Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý vật tư tại Công ty TNHH

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA: KẾ TOÁN ***************** MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN LÝ VẬT TƯ GVHD : NHÓM TH : I: LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Thông tin chính xác, kịp thời là yếu tố then chốt đối với sự thành công của doanh nghiệp trong thời đại thông tin ngày nay. Chất lượng của những thông tin phụ thuộc vào chất lượng của hệ thống thông tin tạo ra nó, đó là hệ thống thông tin kế toán - trung tâm của hệ thống thông tin tài chính trong doanh nghiệp. Đây chính là lý do khiến cho việc tin học hóa hệ thống thông tin kế toán đang trở thành yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp. Ở nước ta, hiện nay phần mềm kế toán ngày càng được sử dụng rộng rãi. Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều DN sử dụng và đã được thiết kế một cách đa dạng và phong phú. Một trong những ứng dụng CNTT vào việc quản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư. Với sự hỗ trợ của các phần mềm tin học, việc quản lý điều hành DN sẽ trở nên thuận lợi hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn. Nhân viên quản lý vật tư sẽ không mất nhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập, xuất, hàng tồn kho. Các kế toán viên hạch toán thu chi nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý. Xuất phát từ những quan điểm đó, nhóm chúng em quyết định chọn đề tài "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý vật tư tại Công ty TNHH " . II : PHẠM VI NỘI DUNG: Tên đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý vật tư tại Công ty TNHH ”. Công ty TNHH là đơn vị nhiều năm trong lĩnh vực kinh doanh buôn bán, dịch vụ xây lắp, hoạt động tại địa bàn thành phố . Địa chỉ công ty: . - Tài liệu của đề tài đề cập đến việc quản lý vật tư của công ty.Bao gồm các thông tin như: Hóa đơn, Nhà cung cấp, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu chi, Kho, Phân xưởng,Vật tư. - Hệ thống thông tin kế toán về quản lý vật tư không thể áp dụng cho các công ty khác nhau, bởi vì mỗi công ty có một cách quản lý khác nhau, có các phương pháp hạch toán khác nhau. III : TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG: Thiết kế hệ thống thông tin ở đây là công việc phân tích hệ thống, thông qua sơ đồ phân tích hoàn thiện công tác quản lý vật tư. Thông qua việc thiết kế chỉ rõ các chức năng cơ bản của hệ thống được xây dựng và tiến hành làm việc như thế nào, chỉ ra các sơ đồ thuật toán, các sơ đồ cấu trúc chính của hệ thống, đồng thời mô tả một cách chi tiết các chức năng của hệ thống. IV : MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU : - Thông qua việc nghiên cứu, xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư với sự hỗ trợ của các phần mềm ứng dụng, các chương trình kế toán, doanh nghiệp có thể thay thế một số công đoạn thủ công bằng tin học hóa. - Với sự hỗ trợ của máy tính, các thông tin về quá trình nhập, xuất vật tư , các thông tin về nhà cung cấp, phân xưởng, vật tư sẽ được cập nhập và xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đầy đủ. - Từ việc cập nhật và xử lý thông tin, các chứng từ, sổ sách kế toán sẽ được lập một cách dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý quá trình hoạt động của công ty. - Cung cấp các thông tin cần thiết cho các đối tượng quan tâm đến tình hình hoạt động của công ty. V: LỜI CAM ĐOAN: Đề tài này được thực hiện dựa trên những kiến thức mà chúng em đã được học ở bộ môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán và tham khảo một số tài liệu liên quan. Chúng em xin cam đoan đây là đề tài chúng em tự thực hiện không sao chép hay copy bài của ai khác. Đây là tất cả sự cố gắng và nổ lực của chúng em trong thời gian qua mặc dù đề tài không tránh khỏi những sai lầm và thiếu sót. VI. KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI: Tuần  Công việc  Nhân sự   17  Lập kế hoạch triển khai đề tài  Cả nhóm   18  Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tài    19  Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu    20  Phác thảo khung đề tài    21  Tiến hành triển khai đề tài: Lời mở đầu    22  Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD  Cả nhóm   23  Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình ER(Entity Relationship). Thiết kế các Form nhập liệu và các báo cáo    24  Đánh giá chung lại toàn bộ bài tập  Cả nhóm   25  Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài    VII: KHẢO SÁT THỰC TẾ: 1. Thực trạng khảo sát: Để có thể đánh giá được sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới và vạch ra kế hoạch thì công việc khảo sát hiện trạng là một công việc rất quan trọng. Trong đó việc xây dựng hệ thống quản lý vật tư cũng không nằm ngoài mục tiêu có được thông tin chính xác, hiệu quả và đáp ứng những nhu cầu của thực tế xã hội hiện nay. Dựa vào việc tìm hiểu và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện những nhược điểm cơ bản của hệ thống cũ, đồng thời định hướng cho hệ thống mới. Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế của nước ta còn chưa phát triển, quy mô của các cơ quan, xí nghiệp còn nhỏ nên việc sử dụng máy tính trong việc quản lý còn nhiều hạn chế, công việc quản lý vẫn chưa đạt hiệu quả cao. Ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, các cơ quan tổ chức doanh nghiệp ngày càng được mở rộng, đòi hỏi công tác quản lý vật tư phải có sự quản lý chặt chẽ, tránh sai lầm và thiếu sót. Do vậy mà quản lý thủ công đã dần dần không còn phù hợp với xu hướng hiện đại hóa mà thay vào đó là việc sử dụng công nghệ mới vào việc quản lý vật tư. Cụ thể là tại công ty TNHH a. Nhược điểm của hệ thống cũ. ( Thiếu phương tiện xử lý thông tin nên việc lưu trữ thông tin về vật tư rất phức tạp phải sử dụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ không được thuận tiện, toàn bộ số hồ sơ này được lưu trữ ở phòng nghiệp vụ. ( Việc lưu chuyển thông tin bất hợp lý do vậy mà khi cần tìm kiếm những thông tin về vật tư nào đó sẽ rất mất thời gian . ( Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khó khăn vì khi thay đổi cần phải huỷ bỏ toàn bộ số hồ sơ cũ có liên quan và hồ sơ mới phải có quyết định của giám đốc. Khi nhập vật tư với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch. b. Ưu điểm của hệ thống cũ. ( Vì là một hệ thống có sử dụng phương pháp thủ công nên rất thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ. ( Chính vì là một hệ thống có quy mô nhỏ, công việc kinh doanh chỉ mang tính chất gia đình nên không cần phải đầu tư máy móc, thiết bị tin học cho các cán bộ quản lý. Như vậy, hệ thống cũ này chỉ phù hợp cho việc phát triển các doanh nghiệp nhỏ, còn để phát triển các doanh nghiệp lớn thì sẽ rất phức tạp, phương pháp thủ công không có khả năng đáp ứng, mà đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức hợp lý, phương tiện xử lý thông tin phải đầy đủ và đặc biệt là phải có lực lượng lớn đội ngũ nhân viên để quản lý công việc. 2. Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới. a. Ưu điểm của hệ thống mới: ( Sử dụng máy tính vào việc xử lý thông tin nên việc lưu trữ các thông tin cần thiết rất dễ dàng, thuận tiện và không bị mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin. ( Với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin thì hạn chế tối thiểu việc xử lý thủ công, tạo ra một hệ thống giao diện thuận tiện cho mọi người sử dụng, việc lập các tổng hợp báo cáo thuận tiện nhanh chóng. b. Nhược điểm của hệ thống mới. ( Do việc sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin khoa học kỹ thuật hiện đại nên cũng phải có kinh phí để triển khai. ( Yêu cầu phải có khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới do vậy phải đào tạo một đội ngũ nhân viên có tay nghề cao. ( Trước đây sử dụng hệ thống cũ với phương pháp thủ công do vậy phải thay đổi để phù hợp với xu hướng hiện nay. Sau khi khảo sát và đánh giá sơ bộ hệ thống cũ và đưa ra giải pháp cho hệ thống mới thì nhóm em thấy rằng do sự phát triển của xã hội hiện nay phương pháp thủ công của hệ thống cũ không thể đáp ứng được các nhu cầu cần thiết của công ty và không thoả mãn được nhu cầu ngày càng cao trong việc sản xuất kinh doanh. Do vậy mà công ty cần phải xem xét và chú trọng đến việc thay thế lại hệ thống cũ bằng hệ thống mới hiệu quả hơn có sử dụng các phần mềm máy tính quản lý vật tư. Đó là một phần rất quan trọng để phát triển công việc kinh doanh ngày càng có hiệu quả hơn. I. Biểu đồ phân cấp chức năng – FHD: II. Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD. 1. DFD Mức khung/Bối cảnh(Mức 0) 2. DFD mức đỉnh(Mức 1) 3. DFD mức dưới đỉnh( mức 2): 3.1.DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Cập nhật danh mục: 3.2.DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Mua hàng: 3.3.DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Bán hàng: 3.4.DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Kiểm tra tồn hàng: 3.4.DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Báo cáo: III. Các kiểu thực thể & mô hình ERD (Entity RelationshipDiagram):
IV. Thiết kế Database Vật lý: Table Hàng: STT  Field name  Data type  Field size  Index  Description   1  Ma Hang  Text  10  Khóa chính  Mã hàng   2  Ten Hang  Text  50   Tên hàng   3  Ma Loai  Text  10   Mã loại   4  TrongLuong  Number  Single   Trọng lượng   5  DVT  Text  10   Đơn vị tính   6  ĐG Nhap  Number  Double   Đơn giá nhập   7  ĐG Xuat  Number  Double   Đơn giá xuất   2. Table Khách hàng: STT  Field name  Data type  Field size  Index  Description   1  Ma KH  Text  10  Khóa chính  Mã khách hàng   2  Ten KH  Text  30   Tên khách hàng   3  Dia chi  Text  20   Địa chỉ   4  Dien thoai  Text  40   Điện thoại   3. Table Nhà Cung Cấp: STT  Field name  Data type  Field size  Index  Description   1  Ma NCC  Text  10  Khóa chính  Mã nhà cung cấp   2  Ten NCC  Text  10   Tên nhà cung cấp   3  Dia chi NCC  Text  20   Địa chỉ nhà cung cấp   4  Fax  Text  30   Fax   4. Table HĐ xuất: Stt  Field name  Data type  Field size  Index  Description   1  So CT  Text  10  Khóa chính  Sổ chứng từ   2  Ngay  Date/time  25   Ngày   3  Ma NV  Text  10  Khóa ngoại  Mã nhân viên   4  Ma KH  Text  10  Khóa ngoại  Mã khách hàng   5  Ma Kho  Text  10  Khóa ngoại  Mã kho   6  Dien Giai  Text  40   Diễn giaỉ   7  Tk Co  Number  Double   Tài khoản có   8  Tk No  Number  Double   Tài khoản nợ   9  Ma NX  Text  10  Khóa ngoại  Mã nhập xuất   5. Table DM loại: Stt  Field name  Data type  Field size  Index  Description   1  Ma loai  Text  10  Khóa chính  Mã loại   2  Ten loai  Text  10   Tên loại   6. Table HĐ Xuất CT (Hóa đơn xuất chi tiết): Stt  Field name  Data type  Field size  Index  Description   1  So CT  Text  10  Khóa chính  Sổ chi tiết   2  MaHang  Text  10  Khóa chính  Mã hàng   3  Soluong  Number  Double   Số lượng đơn đặt hàng   4  DG ban  Number  Double   Đơn giá bán   7. Table HĐ Nhập: Stt  Field name  Data type  Field size  Index  Description   1  So CT  Text  10  Khóa chính  Sổ chứng từ   2  Ngay  Date/time  10   Xác định ngày nhập hàng   3  Ma NCC  Text  10  Khóa ngoại  Nhà cung cấp   4  Ma KH  Text  10  Khóa ngoại  Mã khách hàng   5  Ma Kho  Text  10  Khóa ngoại  Mã kho   6  Dien Giai  Text  50   Diễn giải   7  Tk Co  Number  Double   Xác định số nợ là bao nhiêu   8  Tk No  Number  Double   Xác định số có là bao nhiêu   9  Ma NV  Text  10  Khóa ngoại  Mã nhân viên   8. Table HĐ nhập chi tiết: Stt  Field name  Data type  Field size  Index  Description   1  So CT  Text  15  Khóa chính  Sổ chi tiết   2  MaHang  Text  15  Khóa chính  Khóa chính của bảng hàng   3  Soluong  Number  Double   Số lượng đơn đặt hàng   4  DG ban  Number  Double   Đơn giá bán nhập   9. Table Nhân viên: Stt  Field name  Data type  Field size  Index  Description   1  Ma NV  Text  10  Khóa chính  Mã nhân viên   2  Ten NV  Text  30   Tên nhân viên   3  Chuc vu  Text  40   Chức vụ của nhân viên   4  Dia chi  Text  10   Địa chỉ   10. Table DM Kho: Stt  Field name  Data type  Field size  Index  Description   1  Ma Kho  Text  10  Khóa chính  Mã kho   2  Ten Kho  Text  40   Tên kho   3  Dia Chi Kho  Text  40   Địa chỉ   11. Table DM NX: Stt  Field name  Data type  Field size  Index  Description   1  Ma NX  Text  10  Khóa chính  Mã nhập xuất   2  Ten NX  Text  10   Tên nhập xuất   V. Thiết kế các thuật toán(Algorithms) xử lý (sơ đồ khối): 1. Thuật toán cập nhật danh mục hàng hoá: Thuật toán Nhập hàng vào kho: Thuật toán Sửa hoá đơn nhập: 4. Thuật toán Xóa HĐ nhập: 5.Thuật toán Tìm hóa đơn: `VI. Thiết kế các Form nhập liệu: Form Danh mục hàng hóa: Form Đơn đặt hàng: Form Hóa Đơn Nhập: Form Hóa Đơn Xuất: 3. Form Hóa Đơn Nhập:
Form Hoá Đơn Xuất:
VII. Thiết kế các báo cáo (Report):

BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HÓA DỊCH VỤ Ngày....tháng....năm Tên công ty: Địa chỉ: Họ tên người bán hàng: Địa chỉ nơi bán: Stt  Tên HH và DV  Đơn vị tính  Số lượng  Đơn giá  Doanh thu có thuế suất  Thuế suất VAT   A  B  C  1  2  3  4                                                           Tổng cộng tiền:   Tổng số tiền bằng chữ:......................................................................... Ngày...tháng...năm Người bán (Ký, ghi rõ họ tên) Qua quá trình khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống vật tư chúng em thấy rằng với việc sử dụng máy tính vào các công việc kiểm soát, kiểm kê và kế toán thì tiến trình công việc sẽ có phần nhanh chóng và chính xác hơn nhiều góp phần quan trọng vào quá trình phát triển hệ thống quản lý. Ngày nay, với xu hưóng công nghệ thông tin ngày càng phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng thiết kế các hệ thống thông tin mới. Hệ thống mới có khả năng đưa đến những tiện dụng hữu ích cho cả công nhân viên và công việc nói chung, những sai sót mắc phải là để xử lý và khắc phục. Hệ thống quản lý vật tư là một phần nhỏ trong chiến lược phát triển tin học quản lý, kinh doanh vì vậy hệ thống thông tin có thể liên kết và trở thành một bộ phận quan trọng trong một hệ thống quản lý thống nhất. Khi đó các thao tác thủ công sẽ được thay thế bởi hệ thống tự động hoá trong hệ thống quản lý. Và chúng em mong rằng trong tương lai sẽ có nhiều hệ thống quản lý vật tư hữu ích và tiện dụng hơn. Mặc dù đã rất cố gắng tìm hiểu công việc " Quản lý vật tư " nhưng do thời gian hạn chế và trình độ hiểu biết của nhóm chúng em chưa nhiều nên việc phân tích thiết kế hệ thống không tránh khỏi những thiếu sót. Nó mang tính chất học hỏi, trau đổi và bắt đầu làm quen với thực tế. Nhưng qua môn học Hệ Thống Thông Tin Kế Toán này chúng em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong quá trình phân tích thiết kế và cài đặt một chương trình quản lý, đồng thời cũng bổ sung kiến thức cho chính bản thân mỗi thành viên trong nhóm.. Vì đây là lần đầu tiên chúng tôi làm bài tập lớn về đề tài Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán do vậy mà còn nhiều khiếm quyết. Chúng em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy giáo để đề tài được hoàn thiện hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC Trang A. LỜI MỞ ĐẦU 1 I. Lý do chọn đề tài 2 II. Phạm vi nội dung 2 Bảng kế hoạch triển khai đề tài 3 B. NỘI DUNG 4 I. Khảo sát thực tế 4 1. Thực trạng khảo sát 4 a. Nhược điểm của hệ thống cũ 4 b. Ưu điểm của hệ thống cũ 5 2. Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới 5 a. Ưu điểm của hệ thống mới 5 b. Nhược điểm của hệ thống mới 6 II. Phân tích và thiết kế hệ thống 6 1. Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD 7 2. Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD 9 2.1. DFD mức khung cảnh 9 2.2. DFD mức đỉnh 11 2.3. DFD mức dưới đỉnh 12 2.4. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Cập nhật danh mục 12 2.5. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Mua hàng 13 2.6. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Bán hàng 14 2.7. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Kiểm tra tồn hàng 15 2.8. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Báo cáo 16 III. Các kiểu thực thể và mô hình EER 17 IV. Thiết kế Database vật lý 19 IV. Thiết kế các thuật toán (Algorithms) xử lý (sơ đồ khối) 22 VI. Thiết kế các Form nhập dữ liệu 24 VII. Thiết kế các báo cáo/Report 26 C. KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Thạc Bình Cường ĐHBKHN, 2001. 2. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Ngô Trung Việt, Viện CNTT, 1993 NXB GTVT. 3. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Trần Thành Trai, Trung tâm CNTT, ĐHKHTN HCM, 1997. www.google.com.vn www.caohockinhte.info/upload/forumdisplay.php?f=281 - 48k www.ou.edu.vn/vietnam/files/Decuongmonhoc/ Tạp chí công nghệ thông tin Tạp chí kế toán Sách hướng dẫn thiết kế hệ thống thông tin