Đề tài Nghiên cứu công tác dự đoán thông tin và ra quyết định cho công tác quản lý của công ty

Lêi nãi ®Çu. Trong nÒn kinh tÕ thÞ tröôøng hiÖn nay th× ho¹t ®éng kinh doanh ®öôïc xem lµ rÊt quan träng vµ ®Çy rñi ro,muèn ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng diÔn ra theo höôùng lµm chñ th× ®ßi hái nhµ qu¶n trÞ ph¶i ra quyÕt ®Þnh ®óng vµ chÝnh x¸c.muèn vËy cÇn cã ®ñ th«ng tin, hiÖn nay th«ng tin lµ rÊt nhiÒu vµ lu«n mÐo.V× vËy,®ßi hái nhµ qu¶n trÞ cÇn ph¶i ph©n tÝch ®óng vµ kÜ truôùc khi ra quyÕt ®Þnh.Th«ng tin lµ mét phÇn kh«ng thÓ thiÕu víi mçi doanh nghiÖp muèn tån t¹i vµ ph¸t triÓn trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng hÖn nay.Ngöôì cã th«ng tin lµ nguêi l¾m quyÒn lùc. QuyÕt ®Þnh lµ s¶n phÈm s¸ng t¹o cña nhµ qu¶n trÞ,lµ hµnh vi s¸ng t¹o cña chñ doanh nghiÖp,ñeå cã ®öôïc quyÕt ®Þnh ®óng vµ chÝnh x¸c th× ®ßi hái chñ doanh nghiÖp cÇn cã th«ng tin,ph©n tÝch th«ng tin. Khi cã ®ùîc th«ng tin råi cÇn phaûi cã kÜ n¨ng ph©n tÝch vµ dù ®o¸n kÕt qu¶ cña quyÕt ®Þnh cña m×nh ®Î tr¸nh rñi ro vµ cã ®îc nh÷ng phöông ¸n dù phßng nh÷ng tröôøng hîp kh«ng may x¶y ra,®ång thêi ®¶m b¶o ho¹t ®éng kinh doanh diÔn ra tèt ®Ñp. V× vËy,viÖc nghiªn cøu c«ng t¸c dù ®o¸n th«ng tin vµ ra quyÕt ®Þnh cho c«ng t¸c qu¶n lý cña c«ng ty lµ vÊn ®Ò rÊt quan träng vµ cÇn thiÕt víi mçi nhµ qu¶n trÞ nãi chung vµ víi doanh nghiÖp nãi riªng. Tæng quan vÒ c«ng ty. I.Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn. 1.1. Giíi thiÖu chung. - XÝ nghiÖp 583 tiÒn th©n lµ XÝ nghiÖp Cung øng vËt t­ XNK QK3 ®­îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh 246/BTL ngµy 22/4/1993 cña T­ lÖnh QK3. - C¨n cø vµo nghÞ ®inh 388/ H§BT cña Héi ®ång Bé tr­ëng( nay lµ chÝnh phñ ). VÒ viÖc thµnh lËp l¹i Doanh nghiÖp nhµ n­íc, th¸ng7/1993 XN Cung øng vËt t­ XNK ®­îc ®æi tªn thµnh XÝ nghiÖp 583 theo Quýªt ®Þnh sè 346/Q§QP ngµy 27 th¸ng 7 n¨m 1993 cña Bé tr­ëng Bé Quèc phßng. - Th¸ng 3/1998, XÝ nghiÖp ®­îc ®iÒu ®éng vÒ trùc thuéc C«ng ty S«ng hång- QK3 theo QuyÕt ®Þnh sè 324/ BTLngµy 19/3/1998 cña Bé T­ lÖnh QK3. - Ngµy 31/7/2002 s¸p nhËp XÝ nghiÖp Hång H¶i theo QuyÕt ®Þnh sè 753/BTL ngµy 1/7/2002. - §¨ng kÝ ho¹t déng s¶n xuÊt kinh doanh sè 308862 do Së KÕ ho¹ch vµ ®Çu t­ TP.H¶I Phßng cÊp ngµy 18 th¸ng 4 n¨m 1998. - §Þa ®iÓm kinh doanh t¹i km sè 3 – Ph­êng Së DÇu/ QuËn Hång Bµng/ Tp H¶I Phßng. XÝ nghiÖp 583 n»m trªn Quèc lé sè 5 thuéc ®Þa bµn ph­êng Së DÇu- QuËn Hång Bµng –TP.H¶i Phßng, lµ khu tam gi¸c kinh tÕ H¶i Phßng- Hµ Néi - Qu¶ng Ninh, lµ cöa ngâ th«ng th­¬ng gi÷a H¶i Phßng víi Hµ Néi vµ c¸c tØnh l©n cËn kh¸c. §Þa h×nh rÊt thuËn lîi cho viÖc l­u th«ng hµng ho¸. §éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn chøc ®Òu qua tr­êng líp ®µo t¹o c¬ b¶n vµ tr¶i qua nhiÒu n¨m thùc tÕ cã nhiÒu kinh nghiÖm. Ban Gi¸m ®èc XÝ nghiÖp rÊt n¨ng ®éng nhËy bÐn, n¾m b¾t t×nh h×nh thÞ tr­êng. Ban Gi¸m ®èc ®· ®Ò ra ®­îc ph­¬ng ¸n kinh doanh tèi ­u. Tõ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong xÝ nghiÖp ®Òu nhiÖt t×nh, g¾n bã vµ tr¸ch nhiÖm cao trong c«ng viÖc. §ång thêi ®­îc cÊp trªn vµ c¸c ngµnh nghiÖp vô chuyªn m«n kh¸c cïng víi c¬ quan chøc n¨ng chØ ®¹o vµ tËn t×nh gióp ®ì. XÝ nghiÖp cã nh÷ng mèi quan hÖ chÆt chÏ víi c¸c Doanh nghiÖp b¹n ®· cã nhiÒu kinh nghiÖm nhÊt lµ víi c¸c Doanh nghiÖp cïng ngµnh, do vËy hµng ho¸ cña XÝ nghiÖp b¸n ra ®· t¹o ®­îc uy tÝn trªn thÞ tr­êng. Tõ n¨m 1993 ®Õn thÊng 8 n¨m 1994 trô së kinh doanh t¹i sè 5 NguyÔn Tri Ph­¬ng Ph­êng Hoµng V¨n Thô- QuËn Hång Bµng – TP.H¶i Phßng. - Trong giai ®o¹n trô së kinh doanh cña XÝ nghiÖp kh«ng æn ®Þnh, sè l­îng CNV Ýt ái ( chØ cã 12 ng­êi biªn chÕ chÝnh thøc) XÝ nghiÖp loay hoay t×m ph­¬ng h­íng vµ th­¬ng hiÖu cho m×nh. Tõ th¸ng 9/ 1994 XÝ nghiÖp ®­îc chuyÓn vÒ kinh doanh t¹i Km sè 3 – Ph­êng Së DÇu – QuËn Hång Bµng- TP.H¶i Phßng. - Còng tõ viÖc æn ®Þnh ®­îc trô së, XÝ nghiÖp ®· khai th¸c kinh doanh c¸c mÆt hµng lµ thÕ m¹nh cña m×nh nh­: N«ng s¶n, s¾t thÐp, cao su … - Sau mét thêi gian kinh doanh æn ®Þnh, xÝ nghiÖp ®· cã vèn tù cã ®Ó x©y dùng l¹i trô së lµm viÖc mét c¸ch khang trang vµ quy ho¹ch. - Vµo th¸ng 7/1997 XÝ nghiÖp kÝ mét hîp ®ång hîp t¸c liªn doanh víi côc ®¨ng kiÓm ViÖt Nam liªn doanh liªn kÕt lµm tr¹m kiÓm ®Þnh xe « to c¬ giíi. Liªn doanh nµy ngµy mét ph¸t triÓn, mang l¹i nguån thu hµng ho¸ cho c¸c XÝ nghiÖp. - §Çu n¨m 2001 víi sù m¹nh d¹n, d¸m nghÜ d¸m lµm cña ban l·nh ®¹o XÝ nghiÖp ®· quyÕt ®Þnh vay vèn Ng©n hµng nµy ®Ó x©y dùng mét x­ëng c¾t t«n, ®ång thêi mua 01 xe cÇn cÈu ®Ó phôc vô sxkd cña x­ëng vµ lµm dÞch vô cho c¸c ®¬n vÞ b¹n. X­ëng nµy ®· t¹o c«ng ¨n viÖc lµm cho gÇn 20 lao ®éng. - Víi sù nhiÖt t×nh t©m huyÕt cña CBCNV, sù l·nh ®¹o s¸ng suèt cña ban l·nh ®¹o, XÝ nghiÖp 583 ®· dÇn æn ®Þnh vµ ngµy cµng ph¸t triÓn v÷ng m¹nh h¬n. 1.2. chøc n¨ng nhiÖm vô t×nh h×nh sxkd cña c«ng ty. * Chøc n¨ng, nhiÖm vô : - Nghµnh nghÒ kinh doanh: §¹i lý kinh doanh vËt t­, vËt liÖu x©y dùng. VËn t¶i vµ ®¹i lý vËn t¶i, xay x¸t chÕ biÕn n«ng s¶n. - §¨ng kÝ nép thuÕ doanh thu t¹i côc thuÕ TPHP tõ ngµy 1/9/1999 doanh nghiÖp b¾t ®Çu thùc hiÖn tÝnh thuÕ GTGT theo quy ®Þnh. - N¨m 1994 thµnh lËp tr¹m ®¹i diÖn t¹i TPHCM, tr¹m cã nhiÖm vô thu mua hµng n«ng s¶n, cao su t¹i thÞ tr­êng phÝa Nam, tiÕp nhËn hµng s¾t x©y dùng tõ ngoµi b¾c vµo ®Ó kinh doanh. - N¨m 1999 thµnh lËp tr¹m ®¹i diÖn t¹i Mãng C¸i, tr¹m cã nhiÖm vô giao dÞch víi kh¸ch hµng Trung Quèc ®Ó nhËp s¾t thÐp vµ khai th¸c b¸n hµng n«ng s¶n. Ph¹m vi ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp kh«ng giíi h¹n do ®Æc ®iÓm kinh doanh vµ m¹t hµng kinh doanh riªng cña m×nh. 1.3. Tæ chøc bé m¸y cña xÝ nghiÖp. XÝ nghiÖp 583 cã 44 c¸n bé c«ng nh©n viªn bao gåm: -Ban gi¸m ®èc. -Phßng ban nghiÖp vô. -X­ëng c¾t t«n vµ kinh doanh x¨ng dÇu . Trong ®ã c¸n bé c«ng nh©n viªn trong biªn chÕ lµ 27 ng­êi chiÕm 61%. Trong ®ã: -Sè biªn chÕ cã 4 ng­êi lµ sÜ quan. 16 ng­êi lµ qu©n nh©n chuyªn nghiÖp. 4 ng­êi lµ c«ng nh©n viªn quèc phßng. Sè lao ®éng hîp ®ång dµi h¹n 3 ng­êi. Gi¸m ®èc XÝ nghiÖp lµ ®ång chÝ §â ViÕt Th­êng, lµ mét gi¸m ®èc cã n¨ng lùc phÈm chÊt ®¹o ®øc n¨ng lùc c«ng t¸c, n¨ng ®éng nhiÖt t×nh s¸ng t¹o, th­êng xuyªn b¸m s¸t c¬ së kinh doanh, cã sù nh×n s©u tr«ng réng vÒ sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. Cã kinh nghiÖm trong thùc tiÔn , d¸m nghÜ d¸m lµm , cã tÝnh quyÕt ®o¸n vµ dù b¸o cao. Trùc tiÕp ®iÒu hµnh toµn bé ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, cïng víi §¶ng uû vµ ban Gi¸m §èc XÝ nghiÖp, cïng víi §¶ng uû vµ ban gi¸m ®èc XÝ nghiÖp sxkd cã hiÖu qu¶. II: Tæ chøc qu¶n lý cña c«ng ty. S¬ ®å bé m¸y tæ chøc cña xÝ nghiÖp : Gi¸m ®èc PG§ kinh doanh PG§ ChÝnh trÞ Phßng kÕ ho¹ch kinh doanh Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n Phßng tæ chøc hµnh chÝnh X­ëng c¾t t«n vµ kd x¨ng dÇu Trong ®ã; 1. Gi¸m ®èc XÝ nghiÖp: - XÝ nghiÖp 583 lµ ®¬n vÞ lµm kinh tÕ cña qu©n ®éi lªn thùc hiªn chÕ ®é mét thñ tr­ëng, quyÕt ®Þnh mäi ho¹t ®éng sxkd tæ chøc hµnh chÝnh cña xÝ nghiÖp. Tõng bé phËn cÊp d­íi ph¶i nghiªm chØnh thùc hiÖn mÖnh lÖnh do cÊp trªn ban ra. - Gi¸m ®èc XÝ nghiÖp cã nhiÖm vô qu¶n lý l·nh ®¹o xÝ nghiÖp, ®Ò ra c¸c kÕ ho¹ch sxkd vµ gi¸m s¸t thùc hiÖn kÕ ho¹ch. - Lµ ng­êi phô tr¸ch lín nhÊt tr­íc Bé T­ LÖnh QK3. 2: PG§ kinh doanh. _ Lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm mäi ho¹t ®éng kinh doanh c¶ doanh nghiÖp tõ kh©u khai th¸c mÆt hµng ®Õn kh©u tiªu thô. - PG§ kinh doanh ®iÌu hµnh trùc tiÕp phßng KÕ ho¹ch kinh doanh vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ phÇn hµnh cña m×nh. 3: PG§ chÝnh trÞ. - §©y lµ mét ®Æc ®iÓm riªng cña mét doanh nghiÖp qu©n ®éi. PGDD chÝnh trÞ cã nhiÖm vô phô tr¸ch vÒ phÇn qu©n sè, ®¶m b¶o c«ng t¸c §¶ng, c«ng t¸c chinh trÞ néi bé , theo dâi vÒ c«ng t¸c tæ chøc qu¶n lý nh©n sù, n¨ng l­îng, phiªn qu©n lµm cho c¸n bé, chiÕn sÜ trong doanh ghiÖp. * Chøc n¨ng cña tõng phßng ban bé phËn trong doanh nghiÖp. 1: Phßng kÕ ho¹ch kinh doanh . -ThiÕt lËp c¸c th­¬ng vô kinh doanh, lªn kÕ ho¹ch cho c¸c th­¬ng vô ®ã . - Nghiªn cøu thÞ tr­êng chÞu tr¸ch nhiÖm tõ kh©u mua hµng ®Õn kh©u tiªu thô s¶n phÈm. - Tæ chøc thùc hiÖn kinh doanh tõ kh©u ®Çu ®Õn kh©u cuèi. 2: Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n. Chuyªn qu¶n lý vÒ tµi chÝnh gi¸ c¶ ®Çu vµo ®Çu ra cña c«ng ty nhö : - C¸c vÊn ®Ò vÒ t¹o vèn, sö dông vèn vµ qu¶n lý vèn . - Qu¶n lý c¸c lÜnh vùc liªn quan ®Õn ho¹t ®éng kÕ to¸n sæ s¸ch, tÝnh chi phÝ kÕt qu¶ sxkd. X©y dùng b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n tÝnh l·i lç, ngoµi ra cßn thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô kh¸c nh­ thÈm ®Þnh nh÷ng kÕ hoach sö lý c¸c sè liÖu thèng kª vµ tÝnh to¸n ë nhiÒu lÜnh vùc nh­ b¶o hiÓm, thuÕ .. - Theo dâi ho¹t ®éng cña X­ëng c¾t t«n vµ liªn doanh ®¨ng kiÓm. 3: Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: - X©y dùng kÕ ho¹ch vµ th«ng tin cã liªn quan ®Õn doanh nghiÖp. - Thùc hiÖn c¸c mèi quan hÖ ph¸p lý trong vµ ngoµi doanh nghiÖp. - Tæ chøc c¸c ho¹t ®éng quÇn chóng trong doanh nghiÖp. - Tæ chøc c¸c ho¹t ®éng hµnh chÝnh, c¸c ho¹t ®éng vÒ phóc lîi trong doanh nghiÖp. 4: X­ëng c¾t t«n vÒ kinh doanh x¨ng dÇu. - Lµm dÞch vô gia c«ng c¾t t«n cuén cho kh¸ch hµng , tù c©n ®èi æn ®Þnh ®¶m b¶o cho thu nhËp c¸n bé c«ng nh©n viªn lµm t¹i x­ëng. - Hµng th¸ng nép ®ñ tiÒn khÊu hao vµ l·i xuÊt ®Çu t­ ®Ó hoµn tr¶ t¹i ng©n hµng. - Tù h¹ch to¸n kinh dÇu x¨ng dÇu t¹i c©y x¨ng dÇu ngay cæng XÝ nghiÖp. Ch­¬ng I: C¬ së lý luËn. I.Cơ sở lý thuyết về thông tin và dự báo. 1. Thông tin trong quản trị kinh doanh. 1.1Thông tin là gì? - Thông tin thường được hiếu là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay rộng hơn thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng. - Hiểu một cách tổng quát thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong sự tương tác và vận động của chúng. Như vậy thông tin không phải là vật chất nhưng thông tin không thể tồn tại được bên ngoài cái giá vật chất của nó tức là các vật mang tin => Ta sẽ gọi chung tập hợp các vật mang tin này là các dữ liệu hoặc các thông báo - Quá trình thu nhận, xử lý thông tin là một quá trình hai mặt: một mặt đó là quá trình thu nhận, xử lý các dữ liệu – đó là quá trình vật chất, mặt khác đó là quá trình logic, quá trình thu nhận, xử lý thông tin chứa trong các dữ liệu đó. Người ta thường xét một dữ liệu hoặc thông báo về hai mặt: Mặt dung lượng thông tin chứa trong dữ liệu hoặc thông báo đó. Mặt chất lượng thông tin chưa trong dữ liệu hoặc thông báo đó. Hai mặt dung lượng thông tin và chất lượng thông tin trong một dữ liệu hoặc thông báo không tách rời nhau, không đối lập nhau. Trong xã hội hiện đại nhu cầu về thông tin của con người ngày càng lớn và càng bức thiết. Con người ham hiểu biết, khao khát thông tin nhưng không phải là bất kỳ thông tin nào cũng là thông tin có chất lượng cao, phản ánh bản chất của các hiện tượng sự vật.Chính các ngành khoa học có nhiệm vụ đi tìm những thông tin này tức là tìm các quy luật vận động và phát triển của các hiện tượng và sự vật đó. Nhưng điều đó hoàn toàn không có nghĩa là con người chỉ cần có những thông tin về bản chất, về các quy luật mà không cần những thông tin phản ánh những biểu hiện cụ thể của các hiện tượng, sự vật. Với cùng một thông báo, một dữ liệu nhưng đối với những người nhận, người nghiên cứu khác nhau thì “ số lượng thông tin” mà những người đó thu nhận được sẽ là khác nhau ( tuy dung lượng thông tin trong thông báo đó là một ). Số lượng thông tin phản ánh mối quan hệ giữa thông báo và người nhận, biểu hiện những cái mới, những hiểu biết mới mà thông báo đem lại cho người nhận. Cùng một thông báo, một dữ liệu nhưng đối vời những người khác nhau thì lại có những giá trị, lợi ích khác nhau ( có thể số lượng thông tin mà những người đó nhận được như nhau đi chăng nữa) bởi mỗi người đều có mực đích và sự nhận thức riêng của mình. Giá trị ( lợi ích) của thông tin phản ánh một mối quan hệ thứ hai giữa thông báo, dữ liệu và người nhận, người nghiên cứu, nó biểu thị thông tin chứa trong thông báo, dữ liệu đó phục vụ, giúp ích cho việc giải quyết nhiệm vụ, vấn đề đang quan tâm tới mức độ nào. Vì giá trị ( lợi ích) của thông tin chứa trong thông báo, dữ liệu xét trong mối liên quan với việc giải quyết nhiệm vụ, vấn đề mà người nghiên cứu quan tâm nên nó không chỉ thay đổi theo người nghiên cứu mà còn thay đổi theo nhiệm vụ phải giải quyết theo không gian và thời gian và theo một số nhân tố khác. => Do đó đối với người nhận thì cái quan trọng lại là số lượng và giá trị của thông tin chứa trong thông báo, tức là thông báo phải đem lại cho người đó nhiều thông tin mới và có thể tiếp thu được và có giá trị cao tức là phải phục vụ đắc lực, kịp thời cho việc giải quyết nhiệm vụ đặt ra. 1.2 Định nghĩa thông tin trong quản trị kinh doanh. - Thông tin là những tin tức mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản trị kinh doanh. 1.3 Vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh. Cũng giống như các hoạt động khác, quản trị kinh doanh cần nắm vững tình hình một cách chính xác, kịp thời bằn những con số cụ thể, muốn vậy phải có thông tin, thông tin trở thành khâu đầu tiên, có tính cơ bản của quản trị kinh doanh. - Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ quản trị nói chung và người lãnh đạo nói riêng. Có 3 loại thông tin: - Thông tin đầu vào. - Thông tin ngược từ đầu ra. - Thông tin từ môi trường. - Thông tin là công cụ của quản trị kinh doanh. * Thông tin là căn cứ để tiến hành xây dựng chiến lược của doanh nghiệp: Trong quá trình xác định các chỉ tiêu chiến lược cần thiết tiến hành các tính toán dựa trên những thông tin xác thực về số lượng sức lao động, cơ sở vật chất kỹ thuật. . . . * Thông tin là cơ sở để thực hiện hạch toán kinh tế : trong nền kinh tế thị trường, hạch toán kế toán được coi là công cụ để tiến hành theo dõi, ghi chép, tổng hợp phân tích, kiểm tra một cách có tổ chức, có kế hoạch các hiện tượng và các quá trình kinh tế. * Thông tin trực tiếp tác động đến các khâu của quá trình quản trị kinh doanh. Hiệu qủa của quản trị kinh doanh trên mức độ lớn phụ thuộc vào trình độ và chất lượng của thông tin. Xét về mặt công nghệ: quá trình quản trị là quá trình thông tin. Chỉ có thể đề ra được quyết định đúng khi làm tốt công tác thông tin. Thông tin với tính cách là sự phản ánh khách quan của các quá trình vật chất, là hình thức liên hệ thường xuyên giữa chủ thể quản trị với đối tượng quản trị. Những nhân tố làm tăng vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh Để có thể tiến hành công tác kinh doanh, cán bộ quản trị yêu cầu phải có 2 yếu tố cơ bản: Một là, kỹ thuật ra quyết định – đã được nghiên cứu tốt, hiện nay đã đựơc xây dựng thành lý thuyết về phương pháp ra quyết định. Hai là, thông tin cần thiết cho việc ra quyết định. Trong những năm gần đây vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh đã tăng lên mạnh mẽ và những nhân tố làm tăng vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh : - Thứ nhất, do sự bùng nổ về thông tin, yêu cầu có phương pháp khoa học để thu thập xử lý một khối lượng lớn thông tin. - Thứ hai, sự ra đời của máy tính điện tử và những ngành khoa học quan trọng mới - điều khiển học, lý thuyết thông tin, lý thuyết hệ thống, vận trù học... 1.4. Yêu cầu đối với thông tin. - Tính chính xác và trung thực: Thông tin cần được đo lường chính xác,phải được chi tiết hoá đến mức độ cần thiết làm căn cứ cho việc đề ra quyết định được đúng đắn mà tiết kiệm được chi phí và thông tin cần phải phản ánh trung thực tình hình khách quan của đối tượng quản lý và môi trường xung quanh. - Tính kịp thời và linh hoạt: Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, bởi độ chín muồi của vấn đề và thông tin cần tiện lợi cho việc sủ dụng. - Tính đầy đủ: Bảo đảm cung cấp cho chủ thể quản lý những thông tin cần và đủ để ra quyết định có cơ sở khoa học và tác động có hiệu quả đến đối tượng quản trị, đồng thời tránh thiếu hoặc thừa thông tin. - Tính hệ thống và tổng hợp: Kết hợp các loại thông tin khác nhau theo trình tự nghiêm ngặt nhằm phục vụ cho việc quản lý có hiệu quả. - Tính cô đọng và lôgic: Thông tin phải có tính nhất quán, tính có dư luận, không có chi tiết thừa, tính có nghĩa của vấn đề, tính rõ ràng của mục tiêu đạt tới nhò sử dụng thông tin. Thông tin có tính đơn nghĩa để tránh các cách hiểu khác nhau. 1.5. Bảo đảm thông tin cho các quyết định trong quản trị kinh doanh. a) Xác định nhu cầu thông tin cho quản trị kinh doanh. Dịch vụ thông tin phải được tổ chức sao cho phù hợp với các cấp quản trị vì mỗi cấp quản trị đều có phạm vi hoạt động nhất định và chỉ cần những thông tin có liên quan đến quyền hạn và trách nhiệm đã quy định. Trong công tác quản trị kinh doanh người ta chia người lãnh đạo ra làm 3 cấp: Người lãnh đạo cấp cao Người lãnh đạo cấp trung Người lãnh đạo cấp thấp Dựa vào chức năng, nhiệm vụ của họ để xác định nhu cầu về thông tin cho phù hợp b) Tổ chức hệ thống thông tin trong kinh doanh. - Sự cần thiết phải tổ chức hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Muốn đảm bảo thông tin cho các quyết định cần phải tổ chức một hệ thống thông tin họp lý, nhằm: + Mở rộng khả năng thu thập thông tin của cơ quan quản trị và người lãnh đạo để có thể nhanh chóng đưa ra được những quyết định đúng đắn + Bảo đảm cho người quản trị nhanh chóng nắm được những thông tin chính xác về tình hình hoạt động của thị trường và của đối tượng quản trị, để có thể tăng cường tính linh hoạt trong quản trị sản xuất kinh doanh + Tạo điều kiện để thực hiện nguyên tắc hệ thống trong quản trị: tiết kiệm được thời gian và chi phí về thu thập, xử lý thông tin. - Chức năng của hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin là một thuật ngữ mới, chưa có định nghĩa thống nhất. Hệ thống thông tin kinh tế được quan niệm là tập hợp các phương tiện, các phương pháp và các cơ quan có liên hệ chặt chẽ với nhau, nhằm đảm bảo cho việc thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và cung cấp những thông tin cần thiết cho quản trị kinh doanh. Trong thực tiễn, hệ thống thông tin thường gồm 3 phân hệ cơ bản: Hệ thống thông tin khoa học – công nghệ. Hệ thống thông tin thị trường. Hệ thống thông tin kế toán- thống kê. Hệ thống thông tin gồm 5 chức năng: Thu thập thông tin . Xử lý thông tin. Lưu trữ thông tin. Tìm kiếm thông tin ( khai thác thông tin). Cung cấp thông tin. 1.6. Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin. - Căn cứ vào nhu cầu thông tin của cơ quan quản trị các cấp để xác định cấu trúc của hệ thống thông tin. Vì hệ thống thông tin là mọtt bộ phận của hệ thống quản trị, nó thực hiện chức năng cung cấp những thông tin cần thiết cho quản trị. - Thuận tiện cho việc sử dụng, hệ thống thông tin cần gọn nhẹ, phù hợp với trình độ của cán bộ quản trị, dịch vụ thông tin cần được tổ chức cho phù hợp với quy chế về quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận quản trị và với tác phong của người lãnh đạo. - Đua tin vào mọtt lần và sử dụng nhiều lần. - Đảm bảo sự trao đổi qua lại giữa các hệ thống. - Mô hình hoá các quá trình thông tin. - Kết hợp xử lý thông tin: Làm sao cho cán bộ quản trị nói chung và người lãnh đạo nói riêng không phải bận tâm về việc xử lý thông tin, dành thời gian tập trung vào các hoạt động sáng tạo như xây dựng và lựa chọn các phương án quyết định. - Đảm bảo sự phất triển liên tục, không ngừng của hệ thống thông tin, phải từng bước hợp lý hoá hệ thống thông tin để có thể đảm bảo thu nhâp, xử lý và cung cấp cho quản lý những thông tin chính xác và kịp thời. - Cán bộ quản trị và người lãnh đạo phải trực tiếp tham gia vao việc thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin. - Bảo đảm tính hiệu quả của hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin cần được xây dựng theo quan điểm hệ thống chú ý phối hợp các chức năng và các bộ phận của cơ quan quản trị. Mọi thay đổi trong hệ thống thông tin đều phải có luận cứ khoa học, xác định rõ nhu cầu thông tin. 2. Dự báo. 2.1. Khái niệm. Dự báo là dự đoán những kết quả trong tương lai. 2.2. Căn cứ của dự báo. Căn cứ cho dự báo chính là những kết quả của nghiên cứu môi trường. Những yếu tố chung và yếu tố riêng của doanh nghiệp đều được dự báo.Tuy nhiên có hai điều quan trọng nhất mà doanh nghiệp phải dự báo. + Dự báo doanh thu: là yếu tố cơ bản của lập kế hoạch đối với các tổ chức vì lợi nhuận và không vì lợi nhuận. + Dự báo công nghệ: đoán trước được những thay đổi trong công nghệ và thời điểm kinh tế nhất cho doanh nghiệp áp dụng những công nghệ đó. 2.3. Các loại dự báo. + Dự báo về lượng: Áp dụng các quy tắc toán học vào các dữ liệu đã có trong quá khứ để dự đoán những kết quả trong tương lai. + Dự báo về chất: sử dụng những ph