Đề án Vai trò của quản trị nhân lực đối với các tổ chức ngày nay

ĐỀ ÁN MÔN HỌC CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Đề tài: VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ĐỐI VỚI CÁC TỔ CHỨC NGÀY NAY 1 LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế thế giới đã bước vào giai đoạn đổi mới sự phát triển. Đặc điểm đặc trưng của nó là hàm lượng khoa học cao, ưu tiên chất lượng hơn số lượng ,cơ cấu sản xuất thay đổi liên tục do áp dụng những cái mới. Quá trình đổi mới, như kinh nghiệp thế giới cho thấy, không chỉ hạn chế ở lĩnh vực kỹ thuật mà sự thống nhất của những cái mới về công nghệ tổ chức và xã hội, trong tiến trình đó, mô hình để phát triển và sử dụng nguồn lực con người đã hình thành . Từ việc lấy kỹ thuật làm trung tâm đến lấy con người làm trung tâm. Trong thời kì khoa học và công nghệ phát triển như vũ bão hiện nay cũng như sự suy giảm vai trò quản lý và nhân tố con người. Nguyên nhân của mọi nguyên nhân thành công hay thất bại do chính con người, do chính chúng ta quyết định. Nguy cơ tụt hậu và chậm phát triển có nguyên nhân cơ bản là chúng ta chưa có một đội ngũ cán bộ quản lý, chưa biết sử dụng đúng con người trong cơ quan quản lý nhà nước và các doanh nghiệp. Thế giới ngày nay là thế giới bùng nổ thông tin. Chính vì vậy mà trình độ giáo dục, học vấn và kiến thức của công nhân viên không ngừng nâng cao. Ngay tại Việt Nam hiện nay, những công nhân viên không có trình độ dần dần bị đào thải, lực lượng lao động trẻ không có kiến thức và kỹ năng chuyên môn sẽ khó kiếm việc làm. Để nâng cao hiệu quả sử dụng lao động trong doanh nghiệp thì vấn đề quản trị nhân sự trong tổ chức là một vấn đề đang quan tâm. Ngày nay ngưòi ta bắt đầu nói nhiều về quản trị nhân sự. Khi người ta nói đến một công ty, một giám đốc làm ăn thua lỗ, không phải thiếu vốn, thiếu trang thiết bị, thiếu mặt bằng… Mà người ta chỉ ngay đến người đó không đủ năng lực điều hành công việc và thiếu trang bị về kiến thức quản trị nhân sự hoặc thiếu kinh nghiệp trong chiến lược con người. Quản trị nhân sự là một trong những chức năng của quá trình quản trị. Bởi con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất của một doanh nghiệp. 2 Do đó việc lựa chọn, sắp xếp con người có năng lực, phẩm chất phù hợp với vị trí trong bộ máy tổ chức là nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản trị. Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại cùng với sự phát triển của nền kinh tế mở buộc các nhà quản trị phải biết thích ứng, do đó việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo, điều động nhân sự trong một bộ máy tổ chức như thế nào nhằm đạt hiệu tốt nhất đang được mọi người quan tâm. Nhận thức rõ điều đó em mạnh dạn nghiên cứu vấn đề về vai trò của quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức ngày nay với ý tưởng nêu lên được phương pháp tốt nhất và hiệu quả nhất để nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lao động trong doanh nghiệp – mà đó chính là vấn đề đang được mọi tổ chức ngày nay quan tâm và đưa lên hàng đầu nhằm nâng cao năng xuất, chất lượng sản phẩm, tạo được chỗ đứng trên thương trường. Kết cấu của đề tài gồm ba phần: Phần 1: Khái niệm và vai trò của quản trị nhân lực trong tổ chức ngày nay . Phần 2: Thực trạng về vai trò của quản trị nhân lực trong việc nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực Phần 3: Một số ý kiến nhằm nâng cao vai trò của quản trị nhân lực trong doanh nghiệp đặc biệt về vấn đề sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của doanh nghiệp 3 PHẦN I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TRONG TỔ CHỨC NGÀY NAY I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 1. Những khái niệm và thực chất quản trị nhân lực Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về quản trị nhân sự. Theo giáo sư Mỹ Dimock: Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ những biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả những trường hợp xảy ra có liên quan tới một loại công việc nào đó. Còn giáo sư Felĩ Mứgo thì cho là: Quản trị nhân sự là một nghệ thuật chọn lựa những nhân viên mới và sử dụng những nhân viên cũ sao cho năng xuất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt tới mức tối đa có thể được. Với giáo sư Phạm Ngọc Ẩn: Quản trị nhân sự được giới thiệu một cách rõ ràng hơn. Đó là một phần trong nghệ thuật quản trị nói chung nhưng chú trọng tới cá nhân người làm việc, tới công việc mà họ làm với các mối quan hệ xã hội trong tổ chức, nhằm tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên hoàn thành công việc của mình, để cải thiện bầu không khí tâm lý trong tập thể, để tất cả cùng đóng góp hết sức mình vào mục tiêu cuối cùng của tổ chức. Ta có thể đưa ra một định nghĩa ngắn gọn và đầy đủ hơn về quản trị nhân lực: “Quản trị nhân lực là một trong những chức năng cơ bản của quá trình quản trị, giải quyết tất cả những vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ trong bất cứ một tổ chức nào”. Có thể nói, quản trị nhân lực là một công tác hết sức khó khăn và phức tạp, bởi vì nó động chạm tới những con người cụ thể với những hoàn cảnh, nguyện vọng sở thích, năng lực, cảm xúc riêng biệt. Vì vậy, muốn lôi cuốn, động viên và khai thác khả năng của họ, nhà quản trị phải tìm hiểu thế giới nội tâm của họ, biết cách lắng nghe, nhạy cảm và tế nhị trong giao tiếp, biết đánh giá con người một cách khách quan và chính xác, biết đối xử thật sự 4 công bằng. Một nhà quản trị cho rằng “yếu tố giúp ta nhận biết được xí nghiệp hoạt động tốt hay không, thành công hay không chính là lực lượng nhân sự của nó – những con người cụ thể với lòng nhiệt tình và óc sáng kiến. Mọi sự còn lại – máy móc, thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật… đều có thể mua được ,học hỏi được, sao chép được nhưng con người thì không thể…” Vì vậy có thể nói, nói tới quản trị nhân lực là nói tới nghệ thuật quản trị. Dù có tất cả mọi thứ trong tay mà không nắm được nghệ thuật quản lý con người thì cũng vô ích. Không một hoạt động nào của tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu “Quản trị nhân lực”. Quản trị nhân lực thường là nguyên nhân của thành công hay thất bại trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Mục tiêu cơ bản của tổ chức nào cũng là sử dụng một cách có hiệu quả nguồn nhân lực của để dạt đưọc mục đích của tổ chức đó. Quản trị nhân lực là một bộ phận cấu thành của quản trị doanh nghiệp. Đúng vậy quản trị nhân lực có liên quan tới hoạt động của mọi cấp quản lý, nhưng trong một tổ chức nào đó sẽ phải có một bộ phận chuyên trách về nhân sự. Bộ phận này có những chức năng nhiệm vụ cụ thể như: - Đề ra các chính sách về tuyển dụng, sử dụng và phát triển nguồn nhân sự. - Lập kế hoạch và tổ chức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, cải thiện điều kiện làm việc. - Thiết kế hệ thống tiền lương, tiền thưởng cho đơn vị . - Tham gia vào việc tuyển dụng nhân sự cho các bộ phận trong đơn vị. - Cố vấn cho các bộ phận khác về các vấn đề nhân sự khi có yêu cầu (khen thưởng, kỷ luật, giải quyết tranh chấp) - Giám sát việc thực hiện công việc - Lưu trữ và bảo quản hồ sơ về nhân sự. 5 2. Quản trị nhân lực vừa là khoa học vừa là nghệ thuật Khoa học vì: quản trị nhân lực đã có một quá trình phát triển lâu dài,được nhiều nhà quản ký ,nhà khoa học nghiên cứu tìm hiểu đúc kết thành nhiều trường phái được thực tiễn chấp nhận, áp dụng và ngày nay người ta đã viết thành sách giáo khoa để giảng dạy, hoặc chuyên đề đăng trên báo, chủ đề tuyên truyền, phổ biến và áp dụng trong thực tế sản xuất, cũng như nhiều lĩnh vực khác. Những chức năng của nó liên quan với nhiều khoa học lớn, cũng như khoa học chuyên ngành. Nghệ thuật vì: Quản trị nhân lực liên quan tới con người, vì con người là đối tượng của quản lý, mà trong quá khứ, hiện tại cũng như tương lai, con người luôn luôn thay đổi, luôn luôn phát triển, con người có được kiến thức từ giáo dục, có kinh nghiệm từ hoạt động thực tế, hoặc từ quan sát thực tế. Con người có văn hoá có kiến thức, có kinh nghiệm thực tế đó không chịu đứng yên để nhìn điều kiện hoạt động, kết quả hoạt động của mình lắp đặt như cũ đi hoặc xấu đi, mà luôn luôn phấn đấu vươn lên những điều kiện tốt đẹp hơn. Không ngừng sáng tạo cải tiến kỹ thuật, công nghệ tiên tiến, đấu tranh cho những quan hệ tự do bình đẳng giữa con người để làm cho sản xuất ngày càng hiệu quả, đời sống ngày càng nâng cao. Người quản lý tiên tiến phải tính đến những biến đổi về chất của đối tượng quản lý, đồng thời cũng tính đến những điều kiện khách quan, bằng trí tưởng tượng sáng tạo, có những dự đoán chính xác đúc kết thành lý luận, kinh nghiệm để áp dụng kiến thức đó. Mọi biến đổi của các điều kiện; yếu tố nói trên đòi hỏi người quản lý phải có thay đổi trong tư duy, tìm những hình thức, phương pháp, cơ chế quản lý mới, nhằm đem lại hiệu quả cao trong quản trị nhân lực.tất cả điều đó không chỉ là một khoa học mà còn là một nghệ thuật cao. 3.Tầm quan trọng của vấn đề quản trị nhân lực trong mỗi tổ chức 6 Ra đời sau các môn quản trị chuyên ngành khác như quản trị sản xuất, quản trị tài chính, quản trị marketing… nhưng quản trị nhân lực lại có tốc độ phát triển nhanh nhất, đặc biệt là trong vòng 30 năm trở lại đây. Nguyên nhân của sự chuyển biến tích cực này là ở chỗ quản trị nhân lực chịu sức ép trực tiếp của những biến đổi thuộc môi trường bên ngoài .  Môi trường kỹ thuật công nghệ: Kỹ thuật hiẹn đại và công nghệ sản xuất mới sẽ làm xuất hiện một số nghề mới với những yêu cầu moứi về trình độ học vấn, về kỹ năng, kỹ xảo. Tương tự, một số nghề cũ lại mất đi, đòi hỏi phải xem xét lại vấn đề đào tạo, bồi dưỡng, chế độ làm việc nghỉ ngơi, cũng như giải quyết số người dôi ra do không có công ăn việc làm.  Môi trường kinh tế: Sự cạnh tranh trong ngành, trong vùng, giữa các ngành, các vùng trong một quốc gia, giữa các quốc gia trong khu vực và trên thế giới; với tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh hay chậm, và tỷ lệ lạm phát cao hay thấp đều có ảnh hưởng tới công việc, thu nhập và đời sống của mỗi người lao động.  Môi trường xã hội văn hoá : Trải qua những thời đại khác nhau, hệ thống các nhu cầu cá nhân, cách nhìn nhận giá trị con người, lối sống, phong cách sống, đều có những thay đổi đáng kể. Điều đó ảnh hưởng không nhỏ tới tư duy và các chính sách về quản trị nhân lực trong xí nghiệp. Nếu như trước kia, mong muốn của người đi làm chỉ giản dị là có việc làm ổn định và mức lương đủ sống thì ngày nay, nhu cầu của họ đã đa dạng, phong phú hơn nhiều, đặc biệt là những nhu cầu về tinh thần như: có công việc an toàn, hợp sở trường và thú vị, không buồn chán, với các điều kiện làm việc thuận lợi và chế độ làm việc hợp lý; được đối xử công bằng, được cung cấp đầy đủ thông tin, được tôn trọng và lắng nghe ý kiến, được tham gia vào một số quyết định của đơn vị; có cơ hội học hành và thăng tiến, có tương lai nghề nghiệp. 7 Vì vậy QTNL có hiệu quả hay không là tuỳ thuộc vào việc có nắm bắt và thoả mãn được những nhu cầu chính đáng của nhân viên hay không, trong khi đó vẫn đảm bảo được những mục tiêu của xí nghiệp (chi phí lao động trong giá thành thấp, năng suất lao động cao, tổ chức lao động chặt chẽ) Tách ra khỏi chức năng quản trị chung từ năm 1850, trong suốt thời gian dài, quản trị nhân lực chỉ thi hành các chức năng hành chính như tuyển dụng, chấm công, trả lương, kỷ luật… Trong khoảng thời gian từ 1930 đến 1959, với sự xuất hiện của trường phái “tương quan nhân sự” đứng đầu là Elton Moyo, chức năng quản trị nhân lực được phú thêm đi một số vấn đề như: giải quyết các mối quan hệ xã hội trong đơn vị, vệ sinh và an toàn lao động, thông tin giữa các cấp,và đào tạo bồi dưỡng trình độ. Vào những năm 70, lĩnh vực hoạt động của QTNL tiếp tục được mở rộng. Các phương pháp mới về phân tích công việc, kỹ thuật trắc nghiệm trong tuyển chọn,quản lý hồ sơ nhân viên, lập kế hoạch đào tạo... Nhưng phải đến những năm 80, người ta mới được chứng kiến sự thay đổi tới tận gốc rễ về quan niệm cũng như tên gọi môn này. QTNS đã trở thành quản trị chiến lược các nguồn nhân lực. Từ cách quản lý cứng nhắc, coi con người chỉ là lực lượng thưà hành, phụ thuộc cần khai thác tối đa trong ngắn hạn với chi phí tối thiều, đã và đang chuyển sang một cách quản lý mềm dẻo linh động hơn, tạo điều kiện để con người phát huy tính tích cực, chủ động, sáng tạo, vừa khai thác năng lực của họ, vừa có kế hoạch đầu tư cho dài hạn, sao cho chi phí được sử dụng một cách tối ưu. Tất cả những người quản lý đều phân công việc và đánh giá sự thực hiện công việc, và trong ý nghĩ đó, tất cả những người quản lý đều là những người quản lý nguồn nhân lực. Tuy nhiên, những chức năng nguồn nhân lực đặc biệt thường được giao cho phòng quản trị nhân lực - bộ phận chịu trách 8 nhiệm về việc tuyển người vào tổ chức, dạy họ cách làm việc, và làm cho họ được trả công và được đối xử ở mức độ hợp lý nhất . Quản lý nguồn nhân lực (HRM) trước kia được gọi là quản lý nhân sự. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, tên gọi được thay đổi bởi các chức năng đã được thay đổi một cách nhanh chóng và trở nên cực kỳ quan trọng sự định hướng chiến lược của tổ chức cạnh tranh. Những chức năng này sánh ngang với sứ mệnh chiến lược của tổ chức. Xu hướng quan trọng nhất trong quản lý nguồn nhân lực trong hai thập kỷ qua là sự tăng cường rộng rãi của định chế về luật pháp. Luật pháp của nước và liên bang, các quy định công sở và các quýet định toà án đã phối hợp với nhau thành một mạng lưới các định chế và các giới hạn mà những người quản lý nguồn nhân lực, với sự nhấn mạnh các bộ luật về phân biệt đối xử . Các tổ chức phải đương đầu với ba thách thức lớn: Chất lượng, đa dạng hoá, và thay đổi. Các tổ chức phải sản xuất ra các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng, với một lực lượng lao động đa dạng, trong một môi trương luôn thay đổi. Các tổ chức thắng lợi phải duy trì một sự cẩn trọng kiên định đối với chất lượng, sự đa dạng và sự thay đổi, và họ dựa vào quản lý nguồn nhân lực để có thắng lợi. Ai nên nghiên cứu quản lý nguồn nhân lực? Mọi người đều cần có sự hiểu biết cơ sở về các nguyên tắc của quản lý nguồn nhân lực là cần thiết với mỗi cá nhân, dù cho người đó dự định trở thành một người quản lý nguồn nhân lực, một chuyên gia quản lý nguồn nhân lực, một người quản lý hay giám sát trực tuyến chung, hay một thành viên của lực lượng lao động. Mọi người đều có lợi từ những hiểu biết cơ bản về những vấn đề như quá trình thuê mướn, kế hoạch hoá nghề nghiệp, quản lý tiền công và tiền lương, các hoạt động công đoàn để chi phối pháp luật, an toàn và sức khoẻ, và các quy định của liên bang về các cơ hội thuê mướn bình đẳng. Quản lý nguồn nhân lực đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ chức và giúp cho tổ chức đó tồn tại. Chúng ta được bao quanh bởi các tổ 9 chức và chúng ta tham gia trong đó với tư cách là thành viên, là người lao động ,là khách hàng hay bạn hàng.Hầu hết cuộc sống của chúng ta là trong tổ chức và chúng cung cấp cho chúng ta những sản phẩm và dịch vụ mà nhờ đó chúng ta có thể sống được. Mặt khác, các tổ chức lại phụ thuộc vào con người; và nếu không có con người thì chúng cũng không tồn tại. QLNNL chịu trách nhiệm về việc con người được đối xử như thế nào trong tổ chức. Nó chịu trách nhiệm về việc đưa con người vào tổ chức ,giúp cho họ thực hiện công việc, thù lao cho sức lao động của họ,và giải quyết các nhu cầu phát sinh. 4. Mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực Mục tiêu của Quản trị TNNS nhằm cung cấp cho các cơ quan một lực lượng lao động có hiệu quả. Để đạt được mục tiêu này, các nhà quản trị phải biết cách thâu dụng, phát triển đánh giá, và duy trì nhân viên của mình. Để cho công ty được phát triển, có lời, và sống còn, nhà quản trị cần nắm vững bốn mục tiêu cơ bản sau: - Mục tiêu xã hội: Công ty phải đáp ứng nhu cầu và thách đố của xã hội. Công ty hoạt động vì lợi ích xã hội chứ không phải của riêng mình. - Mục tiêu thuộc về tổ chức: Quản trị TNNS là làm thế nào cho cơ quan tổ chức có hiệu quả. Quản trị TNNS tự nó không phải là cứu cánh; nó chỉ là phương tiện giúp cơ quan đạt được mục tiêu của mình. - Mục tiêu các bộ phận chức năng: Mỗi bộ phận phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng. Vì thế mỗi bộ phận phòng ban đều phải đóng góp phục vụ cho nhu cầu của cơ quan tổ chức. Mức phục vụ này phải phù hợp với cơ quan tổ chức. - Mục tiêu cá nhân: Nhà quản trị phải giúp nhân viên mình đạt được các mục tiêu cá nhân của họ. Nhà quản trị phải nhận thức rằng nếu lãng quên mục 10 tiêu cá nhân của nhân viên, năng suất lao động sẽ giảm, việc hoàn thành công tác sẽ suy giảm, và nhân viên có thể sẽ rời bỏ cơ quan. Mỗi cá nhân có mục tiêu riêng của mình. Tuy nhiên trong phạm vi tổ chức, mục tiêu này được đo lường bằng sự thoả mãn đối với công việc, nghĩa là mức độ mà một cá nhân cảm thấy tích cực hay tiêu cực đối với công việc của đương sự. Điều này được thể hiện bở việc đương sự có gắn bó với tổ chức đó. Tích cực với công việc chỉ về việc một người nào đó sẵn lòng làm việc chăm chỉ và nỗ lực làm việc vượt mức trung bình. 5. Các chính sách nguồn nhân lực Chính sách nhân sự đề cập đến những nguyên tắc và quy chế mang tính định hướng chi phối mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của nó. Các chính sách này thường là một phần trong chính sách chung của tổ chức. Mặc dù thường phải liên tục tiến hành các hoạt động và xác định tiêu chuẩn cho từng công việc, thậm chí có thể thay đổi cả con người nhưng không phải là tất cả các công ty đều có một tập hợp các chính sách thành văn. Các chính sách nguồn nhân lực hướng dẫn các hoạt động của tổ chức trong việc đạt các mục tiêu. Trong khi một mục đích có xu hướng chỉ rõ cái gì cần phải được thực hiện thì một chích sách giải thích việc đó cần phải được thực hiện như thế nào. Vì vậy, các chính sách nguồn nhân lực là để chỉ các kế hoạch thực hiện để hướng dẫn cơ bản và hướng suy nghĩ của những người quản lý trong các vấn đề lao động. Một vài trong số các vấn đề chung nhất thường được nói đến trong các chính sách nguồn nhân lựclà các vấn đề về: Kỷ luật, đề bạt, thù lao, tăng lương, phúc lợi, thôi việc… Các chính sách nguồn nhân lực phục vụ ba mục tiêu chung:  Nhằm khẳng định lại với người lao động rằng họ sẽ được đối xử hợp lý và khách quan.  Nhằm giúp cho những người quản lý ra quyết định một cách nhanh chóng và nhất quán. 11  Nhằm tạo cho người quản lý sự tự tin khi giải quyết các vấn đề và bảo vệ các quyết định của mình . Để đạt được các mục đích này, các chính sách nguồn nhân lực nên được viết thành văn bản và luôn được sẵn sàng để mọi người đều có thể kiểm tra. Các chính sách bằng văn bản viết có hiệu lực hơn là bằng lời và phục vụ như một sự trợ giúp có giá trỉtong định hướng và đào tạo những lao động mới, trong quản lý các hành động về kỷ luật, và trong giải quyết các bất bình. Các chính sách nguồn nhân lực thường được xây dựng dưới sự hướng dẫn của những người quản lý cấp cao. Tuy nhiên, vì những người giám sát ở cấp quản lý thấp nhất được thu hút vào việc quản trị những chính sách này, nên các thông tin đầu vao họ rất có ích trong việc xây dựng các chính sách mới. Các chính sách nguồn nhân lực thường được giải thích trong các sổ tay nhân viên . II. NHỮNG HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU CỦA PHÒNG NHÂN LỰC TRONG CÁC TỔ CHỨC NGÀY NAY 1. Phân chia các hoạt động nhân sự Các hoạt động liên quan tới quản lý con người trong một tổ chức được những bộ phận hay cá nhân khác nhau phân chia và đảm nhiệm. Trong một doanh nghiệp nhỏ, người thực hiện chức năng quản trị nhân sự thường là chính người chủ của nó. Khi tổ chức phát triển, một đội ngũ nhân viên chuyên trách sẽ được tuyển dụng để đảm nhiệm chức năng này . Hầu hết các nhà quản trị trong lĩnh vực chuyên môn đều có trách nhiệm tuyển mộ, huấn luyện, đánh giá công việc và quyết định đối với việc đề bạt và khen thưởng nhân viên. Nhưng những trách nhiệm này chỉ là một phần công việc của họ bởi họ là những chuyên gia thuộc nhiều bộ phận chức năng khác nhau như quản trị sản xuất, quản tri tài chính, quản trị marketing… Những nhười làm việc trong bộ phận nhân sự