Đè cương môn: tâm lý trong quản lý

www.hanhchinh.com.vn 0 HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH ĐÈ CƯƠNG MÔN: TÂM LÝ TRONG QUẢN LÝ TP. HỒ CHÍ MINH NĂM 2010 www.hanhchinh.com.vn 1 Câu 1: Tâm lý học quản lý là gì? Phân tích đối tượng, nhiệm vụ, phương pháp nghiên cứu của tâm lý học quản lý? 1.Tâm lý học quản lý là: Tâm lý học quản lý là một chuyên ngành của tâm lý học, chuyên nghiên cứu những vấn đề trong hoạt động quản lý, nhằm làm cho hoạt động quản lý đạt được hiệu quả tối ưu. Hoạt động quản lý trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước có những đặc điểm riêng so với các tổ chức quản lý khác, vì vậy đòi hỏi phải có chuyên ngành tâm lý học qủan lý chuyên biệt. Theo hướng tiếp cận như vậy, có thể xem. Tâm lý học quản lý hành chính nhà nước là một phân ngành của tâm lý học quản lý, chuyên nghiên cứu về những vấn đề trong tâm lý trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. a)Đối tượng nghiên cứu là tâm lý của con người trong hoạt động quản lý: Tâm lý học quản lý nghiên cứu các hiện tượng tâm lý nẩy sinh trong hoạt động quản lý, các quy luật hình thành và ảnh hưởng của những hiện tượng này trong hoạt động quản lý con người. Đối tượng của tâm lý học trong quản lý hành chính Nhà nước là những quy luật nẩy sinh, biểu hiện và phát triển của những hiện tượng tâm lý con người trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. b)Nhiệm vụ của tâm lý học quản lý Nghiên cứu những đặc điểm tâm lý cá nhân, tâm lý xã hội của tập thể với tư cách là chủ thể của họat động quản lý : Ví dụ như: bầu không khí tâm lý tập thể, truyền thống tập thể, dư luận, tâm trạng tập thể, xung đột tâm lý trong tập thể, uy tín người lãnh đạo vv. Nghiên cứu cơ sở tâm lý học trong việc nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý, lãnh đạo trong các lĩnh vực quản lý Nghiên cứu những đặc trưng trong hoạt động giao tiếp Những vấn đề nhân cách của người quản lý, các phẩm chất tâm lý của người lãnh đạo, các phong cách lãnh đạo. Những vấn đề tâm lý trong tập thể quản lý, ê kíp lãnh đạo, những con đường biện pháp, hình thành và phát triển nhân cách người lãnh đạo quản lý cũng như vấn đề đào tạo bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo. www.hanhchinh.com.vn 2 Nghiên cứu những vấn đề liên quan tới việc động viên, thúc đẩy họat động cá nhân và tập thể lao động. Ví dụ:Như nhu cầu, động cơ làm việc, các định hướng giá trị xã hội, tâm thế các thành viên. Nghiên cứu những vấn đề trong các tổ chức cán bộ, như việc tuyển chọn đánh giá sắp xếp cán bộ, trong công tác tư tưởng và công tác kiểm tra. Thực tế hiện nay có thể nghiên cứu những vấn đề sau + Những khó khăn thường gặp phải trong họat động của người lãnh đạo. + Xung đột tâm lý trong hệ thống xã hội, giúp cho việc tìm ra những khâu có ý nghĩa nhất trong họat động. + Những vi phạm của người lãnh đạo đối với qui định về chức vụ, sự lạm quyền. 2.Phương pháp nghiên cứu tâm lý nói chung a)Phương pháp quan sát . Nhà nghiên cứu trực tiếp đi thị sát quần chúng nhân dân, dùng tai để nghe ý kiến của họ, dùng mắt để để nhìn mọi hiện tượng xã hội nhằm thu thập những lượng thông tin chính xác, sống động tránh tình trạng tam sao thất bản hoặc nghe những lời báo cáo sai sự thật . Ví dụ một số công ti xí nghiệp lớn các ông chủ còn thuê một số nhà chuyên môn tâm lý, xã hội học làm nhiệm vụ quan sát tại cổng nhà máy, tại nơi làm việc để phát hiên ra những xúc cảm từng người. Chính việc này đã làm giảm đi được tai nạn lao động trong nhà máy. b) Phương pháp nghiên cứu qua kết quả, sản phẩm hoạt động. Đây là phương pháp nghiên cứu tâm lý gián tiếp thông qua sản phẩm mà đối tượng nghiên cứu đã làm ra. Trong hoạt động quản lý đó là: báo cáo, biên bản, kế hoạch, kết quả hoạt động có thể đánh giá các đặc điểm tâm lý như năng lực chuyên môn, động cơ, thái độ với công việc, ý chí, khả năng sáng tạo của đối tượng. Lưu ý, khi phân tích kết quả hoạt động của người lãnh đạo cần tránh lẫn lộn giữa kết quả của bản thân đó với kết quả của tâp thể c)Phương pháp khái quát các nhận xét độc lập Đây là phương pháp thông qua ý kiến nhận xét độc lập của một số người (cấp trên, những người trong ban lãnh đạo, những người trong và ngoài tập thể cơ quan) về một vấn đề nào đó của đối tượng nghiên cứu để đánh gía những đặc www.hanhchinh.com.vn 3 điểm tâm lý cần nghiên cứu ở người đó. Cần chú ý đối với phương pháp này việc lựa chọn đối tượng đủ tin cậy để xin ý kiến là điều đặc biệt quan trọng. d)Phương pháp trò chơi “sắm vai nhà quản lý” Phương pháp này được tiến hành thông qua việc xây dựng một tình huống quản lý đưa đối tượng nhập vai để giải quyết các tình huống đó. Ví dụ: + Cấp trên giao một việc hết sức phi lý, xem họ tỏ thái đố như thế nào(Kêu ca phàn nàn và từ chối, cãi cọ tranh luận, nhẹ nhàng vạch cái sai) + Cho cấp dưới hối lộ rất hợp lý cấp trên: Đến mừng đám cưới nhưng rất nhiều tiền Cậu chỉ bày vẽ rồi nhận, nạt nộ mắng mỏ vì hành vi xấu, cảm ơn và từ chối rồi nhận) + Giao quyền hành quản lý cho một người trể tuổi có tinh thần đổi mới để: xác định năng lực của thế hệ trẻ, mô hình quản lý mới e)Phương pháp đo lường tâm lý xã hội Phương pháp này người nghiên cứu kết hợp với phương pháp điều tra qua bảng ăng két và phương pháp trắc nghiệm nhằm xác định cả về mặt định tính, cả về mặt định lượng của môt số hiện tượng tâm lý như: dư luận tập thể, bầu không khí tâm lý trong tập thể, mối quan hệ giữa các thành viên trong tập thể, định hướng giá trị trong tập thể, uy tín của người lãnh đạo. Phương pháp này đòi hỏi cao đối với người nghiên cứu trong việc xây dựng phiếu điều tra, các trắc nghiệm đủ độ tin cậy, cũng như việc sử dụng các kỹ năng tiến hành các phương pháp nghiên cứu này. f)Phương pháp nghiên cứu tiểu sử hoạt động của những nhà lãnh đạo, quản lý nổi tiếng. Đó là nghiên cứu thành công và thất bại trong hoạt động quản lý, lãnh đạo của những nhà lãnh đạo, quản lý nổi tiếng qua tiểu sử hoạt động của họ. Phương pháp này làm góp phần làm phong phú thêm những kinh nghiệm cho các nhà quản lý, lãnh đạo về cách thức giải quyết các tình huống phức tạp, đa dạng trong thực tiễn quản lý. Thêm vào đó nó giúp chúng ta trong việc xác định rõ những đặc tính 3.Ý nghĩa của việc nghiên cứu tâm lý học quản lý. a)Về mặt lý luận: Tâm lý học quản lý giúp cho nhà quản lý một hệ thống lý luận, các qui luật chung nhất trong trong việc quản lý con người tránh được những sai lầm trong tuyển chọn cán bộ trong giao tiếp trong họach định kế họach quản lý. www.hanhchinh.com.vn 4 b)Về mặt thực tiễn Giúp nhà quản lý hiểu được những người dưới quyền, giải thích được những hành vi của họ, dự đoán truớc họ hành động như thế nào trong tình huống sắp tới. Điều này rất cần thiết giúp cho việc tuyển chọn, sắp xếp sử dụng con người hợp lý. Giúp cho nhà quản lý nắm được cách thức nhận xét đánh giá con người một cách đúng đắn, khách quan, giúp cho nhà lãnh đạo quản lý biết cách tác động mềm dẻo nhưng kiên quyết đến cấp dưới, đến từng cá nhân và tâp thể phát huy tốt đa tiềm năng của họ trong công việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. Đối với nhân viên, cấp dưới, tri thức tâm lý học quản lý giúp họ hiểu được tâm lý của đồng nghiệp, cấp trên, và bản thân mình, biết cách ứng xử hợp lý, phát huy tối đa khả năng của mình trong tổ chức. Hiểu được tâm lý quản lý sẽ hoàn thiện mình hơn. Lịch sử nhân loại đã biết bao những thất bại đau đớn của nhiều nhà quản lý, lãnh đạo, kinh doanh họ là người có tài về chuyên môn nhưng do thiếu tri thức về tâm lý học quản lý nên có những phạm phải sơ suất trong lời nói, trong hành vi ứng xử đã dẫn đến những hậu quả tai hại. Một nhà tâm lý, nhà giáo dục giỏi có thể không phải là người lãnh đạo, quản lý giỏi nhưng ngược lại một người lãnh đạo, quản lý giỏi nhất thiết phải nắm vững và vận dụng tri thức tâm lý vào họat động lãnh đạo, quản lý. Câu 2: Hoạt động quản lý là gì? Phân tích tính chất và cấu trúc của hoạt động quản lý? 1.Hoạt động quản lý: b)Khi nói quản lý bao gồm: + Chủ thể quản lý: có thể là cá nhân, tổ chức. Chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý bằng các công công cụ, với những phương pháp qủan lý thích hợp . + Đối tượng quản lý: Tiếp nhận sự tác động của chủ thể quản lý. Tùy theo các từng lọai đối tượng khác nhau mà ta chia thành các dạng thức quản lý khác nhau + Khách thể quản lý: Có thể là hành vi thực thể ( cá nhân, tổ chức, sự vật hay môi trường ) nhưng cũng có thể là mối quan hệ giữa thực thể trong quá trình vận động của chúng. www.hanhchinh.com.vn 5 + Mục tiêu quản lý: đó là cái đích đạt được tại một thời điểm trong tương lai do chủ thể và khách thể thống nhất định trước. + Môi tường quản lý: Bao gồm cả môi trường tự nhiên, kinh tế, chính trị, xã hội ảnh hưởng đến quá trình quản lý Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể lên các khách thể nhằm đạt được mục tiêu định trước. b)Họat động quản lý Hoạt động quản lý là sự tác động qua lại một cách tích cực giữa chủ thể và đối tượng quản lý qua con đường tổ chức, là sự tác động điều khiển, điều chỉnh tâm lý và hành động của các đối tượng quản lý, lãnh đạo cùng hướng vào việc hoàn thành những mục tiêu nhất định của tập thể và xã hội. 2.Hoạt động quản lý có những tính chất cơ bản sau đây: a)Hoạt động quản lý vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thụật, là một nghề của xã hội. Hoạt động quản lý là một khoa học bởi vì: Hoạt động quản lý phải nhận thức và vận dụng đúng quy luật, nắm vững đối tượng, có thông tin đầy đủ chính xác, có khả năng thực hiện (tính khả thi). Phải tuân theo các quy luật khách quan, gạt bỏ những tình cảm và giá trị khác, phải dựa trên những phương pháp quản lý khoa học và trên những phương pháp quản lý cụ thể (diễn dịch, quy nạp, tổng hợp, thống kê) Hoạt động quản lý là nghệ thuật, bởi vì: Trong hoạt động quản lý luôn xuất hiện những tình huống bất ngờ. Kinh nghiệm cho thấy không người lãnh đạo nào, quản lý nào có thể chuẩn bị sẵn tất cả tình huống Hoạt động của người lãnh đạo luôn luôn đòi hỏi sự nhanh nhạy, quyết đoán, khả năng tư duy sáng tạo, sự cảm hứng, tính linh hoạt cao trứơc vấn đề đặt ra. Không mô thức hoá nghĩa là nghệ thuật lãnh đạo không có cách thức và quy định thống nhất. Có tính tuỳ cơ và tính linh hoạt, có nghĩa là không phải vận dụng khoa học và lãnh đạo một cách máy móc, giản đơn mà là sự thay đổi của tình hình, vận dụng phương pháp lãnh đạo có tính linh hoạt, tính sang tạo nhắm trúng vấn đề. www.hanhchinh.com.vn 6 Có tính đặc thù và tính ngẫu nhiên, nghệ thuật lãnh đạo cụ thể, thông thường là phương pháp và thủ thuật đặc thù để giải quyết vấn đề trong điều kiện đặc thù của người lãnh đạo là đưa ra quyết định đối với vấn đề gặp phải trong một tình huống đặc biệt, ngẫu nhiên nào đó, có tính chất không thể mô phỏng được + Nó ứng xử, xử lý theo tình huống, linh hoạt. + Biết dùng người đúng vị trí, phù hợp với khả năng. Hoạt động quản lý là một nghề trong xã hội, bởi vì Nó có đối tượng cụ thể Có quá trình đào tạo, có tích luỹ kinh nghiệm Đòi hỏi có năng khiếu, say mê Nó có đối tượng cụ thể: đối tượng đó là con người và tổ chức Sản phẩm của hoạt động quản lý là các quyết định, nó có ảnh hưởng và tác động tới quá trình phát triển xã hội. Nghệ thuật lãnh đạo, quản lý tỷ lệ thuận với hiệu quả lãnh đạo. b)Hoạt động quản lý là một dạng hoạt động phức tạp và có tính chuyên biệt. Tính phức tạp của hoạt động quản lý được qui định bởi đặc điểm của đối tượng quản lý, của các mối quan hệ xã hội mà nó đụng chạm tới. Đối tượng quản lý là con người và tổ chức với những đặc điểm và tâm lý phức tạp khác nhau . Tính chất chuyên biệt thể hiện trong yêu cầu về đào tạo người quản lý, lãnh đạo( phẩm chất, kiến thức, kỹ năng) với kiến thức sâu rộng và đặc biệt là quá trình tự đào tạo của nhà quản lý c)Hoạt động quản lý là hoạt động gián tiếp Sản phẩm của hoạt động quản lý được đánh giá qua sự phát triển của từng cá nhân, tập thể, qua kết quả, hiệu quả hoạt động của tập thể do cá nhân phụ trách . Người quản lý, lãnh đạo giải quyết các nhiệm vụ chủ yếu thông qua tổ chức bằng cách điều khiển, tác động tới con người và tổ chức. d)Hoạt động của người quản lý được tiến hành chủ yếu thông qua hoạt động giao tiếp. Hoạt động quản lý là hoạt động tổ chức điều khiển con người, nên thường xuyên giao tiếp quan hệ với con người Hoạt động giao tiếp có mặt ở tất cả các khâu của hoạt động quản lý thông quan bằng lời nói, hoặc không bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng người khác. www.hanhchinh.com.vn 7 e)Hoạt động quản lý là một hoạt động có tính sáng tạo cao. Trong mọi lĩnh vực của hoạt động quản lý đòi hỏi chủ thể phải có năng lực sáng tạo, tư duy linh hoạt mềm dẻo. mỗi một tình huống xẩy ra đòi hỏi phải có cách xử lý thích hợp. Mặt khác tất cả các văn bản chỉ thị các quy chế là quy định chung. Việc vận dụng nó vào các trường hợp cụ thể vào thực tiễn đa dạng, muôn màu, muôn vẻ rất cần tư duy linh hoạt, mềm dẻo, nhạy bén và sáng tạo. f)Hoạt động quản lý là hoạt động căng thẳng hay thay đổi, tiêu phí nhiều năng lượng thần kinh và bắp thịt. Hoạt động quản lý thường xuyên nắm bắt và theo dõi công việc, giải quyết nhiều vấn đề trong những điều kiện về thời gian, không gian và thông tin eo hẹp, có nhiều vấn đề giải quyết trong cùng thời gian, đòi hỏi luôn phải thay đổi tâm thế và tư duy. Có những công việc phải suy nghĩ trong nhiều giờ, thậm chí nhiều tháng, nhiều năm. 3.Cấu trúc của hoạt động quản lý a)Căn cứ vào chu trình quản lý Khái niệm chu trình quản lý ở đây được hiểu là một tổng thể các hành động được tiến hành có trật tư liên tục và đảm bảo để người lãnh đạo đạt được mục tiêu đề ra. Theo quan điểm này trong chu trình quản lý tập hợp các hành động khác nhau và được thực hiện trong những khoảng thời gian khác nhau nhưng chúng đều hướng vào việc đạt mục đích nhất định. Đó là dấu hiệu thống nhất chung các yếu tố hoạt động của người lãnh đạo Về vấn đề này có những ý kiến khác nhau: Có người kê ra các yếu tố như: chuẩn bị, ra quyết định quản lý và tổ chức thực hiện quyết định . Có người lại nêu ra 10 yếu tố: Thu thập thông tin, đánh giá thông tin, đặt vấn đề, chuẩn bị dự án quyết định, ra quyết định, tổ chức, kiểm tra thường xuyên, phản ứng, kiểm tra thực hiện, đánh gía kết quả. Xem xét hoạt động quản lý theo các giai đoạn thì chúng ta nhận thấy rằng về thực chất khái niệm chu trình quản lý đồng dạng với hoạt động quản lý người lãnh đạo. theo sơ đồ sau www.hanhchinh.com.vn 8 b)Tiến hành qua việc mô tả các hình thức công việc của người lãnh đạo diễn ra theo thời gian. Theo cách này người ta phân chia hoạt động của người lãnh đạo ra thành các đơn vị kinh nghiệm hoạt động như: Tổ chức hội nghị, tiếp khách, xây dựng kế hoạch, giao tiếp với mọi người, kiếm tra các hoạt động của bộ phận giúp việc và những người dưới quyền. Theo nghiên cứu của các nhà tâm lý học thì tất cả các đơn vị kinh nghiệm hoạt động của người lãnh đạo như trên đều bao gồm 3 đơn vị lý thuyết có liên quan với nhau và được gọi là: Hoạt động nhận thức. Hoạt động ra quyết định, hoạt động tổ chức thực hiện quýêt định. Có thể nói rằng, cả ba đơn vị lý thuyết này luôn có mặt rtong các giai đọan của chu trình quản lý cũng như trong từng đơn vị kinh nghiệm của họat động quản lý, lãnh đạo. c)Dưới góc độ tâm lý học, người ta phân tích cấu trúc họat động quản lý như sau: + Họat động nhận thức. Đối tượng của họat động nhận thức là đối tượng quản lý, Mục đích của họat động nhận thức là xây dựng trong ý thức của người lãnh đạo một mô hình những khái niệm và tình huống họat động, các nhiệm vụ và điều kiện tác động lên tính huống đó. + Họat động ra quyết định Đối tượng của họat động ra quyết định là đối tượng họat động nhận thức. Trong trường hợp chung, đó là mô hình lý tưởng về tình huống họat động, các nhiệm vụ và điều kiện tác động lên tính huống đó. Mục đích của họat động này là hình thành trong ý thức người lãnh đạo một mô hình lý tưởng về hạot động của người thức hành và chấp hành. + Hoạt động tổ chức thực hiện quyết định. Đối tượng của họat động tổ chưc thực hiện là họat động thừa hành của những người dưới quyền Mục đích của nó là việc thực hiện thức tế của những người dưới quyền trong họat động thừa hành. www.hanhchinh.com.vn 9 Câu 3: Phân tích những yếu tố tâm lý trong hoạt động của người quản lý? 1.Các dạng hoạt động cơ bản của người lãnh đạo, quản lý. Nhà quản lý, dù ở cấp tổ chức nào đều phải có các hoạt động giống nhau mà kết quả cuối cùng là cho ra các quyết định quản lý và triển khai các quyết định đó ra thực tế các hoạt động chủ yếu là. a)Lập kế hoạch, tổ chức, điều hành,, lãnh đạo, phân phối (nếu có), kiểm tra và báo cáo. Hoạt động cơ bản của người quản lý, Lãnh đạo được chia thành nhiều loại khác nhau, căn cứ vào các khía cạnh khác nhau của của hoạt động quản lý Nếu căn cứ vào kỹ năng quản lý ta có các dạng hoạt động + Nhận thức + Giao tiếp (cấp trên, cấp dưới,đồng nghiệp ) + Hoạt động chuyên môn. Nếu căn cứ vào chu trình và tổ chức thực hiện quyết định quản lý ta có các dạng hoạt động: + Ra quyết định. + Tổ chức thực hiện quyết định + Kiểm tra việc thực hiện quyết định + Tổng kết, đánh giá, thực hiện quyết định Căn cứ vào đối tượng, mục đích, động cơ, hành động và kết quả người ta chia hoạt động của người lãnh đạo thành thành bốn đơn vị lý thuyết có 9ien quan chặt chẽ với nhau, đó là: + Nhận thức. + Ra quýêt định + Tổ chức thực hiện + Kiểm tra và đánh giá việc thực hiện. Trên cơ sở phân tích cơ cấu hoạt động của người lãnh đạo, quản lý người ta đã xác định một số dạng hoạt động cơ bản sau đây: + Lập kế hoạch + Tổ chức www.hanhchinh.com.vn 10 + Lãnh đạo + Kiểm soát Nếu căn cứ vào hoạt động ra quyết định (hoạt động quan trọng) của người quản lý, ta có các dạng hoạt động : + Hoạt động nhận thức trong quá trình chuẩn bị ra quyết định + Hoạt động ra quyết định quản lý 2. Các đặc điểm tâm lý trong hoạt động của người lãnh đạo, quản lý a)Đặc điểm của hoạt động nhận thức của người lãnh đạo. Hoạt động nhận thức đó là quá trình thu nhận thông tin từ phía đối tượng. Người lãnh đạo là người đứng đầu tập thể với vị trí đó họ là những người nắm được khối lượng thông tin lớn nhất. Trong số các thông tin đến với người lãnh đạo có thông tin từ trên xuống dưới, có thông tin từ cơ quan ngang cấp, có thông tin từ dưới lên, và những thông tin từ bên ngòai xã hội có liên quan đến nhiệm vụ đơn vị, có những thông tin chỉ riêng cho người lãnh đạo. Như vậy, để xử lý một khối lượng thông tin, họat động trí tuệ (nhận thức ) của người lãnh đạo phải là một hgọat động có tác động nhanh, cường độ lớn và tính cơ động cao. Trong hoạt động nhận thức phải chú ý những điểm sau đây: - Phải trung thành với sự thật đó phải có một sự dũng cảm để nhìn vào sự thật và thừa nhận sự thật đó. Nếu có sự can thiệp không đúng thẩm quyền hoặc, áp đặt thì trong trường hợp này sẽ làm cho hiệu quản quản lý thấp thậm chí tổn hại đến uy tín của người lãnh đạo. - Phải sử dụng các phương pháp nhận thức như: phương pháp anket, nói chuyện, nghiên cứu tài liệu, quan sát Hoạt động nhận thức của người lãnh đạo là rất quan trọng, là điều kiện để đưa ra một quyết định mang tính khoa học và hợp pháp b)Đặc điểm tâm lý của việc ra quyết định. Ra quyết định về bản chất đó là quá trình tư duy. Ra quyết định là nhằm đưa đối tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác phù hợp với nhiệm vụ quản lý Các quyết định quản lý thường có những khía cạnh tâm lý sau đây: www.hanhchinh.com.vn 11 - Quyết định với tính cách là một quá trình: sự vận động từ chỗ không hiểu đến chỗ hiểu biết. Quá trình quyết định là quá trình tư duy, kết quả quyết định phụ thuộc vào độ sâu, bề rộng của tư duy người lãnh đạo. - Tính chất cá nhân của quyết định. Những quyết định man