Ngày nay việc sử dụng máy tính điện tử trong các nghành kinh tế: quản lý
sản xuất, kinh doanh gần như đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Máy tính điện
tử với việc sử dụng nó một cách hiệu quả đã và đang trở thành một lực lượng
sản xuất hùng mạnh, tiên tiến của thời đại. Mức độ tin học hoá trong quản lý sản
xuất, kinh doanh đã là một thước đo hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là
đảm bảo sống còn trước sự cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường.
áp dụng công nghệ thông tin vào các nghành sản xuất, các lĩnh vực cuộc
sống đã trở nên tối cần thiết, đặc biệt là các ứng dụng tin học trong lĩnh vự quản
lý.
Vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, trong quản lý
kinh doanh rất quan trọng. Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các
nhà quản lý đề ra được những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Để
làm được điều đó đòi hỏi phải sử dụng hệ thống máy tính lưu trữ, xử lý thông tin
một cách khoa học nhanh nhạy với khối lượng thông tin phức tạp, đồ sộ để đưa
ra những thông tin cần thiết, chính xác theo yêu cầu của quản lý.
Công tác quản lý vật tư được coi là một bộ phận quan trọng của hệ thống
quản lý kinh tế. Có thể nói việc sử lý chính xác, tốc độ các thông tin liên quan
đến vấn đề này là yêu cầu cực kỳ quan trọng nếu không muốn nói là quan trọng
hàng đầu, giúp người lãnh đạo có những quyết định đúng đắn kịp thời.
Công nghệ thông tin có vai trò to lớn như vậy song đối chiếu với cách thức
quản lý hiện nay cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phương tuy đã
được trang bị hệ thống máy tính hiện đại nhưng chưa có phần mềm ứng dụng tin
học vào công tác quản lý mà mới chỉ dừng lại ở mức khai thác các phần mềm
soạn thảo như: Winword, Excel.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó em mạnh dạn ứng dụng môn học Access
vào trong "công tác quản lý vật tư tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm
Minh Phương".
Báo cáo gồm 4 phần:
Phần I: Phân tích nghiệp vụ quản lý.
Phần II: Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Phần III: Phân tích cơ sở dữ liệu và thiết kế mô hình liên kết hệ thống.
Phần IV: Phụ lục.
23 trang |
Chia sẻ: franklove | Lượt xem: 2310 | Lượt tải: 2
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đề tài Công tác quản lý vật tư tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phương, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
1
Luận văn
Công tác quản lý vật tư tại cửa
hàng kinh doanh văn phòng
phẩm Minh Phương
2
Lời mở đầu
Ngày nay việc sử dụng máy tính điện tử trong các nghành kinh tế: quản lý
sản xuất, kinh doanh gần như đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Máy tính điện
tử với việc sử dụng nó một cách hiệu quả đã và đang trở thành một lực lượng
sản xuất hùng mạnh, tiên tiến của thời đại. Mức độ tin học hoá trong quản lý sản
xuất, kinh doanh đã là một thước đo hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là
đảm bảo sống còn trước sự cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường.
áp dụng công nghệ thông tin vào các nghành sản xuất, các lĩnh vực cuộc
sống đã trở nên tối cần thiết, đặc biệt là các ứng dụng tin học trong lĩnh vự quản
lý.
Vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, trong quản lý
kinh doanh rất quan trọng. Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các
nhà quản lý đề ra được những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Để
làm được điều đó đòi hỏi phải sử dụng hệ thống máy tính lưu trữ, xử lý thông tin
một cách khoa học nhanh nhạy với khối lượng thông tin phức tạp, đồ sộ để đưa
ra những thông tin cần thiết, chính xác theo yêu cầu của quản lý.
Công tác quản lý vật tư được coi là một bộ phận quan trọng của hệ thống
quản lý kinh tế. Có thể nói việc sử lý chính xác, tốc độ các thông tin liên quan
đến vấn đề này là yêu cầu cực kỳ quan trọng nếu không muốn nói là quan trọng
hàng đầu, giúp người lãnh đạo có những quyết định đúng đắn kịp thời.
Công nghệ thông tin có vai trò to lớn như vậy song đối chiếu với cách thức
quản lý hiện nay cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phương tuy đã
được trang bị hệ thống máy tính hiện đại nhưng chưa có phần mềm ứng dụng tin
học vào công tác quản lý mà mới chỉ dừng lại ở mức khai thác các phần mềm
soạn thảo như: Winword, Excel..
Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó em mạnh dạn ứng dụng môn học Access
vào trong "công tác quản lý vật tư tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm
Minh Phương".
3
Báo cáo gồm 4 phần:
Phần I: Phân tích nghiệp vụ quản lý.
Phần II: Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Phần III: Phân tích cơ sở dữ liệu và thiết kế mô hình liên kết hệ thống.
Phần IV: Phụ lục.
4
Phần I
Phân tích chung
I.Phân tích nghiệp vụ
Trước đây khi công nghệ thông tin chưa phát triển rộng khắp thì hầu hết các
doanh nghiệp đều quản lý hạch toán thống kê theo phương pháp thủ công.Trong
cơ chế thị trường hiện nay,việc sản xuất kinh doanh rất đa dạng, diễn ra dưới
nhiều hình thức nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng ngày càng cao. Vì
vậy các bộ phận trong doanh nghiệp phải phối hợp nhịp nhàng,việc phản ánh và
sử lý các thông tin phải kịp thời và chính xác. Để khắc phục những nhược của
phương pháp quản lý thủ công, đáp ứng tốt yêu cầu cần thiết về tính chính xác,
đầy đủ nhanh chóng cùng với việc phát triển mạng thông tin phát triển rộng
khắp thì yêu cầu về một phần mềm quản lý là hết sức bức thiết.
Trong giới hạn đề tài này em xin đề cập đến việc thiết kế chương trình quản
lý vật tư của một cửa hàng kinh doanh kinh doanh văn phòng phẩm. Đó là cửa
hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phương. Tổ chức bộ máy quản lý của
cửa hàng gồm cửa hàng trưởng, cửa hàng phó, kế toán và các nhân viên.
Cửa hàng trưởng là người đứng đầu điều hành hoạt động chung đồng thời
chỉ đạo trực tiếp kinh tế của toàn cửa hàng. Kế toán là người chỉ đạo toàn diện
công tác thống kê thông tin kế toán tổng hợp các nghiệp vụ nhập - xuất vật tư
phát sinh trong kỳ. Các nhân viên với công việc cụ thể là quản lý các kho vật tư
của công ty, là người nắm vững tình hình cụ thể về số lượng nhập - xuất vật tư
trong kho của mình quản lý trong kỳ báo cáo.
II. Phân tích ngôn ngữ
Trong quá trình học tập được sự giảng dậy của thầy cô giáo về các môn tin
học nói chung và các ngôn ngữ lập trình nói riêng. Em thấy việc áp dụng tin học
vào công tác quản lý và giải quyết các bài toán kinh tế là một yêu cầu tất yếu đối
với tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các đơn vị kinh tế. Song để
chọn lựa được một phương án quản lý có hiệu quả nhất ta phải hiểu rõ nội dung
công việc cần làm để lựa chọn công cụ quản lý. Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ
để lập trình như: Microsoft EXCEL, Pascal, Foxpro, Microsoft Access.
5
Mỗi ngôn ngữ đều có những ưu nhược điểm riêng:
1. Ngôn ngữ lập trình Pascal.
+ Ưu điểm: Cấu trúc chặt chẽ, thích hợp cho việc giảng dậy
+ Nhược điểm: Không thiết kế để phục vụ cho việc viết các bài toán CSDL,
khả năng in ấn kém .
2. Bảng tính EXCEL.
+ Ưu diểm: Dễ sử dụng, tính toán tốt, hình thức đẹp
+ Nhược điểm: Chương trình lớn không tạo được một chơng trình trọn gói
độc lập, không mang tính chất của một ngôn ngữ lập trình.
3. Ngôn ngữ lập trình Foxpro 2.6
+Ưu điểm: Foxpro 2.6 là một hệ thống chương trình quản lý và khai thác
các tệp CSDL được xây dựng trên cơ sở FoxBase nhưng ưu việt hơn nhiều. Tất
cả các lệnh, các hàm và các tham số của FoxBase và Foxpro Vesion cũ đều có
mặt ở Foxpro 2.6. Song ở Foxpro 2.6 đã xuất hiện thêm hàng loạt các hàm, các
lệnh và các tham số mới, giải quyết hầu hết các khó khăn mà FoxBase và
Foxpro Vesion cũ và các ngôn ngữ khác đã gặp phải.
+Nhược điểm: Người lập trình phải viết từng câu lệnh cụ thể.
4.Microsoft Access:
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoạt động trong môi
trường Windows, do đó đã kế thừa và phát huy đựơc các chức năng rất mạnh
của môi trường Windows:
Cho một giao diện rất đẹp, thân thiện với người dùng
Chạy theo chế độ đa nhiệm
Các thao tác về in ấn thuận tiện, nhanh chóng
Hệ thống phông chữ tiện dụng và đa dạng.
Hơn vậy trong Access có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để sản sinh
các trương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý thống kê và
kế toán. Với Access người lập trình không phải viết từng câu lệnh cụ thể như
trong Pascal hay Foxpro mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu của
công việc cần giải quyết. Nếu với những ngôn ngữ C, Pascal,Foxpro.. việc tạo
những đối tượng đồ họa bằng những chương trình là một cực hình, tốn công sức
thì với Access vấn đề lại ngược lại, bởi những gì thấy trong khi thiết kế thì sẽ
thấy khi chạy chương trình.
6
Từ những đặc điểm trên đây của hệ quản trị cơ sở sữ liệu Microsoft Access
cho ta thấy ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu này vào trong công tác quản lý
đặc biệt là công tác quản lý trong doanh nghiệp kinh doanh là rất hợp lý và cần
thiết. Do đó để tận dụng kiến thức đã học về môn tin học đồng thời để thực hiện
một phần công việc nhỏ của công tác kế toán, em ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ
liệu Microsoft Acces để lập chương trình quản lý vật tư tại cửa hàng kinh doanh
văn phòng phẩm Minh Phương.
7
Phần Ii
Thiết kế cơ sở dữ liệu
I.THIếT Kế CáC BảNG:
1.Bảng danh mục vật tư: T1 DM VAT TU
Bảng này được sử dụng để lưu giữ các thông tin liên quan đến vật tư của
cửa hàng. Bảng được thiết kế gồm các trường sau:
-Mavt
-Tenvt
-Qcach
-Donvi
Trong đó trường Mavt là khoá chính của bảng. Thuộc tính và ý nghĩa của
các trường được thể hiện trong bảng sau
Tên trường Kiểu Độ rộng ý nghĩa
Mavt Text 5 Mã vật tư
Tenvt Text 15 Tên vật tư
Qcach Text 15 Quy cách vật tư
Donvi Text 5 Đơn vị tính
2.Bảng danh mục kho: T2 DM KHO
Dùng bảng này để lưu giữ các thông tin các kho được sử dụng trong cửa
hàng . Bảng được thiết kế gồm các trường sau:
- Makho
- Tenkho
- Dckho
Trong đó Makho là khoá chính trong bảng. Thuộc tính và ý nghĩa của các
trường được thể hiện trong bảng sau:
Tên trường Kiểu Độ rộng ý nghĩa
Makho Text 5 Mã kho
Tenkho Text 20 Tên kho
Dckho Text 20 Địa chỉ kho
8
3. Bảng khách hàng:T3 KHACH HANG
Bảng này dùng để lưu giữ thông tin về khách hàng giao dịch với cửa hàng.
Bảng được thiết kế gồm các trường sau:
-Makhach
-Hoten
-Dckhach
-Dienthoai
Trong bảng Makhach là khoá chính. Thuộc tính và ý nghĩa của các trường
được thể hiện trong bảng sau:
Tên trường Kiểu Độ rộng ý nghĩa
Makhach Text 5 Mã khách hàng
Hoten Text 30 Tên khách hàng
Dckhach Text 30 Địa chỉ của khách hàng
Dienthoai Number Điên thoại của khách hàng
4.Bảng danh sách nhân viên: T4 DS NHAN VIEN
Bảng này dùng để lưu giữ các thông tin về nhân viên làm việc trong cửa
hàng. Bảng được xây dựng gồm các trường sau:
- Manv
- Tennv
- Ngaysinh
- Diachi
- Luong
- Ghichu
Trong bảng Manv là khoá chính. Thuộc tính và ý nghĩa các trường được thể
hiện trong bảng sau:
Tên trường Kiểu Độ rộng ý nghĩa
Manv Text 5 Mã nhân viên
Tennv Text 30 Tên nhân viên
Ngaysinh Date/Time Ngày sinh của nhân viên
Diachi Text 30 Địa chỉ của nhân viên
Luong Number Lương của công nhân viên
Ghichu Text 30
9
5.Bảng phát sinh: T5 PHAT SINH
Bảng này để lưu giữ các thông tin về các phát sinh nhập xuất vật tư của
cửa hàng. Bảng được thiết kế gồm các trường sau:
- Ngay
- Sohoadon
- Loai
- Lydo
- Manv
- Makho
- Makhach
- Mavt
- Soluong
- Dongia
- Thanhtien
Trường Manv được tham chiếu bằng Lookupwinzard với trường Manv của
bảng T4 DS NHAN VIEN. Trường Makho được tham chiếu bằng
Lookupwinzard với trường Makho của bảng T2 DM KHO. Trường Mavt được
tham chiếu bằng Lookupwinzard với trường Mavt của bảng T1DM VAT TU
Trường Makhach được tham chiếu bằng Lookupwinzard với trường Makhach
của bảng T3 KHACH HANG.
Thuộc tính và ý nghĩa của các trường được thể hiện trong bảng sau:
Tên trường Kiểu Độ rộng ý nghĩa
Ngay Date/time Ngày nhập hoặc xuất
Sohoadon Number Số hoá đơn
Loai Text Loại nhập hoặc xuất
Lydo Text Lý do
Manv Text 5 Mã nhân viên
Makhach Text 5 Mã khách hàng
Makho Text 5 Mã kho
Mavt Text 5 Mã vật tư
Soluong Number Số lượng
Dongia Number Đơn giá
Thanhtien Number Thành tiền
10
II. Mô hình liên kết thực thể:
11
Phần III
Phân tích cơ sở dữ liệu và thiết kế mô hình hệ thống:
I.Phân tích cơ sở dữ liệu
1. Thông tin vào của hệ thống:
Dữ liệu đầu vào của chương trình chủ yếu là chứng từ phát sinh nhập xuất
vật tư và các bảng danh mục vật tư, bảng danh mục khách hàng, bảng danh sách
nhân viên,
Các dữ liệu này được lập đầu tiên và được quản lý trên các Table là: Danh
mục khách hàng, danh mục vật tư, danh mục nhân viên, danh mục kho, danh
mục phát sinh với các dữ liệu liên quan bao gồm:
Mã khách hàng, Họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại
Mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, quy cách
Mã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, lương, ghi
chú
Mã kho, tên kho, địa chỉ
Ngày, số chứng từ, loại, số lượng, đơn giá, thành tiền
Dữ liệu đầu vào của chương trình sẽ được người dùng nhập/xem/sửa
thông qua các form nhập liệu mà nguồn của các form này chính là các Table hay
các query tạo từ các Table trên.
2.Thông tin ra của hệ thống:
Sau khi nhập liệu và tính toán nguồn dữ liệu lấy ra thông qua các Report
là bảng kê các phát sinh, bảng kê vật tư và bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Dữ liệu đưa ra nhằm cho người sử dụng có thể xem/in các thông tin về
phát sinh nhập xuất vật tư, bảng kê nhập hoặc bảng kê xuất vật tư.
12
II.Mô hình liên kết hệ thống
1. Sơ đồ xây dựng hoạt động của hệ thống.
2. Sơ đồ chức năng của hệ thống.
Nh p v t t
T ng h p tính giá
Bán v t T tW
KHO ph KHO ph
KHO chính t i c a
hàng
Khách hàng
Nh p Xu t
Qu n lý
Kinh doanh
13
3. Sơ đồ phân cấp chức năng:
Qu n lý v t t
Danh m c C p nh t
Tra c u
Phát sinh Báo bi u
DM v t t
DM KHO
Ho t ng
nhân viên
Ho t ng
kho
V t t B ng kê
phát sinh
Xu t v t t
Nh p v t t
DM khách
hàng
B ng kê
v t t
B ng t ng
h p N-X-T
DM nhân
viên
14
4.Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:
V t t Nhân viên KHách hàng KHO
B ng kê phát
sinh
B ng kê nh p
xu t t n
B ng kê v t t
Nh p v t t Xu t v t t
Qu n lý kinh
doanh
15
5. Sơ đồ luồng dữ liệu các chức năng.
a. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng nhập vật tư:
Mã
kho
Danh m c kho Xác nh
kho nh p
Xác nh
v t t
Xác nh
khách hàng
Phát sinh
DBF QL hoá n
Nh p v t t
Danh m c
V t t
Mã
V t t
Mã
Khách
hàng
Danh m c khách
hàng
16
b. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng xuất vật tư:
Mã
kho
Danh m c kho Xác nh
n i bán
Xác nh
lo i V t t
Xác nh lo i
khách hàng
Chi ti t
phát sinh
DBF QL hoá n
Nh p v t t
Danh m c V t
t (t n)
Danh m c khách
hàng
Mã
V t t
Mã
Khách
hàng
17
phần Iv
phụ lục
I. một số Form chính trong chương trình:
1Form chính điều khiển chương trình
2Form phát sinh nhập xuất
Dùng để nhập và xem các phát sinh nhập xuất vật tư:
18
3.Form tình hình nhập xuất của từng kho trong cửa hàng:
Dùng form này để kiểm tra các hoạt động tại các kho trong cửa hàng
4. Form danh mục vật tư hàng hoá:
Với form này người sử dụng có thể nhập mới, xem, sửa danh mục vật tư
19
5. Form danh mục nhân viên trong cửa hàng:
Form này dùng xem lý lich và hoạt động nghiệp vụ của các nhân viên và
tuyển nhân viên mới
6.Form liệt kê danh sách nhân viên nhân viên:
Với Form này người sử dụng có thể xem danh sách các nhân viên trong cửa
hàng
20
7.Form danh sách các khách hàng:
Form này dùng để xem danh sách các khách hàng giao dịch với cửa hàng
II. Một số các report chính:
1. Report bảng kê vật tư nhập:
21
2. Report bảng kê các phát sinh từng tháng:
3.Report báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn vật tư:
22
23