Đề tài Quản lý sách

ĐỒ ÁN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG: QUẢN LÝ SÁCH Lời nói đầu Ngày nay khoa học kỹ thuật ngày càng ừng dụng rộng ở nhiều ngành khác nhau đáp ừng nhu cầu của con người quản lý một khối lượng công việc lớn đồng thời làm giảm không gian lưu trữ. Quản lý sách là công việc khá phức tạp, mỗi cửa hàng, doanh nghiệp có một đặc thù riêng.Trước kia công việc này được làm thủ công nhưng ngày nay máy móc đã thay thể con người trong việc quản lý, lưu trữ, tính toán…Nó làm tăng độ chính xác, độ tin cậy cao rất hiệu quả.Có nhiều cửa hàng doanh nghiệp dùng phân mềm để quản lý đồng thời việc sử dụng tin học làm đã tiết kiệm nhiều thời gian, công sức con người. Bài thảo luận này chùng tôi muốn giúp các bạn hiểu thêm về công việ quản lý sách bằng phần mềm và cách tạo ra nó. Bài thảo luận tuy được chuẩn bị từ lâu nhưng cũng không tránh khỏi sai sót mong thầy cô,các bạn thông cảm giúp đỡ & góp ý. Chúng em xin chân thành cảm ơn. Mục lục I.Phân tích yêu cầu người dùng………………………………………………3 1.Các yêu cầu của khách hàng về hệ thống………………………………….4 2.Các yêu cầu về kỹ thuật…………………………………………………….5 3.Các phương pháp điều tra…………………………………………………..5 4.Báo cáo điều tra…………………………………………………………….5 5.Chi tiết về quản lý bán sách………………………………………………..5 6.Lưu đồ thuật toán…………………………………………………………..13 II.Phân tích hệ thống về xử lý & về dữ liệu …………………………………13 1.Biểu đồ phân cấp chức năng……………………………………………….15 2.Biểu đồ luồng dữ liệu ……………………………………………………..15 3.Biểu đồ BCD theo mô hình thực thể liên kết …………………………….21 III.Thiết kế giao diện:……………………………………………………….24 1.Lập trình…………………………………………………………………..24 2.Tổng quát………………………………………………………………….27 3.Chi tiết…………………………………………………………………….27 2.Sơ đồ liên kết……………………………………………………………..28 4.Form thiết kế……………………………………………………………...28 Phần I.Phân tích yêu cầu người dùng. Trước kia khi công nghệ khoa học chưa phát triển, chúng ta đều dùng các phương pháp thủ công trong việc quản lý như quản lý kinh doanh,quản lý nhân sự,…Nhưng ngày nay khi ngày càng nhiều ứng dụng khoa học được đưa vào công tác quản lý.Từ thực tế, việc quản lý rất phức tạp và gặp nhiều phiền toái như việc lưu trữ sổ sách, việc tính toán, việc tìm kiếm,…Để giải quyết vấn đề này chúng ta xây dựng những phần mềm quản lý, ban đầu tuy nó còn đơn sơ nhưng cũng đáp ứng phần nào nhu cầu của người dùng, phần mềm xây dựng cần phù hợp với điều kiện của khách hàng về tài chính,về không gian, về trình độ, về nhân viên của họ,…Nhiều thao tác ta phải xây dựng để tính một cách thủ công do công nghệ chưa đáp ứng, chưa đủ kinh phí như không thể dùng thanh toán tiền bằng thẻ từ, hay không thể tính tiền qua mạng hay bán hàng qua mạng, mà chỉ quảng cáo qua mạng mà thôi. Như những cửa hàng sách ở những vùng nông thôn thì đa phần quản lý thủ công, chúng ta phải xây dựng phần mềm sao cho dùng đơn giản, dễ hiểu nhưng đủ các chức năng.Ta phải tìm hiểu thực tế nhiều để phần mềm sát thực tế dễ nâng cấp về sau. Người dùng thường xuyên sử dụng hệ thống thông tin để quản lý tổ chức các công việc hằng ngày của họ.Là một trong những người hiểu biết về hệ thống hiện tại nhất.Họ thấy được những thiếu sót,những ưu nhược điểm,từ đó họ nảy sinh những yêu cầu mới để chúng ta những người thiết kế phát triển thêm cho phần mềm đa dạng phong phú hơn.Vậy chúng ta phải quan tâm đến những yều cầu của họ nó rất quan trọng, sát thực tế. Quy trình tiến hành : Begin Khảo sát HT PTHT chức năng PTHT dữ liệu PTHT giao diện Hình 1. Lưu đồ thuật toán tổng quan chung các công việc Chú thích: Khảo sát hệ thống ( khảo sát HT) : Báo cáo đặc tả yêu cầu. Phân tích hệ thống chức năng (PTHT chức năng ): Biểu đồ phân cấp chức năng. Phân tích hệ thông dữ liệu ( PTHT dữ liệu): Biểu đồ ERD, ER. Phân tích hệ thống giao diện (PTTH giao diện): Danh sách các giao diện. 1.Các yêu cầu của khách hàng về hệ thống là:  Hệ thống phải dễ dàng truy xuất, vận hành, sử dụng.  Đạt và phù hợp mục đích của người dùng, phù hợp với trình độ của người dùng nghĩa là ai cũng có thể dùng được.  Phải có tính phân cấp để người dùng dễ dàng nắm được khung sườn của toàn bộ hệ thống. Đồng thời phải ổn định, chắc chắn, có khả năng cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu của người dùng khi họ cần. Dễ dàng bảo hành, cải tiến, nhanh chóng chỉ ra những lỗi cần điều chỉnh.  Giao diện phải dễ nhìn phù hợp không gian làm việc của khách hàng, có tính thẩm mỹ.  Sử dụng ngôn ngữ viết sao cho phù hợp với thể hệ máy tính hiện nay đó là Windown XP, 98,…. 2.Các yêu cầu về kỹ thuật.  Phải xử lý được khối công việc, thông tin lớn. Khối lượng thông tin ngày càng nhiều, thông tin cần cập nhập thường xưyên, cần được lưu trữ.  Phải xử lý chính xác. Nếu xử lý không chính xác ngay cả chỉ vài chi tiết nhỏ thôi cũng gây ra thiệt hại cho khách hàng hoặc chủ, sẽ ảnh hưởng đến uy tín, chất lượng. 3.Các phương pháp điều tra  Phỏng vấn  Quan sát thực tế  Nguyên cứu tài liệu Khi điều tra tình hình thực tế có thể gặp một số khó khăn như số liệu, phương pháp quản lý, họ không cho chúng ta biết cụ thể mà ta phải có cách hỏi phù hợp để lầy thông tin có hiệu quả đáp ứng cho phần mềm. Các thông tin điều tra phải được thu thập, qua các thông tin đó lọc chọn ra thông tin cần thiết. a.Phỏng vấn Chú ý vấn đề phỏng vấn là vấn đề nhảy cảm.Trước khi phỏng vấn - Chuẩn bị chủ để cho phỏng vấn kỹ càng, tuy nhiên có nhiều nảy sinh trong qua trình phỏng vấn ta phải biết cách sử lý cho phù hợp.Ví dụ hỏi cách ghi chép, cách tính toán, cách quản lý bán sách hằng ngày, những vấn đề nảy sinh trong công việc tính tóan, tài liệu liên quan đến quá trình ghi chép. - Tìm hiểu xem vấn đề phỏng vấn liên quan đến ai, những ai có trách nhiệm về vấn đề ta cần.Ví dụ : Hỏi thông tin nguồn sách, cách quản lý sách ( nhập, xuất ) thì hỏi thủ kho.Hỏi cách quản lý tài chính hỏi thủ quỹ, kế toán. - Nên liên hệ trực tiếp với được phỏng vấn nó sẽ khách quan hiệu quả hơn không nên hỏi qua điện thoại.Nên hẹn trước thời gian địa điểm, nội dung phỏng vấn. - Giữ thái độ thân thiện trong xuất cuộc phỏng vấn, tạo ấn tượng tốt. Lắng nghe, ghi nhận những thông tin cần thiết, nếu những vấn đề người ta không muốn cho biết thì không cố hỏi. - Dùng ngôn ngữ nghiệp vụ tránh dùng ngôn ngữ chuyên ngành tin. - Kết thúc phỏng vấn tóm tắt lại những điểm chính, có thể hỏi trợ giúp của người được phỏng vấn để xác nhận lại thông tin cho chính xác. - Nên hỏi những câu hỏi mở. - Sau phỏng vấn ta có thể giới thiều qua về ý tưởng của mình, hệ thống quản lý, những ưu điểm của hệ thống. b.Quan sát Phương pháp này không hiệu quả vì nó không khách quan, trực diện cho lắm.Nên ít dùng. c.Tài liệu Qua các báo cáo, báo biểu,các chủ trương, thông tư,…có quy cách, quy định trình bày theo một chuẩn nào đó.Ta thấy được ý tưởng cách diễn đạt của người khác. 3.Báo cáo điều tra Những điểm sau đây cũng nên đưa vào báo cáo điều tra để phát triển hệ thống sau này - Các vật chứng cho hệ thống hiện tại có phù hợp không. Như các khuôn mẫu ghi chép. - Người dùng xem lại và đồng ý với những quan điểm nào. - Ghi lại địa chỉ liên hệ cho chính xác nếu cần liên hệ lại sau. - Nhận xét về những báo cáo xem đã nghiên cứu triệt để chưa, còn cần chú ý những gì nữa. - Những yêu cầu chức năng nào cần được nghiên cứu sau,các yêu cầu nào cần được xem lại. - Những thay đổi của đề án. 4.Chi tiết về quản lý bán sách Với một cửa háng bán sách nhỏ thì số lượng đầu sách không lớn lắm.Họ cần những thông tin như tên cửa hàng,địa chỉ,số điện thoại,thông tin người quản lý, thông tin về nhân viên với công việc bán hàng, bảo vệ, thủ kho, thủ quỹ. Mỗi mặt hàng có thông tin sau: tên hàng, đơn vị tính, mã mặt hàng, giá, ngày nhập, ngày xuất, lô, thông tin về khách hàng, thông tin về thị trường, thông tin về giá cả, thông tin hàng tồn kho, hàng bán chạy, thông tin về doanh thu, thông tin quảng cáo, thông tin về khuyến mại,thông tin về bán lẻ, bán theo lô, thông tin khách hàng trả tiền ngay hay còn chịu.Tổng kết cuối tháng về doanh thu về hàng hoá, về khách hàng..….Cho nên cần có những chỗ để ghi lại ý kiến hay nhận xét. Một số khung chuẩn: 5.Lưu đồ thuật toán: Nhập xuất sách: Hình 2. Thuật toán nhập xuất sách Bắt đầu Bắt đầu Nhập mã sách Kiểm tra sự trùng mã Kết thúc Nhập lại Nhập các thông tin về sách Xem thông tin cập nhập sách Nếu trùng Hình 3. Thuật toán tìm kiếm Phần II.Phân tích hệ thống về xử lý & về dữ liệu 1.Biểu đồ phân cấp chức năng Chọn khoá tìm Thông tin về Sách tìm kiếm Kiểm tra có còn loại đó không ? In thông tin sách tìm được KT khách hàng mua không có Có tiếp tục ko? Nhập vào TT hàng hóa In phiếu Kết thúc không Sau khi tiến hành điều tra bằng việc phỏng vấn trực tiếp, đưa ra các phiếu điều tra với những người sẽ sử dụng hệ thống đồng thời chúng tôi đi quan sát thực tế ở các cửa hàng sách nghiên cứu các tài liệu có liên quan. Chúng tôi đã tổng hợp và đưa ra sơ đồ phân cấp chức năng dưới đây. Phần mềm chúng tôi thiết kế là “Quản lý bán hàng sách” vì vậy mà các chức năng hệ thống chỉ chú trọng ở khâu bán hàng mà ít chú ý việc mua hàng. Chức năng “Nhập sách” trong hệ thống được hiểu là sách đã được mua về và người nhập sách vào hệ thống chỉ nhập các thông tin của từng quyển sách (tên sách, tên tác giả, NXB, giá thành). Chức năng “Thông kê” được chia thành các chức năng nhỏ hơn nhằm mô tả rõ nét nhiệm vụ của chức năng này như “Thông kê doanh thu” một yêu cầu quan trọng của người bán hàng, “Thông kê sách tồn”, “Thông kê sách bán” để từ đó chủ cửa hàng tức người sử dụng hệ thống có những điều chỉnh phù hợp để việc kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. Chức năng “Cập nhật” có nhiệm vụ cho phép người sử dụng được phép lưu những thay đổi các thông tin về sách. Ví dụ khi nhập sách do sơ suất có thể nhầm lẫn tên sách, hoặc tên tác giả thì mục này sẽ cho phép thay đổi. Hoặc khi một quyển sách được bán ra thì ta cần “Đánh dấu” để hệ thống sẽ giảm đi số lượng hiện có ở kho sách đi. Chức năng “In ấn” thực hiện yêu cầu in hoá đơn bán cho khách hàng hoặc yêu cầu in các thông tin ở mục thống kê để tiện theo dõi. Kết hợp với các quy ước biểu diễn một biểu đồ phân cấp chức năng chúng em đưa ra mô hình phần mềm quản lý bán hàng như sau: Hình 4. Biểu đồ phân cấp chức năng 2.Biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram _DFD) là một công cụ đổ hoạ mô tả luồng dữ liệu luân chuyển trong một hệ thống và những hoạt động xử lý được thực hiện bởi hệ thống đó. Ở biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh ta xác định chức năng và tác nhân tác động vào hệ thống, các thông tin ra vào giữa chúng. Phần mềm chúng tôi thiết kế chỉ cho người bán hàng được quyền sử dụng tức là khi một khách hàng tới mua sách, nhân viên bán hàng sẽ hỏi họ cần loại sách nào, tên nxb, hoặc tên tác giả nhân viên sẽ yêu cầu phần mềm tìm kiếm, sau đó nhân viên sẽ trả lời khách hàng. Vì vậy ở đây sẽ chỉ xuất hiện một tác nhân ngoài là nhân viên (có vai trò như khách hàng tới mua hàng) và có một số quyền hạn khác nữa với hệ thống (nhập sách, yêu cầu thông kê).T ừ các phân tích đó chúng em xây dựng được các biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh, biểu đồ mức đỉnh và 2 biểu đồ mức dưới đỉnh mô tả chi tiết cách thức thực hiện của 2 chức năng “Tìm kiếm” và “Thông kê”. Nhập sách Cập nhật Trả lời yêu cầu Y/c Tìm kiếm Y/c Thông kê In ấn Hình 5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh Ở biểu đồ BLD mức ngữ cảnh bao gồm chức năng của hệ thống, đối tượng tác động của hệ thống và các luồng dữ liệu vào/ra của hệ thống, ở đây chưa xuất hiện các kho dữ liệu -Ở biểu đồ BLD mức đỉnh gồm các thao tác hoạt động và chức năng của hệ thống như: nhập sách, cập nhật, tìm kiếm, thống kê, in ấn.Trong biểu đồ này chúng tôi sử dụng tới hai kho dữ liệu là :”kho sách”và”kho hoá đơn” với một tác nhân tác động trực tiếp vào hệ thống là “nhân viên”. Nhập sách Nhân viên Quản lý bán hàng sách Thông tin sách Thông tin chỉnh sửa Trả lời tìm kiếm Y/c tìm kiếm Kho sách Y/c thông kê Trả lời thông kê Kho hoá đơn Yêu cầu in ấn Hình 6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Tìm Kiếm Loại sách Thông kê Cập nhật In ấn Tìm kiếm Nhân viên Kho sách Hình 7. Biểu đồ dưới đỉnh chức năng “Tìm Kiếm” Trong phần tìm kiếm ta có thể tìm kiếm theo loại sách.Nếu không thì cos thể tiếp tục tìm kiếm theo tác giả(nếu có yêu cầu của khách hàng).Nếu không tìm kiếm theo tác giả thì có thể tìm kiếm theo NXB. Ở mỗi mức tìm kiếm thì hệ thống đều phải trả lời nhân viên để nhân viên yêu cầu tìm kiếm theo mức nào. Giải thích hình 8 -Sau khi thống kê và bán sách người quản lí cửa hàng muốn biết thông tin lượng sách bán ,lượng sách tồn và tổng doanh thu được trong một ngày.Từ đó dễ quản lí được hoạt động kinh doanh của cửa hàng trước hết là theo ngày sau dó la theo tháng và theo quý. Giải thích hình 9 Ở biểu dồ này chúng tôi vẫn sử dụng 2 kho dữ liệu là “kho sách” và “kho hoá đơn”.Chúng tôi đã tinh chỉnh các tác nhân và chức năng chỉ là các thao tác vật lí mà không liên quan đến các chức năng trong lòng hệ thống. Loại bỏ những chức năng gắn liền với các thao tác xử lí do đó chỉ còn lạị các chức năng như biểu đồ. Tìm kiếm NXB Tìm kiếm Tác giả Nhân viên Yêu cầu thông kê kho hoá đơn Kho sách Trả lời Trả lời Yêu cầu thông kê Hình 8. Biểu đồ dưới đỉnh chức năng “Thông kê” Doanh thu Nhân viên TT Sách Tổng doanh thu Sách đã bán Sách tồn Hoá đơn Nhân Viên Kho hoá đơn Kho sách Hình 9. Biểu đồ luồng dữ liệu mức logic 3.Biểu đồ BCD theo mô hình thực thể liên kết a.Phân tích: -Trong biểu đồ loại này chúng tôi xác định được các thực thể với các thuộc tính tương ứng của nó . Đó là: Thực thể tblnhap có các thuộc tính như: mã sách(masach), tên sách(tensach), ngày nhập(ngaynhap), tháng nhập(thangnhap), tổng tiền nhập sách(tiennhaps), chiết khấu nhập(thuế nhập)(chietkhaun),số lượng sách nhập(slnhap). Thực thể tblxuat có các thuộc tính như:mã sách(masach),tên sách(tensach),ngày xuất(ngayxuat),tháng xuất(thangxuat), đơn giá(dongia),số lượng xuất(slxuat),chiết khấu xuất(ckhxuat). Thực thể tblhoadon gồm các thuộc tính như: đơn giá(dongia),loại thuế(loaithue), ngày lập(ngaylap), mã nhân viên(manv), mã khách hàng(makh). Thực thể tblnhanvien gồm các thuộc tính như: mã nhân viên(manv), tên nhân viên(tennv), quê quán(quequan), email, số điện thoại nhân viên(sdtnv), quyền hạn(quyenhan), mật khẩu(matkhau). Thực thể tblkhachhang có các thuộc tính như:mã khách hàng(makh),tên khách hàng(tenkh), đơn vị công tác(donvicongtac), địa chỉ(diachi),số diện thoại(sodienthoai),số lượng sách yêu cầu(slyeucau),tuổi(tuoi),chức vụ nơi công tác(cvnoicngtac). b.ta xây dựng được bảng thực thể liên kết ER như trong bảng dưới. -Giải thích bảng thực thể liên kết ER Cập nhật Trong mỗi thực thể dòng chữ màu xanh thể hiện khoá của thực thể. Vd: thực thể tblnhap thì khoá của nó là “masach” thực thể tblxuat thì khoá của nó là “tensach” Từ bảng tblnhap tới bảng tblxuat có liên kết 1-n ở thuộc tính masach vì khi nhập một loại sách thì chỉ có một mã nhất định nhưng có thể một loại sách đó có thể dược phân phát đi nhiều nơi,mỗi một nơi dược phân phát đi thì lại có một phiếu nhập riêng. Từ bảng tblxuat tới bảng tblhoadon có lien kết 1-n ở thuộc tính tensach vì một tên sách có thẻ có nhiều hoá đơn (mỗi hoá đơn bán cho một nơi khác nhau). Từ bảng tblxuat tới bảng tblnhanvien có liên kết 1-n ở thuộc tính manv do một hóa đơn chỉ có thể do một nhân viên viết ra ,còn một nhên viên có thể viết nhiều loại hoá đơn khác nhau. Từ bảng tblxuat tới bảng tblkhachhang có liên kết 1-n ở thuộc tính makh là vì một hoá đơn cho một khách hàng dùng nhưng một khách hàng có thể có nhiều hoá đơn. tblnhập Mã sách Tên sách Ngày nhập Tháng nhập Tiền nhập sách Chiết khấu nhập Sl nhập H32H Hoá học 20 12 12000đ 2% 14 T23T Tin 30 2 21000đ 3% 31 CĐ Cơ điện 6 6 10000đ 1% 10 KTVM KT vĩ mô 13 3 23000đ 2% 5 tblxuất Mã sách Tên sách Ngày xuất Tháng xuất Đơn giá Sl xuất ckhấu xuất LTC LT C 12 3 21000đ 32 2% CĐ Cơ điện 6 6 10000đ 6 0.5% H01 Hàn 10 6 32000đ 21 1% T34 Toán 2 4 34000đ 14 1.5% Tblhoáđơn Tên sách MNV Ngày lập Đơn giá Loại thúê MKH LTC NV01 23/1/2007 537600đ VAT KH01 Hàn NV05 12/5/2007 467000đ VAT KH23 SQL NV07 1/3/2007 364000đ VAT KH12 Vi xử lí NV25 3/12/2007 3437000đ VAT KH25 tblnhânviên MãNV TênNV Quê quán Email Sđtnv Quyền hạn Mật khẩu NV02 Tạ Trang Vĩnhphúc 0211815460 nhập 2222 NV05 TrầnThịnh Vĩnhphúc 0211815011 gặpkhách 3333 NV23 Lưu Hải Hưng yên 0321713454 thủ kho #### NV34 Khổng An Hảidương 0320456321 thủ quĩ &&&& blkháchhàng MãKH TênKH ĐVCT Địa chỉ Sđt Slyêucầu Tuổi KH01 Trần Nga ĐHBK Hà Nội 0898323 23 23 KH92 Tạ Nhụ ĐHQG HưngYên 3245436 33 54 KH21 Lưu Thoa ĐHTN Hoà Bình 3541141 34 34 KH12 Tạ Huệ CĐSPPT Phú Thọ 4315465 65 47 Hình 11. Bảng quan hệ & kết nối giữa các bảng Hình 10. Bảng thực thể liên kết E_R Ta có thể hình dung sơ đó sau khi kết nối có dạng như sau 1 1 n 1 n n n 1 1 Hình 11.Biểu đồ thực thể ER III.Thiết kế giao diện: 1.Lập trình: a.Thành lập tổ lập trình: Với những phần mềm lớn phải phân công nhau lập trình, thống nhất công việc lập trình, thời gian hoàn thành. Tham gia viết các modul rồi lắp ghép thành hệ thống hoàn chỉnh.Việc thiết kế càng chi tiết bao nhiêu thì công việc bảo trì càng thuận tiện hơn cho cài đặt bảo trì về sau. b.Chọn ngôn ngữ Vấn đề này cũng khá quan trọng vì chọn làm sao ngôn ngữ đáp ứng được toàn bộ yêu cầu đề ra của hệ thống và cũng phù hợp môi trường hiện nay có giao diện đẹp. c.Cài đặt các tệp, viết các đoạn chương trình chung d.Soạn thảo chương trình cho từng đơn vị xử lý Các yêu cầu với chương trình - vào ra đúng đắn - dễ đọc dễ hiểu để còn bảo trì tblnhanvien manv tennv quequan email sdtnv quyenhan matkhau gioitinh matkhau trinhdo tblhoadon dongia tensach loaithue masach ngaylap manv makh ghichuthem tblhoadon Tblkhachhag makh tenkh donvicongtac diachi sodienthoai slyeucau tuoi cvnoicongtac Tblxuat masach tensach ngayxuat thangxuat dongia slxuat ckhxuat ghichuphu donvi Tblnhap masach tensach ngaynhap thangnhap tiennhaps chietkhaun slnhap donvi ghichu t l a t l at t l n - dễ sửa dễ nâng cấp - chạy nhanh tiết kiệm bộ nhớ có hiệu quả không gian thời gian e.Chạy thử và ghép nối Để hoàn thiện và thống nhất toàn chương trình. d.Thành lập các tài liệu hướng dẫn sử dụng  Nó đóng vai trò quan trọng với người dùng giúp họ khi gặp trở ngại, hiểu hơn về hệ thống của chúng ta.Tài liệu giúp ta trao đổi thông tin, liên lạc với một số người dùng trước trong và sau tiến trình phân tích và thiết kế đã được thảo luận ở đây.Thông tin phản rồi sẽ được ghi lại theo khuôn dạng làm thuận tiện cho việc thâm nhập và tìm kiếm. Về cơ bản có 2 dạng khuôn dạng tài liệu liên quan tới 2 nhóm người tham gia trong việc phát triển và các nhu cầu thông tin khác. + Người dùng ( bao gồm cả nhà quản lý, người chủ, người vận hành ) Tài liệu cho người dùng phải chuẩn bị chính thức bởi nhóm phát triển.Tài liệu xem như , một phần của việc bàn giao hệ thống.Các tài liệu bao gồm có: Đặc tả yêu cầu nghiệp vụ Đặc tả thiết kế hệ thống Tài liệu cho người dùng Hướng dẫn vận hành + Người phát triển ( gồm có nhà phân tích, người thiết kế, người làm bản mẫu, người lập trình, người quản lý dự án, chuyên gia CSDL… ).Tài liệu cho những người này trong cả xuất quá trình nghiên cứu.Các tài liệu này thường được gọi là hồ sơ giấy tờ làm việc.  Các hướng dẫn chung Phần cứng, phần mềm ứng dụng Hướng dẫn về các phương thức khai báo Về các ngưới