tuyển lựa nhân viên là lựa chọn những người phù hợp với tính chất và từng loại công việc. Những người bị loại không có nghĩa là xấu, không sử dụng được, mà bởi vì họ không thích hợp với tính chất công việc mà ta cần. Khả năng con người chỉ có thể phát huy mạnh nếu bố trí họ làm những công việc thích hợp với họ. - Bầu không khí văn hoá của công ty. Một công ty có bầu không khí năng động, chắc chắn sẽ chọn những người có đầu óc thông minh có tham vọng và nhất là năng động và có sáng kiến. 12 - Công đoàn: Việc tuyển dụng còn bị ảnh hưởng bởi phản ứng của công đoàn. Chắc chắn công đoàn sẽ phản ứng nếu các cấp quản trị tuyển chọn không bình đẳng, phân biệt đối xử. 2- Môi trường bên ngoài: Khung cảnh kinh tế: Trong giai đoạn kinh tế suy thoái hoặc kinh tế bất ổn có chiều hướng đi xuống thì công ty một mặt phải duy trì lực lượng lao động có tay nghề, một mặt phải giảm chi phí lao động. Công ty phải quyết định giảm giờ làm việc, cho nhân viên nghỉ tạm thời hoặc nghỉ việc. Trong tình hình như vậy việc tuyển dụng thêm người lao động là hết sức khó khăn. Công ty phải cố gắng giữ lại được những lao động có tay nghề cao và phẩm chất