Đề tài Quản lí cửa hàng cho thuê băng đĩa

Đề tài: Phân tích và thiết kế phần mềm quản lí cửa hàng cho thuê băng đĩa Lời nói đầu Ngày nay với sự phát triển không ngừng của công nghệ. Trong đó, công nghệ thông tin là ngành được ứng dụng vào thực tiễn ở mọi lĩnh vực : khoa học , kinh tế , chính trị …cùng với những tiến bộ vượt bậc về biến đổi công nghệ , tin học ứng dụng giúp con người có thể làm được những việc mà tưởng như không thể làm được . Nhiều thế hệ trôI qua , con người thực hiện các phép toán với các con số chủ yếu bằng tay , hoặc bằng các công cụ tính thô sơ như : bảng tính … Với một cửa hàng cho thuê đĩa hoạt động theo phương thức trên thì sẽ rất mất thới gian và không có hiệu quả và khó quản lí. Do đó cần có một phần mềm tiện ích giúp người chủ cửa hàng có thể quản lí cửa hàng một cách nhanh chóng hiệu quả. Dựa trên nhu cầu thực tế và tham khảo ý kiến của thầy cô bạn bè nhóm sinh viên lớp tk3(3) dưới sự hướng dẫn của giảng viên Nguễn Minh Quý (giảng viên trường ĐHSPKT Hưng Yên) đã xây dựng phần mềm quản lí cửa hàng cho thuê đĩa. Phần mềm được thực hiện mong muốn có thể đáp ứng tối đa yêu cầu của người chủ cửa hàng là quản lí dễ dàng, nhanh chóng, giảm nhân viên, tăng tính hiệu quả thiết thực. Mục lục trang Lời nói đầu……………………………………………..2 I. Khảo sát hiện trạng và yêu cầu người dùng…….3 II. Biểu đồ phân cấp chức năng………………… 5 III. Biểu đồ luồng dữ liệu………………………….8 IV. Lưu đồ thuật toán cho modul chính………… 14 V. Biểu đồ thực thể liên kết…………..………… 13 VI. Bảng quan hệ và mối quan hẹ giữa chúng.......15 VII. Thiết kế giao diện và xử lí form…………… 16 I.Khảo sát hiện trạng và yêu cầu người dùng. 1. Môi trường kinh tế- xã hội : Qua quá trình khảo sát thực tế tại chính các cửa hàng cho thuê băng dĩa tại xã Dân Tiến –Khoái Châu-Hưng Yên nhóm thấy rõ hiện trạng: Hiện nay trên thị trường và dặc biệt là các cửa hàng nhỏ lẻ đều quản lí cửa hàng của mình một cách thủ công. Họ ghi chép , lưu dữ thông tin trên sổ sách, đĩa xếp lộn xộn chưa phân loại. Những cửa hàng quản lí tốt hơn thì đã phân loại đĩa nhưng thấy công đoạn từ khi khách đến mượn đĩa, rồi tìm kiếm đĩa, rồi tạo phiếu mượn hay hợp đồng đều rất mất thời gian. Hiện nay, chưa có cửa hàng nào sử dụng phần mềm vi tính để quản lí cửa hàng của mình. 2. Cơ cấu tổ chức-kĩ thuật: Các cửa hàng mà nhóm đã đI khảo sát hầu hếtđều là những cửâ hàng nhỉ lẻ của các gia đình nên số người làm việc trong cửa hàng rất ít, thường cũng chính là chủ của hàng. Trong các cửa hàng này hầu hết đều sử dụng các phương tiện kĩ thuật phục vụ như: đầu đĩa, ti vi, các máy tính sử dụng hệ điều hành Windows. Các phương tiện này được sử dụng để người quản lí có thể kiểm tra tìmh trạng đĩa cho khách hàng xem. 3. Thu thập về nguyên tắc quản lí-qui định các đơn vị: Vì hầu hết các cửa hàng đều quản lí một cách thủ công nên quá trình mượn thuê đĩa rất mât thời gian. Mỗi cửa hàng có một cách bố trí sắp xếp khác nhau nên có cách quản lí khác nhau. Nhưng nhìn chung lầ giống nhau về cách thức giao dịch. Qui trình mượn đĩa của mọt khách hàng: -Khách hàng tìm đến cửa hàng và hỏi người quản lí về loại đĩa tên đĩa mà mình cần tìm xem có hay không. Khi đó, người quản lí lại phải mở sổ sáchđẻ kiêm tra - Khi nhận được câu trả lời thì khách hàng phảI tìm kiếm đĩa ở nhiều nơi khác nhau trong cửa hàng: chẳng hạn trên giá hoặc trong mọt cái hộp để lẫn lộn các loại đĩa khác nhau. Do đó việc tìm kiếm được một đĩa là rất mất thời gian . –Sau khi đã tìm kiếm được đĩa cần thiết người quản lí sẽ kiểm tra chất lượng của đĩa cho khách hàngtrước khi giao mượn . -Người quản lí vào sổ sách rồi cho mượn .Những cửa hàng quản lí chặt chẽ hơn thì có thể tạo hợp đồng hay phiếu mượn với khách hàng trước khi giao đĩa. -Khách hàng đặt cọc trước (khách hàng đặt cọc có thể bằng tiền mặt hoặc hiện vật có giá trị) sau đó nhận phiếu ghi mượn và đĩa. 4.Tài liệu thu thập. Phiếu ghi mượn của cửa hàng cho thuê đĩa có nội dung giống như trong sổ sách của người quản lí .Nội dung phiếu ghi mượn hay hợp đồng gồm có: +Tên phiếu: Phiếu mượn/cho thuê +Tên khách hàng +Địa chỉ của khách hàng.Số điện thoại hoặc email của khách ầng đẻ liên lạc khi cần thiết. +Tên đĩa cho mượnavf số lượng tương ứng. _Ngày mượn và số tiền đã đặt trước. Nội dung của sổ sách có thể có thêm một số thông tin như:Mã đĩa ,tên đĩa, số lượng tương ứng,tên người mượn,tiền đặt trước và ngày mượn. Sổ sách về thông tin đĩa thường có:Mã đĩa,tên đĩa , số lượng,nội dungchính của đĩa(đối với những đĩa tin học trong học tập) (có tài liệu đi kèm). 5.Khảo sát nguyện vọng của những người quản lí về phần mền. Tất cả các chủ cửa hàng đều hi vọng hệ thống quản lí mới có thể theo dõi được cả về tổng quanvà chi tiết hiện trạng của cửa hàng: +Chứa được đầy đủ các thông tin về đĩa:mã đĩa là gì,đĩa thuộc thể loại nào,số lượng nhập là bao nhiêu,giá thành ra sao,… +Hệ thống phải cho biết được tổng số đĩa trong cửa hàng,số đĩa đã cho thuê ,số đĩa còn laịchưa cho thuê trong cửa hàngtheo tong tháng ,quí,năm. +Hệ thống phải thống kê được tổng chi,tổng thu và lãi suất của cửa hàng theo từng tháng,từng quí,từng năm,thống kê những đĩa đã bán chạy nhất trong thời điểm hiện tại. +Từ những thông tin về khách hàng được lưu lại trong hợp đồng họ có thể biết được những khách quen, từ đó quan hệ tốt vơí khách hàng để có thể biết thêm những thông tin về những đĩa đang cần thiết còn thiếu mà cửa hàng chưa có phải bổ xung +Hệ thống phải dễ sử dụng và có trợ giúp khi cần thiết có thể chạy được trên những máy tính sử dụng hệ điều hành Windows. +Hệ thống hoạt động tốt, nhanh chóng, chính xác đồng thời giúp họ có thể giảm bớt được nhân viên trong cửa hàng. II. Biểu đồ phân cấp chức năng(BCP) Để đáp ứng được tối đa có thể các mong muốn của những người quản lí và hệ thống, nhóm đưa ra một mô hình quản lí cửa hàng cho thuê đĩa đảm nhận được các chức năng sau: - _ Chức năng quản lí người dùng: Cho phép người chủ có toàn quyền quản lí phần mềm và các thông tin về đĩa, thu, chi của cửa hàng cũng như những thông tin về khách hàng. Người chủ có thể cho thêm người dùng qua chức năng đang kí khi cửa hàng cần nhiều người quản lí hoặc có thể xoá bỏ người dùng khi giảm bớt nhân viên. Đây là chức năng bảo mật, một chức năng rất quan trọng với những cửa hàng lớn. - _ Chức năng cập nhập thông tin:cho phép nhập thông tin về đĩa mà không mang trả lại hoặc nhập thông tin về đĩa mới mà người chủ mua về. Cho phép sửa đổi, bổ xung thông tin về đĩa, khách hàng hoặc hợp đồng. - _ Chức năng tìm kiếm : Người dùng có thể tìm thông tin về đĩa, khách hàng và hợp đồng theo những tiêu chí khác nhau:tìm theo mã đĩa, tên đĩa, tên khách hàng, mã khách, mã hợp đồng, … hoặc có thể tìm kiếm đĩa theo tên gần đúng. - _ Chức năng tạo hợp đồng: Cho phép người dùng tạo hợp đồng hay phiếu cho thuê đĩa với khách hàng đồng thời có thể dùng chính bảng hợp đồng này để thanh toán khi khách hàng đến trả đĩa. - _ Chức năng thống kê báo cáo :Thống kê tất cả các thông tin về đĩa, thu, chi và lãi suất tương ứng trong từng tháng, từng quí, từng năm theo yêu cầu của người quản lí . Cho biết những đĩa bán chạy nhất, từ đó người chủ có thể điều chỉnh số đĩa nhập vào nhằm cân đối số lượng đĩa đem lại hiệu quả kinh tế. - _ Chức năng in ấn :Cho phép in ấn các danh sách đĩa, khách hàng theo định dạng khác nhau:in toàn bộ, in theo yêu cầu. - _ Chức năng trợ giúp : C ó nhiệm vụ đưa ra chỉ dẫn cho người quản lí sử dụng phần mềm một cách hiệu quả nhất. III. Biểu đồ luồng dữ liệu 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh Người sử dụng đưa ra thông tin muốn làm việc với hệ thống như thông tin người sử dụng, thông tin đĩa, tìm kiếm theo một tiêu chí nào đó thì sẽ nhận được phản hồi của hệ thống đáp ứng yêu cầu của người dùng. 2.Biểu đồ luồng dữ liệu (mức 1) Nguêi sö dông 1. Trî gióp 4. T×m kiÕm 2. QLÝ nguêi dï ng 3. CËp nhËt TT 5. TK,b¸o c¸o 7. T¹o hî p ®ång 6. In Ên C¬ së dò liÖu Th«ng tin cÇn trî gióp Th«ng tin nguêi dï ng TT cËp nhËt TT t×m kiÕm TT cÇn b¸o c¸o Th«ng tin in Ên Th«ng tin vÒ hî p ®ång kÕt qu¶ in Thông tin người dùng yêu cầu với hệ thống sẽ được hệ thống truy cập vào cơ sở dữ liệu và đưa ra thông tin trả lời cho các yêu cầu tương ứng. Với những yêu cầu không trả ra dữ liệu thì hệ thống sẽđưa ra thông báo thành công hay không. 3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2 Tr î g ióp N h©n viªn Các thông tin về đĩa sẽ được người dùng cập nhật và sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu của hệ thống và báo cho người dùng biết thông tin nhập thành công hay chưa. Nguêi sñ dông 3.CËp nhËt th«ng tin Th«ng tin ®Üa cò,®Üa mí i kÕt qu¶ xo¸ kÕt qu¶ bæ xung kÕt qu¶ sña kÕt qu¶ cËp nhËt Th«ng tin kh¸c vÒ ®Üa Th«ng tin xo¸ Th«ng tin bæ sung Thong tin sña C¬ së dò lliÖu Hµng ho¸ Kh ¸ch hµ ng Hµng ho¸ Da nh s¸ ch Kh ¸ch hµ ng Da nh s¸ ch kh ¸c h h µn g Hµng ho¸ Ho¸ ®¬n Kh¸ch hµng IV.Lưu đồ thuật toán cho modul thanh toán và tìm kiếm Begin Tiªu chÝ t×m kiÕm T×m kiÕm N¹p vµo End Chän b¶ng DL thÝch hî p Sai V.Biểu đồ thực thể liên kết (ERD) KH/§Üa Kh¸ch hµng §Üa Nh©n viªn Ho¸ ®¬n M· KH M· ho¸ ®¬n Ngµy H§ Sè §T Tªn KH §Þa chØ mail Ngµy sinh Tªn NV Sè §T Quª qu¸n M· NV ThÓ lo¹ i Tªn ®Üa M· ®Üa Sè luî ng NV chÝnh M· KH §Æt cäc Nî M· NV §¬n gi¸ Sè luî ng thuª M· KH M· ®Üa Qu¶n li,ch o thuª Thanh to¸n Với một hệ thống quản lí cửa hàng cho thuê đĩa có các thực thể liên quan: khách hàng, đĩa, hoá đơn, nhân viên. Để liên kết các thực thể trên với nhau thì ta cần một thục thể trung gian là khách hàng_đĩa. Thực thể khách hàng có quan hệ một nhiều với thực thể hoá đơn(một khách hàng co thể thuê nhiều đĩa nhiều lần tại cửa hàng nên có nhiều hoá đơn), một nhân viên có thể cho nhiều khách hàng thuê nhiều đĩa, một khách hàng có thể thuê nhiều đĩa tại cửa hàng. VI. Bảng quan hệ và kết nối giữa các bảng: Nhân viên Nhân viên liên kết KH/đĩa thông qua trường Mã NV. Bảng đĩa liên kết với bảng KH/đĩa thông qua trường Mã đĩa. Bảng khách hàng liên kết với bảng hoá đơn qua trường Mã KH. VII. Thiết kế giao diện và form 1. Giao diện chính của phần mềm. Giao diện chính của phần mềm được xây dung như trên, gồm các menu tương ứng với các chức năng của hệ thống.Để vào được phần mềm, người quản lí cần phải đăng nhập với hệ thống.Khi chưa đăng nhập vào hệ thống thì các thanh menu đều ở trạng thái ẩn, không cho phép truy cập vào hệ thống.Khi đăng nhập thành công thì người sử dụng có thể vào hệ thống để : tìm kiếm, cập nhật thông tin, sửa thông tin, hay xoá thông tin, …trong hệ thống.Khi đó các menu sẽ hiện ra để người sử dụng làm việc với hệ thống.Điều này sẽ đảm bảo cho hệ thống có tính bảo mật . 2.Thiết kế các form Khi người dùng chọn mục đăng nhập thì form đăng nhập sẽ hiện ra để người dùng đánh tên đăng nhập và password vào để được quyền truy nhập vào hệ thống như sau: Khi người dùng chọn mục đăng kí, form đăng kí sẽ hiện ra cho người dùng nhập user và password như sau: Form tìm kiếm Với form được thiết kế như trên người dùng có thể tìm kiếm theo các tiêu chí khác nhau : mã đĩa ,tên đĩa, tên khách hàng,…bằng cách điền thông tin vào các đề mục và ấn nút tìm tương ứng. Hệ thống trả ra kết quả tại dòng trên cùng. Form nhập thông tin cho đĩa mới nhập Thông tin cần thiết của đĩa được nhập vào theo thiết kế như trên ,thông tin sẽ được lưu vao cơ sở dữ liệu sau khi nhấn nút nhập, tiếp tục nhập mới nếu nhấn nút tiếp tục, không nhập nữa nếu nhấn nút thoát. Khi ta nhấn vào menu “tạo hoá đơn”thì form tạo hoá dơn sẽ xuát hiện như ở dưới.Với form tạo hoá đơn được thiết kế như trên, cho phép người dùng tạo hpá đơn với khách hàng một cách nhanh chóng va chính xác hơn. ở các nút textbox cho phép ta nhập các thông tin, người dùng có thể: sửa, lưu, in các thông tin nếu muốn. Với form thanh toán, khi khách hàng tới trả đĩa, người dùng chỉ cần nhấn vào menu mục thanh toán, thì form thanh toán sẽ hiện ra và giúp cho người dùng có thể thanh toán với khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Với chức năng thống kê, người dùng có thể tuỳ chọn hình thức thống kê theo tuần, tháng, quý, hay năm . Người dùng chỉ cần chọn mục thống kê trên menu chính của hệ thống, và form thống kê sẽ hiện ra như trên, để người dùng chọn yêu cầu thống kê, hệ thống sẽ trả ra các thông tin về đĩa và lãi xuất mà họ thu được.