Đề tài Hướng dẫn sử dụng chương trình quản lý điểm School Server

Hướng dẫn sử dụng chương trình quản lý điểm School Server Trang 1 CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ ĐIỂM - THPT (SCHOOL SERVER) Mục lục CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ ĐIỂM - THPT .............................................................1 Mục lục .............................................................................................................................1 I. Chương trình này dành cho ai?..................................................................................2 II. Ai cũng có thể sử dụng được! ....................................................................................2 III. Giao diện chính của chương trình...........................................................................2 IV. Chương trình này làm được điều gì? ......................................................................2 1. Có khả năng nhập điểm mềm dẻo.................................................................................................... 2 Bằng cách nào? .................................................................................................................................... 2 2. Tự động kết xuất và cập nhật kết quả .............................................................................................. 3 3. In, xem bảng điểm lớp ..................................................................................................................... 4 Bằng cách nào? .................................................................................................................................... 4 4. In, xem các bảng tổng kết ................................................................................................................ 4 Bằng cách nào? .................................................................................................................................... 5 5. In, xem phiếu kết quả học tập .......................................................................................................... 5 Bằng cách nào? .................................................................................................................................... 6 6. Nhập xếp loại hạnh kiểm dễ dàng, nhanh chóng ............................................................................. 7 Bằng cách nào? .................................................................................................................................... 7 V. Một vài lưu ý khi sử dụng ..........................................................................................7 I. Chương trình này dành cho ai? Chương trình quản lý điểm này dành cho các trường THPT phân ban hoặc không phân ban. Nó cũng sử dụng được cho các trường chuyên, với một vài điều chỉnh nhỏ mà ai có hiểu biết sơ đẳng về Access cũng có thể làm được. II. Ai cũng có thể sử dụng được! Chương trình và dữ liệu chỉ gói gọn trong một tập tin duy nhất, do đó không cần phải cài đặt. Nếu máy tính có cài đặt Microsoft Access 2003, khi muỗn chạy chương trình, chỉ cần nhấp đúp chuột vào tên tập tin (QLDiem.MDE) Để sử dụng chương trình này hiệu quả nhất, cần có hai nhóm người dùng phối hợp với nhau: - Giáo viên các bộ môn khác nhau, chỉ cần biết gõ văn bản, để nhập điểm của môn mình dạy. - Người giữ trách nhiệm quản lý điểm của Trường Học, có kiến thức cơ bản về Microsoft Access. III. Giao diện chính của chương trình Được thiết kế hoàn toàn bằng các nút lệnh, tạo cảm giác thân thiện, dễ sử dụng! IV. Chương trình này làm được điều gì? 1. Có khả năng nhập điểm mềm dẻo - Có thể nhập tập trung hoặc nhập từ nhiều nguồn (các giáo viên nhập điểm riêng của bộ môn mình phụ trách), sau đó người quản lý có thể dễ dàng tập hợp lại và xử lý một cách đơn giản. - Có khả năng tập trung các dữ liệu điểm thi trắc nghiệm cuối kỳ thường chấm bằng máy quét. Bằng cách nào? Từ giao diện chính, bấm nút "Giáo Viên Nhập – Chỉnh Điểm". Sẽ thấy xuất hiện biểu mẫu sau: Hướng dẫn sử dụng chương trình quản lý điểm School Server Trang 2 Chọn Lớp, Môn Học và Học Kỳ trong các hộp chọn tương ứng. Khi muốn nhâp / chỉnh điểm cho học sinh khác, bấm mũi tên bên dưới danh sách lớp, hoặc bấm vào tên học sinh tương ứng. Khi hoàn tất, nhấn OK để trở về giao diện chính ) Nếu nguời quản lý muốn tập trung dữ liệu điểm của các GV bộ môn sang CSDL chính của truờng, có thể theo các bước sau - Chép tất cả các CSDL của giáo viên vào cùng một thư mục (dĩ nhiên là phải đổi tên để chúng không bị copy chồng lên nhau). - Vào lệnh Tools/Options, chọn tiếp General và chọn Default Database Folder là đường dẫn của thư mục vùa chép. - Lần lượt mở từng CSDL con và sử dụng nút lệnh "Chép Điểm" để sao lưu điểm của giáo viên sang CSDL chính (CSDL chính bắt buộc phải được đặt tên là QLDiem.MDE) - ) Nếu nguời quản lý muốn tập trung dữ liệu điểm thi trắc nghiệm cuối kỳ (thường có định dạng Excel) vào CSDL: − Thiết lập bảng tính Excel có các cột như hình bên MaHS MaMon HocKy DiemThi 0607008 To 1 8 0607009 To 1 10 0607011 To 1 10 0607020 Si 1 8 − Dùng lệnh File / Get External Data để Import bảng điểm Excel sang Table TDiemThi − Chạy Query QChepDiemThiHK (Query này không được liên kết vào nút lệnh vì lý do an toàn dữ liệu) 2. Tự động kết xuất và cập nhật kết quả, kèm theo số liệu thống kê Các loại điểm trung bình môn, điểm bình quân học kỳ, điểm bình quân cả năm, xếp loại học tập, xếp loại khen thưởng, các số liệu thống kê theo đúng yêu cầu của SGD - ĐT Hướng dẫn sử dụng chương trình quản lý điểm School Server Trang 3 3. In, xem bảng điểm lớp Với tuỳ chọn bất cứ môn nào hoặc bất cứ lớp nào muốn xem hoặc in. Bảng điểm sau khi in có dạng như sau: Bằng cách nào? Từ giao diện chính, bấm nút "Xem - In Bảng điểm Lớp". Biểu mẫu sau đây xuất hiện. Chọn Lớp, Môn Học và Học Kỳ trong các hộp chọn tương ứng. Khi đó trong khung "Điểm Chi Tiết" hiển thị thông tin tương ứng. Nếu muốn in thì bấm tiếp vào nút "In Bảng Điểm Này". Nút "In Điểm Học Bạ" bên cạnh dùng để in danh sách kèm theo điểm TBmHK1, TBmHK2 và TBCN như hình dưới đây Hướng dẫn sử dụng chương trình quản lý điểm School Server Trang 4 4. In, xem các bảng tổng kết Chương trình có thể in tất cả các loại biểu bảng: Danh sách khen thưởng, Danh sách thi lại-ở lại, Bảng tổng kết…theo các nhóm thống kê như lớp, khối, trường mỗi cuối học kỳ, cuối năm, kèm theo các số liệu thống kê chi tiết. Phạm vi thống kê có thể được tuỳ chọn: Tất cả học sinh, Chỉ nữ sinh, Chỉ học sinh dân tộc; Chỉ nữ sinh dân tộc. Bằng cách nào? Từ giao diện chính, bấm nút "In Tổng Kết…" 5. In, xem phiếu kết quả học tập Hướng dẫn sử dụng chương trình quản lý điểm School Server Trang 5 Trình bày tất cả thông tin về thành quả của học sinh cuối học kỳ hoặc cuối năm Bằng cách nào? Từ giao diện chính, bấm nút "Xem - In Phiếu Điểm Học Sinh" Hướng dẫn sử dụng chương trình quản lý điểm School Server Trang 6 6. Nhập xếp loại hạnh kiểm dễ dàng, nhanh chóng Bằng cách nào? Bấm nút "Xếp Loại Hạnh Kiểm HS" trên giao diện chính. Biểu mẫu dùng để xếp loại hạnh kiểm xuất hiện Chọn Lớp và Học kỳ để bắt đầu xếp loại hạnh kiểm. Chọn tên học sinh trong danh sách lớp, sau đó bấm tiếp mũi tên trong hộp chọn Hạnh Kiểm để xác định một trong 5 loại hạnh kiểm được liệt kê sẵn. Chọn tiếp học sinh khác hoặc bấm OK để kết thúc. V. Một vài lưu ý khi sử dụng 1. Chương trình chạy trên Microsoft Access 2003 2. Khi chạy chương trình, các macro có thể bị chặn. Để tránh điều này, có thể khởi động Access, vào lệnh Tools/Macro/Security. Chọn tiếp Level Security ở mức độ Low. 3. Các bảng thống kê được chương trình kết xuất trong khi in. Vì vậy, bảng thống kê của một lớp nào đó phải được in cùng với bảng điểm/xếp loại của lớp tương ứng. 4. Dùng nút lệnh "Thiết Lập Ban Đầu" để cài đặt danh sách lớp và phân ban, hệ số điểm của các môn theo ban, danh sách học sinh. Danh sách Học Sinh lưu ở bảng THocSinh. Danh sách Lớp và Ban tương ứng lưu ở TLop. Các hệ số của môn học lưu ở TBan_HSMon. Người quản lý có thể dùng lệnh File / Get External Data để Import dữ liệu từ Excel với cấu trúc tương ứng. 5. Các thắc mắc, nêu ý kiến xin gửi về ng.ng.khanh@gmail.com hoặc liên hệ số 0907 359 666. Tác giả mong chờ và biết ơn tất cả các phản biện, đóng góp của các bạn gần xa. Hướng dẫn sử dụng chương trình quản lý điểm School Server Trang 7