Đề tài Quản lý dịch vụ bưu phẩm

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ DỊCH VỤ BƯU PHẨM 2 MỤCLỤC Mục luc...................................................................................................................... 2 Lời nói đầu ................................................................................................................ 3 I. Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống ................................................. 4 1. Khảo sát hệ thống ............................................................................................ 4 2. Phân tích hiện trạng hệ thống .......................................................................... 6 II. Phân tích yêu cầu................................................................................................... 8 1. Yêu cầu chức năng .......................................................................................... 8 2. Yêu cầu phi chức năng .................................................................................... 9 III. Phân tích hệ thống ................................................................................................ 9 1. Mô hình thực thể ERD .................................................................................... 9 a. Xác định các thực thể .............................................................................. 9 b. Mô hình ERD ....................................................................................... 12 2. Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ ............................................... 14 3. Mô tả chi tiết các quan hệ .............................................................................. 15 4. Mô tả bảng tổng kết ....................................................................................... 24 a. Tổng kết quan hệ .................................................................................. 24 b. Tổng kết thuộc tính ............................................................................... 25 IV. Thiết kế giao diện .............................................................................................. 28 1. Các menu chính của giao diện ....................................................................... 28 2. Mô tả Form ................................................................................................... 35 V. Thiết kế ô xử lí .................................................................................................... 59 VI. Đánh giá ưu khuyết ............................................................................................ 75 3 Lời nói đầu Ngày nay, việc ứng dụng các thành tựu khoa học kĩ thuật vào đời sống càng ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới nói chung và ở nước ta nói riêng. Và Công nghệ thông tin,một ngành có tốc độ phát triển cực nhanh và đứng đầu trong việc thúc đẩy công nghiệp hóa, hiện đại hóa của một đất nước đã và đang chiếm ưu thế trên phạm vi toàn cầu. Tin học hóa trở thành nhu cầu cấp thiết cho sự phát triển của mỗi quốc gia, nó tạo nên một xu thế tin học hóa trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Có một câu nói rất hay là”Người quyền lực nhất là người có thông tin trong tay!”. Thật vậy, sự thành công của một doanh nghiệp, một tổ chức của bất kỳ lĩnh vực nào phụ thuộc vào khả năng có được những dữ liệu kịp thời và chính xác về các hoạt động của nó, để từ đó quản lý và phân tích dữ liệu một cách có hiệu quả nhằm đưa ra những chiến lược cho những hoạt động tiếp theo.Thấy được tầm quan trọng của ngành này Đảng và Nhà nước đã có những chính sách nhằm phát triển nó lên một tầm cao mới, từ đó phục vụ tốt hơn cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở nước ta. Dưới đây là một minh chứng khá thú vị cho thấy tầm quan trọng, sự tiện lợi, tính kinh tế,... khi chúng ta tiến hành đưa tin học vào trong đời sống, thông qua đề tài “Hệ thống quản lí dịch vụ bưu phẩm” của chúng em. Xin cảm ơn thầy Nguyễn Gia Tuấn Anh đã truyền đạt những kiến thức bổ ích và thiết thực trong thời gian qua, giúp chúng em định hình, khai sáng những điều còn vướng mắc. Nhờ đó chúng em đã hoàn thành đồ án này đúng thời hạn qui định, trang bị cho mình những kiến thức quí báu, và chúng em tin chắc rằng môn học này sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tiếp thu các môn học và các công việc khác trong tương lai. Xin cảm ơn gia đình và bạn bè đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để chúng tôi thực hiện tốt đồ án này. 4 I. Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống 1. Khảo sát hệ thống a. Khảo sát Bưu điện là nơi phục vụ nhu cầu gửi, nhận bưu phẩm. Đối tượng phục vụ của Bưu điện (đang xét) là những khách hàng có nhu cầu gửi bưu phẩm đi nước ngoài hoặc nhận bưu phẩm từ nước ngoài về. Bưu điện có quầy thu ngân, quầy phục vụ,…Vì vậy cần một chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong công việc của mình. Các hoạt động chính của Bưu điện gồm: Nhận bưu phẩm của khách hàng, khai báo hải quan, lưu trữ bưu phẩm vào trong kho, giao gửi bưu phẩm theo yêu cầu của khách hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo bưu phẩm tồn không chuyển phát được… Việc quản lý Bưu điện được phân cấp theo từng bộ phân như sau: - Ban Giám đốc Bưu điện Chức năng: Hoạch định những kế hoạch, đưa ra những mục tiêu phát triển cho Bưu điện trong một giai đoạn nhất định; tổ chức bộ máy nhân sự cho Bưu điện; đảm bảo các Phòng ban hoạt động theo đúng chức năng và nhiệm vụ được giao; lãnh đạo toàn Bưu điện; kiểm tra giám sát hoạt động của nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của các nhân viên. Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Bưu điện; hướng dẫn những kỹ năng nghiệp vụ và truyền đạt kinh nghiệm cho nhân viên; tiếp nhận và xử lý những thông tin có liên quan đến hoạt động của Bưu điện nằm ngoài phạm vi trách nhiệm của các Phòng ban; quản lý tài chính của Bưu điện; giải quyết những mâu thuẩn xảy ra (nếu có) trong nội bộ của Bưu điện - Phòng (Bộ phận) Kinh doanh Chức năng: Chăm sóc khách hàng nhằm đạt mục tiêu kinh doanh và lợi nhuận cho Bưu điện. Nhiệm vụ : Tìm kiếm, khai thác khách hàng cần cung cấp những dịch vụ nào; tư vấn cho khách hàng về cước dịch vụ cũng như các thắc mắc từ phía khách hàng về các dịch vụ. - Phòng (Bộ phận) Kế toán 5 Chức năng: Quản lý sổ sách, chứng từ và lưu trữ hồ sơ một cách hiệu quả nhất cho Bưu điện; giải quyết tất cả các vấn đề về kế toán, đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế. Nhiệm vụ: Xuất hóa đơn, khai báo thuế, làm bảng lương cho các nhân viên của Bưu điện, thu tiền của khách hàng, trả tiền cho khách hàng; ghi chép và lưu trữ tất cả các hồ sơ, chứng từ liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính và đánh giá tình hình phát triển của Bưu điện; quyết toán tài chính hàng tháng, hàng quý và hàng năm, tổng kết sổ sách, chứng từ, tài chính, thu chi, lãi lỗ cho Ban giám đốc Bưu điện. - Bộ phận Quản lý kho: Quản lý công việc nhập, xuất bưu phẩm của Bưu điện, báo cáo các vấn đề liên quan đến nhập, xuất, hàng không chuyển phát được,… - Bộ phận Kỹ thuật: Bảo trì, nâng cấp hệ thống mạng máy tính nội bộ cũng như Internet, cài đặt các phần mềm tiên ích khác, giúp cho hệ thống máy tính luôn hoạt động tốt trong mọi tình huống, đáp ứng kịp thời nhu cầu cần thiết cho công việc, góp phần vào việc thúc đẩy, xử lý nhanh tiến độ công việc. Những sai phạm hay những thiếu sót sẽ dễ dàng phát hiện nhờ sự phân cổng rạch ròi cho từng người, từng bộ phận và nhờ vào các số liệu của bộ phận thu ngân và các nhân viên phục vụ. Mỗi người tuỳ vào chức năng nhiệm vụ chỉ được xem các báo cáo liên quan đến công việc của mình mà không được tùy tiện xen vào công việc của người khác. b. Yêu cầu 1. Phân tích thiết kế hệ thống quản lí dịch vụ bưu phẩm được triển khai trên môi trường nhiều người sử dụng. 2. Quản lí và báo cáo tiền thuế hải quan, tiền gửi bưu phẩm, tiền phí lưu kho và kiểm hóa. 3. Truy tìm nhanh thông tin bưu phẩm khi biết một phần thông tin liên quan. c. Phạm vi - Do phạm vi môn học chỉ dừng lại ở mức phân tích và thiết kế nên việc khảo sát thực tiễn của đề tài này chủ yếu dựa vào tài liệu, sách vở, Internet… - Nằm trong giới hạn môn học Phân tích thiết kế hệ thống thông tin và các yêu 6 cầu trên. d. Nhận xét - Do đề bài không nói đến phần giá cước phải trả khi gửi bưu phẩm nên ta sẽ thêm phần đó. Giá cước phải trả được tính dựa trên trọng lượng của bưu phẩm được gửi. - Vì yêu cầu chỉ là quản lí tiền thuế hải quan, tiền gửi bưu phẩm, thuế lưu kho và kiểm hóa. Kiểm dịch thực phẩm và kiểm nghiệm văn hóa phẩm được thực hiện một cách thủ công và giữ bí mật nên chúng ta sẽ không xây dựng ứng dụng tin học cho các khâu này. 2. Phân tích hiện trạng hệ thống a. Mô tả hệ thống Dịch vụ bưu phẩm do Bưu điện kết hợp với hải quan, kiểm dịch thực phẩm và kiểm nghiệm văn hóa phẩm để phục vụ việc gửi bưu phẩm đi nước ngoài và nhận bưu phẩm từ nước ngoài. º Qui trình gửi bưu phẩm thông thường như sau: Nếu hàng liên quan đến văn hóa phẩm như băng cassette, video, CD-ROM hay đĩa từ thì đầu tiên khách hàng khai báo văn hóa phẩm gồm: họ tên và địa chỉ người gửi, họ tên và địa chỉ người nhận, chi tiết về loại hàng, số lượng, nội dung. Nhân viên văn hóa phẩm sẽ cho số tờ khai và hẹn ngày nhận lại hàng cùng lệ phí phải nộp. Nếu hàng gửi có liên quan đến lương thực thực phẩm, giống cây trồng,… thì khách hàng phải khai báo kiểm dịch hàng hóa tại trung tâm kiểm dịch thực phẩm. Bao gồm: họ tên và địa chỉ người gửi, họ tên và địa chỉ người nhận, mô tả chi tiết về loại hàng, số lượng, nguồn gốc. Nhân viên kiểm dịch thực phẩm sẽ cho số tờ khai và hẹn ngày nhận lại hàng cùng lệ phí phải nộp. Sau đó, người gửi sẽ điền vào phiếu gửi bưu phẩm, gồm: họ tên và địa chỉ người gửi, họ tên và địa chỉ người nhận, ngày và nơi gửi, gửi từ nước , gửi đến nước, trọng lượng, trị giá hàng gửi và mô tả hàng gửi. Nhân viên Bưu điện sẽ thêm vào số phiếu gửi và số hiệu bưu phẩm. Cuối cùng, khách hàng làm thủ tục hải quan và điền vào “Tờ khai hàng xuất khẩu phi mậu dịch”, gồm các thông tin sau: họ tên và địa chỉ người gửi, số chứng minh hay hộ chiếu, họ tên và địa chỉ người nhận, số bưu phẩm liên quan, danh sách số hiệu bưu phẩm, gửi từ nước, gửi đến nước, trọng lượng từng bưu phẩm và tổng cộng. Phần kê hàng, kiểm kê hàng và tính thuế do nhân viên hải quan ghi cùng với người gửi. Phần chi 7 tiết gồm: số thứ tự, tên hàng và phẩm chất, đơn vị tính, số lượng, đơn giá tính thuế, trị giá tính thuế, thuế suất, tiền thuế phải nộp. Phần tổng hợp gồm tổng cộng tiền thuế phải nộp, tổng cộng số tiền bằng chữ. º Qui trình nhận bưu phẩm thông thường như sau: Nhân viên Bưu điện sẽ điền vào phiếu nhận bưu phẩm, gồm: họ tên và địa chỉ người gửi, họ tên và địa chỉ người nhận, ngày và nơi gửi, gửi từ nước, gửi đến nước, trọng lượng, trị giá hàng gửi, mô tả hàng gửi, số phiếu gửi và số hiệu bưu phẩm. Người nhận sẽ kiểm tra phiếu và ký nhận. Sau đó người nhận sẽ đóng lệ phí lưu kho và kiểm hóa. Phiếu thu lệ phí gồm: số phiếu thu, ngày thu, số hiệu bưu cục, họ tên người nộp tiền, diễn giải, số tiền bằng số và bằng chữ. Sau khi nhận hàng, người nhận sẽ làm thủ tục hải quan và điền vào “Tờ khai hàng nhập khẩu phi mậu dịch”, gồm các thông tin tương tự như tờ khai hàng hóa xuất khẩu phi mậu dịch. Nếu hang liên quan đến văn hóa phẩm, người nhận sẽ làm thủ tục như trên phần gửi bưu phẩm. Nếu hàng liên quan thực phẩm thì người nhận sẽ làm thủ tục kiểm dịch. Người nhận sẽ khai báo thực phẩm gồm: họ tên và địa chỉ người gửi, họ tên và địa chỉ người nhận, chi tiết về loại thực phẩm, số lượng, nội dung. Nhân viên kiểm dịch thực phẩm sẽ cho số giấy khai và hẹn ngày nhận lại cùng lệ phí phải nộp. b. Hiện trạng tin học Qua khảo sát và tìm hiểu phương thức hoạt động của các Bưu điện, ta thấy rằng công việc hàng ngày của Bưu điện thông qua nhiều giai đoạn, khối lượng công tương đối việc lớn, xảy ra liên tục không gián đoạn, đặc biệt là công tác thu ngân và lập phiếu gửi, nhận hàng hóa ở quầy. Dữ liệu luôn biến động và đòi hỏi tính chính xác thật cao . Để quản lý công việc tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẩu, sổ sách, việc lưu lại các hồ sơ dữ liệu được lặp đi lặp lại nhiều lần và kiểm tra qua nhiều khâu sẽ tốn thời gian và nhân lực, từ đó cũng khó tránh khỏi những sai sót dữ liệu hoặc không hoàn toàn chính xác. Khi có sai sót xảy ra thì việc tìm kiếm để khắc phục dữ liệu sẽ rất khó khăn. Nếu không có những biện pháp giải quyết kịp thời và hợp lý có thể gây ra những nhầm lẫn dữ liệu nghiêm trọng , gây mất mác tài sản của khách hàng, gây thiệt hại cho Bưu điện và giảm uy tín đối với khách hàng. Do đó, việc tin học hóa hệ thống quản lý Bưu điện là nhu cầu cấp thiết được đặt ra nhằm khắc phục những nhược điểm của phương pháp xử lý thủ công, đồng thời nó có thể giúp cho quá trình xử lý chính xác và nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu chúng ta chỉ sử 8 dụng các máy tính đơn thì sẽ dẫn đến khuyết điểm dữ liệu không được nhất quán, không được cập nhật tức thời, từ đó khó có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng và phong phú của hệ thống. Vì vậy, chúng ta cần đưa mạng máy tính vào để khắc phục các khuyết điểm nói trên. II. Phân tích yêu cầu chức năng 1. Yêu cầu chức năng a. Quản lý kho  Quản lý bưu phẩm nhập vào: - Hàng nhập được theo dõi dựa trên: mã số bưu phẩm, số lượng, đơn vị tính,…Số bưu phẩm nhận vào có sự xác nhận của thủ kho và kế toán viên. - In các báo cáo về bưu phẩm xuất.  Quản lý bưu phẩm xuất: - Bưu phẩm xuất ra cũng được theo dõi qua: mã số bưu phẩm, số lượng, đơn vị tính,... - In các báo cáo về bưu phẩm xuất. b. Quản lý Thuế Hải quan  Lập các tờ khai hàng xuất, nhập khẩu phi mậu dịch; báo cáo tiền thuế hải quan.  In các báo cáo về tiền thuế hải quan theo ngày, tháng, quí , năm. c. Quản lý Phí lưu kho và kiểm hóa  Báo cáo tiền phí lưu kho và kiểm hóa.  In các báo cáo về phí lưu kho và kiểm hóa. d. Quản lý danh mục  Cập nhật danh mục Bưu phẩm .  Cập nhật danh mục Khách hàng.  Cập nhật danh mục Nhân viên.  Cập nhật danh mục Kho. e. Quản lý “bán hàng”  Lập các phiếu gửi, nhận bưu phẩm, phiếu thu lệ phí.  Báo cáo doanh thu theo ngày, tháng , quí, năm. f. Quản trị hệ thống dữ liệu  Lưu trữ và phục hồi dữ liệu.  Kết thúc chương trình. 9 2. Yêu cầu phi chức năng Hệ thống có khả năng phân quyền và bảo mật. - Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền cho người sử dụng chương trình, giúp người quản lý có thể theo dõi , kiểm soát được chương trình. - Yêu cầu password: người sử dụng có thể đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng hệ thống dữ liệu. Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từng nhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm vi quản lý của người sử dụng, dẫn đến khó kiểm soát số liệu, làm sai lệch kết quả. III. Phân tích hệ thống 1. Mô hình thực thể ERD a. Xác định các thực thể 1. Thưc thể 1: DON-VI (Đơn vị) Mỗi thực thể tượng trưng cho một đơn vị trong quy trình gửi nhận bưu phẩm: đơn vị Bưu điện, đơn vị Hải quan, đơn vị Kiểm dịch thực phẩm… Các thuộc tính: - Mã đơn vị (MSDV): Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà ta có thể phân biệt được đơn vị này với đơn vị khác. - Tên đơn vị (TenDV) 2. Thực thể 2: NHAN-VIEN (Nhân viên) Mỗi thực thể tượng trưng cho một nhân viên làm việc trong quy trình gửi nhận bưu phẩm. Các thuộc tính: - Mã nhân viên (MSNV):Thuộc tính khóa để phân biệt nhân viên này với nhân viên khác. - Tên nhân viên (TenNV),Ngày sinh nhân viên (NgaySinhNV),Giới tính nhân viên (GioiTinhNV), Địa chỉ nhân viên (DiaChiNV), Điện thoại nhân viên (DienThoaiNV). 3. Thực thể 3: KHACH-HANG (Khách hàng) Mỗi thực thể tượng trưng cho một khách hàng có nhu cầu gửi hoặc nhận bưu phẩm. Các thuộc tính: 10 - Mã số khách hàng (MSKH): Thuộc tính khóa để phân biệt khách hàng này với khách hàng khác. - Họ tên khách hàng (HoTenKH), Số chứng minh nhân dân khách hàng (SoCMNDKH), Số hộ chiếu khách hàng (SoHCKH), Địa chỉ khách hàng (DiaChiKH), Điện thoại khách hàng (DienThoaiKH). 4. Thực thể 4: BUU-PHAM (Bưu phẩm) Mỗi thực thể tượng trưng cho một bưu phẩm được gửi hoặc nhận. Các thuộc tính: - Mã số bưu phẩm(MSBP): Thuộc tính khóa dùng để phân biệt bưu phẩm này với bưu phẩm khác. - Ngày gửi (NgayGui), Gửi từ nước (GuiTuNuoc), Gửi đến nước (GuiDenNuoc). - Tình trạng (TinhTrang): Tình trạng bưu phẩm đã được gửi hay chưa. 5. Thực thể 5: PHIEU-GN-BP (Phiếu gửi nhận bưu phẩm) Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu gửi hay nhận bưu phẩm. Các thuộc tính: - Mã số phiếu gửi (nhận) bưu phẩm (MS-PGNBP): Thuộc tính khóa dùng để phân biệt các phiếu gửi (nhận). - Loại phiếu gửi hoặc nhận (LoaiG-N), Ngày lập phiếu gửi hoặc nhận (NgayG-N). 6. Thực thể 6: TO-KHAI-HQ (Tờ khai hải quan) Mỗi thực thể tượng trưng cho một tờ khai hàng xuất hay nhập khẩu phi mậu dịch. Các thuộc tính: - Mã số tờ khai hải quan (MS-TKHQ): Thuộc tính khóa dùng để phân biệt các tờ khai với nhau. - Tiền thuế hải quan (TienThueHQ), Ngày mở tờ khai (NgayTK), Loại tờ khai( LoaiTK): loại tờ khai Hải quan xuất hay nhập khẩu. 7. Thực thể 7: MAT-HANG-BP (Mặt hàng bưu phẩm) Mỗi thực thể tượng trưng cho một loại mặt hàng nào đó trong bưu phẩm. Các thuộc tính: 11 - Mã số mặt hàng bưu phẩm (MS-MHBP): Thuộc tính khóa để phân biệt mặt hàng này với mặt hàng khác. - Tên mặt hàng (TenMH). - Đơn vị tính (DonViTinh): Đơn vị tính của của từng mặt hàng như: cái, kg,… - Trị giá tính thuế (TriGiaThue): Giá trị hàng hóa khi chưa tính thuế. 8. Thực thể 8: PHIEU-THU-LP (Phiếu thu lệ phí) Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu thu lệ phí gửi bưu phẩm hay một phiếu thu phí lưu kho và kiểm hóa. Các thuộc tính: - Mã số phiếu thu lệ phí (MS-PTLP): Thuộc tính khóa dùng để phân biệt phiếu thu lệ phí này với phiếu thu lệ phí khác. - Số hiệu bưu cục (SHBC), Số tiền (SoTien), Ngày thu (NgayThu). - Diễn giải (DienGiai): Những chú thích, diễn giải thêm trên phiếu thu lệ phí. - Thanh toán (ThanhToan): Phiếu đã được thanh toán hay chưa. 9. Thực thể 9: NGUOI-GN-ONN (Người gửi hoặc nhận ở nước ngoài) Mỗi thực thể tượng trưng cho một người gửi nếu bưu phẩm là loại nhận, một người nhận nếu bưu phẩm là loại gửi. Các thuộc tính: - Mã số người gửi (nhận) ở nước ngoài (MS-NGN-ONN): Thuộc tính khóa dùng để phân biệt người này với người khác. - Tên (Ten): Tên người gửi (nhận) ở nước ngoài. - Địa chỉ (DiaChi): Địa chỉ người gửi (nhận) ở nước ngoài. - Số chứng minh nhân dân (SoCMND): Số chứng minh nhân dân người gửi (nhận) ở nước ngoài. - Số hộ chiếu (SoHC): Số hộ chiếu người gửi (nhận) ở nước ngoài. - Điện thoại (DienThoai): Số điện thoại người gửi (nhận) ở nước ngoài. 10. Thực thể 10: KHO (Kho) Mỗi thực thể tượng trưng cho một kho của Bưu điện. Các thuộc tính: - Mã số kho (MSK): Thuộc tính khóa dùng để phân biệt kho này với kho khác. 12 - Tên Kho (TenKho), Địa chỉ kho (DiaChiKho). 11. Thực thể 11: PHIEU-NHAP-KHO(Phiếu nhập kho) Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu nhập kho. Các thuộc tính: - Mã số phiếu nhập kho (MS-PNK): Thuộc tính khóa dùng để phân biệt các phiếu nhập kho khác nhau. - Ngày phiếu nhập (NgayPN): Ngày lập phiếu nhập kho. 12. Thực thể 12: PHIEU-XUAT-KHO(Phiếu nhập kho) Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu xuất kho. Các thuộc tính: - Mã số phiếu xuất kho (MS-PXK): Thuộc tính khóa dùng để phân biệt các phiếu xuất kho khác nhau. - Ngày phiếu xuất (NgayPX): Ngày lập phiếu xuất kho. 13. Thực thể 13: NUOC(Nước) Mỗi thực thể tượng trưng cho một nước nào đó. Các thuộc tính: - Mã số nước (MSN): Mã số từng nước dùng để phân biệt nước này với nước khác. - Tên nước (TenNuoc): Tên nước tương ứng với các mã nước. b. Mô hình ERD Sau khi phân tích các mối kết hợp giữa các thực thể ta có m