Đề tài Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng

Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng - 1 - Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh Đại học Khoa Học Tự Nhiên Khoa toán – tin học    Học phần: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐỒ ÁN QUẢN LÝ VẬT TƯ THEO DỰ ÁN VÀ HẠNG MỤC TRONG CÔNG TY XÂY DỰNG Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng - 2 - LỜI MỞ ĐẦU  Việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào đời sống ngày nay đã không còn xa lạ với chúng ta. Công Nghệ Thông Tin với tốc độ nhanh chóng, chính xác đã giúp con người trong rất nhiều lĩnh vực, nhất là kinh doanh, lĩnh vực công ty xây dựng cũng không ngoại lệ. Theo thường lệ, việc xây dựng luôn là nhu cầu cần thiết để đáp ứng cho con người và xã hội như: nhà cửa, cầu cống, các công trình kiên trúc lớn... Đặc biệt trong những năm gần đây thì nhu cầu càng ngày càng lớn, càng hiện đại hơn. Vì thế, dẫn đến các Công Ty Xây Dựng cũng ngày một nhiều hơn và càng phát triển hơn. Chính vì thế, kéo theo việc đòi hỏi ra đời các hệ thống để trợ giúp trong việc quản lý nhập xuất vật tư trong công ty. Sự phát triển của công nghệ thông tin có tác động mạnh mẽ đến sự thành bại trong kinh doanh của công ty. Đặc biệt lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là một phần quan trọng của công nghệ thông tin. Nhờ nó mà các hệ thống thông tin được quản lý đơn giản, nhanh chóng và chính xác hơn. Chúng em xin cảm ơn Thầy TS Nguyễn Gia Tuấn Anh đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức quý giá về môn học và đã tận tình giúp đỡ chúng em hoàn thành đồ án này. Tuy nhiên, đồ án của chúng em chắc chắn còn nhiều sai xót mong thầy thông cảm và góp ý thêm cho chúng em. Chúng em xin cam ơn thầy. Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng - 3 - MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................................................... 1 MỤC LỤC ......................................................................................................................................... 2 I. Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống .................................................................. 3 1. Khảo sát hệ thống............................................................................................................... 3 2. Phân tích hiện trạng hệ thống ............................................................................................. 3 II. Phân tích yêu cầu ..................................................................................................................... 6 1. Yêu cầu chức năng ............................................................................................................. 6 2. Yêu cầu phi chức năng ....................................................................................................... 7 III. Phân tích hệ thống ................................................................................................................... 7 1. Mô hình thực thể ERD ....................................................................................................... 7 a. Xác định các thực thể ................................................................................................... 9 b. Mô hình ERD ............................................................................................................... 9 2. Chuyển mô hình ERD sang mô hình quan hệ ................................................................... 10 3. Mô tả chi tiết các quan hệ ................................................................................................. 10 4. Mô tả bảng tổng kết ......................................................................................................... 18 a. Tổng kết quan hệ ........................................................................................................ 18 b. Tổng kết thuộc tính .................................................................................................... 18 IV. Thiết kế giao diện .................................................................................................................. 19 1. Các menu chính của giao diện .......................................................................................... 19 2. Mô tả Form ...................................................................................................................... 23 V. Thiết kế Ô xử lý ..................................................................................................................... 45 VI. Đánh giá ưu khuyết điểm ....................................................................................................... 52 ____________________ Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng - 4 - I.Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng. 1. Khảo sát hệ thống: Quản lý vật tư trong công ty xây dựng (CTXD) là một hệ thống quản lý việc nhập và xuất vật tư cho các dự án gồm nhiều hạng mục. Nguồn vật tư của công ty có thể do các nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp. Vật tư của CTXD được cung cấp theo định mức của từng hạng mục thuộc các dự án nhỏ hoặc lớn của công ty. CTXD quản lý rất nhiều loại vật tư như: gạch, cát, đá, xi măng, sắt, thép, tole, xà gồ các loại … Toàn hệ thống quản lý vật tư trong CTXD có phòng quản lý vật tư, thủ kho, đội thi công hạng mục… Vì vậy cần phải có một chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc quản lý của mình. Các hoạt động chính của hệ thống quản ký vật tư gồm nhập vật tư vào kho, xuất vật tư cung cấp cho các hạng mục theo bảng định mức, báo cáo số lượng vật tư xuất ra, báo cáo tồn kho trong tháng. Việc quản lý vật tư trong CTXD được phân cấp quản lý theo từng bộ phận như sau: Phòng quản lý vật tư chịu trách nhiệm về việc xuất nhập vật tư của công ty, gồm: bộ phận kế hoạch, bộ phận kế toán, bộ phận quản lý vật tư. + Bộ phận kế hoạch:  Bộ phận nghiên cứu thị trường: khảo sát giá cả vật tư trên thị trường.  Bộ phận mua hàng: có nhiệm vụ mua vật tư dựa theo khảo sát. + Bộ phận kế toán: thực hiện việc thống kê số liệu về giá cả thu mua và xuất nhập vật tư. + Bộ phận quản lý vật tư: quản lý việc nhập vật tư vào kho và xuất vật tư theo đúng định mức riêng của từng hạng mục dự án. Việc mất mát vật tư và người chịu trách nhiệm sẽ dễ dàng phát hiện nhờ sự phân công rạch ròi từng người, từng bộ phận 2. Phân tích hiện trạng hệ thống Sau đây sẽ là cụ thể từng công việc được thực hiện trong quá trình quản lý vật tư của CTXD: a. Nhập vật tư Để nhập vật tư, công ty phải có một bộ phận nghiên cứu thị trường, phải nắm bắt được nhu cầu thị hiếu của khách hàng, chất lượng và giá cả các loại vật tư để từ đó đặt quan hệ mua vật tư với nhà cung cấp những vật tư mà công ty cần. Nguồn hàng được nhập thông qua đơn đặt hàng, đó là hợp đồng mua bán giữa công ty với nhà cung cấp Vật tư nhập về sẽ được kiểm tra xem có đúng số lượng, chất lượng rồi phân loại vật tư và cho nhập vào kho. Các báo cáo liên quan đến việc nhập vật tư được thể hiện qua phiếu mua hàng và thẻ kho theo mẫu sau: Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng - 5 - Công Ty Xây Dựng PHIẾU MUA VẬT TƯ Số: …………… Ngày: ………... Người bán: …………………………………………………………………… Địa chỉ: ……………………………………………………………………….. Số điện thoại: ………………………Số Fax: ……………………………… STT Mã số Tên vật tư ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng Số tiền bằng chữ: ……………………………………………………………………… Ngày ….Tháng …. Năm 200… Trưởng Phòng QLVT Công Ty Xây Dựng Số: ……………… THẺ KHO Thẻ lập ngày ….. tháng ….. năm 200…. Tên hàng: ……………………………………………………………………………. Đơn vị tính: ……………………………………………………………………….. STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn Khi hàng về nhập kho, thủ kho cần ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho. Mỗi mặt hàng đều có một thẻ kho riêng. Nếu hàng đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ kho có sẵn, đối với mặt hàng mới thì thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho mới. b. Xuất hàng Vật tư được xuất căn cứ theo số định mức của từng hạng mục, theo tình hình chung về yêu cầu của khách hàng qua các dự án thì đội trưởng đội thi công sẽ thống kê được những loại vật tư nào đang được thịnh hành đáp ứng nhu cầu thị hiếu của khách hàng, nhưng chính những loại vật tư đó Thủ kho lại thấy trong kho đã hết hoặc còn ít, từ đó đưa ra yêu cầu nhập thêm hàng mới, hoặc xuất vật tư cho các dự án đang cần loại vật tư đó. Các báo cáo liên quan đến việc xuất vật tư thể hiện qua phiếu đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất, báo cáo nhập xuất tồn kho trong tháng: Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng - 6 - Công Ty Xây Dựng PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Số: ……………… Hạng mục: ……………………………………………………………………………… Ngày: …………………………………………………………………………………… STT Mã số loại VT Tên hàng ĐVT Đơn Giá Số Lượng Ghi Chú Ngày …. Tháng ….Năm 200…. Đội trưởng đội thi công Vật tư từ kho được xuất ra hạng mục dự án theo phiếu đề nghị của Đội trưởng đội thi công. Sau khi xem xét thấy phiếu đề nghị là hợp lý và vẫn thuộc trong định mức quy định cho từng hạng mục thì Thủ kho tiến hành việc xuất kho. Việc xuất vật tư từ kho ra hạng mục dự án sẽ được thể hiện dưới dạng phiếu xuất kho. Công Ty Xây Dựng Số :………………. PHIẾU XUẤT Ngày ….. Tháng …. Năm 200…. Hạng mục: …………………………………………………………………………… STT Mã số loại VT Tên hàng ĐVT Số lượng Ghi Chú Trưởng Phòng QLVT Thủ kho Người nhận Bất cứ lúc nào ban quản lý cũng xem được báo cáo nhập xuất tồn. Công Ty Xây Dựng BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN Từ ngày …………đến ngày ………… STT Mã số Tên hàng Tồn đầu kì Nhập Xuất Tồn cuối kì Ghi chú Ngày …. Tháng …. Năm 200… Kế toán trưởng Trường Phòng QLVT Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng - 7 - SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG CÔNG TY XÂY DỰNG c. Hiện trạng tin học Qua tìm hiểu phương thức hoạt động của hệ thống quản lý ở trên, ta thấy công việc hàng ngày của công ty thông qua nhiều giai đoạn, khối lượng công việc lớn xảy ra liên tục, đặc biệt là công việc nhập và xuất vật tư. Dữ liệu luôn biến động và đòi hỏi tính chính xác cao. Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lưu lại các hồ sơ được lặp đi lặp lại và kiểm tra qua nhiều khâu sẽ tốn thời gian và nhân lực, nhưng cũng khó tránh khỏi sai sót dữ liệu hoặc không hoàn toàn chính xác. Nếu có sai xót thì việc tìm kiếm dữ liệu để khắc phục cũng sẽ rất khó khăn. Nếu không giải quyết kịp thời, có thể dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu, gây mất tài sản chung cho siêu thị, cũng như không phục vụ tốt công tác chỉ đạo của quản lý công ty. Do vậy, việc đưa máy vi tính vào quản lý vật tư trong công ty xây dựng là nhu cầu cấp thiết nhằm khắc phục những nhược điểm nói trên của phương pháp xử lý bằng tay, đồng thời nó có thể giúp việc xử lý chính xác và nhanh gọn. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng các máy tính đơn thì sẽ dẫn đến khuyết điểm dữ liệu không được nhất quán, Do vậy cần đưa mạng máy tính vào để khắc phục các yếu điểm nói trên. II. Phân tích yêu cầu 1. Yêu cầu chức năng a. Quản lý kho Quản lý hàng nhập - Nhập hàng theo đúng danh mục trong hóa đơn mua hàng của công ty. - Hàng nhập được theo dõi dựa trên: mã hàng, nhóm hàng, chủng loại hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá…Số hàng nhận này có sự xác nhận của thủ kho và kế toán khi kiểm tra hàng thực nhập cho kho. - In báo cáo nhập hàng trong kỳ. Quản lý hàng xuất - Hàng xuất ra cung cấp cho từng dự án theo đúng định mức được theo dõi qua mã hàng, chủng loại, số lượng xuất… - In báo cáo lượng hàng xuất trong kỳ. Quản lý hàng tồn - Tổng hợp những phát sinh xuất nhập tồn trong kì. - In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kì. - In báo cáo thẻ kho từng mặt hàng. b. Quản lý danh mục Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng - 8 - Cập nhật danh mục vật tư. Cập nhật danh mục nhà cung cấp. Cập nhật danh mục hạng mục. Xem danh sách các danh mục. c. Quản lý hệ thống dữ liệu Lưu trữ và phục hồi dữ liệu. Kết thúc chương trình. 2. Yêu cầu phi chức năng Hệ thống có chức năng bảo mật và phân quyền. - Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền cho người sử dụng chương trình, giúp người quản lý có thể theo dõi, kiểm soát được chương trình. - Đổi password: người sử dụng có thể đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng hệ thống dữ liệu. Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từng nhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm vi quản lý của người sử dụng, dẫn đến việc khó kiểm soát số liệu, làm sai lệch kết quả thống kê cuối kì… III. Phân tích hệ thống 1. Mô hình thực thể ERD a. Xác định các thưc thể 1) Thực thể 1: VatTu Mô tả thông tin về vật tư. Các thuộc tính: - Mã vật tư(MaVT): Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà ta phân biệt được các loại vật tư khác nhau. - Tên vật tư (TenVT): Mô tả tên của loại vạt tư tương ứng với mã vật tư. - Đơn vị tính (DVTinh) - Số lượng (SoLuong) 2) Thực thể 2: NhaCC Nhà cung cấp là các công ty, nhà sản xuất trong và ngoài nước … Các thuộc tính: - Mã số nhà cung cấp (MaNCC): Thuộc tính khóa để phân biệt nhà cung cấp này với nhà cung cấp khác. - Tên nhà cung cấp (TenNCC): Mô tả tên nhà cung cấp. - Đại chỉ (DiaChi): Địa chỉ liên lạc với nhà cung cấp. - Điện thoại (Dienthoai). - Số fax (Fax). - Địa chỉ Email (Email). 3) Thực thể 3: LoaiVatTu Để xác định vật tư đó thuộc loại gi (Cát, Ximăng, Sắt, Thép,…) Các thuộc tính : - Mã phân loại (MaLoai): Thuộc tính khóa để phân biệt loại vật tư này với loại vật tư khác. - Tên phân loại (TenLoai). 4) Thực thể 4: Kho Ta đưa Kho vào làm thực thể vì CTXD là một công ty lớn có nhiều chi nhánh trong thành phố, mỗi chi nhánh có kho chứa riêng vì vậy trong trường hợp chi nhánh này thiếu hàng có thể huy động vật tư từ các kho của chi nhánh khác. Các thuộc tính: - Mã số kho (MaKho): Để phân biệt kho hàng này với kho hàng khác. - Tên kho (TenKho) - Địa chỉ kho (DiaChi) 5) Thực thể 5: NuocSX Mô tả thong tin về quốc gia sản xuất vật tư. Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng - 9 - Các thuộc tính: - Mã quốc gia (MaQG): Thuộc tính khóa để phân biệt nước này với nước khác. - Tên quốc gia (TenQG) 6) Thực thể 6: ĐoiThiCong Các thuộc tính: - Mã đội (MaĐoi): Thuộc tính khóa để phân biệt đội này với đội khác. - Tên đội (TenĐoi) - Tên đội trưởng (TenĐoiTruong), Địa chỉ (DiaChi), Điện thoại (Dienthoai). 7) Thực thể 7: PhieuNhap Các thuộc tính: - Mã số phiếu nhập kho (MaPhieuNhap): Là thuộc tính khóa, có giá trị tự động tăng lên khi cập nhật các thong tin khác về phiếu nhập kho. - Ngày nhập (NgayNhap): Ngày nhập phiếu. - Tổng giá trị (TongGiaTri). 8) Thực thể 8: PhieuXuat Mô tả thông tin chung của một chứng từ xuất vật tư cho các dự án. Các thuộc tính: - Mã số xuát kho (MaPhieuXuat): thuộc tính khóa - Ngày xuất (NgayXuat) - Tổng giá trị (TongGiaTri). 9) Thực thể 9: DuAn Các thuộc tính: - Mã dự án (MaDA): thuộc tính khóa chính dùng để phân biệt dự án này với dự án khác. - Tên dự án (TenDA). - Địa điểm (DiaDiem). 10) Thực thể 10: HangMuc Mô tả các hạng mục của dự án (hồ bơi, nhà, tường bao…) Các thuộc tính: - Mã số hạng mục (MaHangMuc): Thuộc tính khoá chính để phân biệt hạng mục này với hạng mục khác. - Tên hạng mục (TenHangMuc) 11) Thực thể 11: BangĐinhMuc Mô tả mỗi hạng mục có một định mức riêng Các thuộc tính: - Mã bảng định mức (MaBangĐinhMuc): Thuộc tính khóa chính để phân biệt bảng định mức này với bảng định mức khác. - Quy cách vật tư (QuyCach) - Hãng sản xuất (HangSX) 12) Thực thể 12: VatTu-BangĐinhMuc Để thuận lợi cho việc vẽ mô hình ta mô tả mối kết hợp của hai thực thể vật tư và bảng định mức thành 1 thực thể: VatTu-BangĐinhMuc Các thuộc tính: - Định mức (DinhMuc): Thuộc tính định danh - Số lượng định mức (SoLuongDinhMuc) Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng - 10 - b. Mô hình ERD Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng - 11 - 2. Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ - NhaCC (MaNCC, TenNCC, DiaChi, DienThoai, Fax, Email) - PhieuNhap (MaPhieuNhap, NgayNhap, TongGiaTri, MaNCC) - ChiTietPhieuNhap (MaPhieuNhap, MaVT, DonGia, SoLuongNhap) - VatTu (MaVT, TenVT, DVTinh, SoLuong, MaQG, MaLoai, MaKho) - Kho (MaKho, TenKho, DiaChi) - NuocSX (MaQG, TenQG) - LoaiVatTu (MaLoai, TenLoai) - VatTu-BangDinhMuc (MaVT, MaBangDinhMuc, SoLuongDinhMuc) (Ở đây ta không dùng thuộc tính DinhMuc làm thuộc tính định danh nữa mà lấy 2 thuộc tính khóa MaVT và MaBangDinhMuc làm thuọc tính khóa chính cho thực thể quan hệ VatTu-BangDinhMuc) - BangDinhMuc (MaBangDinhMuc, QuyCach, HangSX, MaHangMuc) - PhieuXuat (MaPhieuXuat, NgayXuat, TongGiaTri, MaBangDinhMuc) - ChiTietPhieuXuat (MaPhieuXuat, MaVT, MaBangDinhMuc, SoLuongXuat) - HangMuc (MaHangMuc, TenHangMuc, MaDoi, MaDA) - DuAn (MaDA, TenDA, DiaDiem) - DoiThiCong (MaDoi, TenDoi, TenDoiTruong, DiaChi, DienThoai) 3. Mô tả chi tiết cho các quan hệ 3.1- Quan hệ Nhà Cung Cấp NhaCC (MaNCC, TenNCC, DiaChi, DIenThoai, Fax, Email) Tên quan hệ:NhaCC Ngày: 29-05-2008 STT Thuộc Tính Diễn Giải Kiểu DL Số Byte MGT Loại DL Ràng Buộc 1 MaNCC Mã nhà cung cấp C 10 B PK 2 TenNCC Tên nhà cung cấp C 30 B 3 DiaChi Địa chỉ C 30 B 4 DienThoai Điện thoại C 10 K 5 Fax Fax C 10 K 6 Email Email C 10 K Tổng số 100 Khối lượng: Số dòng tối thiểu: 1000 Số dòng tối đa: 2000 Kích thước tối thiểu: 1000x100 (byte) = 100 KB Kích thước tối đa: 2000x100 (byte) = 200 KB Đối với kiểu chuỗi: MaNCC: cố định, không unicode TenNCC: không cố định, Unicode DiaChi: không cố định, Unicode DienThoai: không cố định, không Unicode Fax: không cố định, Unicode Định dạng dữ liệu: Email: tên_hộp_thư@tên_miền Ví dụ: noobpro@vip.com.vn Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng - 12 - 3.2- Quan hệ phiếu nhập PhieuNhap (MaPhieuNhap, NgayNhap, TongGiaTri, MaNCC) Tên quan hệ:PhieuNhap Ngày: 29-05-2008 STT Thuộc Tính Diễn Giải Kiểu DL Số Byte MGT Loại DL Ràng Buộc 1 MaPhieuNhap Mã phiếu nhập C 10 B PK 2 NgayNhap Ngày nhập N 10 B 3 TongGiaTri Tổng giá trị S 10 B 4 MaNCC Mã nhà cung cấp C 10 B FK Tổng số 40 Khối lượng: số dòng tối thiểu: 500 Số dòng tối đa: 800 Kích thước tối thiểu: 500x40 (byte) = 20 KB Kích thước tối thiểu: 800x40 (byte) = 32 KB Đối với kiểu chuỗi: MaPhieuNhap: cố định, không unicode MaNCC: cố định, không unicode 3.3- Quan hệ chi tiết phiếu nhập ChiTietPhieuNhap (MaPhieuNhap, MaVT, DonGia, SoLuongNhap) Tên quan hệ: ChiTietPhieuNhap Ngày: 29-05-2008 STT Thuộc Tính Diễn Giải Kiểu DL Số Byte MGT Loại DL Ràng Buộc 1 MaPhieuNhap Mã phiếu nhập C 10 B PK 2 MaVT Mã vật tư C 10 B PK 3 DonGia Đơn giá S 10 B 4 SoLuongNhap Số lượng nhập S 10 B Tổng số 40 Khối lượng: Số dòng tối thiểu: 1000 Số dòng tối đa: 2000 Kích thước tối thiểu: 1000x40 (byte) = 40 KB Kích thước tối đa: 2000x40 (byte) = 80KB Đối với kiểu chuỗi: MaPhieuNhap: cố định, không unicode MaVT: cố định, không unicode DonGia: không cố định, không unicode Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng - 13 - SoLuongNhap: không cố định, không unicode 3.4- Quan hệ Vật tư VatTu (MaVT, TenVT, DVTinh, SoLuong, MaQG, MaLoai, MaKho) Tên quan hệ:VatTu Ngày: 29-05-2008 STT Thuộc Tính Diễn Giải Kiểu DL Số Byte MGT Loại DL Ràng Buộc 1 MaVT Mã vật tư C 10 B PK 2 TenVT Tên vật tư C 10 B 3 DVTinh Đơn vị tính S 10 B 4 SoLuong Sồ lượng S 10 B 5 MaQG Mã quốc gia C 10 B FK 6 MaLoai Mã loại C 10 B FK 7 MaKho Mã kho C 10 B FK Tổng số 70 Khối lượng: Số dòng tối thiểu: 1000 Số dòng tối đa: 2000 Kích thước tối thi