Đề tài Tìm hiểu và triển khai hệ thống quản trị nhân sự dựa trên nền tảng OFBiz

TRƯỜNG …………………. KHOA………………………. -----[\ [\----- Báo cáo tốt nghiệp Đề tài: Tìm hiểu và triển khai hệ thống quản trị nhân sự dựa trên nền tảng OFBiz 1 Lời cảm ơn Lời đầu tiên, tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới thầy giáo - Tiến sĩ Nguyễn Hà Nam và Thạc sĩ Dương Văn Phúc đã tận tình hướng dẫn, đôn đốc tôi trong suốt quá trình làm khóa luận tốt nghiệp. Tôi xin được chân thành cảm ơn các thầy, cô và các cán bộ của trường Đại Học Công Nghệ đã tạo cho tôi những điều kiện thuận lợi để học tập và nghiên cứu. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới các bạn trong tập thể lớp K51CB và K51CHTTT đã ủng hộ và khuyến khích tôi trong suốt quá trình học tập tại trường. Cuối cùng, tôi muốn được gửi lời cảm ơn vô hạn tới gia đình và bạn bè, những người thân yêu luôn bên cạnh và động viên tôi trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Trần Duy Khánh 2 Tóm tắt nội dung Chương 1: Tổng quan về quản trị nhân sự Giới thiệu tổng quan về hệ quản trị doanh nghiệp (ERP) và hệ quản trị nhân sự (1 phần của hệ quản trị doanh nghiệp) và vai trò của hệ quản trị nhân sự trong doanh nghiệp hiện nay. Chương 2: Phân tích một số hệ HR đã có ở Việt Nam Giới thiệu một số hệ thống quản trị nhân sự được phát triển và sử dụng tại Việt Nam hiện nay, đồng thời nêu nhân xét đánh giá về ưu điểm nhược điểm của các hệ quản trị nhân sự trong nước, từ đó rút ra kết luận lợi ích khi sử dụng hệ quản trị nhân sự của OFBiz. Chương 3 : Hệ mã mở OFBiz Giới thiệu tổng quan về hệ mã mở OFBiz, kiến trúc 3 tầng của ứng dụng. Mô hình làm việc, workflow của hệ quản trị nhân sự trong OFBiz, đồng thời giới thiệu cách thức quản lý từng chức năng trong hệ quản trị nhân sự. Chương 4 : Triển khai và thử nghiệm Giới thiệu từng thành phần trong hệ thông OFBiz(vị trí, chứ năng từng thành phần), từng thành phần trong HR(vị trí, chức năng từng thành phần) Các bước triển khai : Việt hóa hệ quản trị nhân sự OFBiz, các bước thêm một module mới Thử nghiệm các ứng dụng và cách thức quản lý trên nền tảng OFBiz. Kết quả đánh giá hệ quản trị nhân sự OFBiz. 3 Mục lục Lời cảm ơn .................................................................................................................................. 1 Tóm tắt nội dung ........................................................................................................................ 2 Tóm tắt nội dung ........................................................................................................................ 2 Chương 1: Tổng quan về quản trị nhân sự ................................................................................. 6 1.1. Tổng quan hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp ............................... 6 1.1.1. Khái niệm Enterprise resource planning (ERP) ................................................... 6 1.1.2. ERP cải thiện tốt hoạt động kinh doanh của công ty ............................................ 6 1.1.3. Lợi ích khi sử dụng ERP ...................................................................................... 7 1.1.3.1. Tích hợp thông tin tài chính ........................................................................ 7 1.1.3.2 Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng ................................................ 7 1.1.3.3. Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất .................................................. 8 1.1.3.4. Giảm hàng hoá tồn kho ................................................................................ 8 1.1.3.5. Tiêu chuẩn hoá thông tin nhân sự ................................................................ 8 1.1.4. Lý do ERP thường thất bại ................................................................................... 8 1.2. Quản trị nhân sự là gì ? ............................................................................................... 9 1.3. Vai trò của quản trị nhân sự ....................................................................................... 11 1.3.1. Quản lý chính sách và đề ra chính sách liên quan đến tài nguyên nhân sự doanh nghiệp. 11 1.3.2. Tư vấn cho các bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp ........................................ 11 1.3.3. Cung cấp các dịch vụ .......................................................................................... 11 1.3.4. Kiểm tra nhân viên ............................................................................................. 12 1.4. Hệ quản trị nhân sự là gì và lợi ích của hệ quản trị nhân sự. .................................... 12 1.4.1. Hệ quản trị nhân sự là gì ..................................................................................... 12 1.4.2. Lợi ích của hệ quản trị nhân sự .......................................................................... 13 Chương 2: Phân tích một số hệ HR ở Việt Nam ..................................................................... 15 2.1. Giới thiệu về phần mềm HRM tại Việt Nam ............................................................. 15 2.1.1. SaiGon Software Park – HRM ........................................................................... 15 2.1.2. Fast - HRM ......................................................................................................... 15 2.1.3. MISA - HRM ...................................................................................................... 16 2.1.4. 3S – HRM ........................................................................................................... 17 2.2. Ưu điểm của phần mềm HRM Việt Nam .................................................................. 17 2.3. Nhược điểm của phần mềm HRM Việt Nam ............................................................ 17 2.4. Lợi ích khi dùng hệ quản trị nhân sự của Ofbiz......................................................... 17 Chương 3 : Hệ mã mở OFbiz .................................................................................................. 19 3.1. Giới thiệu hệ mã mở OFbiz ....................................................................................... 19 3.2. Kiến trúc 3 tầng và cách thức phát triển ứng dụng với Ofbiz .................................... 21 3.2.1. Kiến trúc 3 tầng của Ofbiz .................................................................................. 21 3.2.2. Phát triển ứng dụng với OfBiz – Overview ........................................................... 22 3.3. Phân hệ HR sẵn có của Ofbiz .................................................................................... 25 3.4. Phân tích cụ thể các chức năng hiện có trong HRM 3.4.1. Employees – Quản lý nhân viên ......................................................................... 28 3.4.2. Employments – Quản lý thời gian làm việc của nhân viên ................................ 28 3.4.3. Employee Position – Chức vụ nhân viên trong công ty ..................................... 29 3.4.4. Performance Review – Kết quả làm việc ........................................................... 31 3.4.5. Skill – Kỹ năng làm việc .................................................................................... 31 3.4.6. Qualification – Trình độ chuyên môn ................................................................ 32 3.4.7. Training – Quá trình đào tạo............................................................................... 33 4 3.4.8. Employment Application – Quản lý tuyển dụng ................................................ 34 3.4.9. Resume – Tiếp tục công việc .............................................................................. 34 3.4.10. Leave – Quản lý thời gian nghỉ việc ................................................................... 35 3.4.11. Global HR Settings – Cài đặt HR ....................................................................... 36 Chương 4 : Triển khai và thử nghiệm ...................................................................................... 37 4.1. Tìm hiểu các thành phần và chạy các ứng dụng sẵn có trên OFBiz .......................... 37 4.1.1. Các thành phần chính của OFBiz ....................................................................... 37 4.1.2. Các thành phần trong Humanres ........................................................................ 38 4.1.3. Chạy các ứng dụng trên OFBiz .......................................................................... 40 4.2. Các bước triển khai .................................................................................................... 41 4.2.1. Việt hóa Humanres ............................................................................................. 41 4.2.2. Thêm module mới .............................................................................................. 43 4.2.2.1. Xác định mô hình dữ liệu ............................................................................ 44 4.2.2.2. Tạo dữ liệu gốc ............................................................................................ 47 4.2.2.3. Tạo Business Logic ..................................................................................... 50 4.2.2.4. Tạo Web Application .................................................................................. 52 4.2.2.5. Duy trì ứng dụng ......................................................................................... 53 4.3. Thử nghiệm ................................................................................................................ 54 4.4. Kết luận ...................................................................................................................... 57 5 Danh mục các từ viết tắt Kí hiệu Diễn giải HRM Customer Relationship Management - Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng CSDL Cơ sở dữ liệu ERP Enterprise Resource Planning 6 Chương 1: Tổng quan về quản trị nhân sự 1.1. Tổng quan hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm Enterprise resource planning (ERP) Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp bao gồm các khái niệm và phương pháp kỹ thuật để tích hợp toàn bộ hệ thống quản lý kinh doanh từ việc xem xét, quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên đến việc cải tiến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống ERP được tích hợp (bao gồm tất cả các chức năng kinh doanh) trong phần mềm trọn gói hỗ trợ cho các khái niệm ERP nói trên. Khởi đầu thì ERP nhắm tới ngành sản xuất, chủ yếu bao gồm các chức năng hoạch định và quản lý việc kinh doanh nòng cốt như quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán, tài chính,… Tuy nhiên, những năm trở lại đây, sự thích nghi đó không chỉ dành cho ngành sản xuất mà còn cho các ngành nghề kinh doanh khác nhau và mở rộng triển khai và sử dụng ERP tiếp tục phát triển trên phạm vi toàn cầu. Phần mềm ERP thiết kế theo mô hình và tự động hoá các qui trình cơ bản của công ty, từ tài chính đến sản xuất với mục tiêu tích hợp thông tin của tất cả các phòng ban trong công ty và loại bỏ các đường truyền kết nối phức tạp, “đắt đỏ” giữa các hệ thống máy tính riêng lẻ không “khớp” với nhau. 1.1.2. ERP cải thiện tốt hoạt động kinh doanh của công ty ERP thường được xem như phần mềm hỗ trợ vô hình. Ví dụ như qui trình đặt hàng, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng, sau đó cung cấp bản đồ chỉ dẫn đường đi của phần mềm để tự động hoá các bước đi khác nhau cho đến khi kết thúc quy trình. Khi nhân viên phòng giao dịch nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, khách hàng sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn thành đơn hàng (sự xem xét hạn mức tín dụng của khách hàng, nguồn gốc đơn hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của công ty từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng) Tất cả các nhân viên ở phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi một bộ phận nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia. 7 Chúng ta hãy quay lại vấn đề trên một chút. Quá trình hiện tại đó có thể không hiệu quả cao nhưng lại khá đơn giản. Tài chính làm công việc của Tài chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gì sai sót xảy không nằm trong phạm vi của các bộ phận đó thì lại là lỗi của người khác. Với ERP, các nhân viên giao dịch sẽ thôi không còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập tên khách hàng vào máy tính. Màn hình ERP sẽ khiến họ vận hành công việc như những nhà doanh nghiệp. ERP sẽ hiển thị những thông tin về hạn mức tín dụng của khách hàng từ bộ phận Tài chính và mức tồn kho hàng hóa từ Kho. Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn không? Chúng ta có thể xuất hàng đúng kỳ hạn không? Đó là những vấn đề mà bộ phận giao dịch chưa bao giờ phải quyết định trước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng rất lớn đến khách hàng và các phòng ban trong công ty. Mọi người thì không thích thay đổi, và ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình. Phần mềm ít quan trọng hơn việc công ty thay đổi cách thức làm việc. Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hoá, xuất hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn đơn giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên bạn, bạn có thể sẽ không thấy được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới còn làm chậm công việc lại vì họ đã quen với phần mềm cũ và không có ai làm việc trên phần mềm mới. 1.1.3. Lợi ích khi sử dụng ERP Năm nguyên do chính để các công ty thực hiện dự án ERP, đó là: 1.1.3.1. Tích hợp thông tin tài chính Do Tổng Giám đốc (CEO) cố nắm bắt toàn bộ hoạt động của công ty, ông ta có thể tìm thấy nhiều kiểu sự thật khác nhau. Tài chính có cách thiết lập doanh thu hàng năm riêng, Kinh doanh có kiểu riêng của họ và những đơn vị kinh doanh khác có thể có cách thiết lập riêng tổng thu nhập hằng năm cho công ty. Với ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ. Vì sao? vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống. 1.1.3.2 Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hoá từ khoảng thời gian nhân viên giao dịch nhận đơn hàng cho đến khi xuất hàng ra cảng và bộ phận Tài chính xuất hoá đơn. Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ 8 thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp với bộ phận Sản xuất, Kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm. 1.1.3.3. Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty muốn liên doanh với nhau thường nhận thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh của cùng một công ty đều sử dụng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP đem đến những phương pháp tiêu chuẩn để tự động hoá các bước đi của quy trình sản xuất. Việc tiêu chuẩn hoá các quá trình trên và sử dụng cùng một hệ thống máy tính tích hợp riêng biệt có thể tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất sản xuất và giảm việc. 1.1.3.4. Giảm hàng hoá tồn kho ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và phát huy tầm nhìn của quá trình thực hiện đơn hàng trong công ty. Điều đó có thể dẫn tới việc giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho) và giúp người sử dụng hoạch định tốt hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm tồn kho tại Kho và bến tàu. Để thật sự cải tiến lượng cung cấp hàng hoá, bạn cần cài đặt phần mềm dây chuyền cung cấp hàng và ERP có thể giúp bạn làm được điều đó. 1.1.3.5. Tiêu chuẩn hoá thông tin nhân sự Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chánh nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP có thể giúp bạn đảm đương việc đó. 1.1.4. Lý do ERP thường thất bại Nói một cách đơn giản nhất thì ERP là một bộ thực tiễn tốt nhất thực hiện các nhiệm vụ khác nhau trong công ty bạn, bao gồm Tài chính, Sản xuất, Kho. Để thu được kết quả cao nhất từ phần mềm này, bạn phải làm sao để khiến các nhân viên trong công ty tuân thủ đường lối làm việc đã được phác hoạ, vạch sẳn trong phần mềm. Nếu các nhân viên không đồng ý sử dụng quy trình làm việc mới của phần mềm vì họ cho rằng nó không hiệu quả như cái họ đang sử dụng thì họ sẽ từ chối sử dụng phần mềm hay thậm chí yêu cầu bộ phận IT thay đổi phần mềm để phù hợp với cách làm việc cũ của họ. Điểm này là điểm mấu chốt mà dự án ERP thường bị rối loạn. Những cuộc tranh cãi cứ liên tiếp diễn ra, nào là sẽ cài đặt phần mềm như thế nào hay thậm chí là có nên cài đặt nó hay không. Vấn đề sữa chữa theo ý muốn của mọi người 9 sẽ tiếp diễn như một điệp khúc dài. Đừng quên rằng việc sữa chữa sẽ khiến phần mềm không vững chắc và khó bảo trì hơn khi nó thật sự đi vào quy trình. Nhưng IT có thể giải quyết vấn đề trên nhanh chóng trong hầu hết mọi trường hợp. Ngoài ra một vài công ty lớn có thể tránh vấp phải vấn đề sữa chữa thay đổi ERP theo các kiểu khác nhau – mỗi ngành nghề kinh doanh đều khác nhau và phạm vi của các phương thức làm việc đều quy rằng nhà cung cấp ERP không thể giải thích khi nào mới phát triển phần mềm của nó. Một lỗi lầm chung thường gặp phải là các công ty cứ nghĩ rằng thay đổi thói quen của mọi người sẽ dễ dàng hơn thay đổi phần mềm như mong muốn. Hoàn toàn không phải như vậy!. Việc khiến mọi người trong công ty bạn sử dụng phần mềm mới để cải tiến đường lối làm việc của họ vẫn còn là một thử thách lớn. Nếu công ty bạn do dự trong việc thay đổi thì dự án ERP có khả năng thất bại nhiều hơn. 1.2. Quản trị nhân sự là gì ? Kể từ khi hình thành xã hội loài người, con người biết hợp quần thành tổ chức thì vấn đề quản trị bắt đầu xuất hiện. Mỗi hình thái kinh tế xã hội đều gắn liền với một phương thức sản xuất nhất định, xu hướng của quản trị ngày càng phức tạp cùng với sự phát triển ngày càng cao của nền kinh tế xã hội. Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị nhân sự. Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú , hệ thống máy móc thiết bị hiện đại đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu không biết hoặc quản trị kém nguồn tài nguyên nhân sự. Chính cung cách quản trị tài nguyên nhân sự này tạo ra bộ mặt văn hóa của tổ chức, tạo ra bầu không khí có sự đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau hay lúc nào cũng cso căng thẳng bất ổn định Nghiên cứu môn quản trị căn bản cho chúng ta nắm được các chức năng cơ bản của quản trị bao gồm : - Chức năng hoạch định - Chức năng tổ chức - Chức năng lãnh đạo - Chức năng kiểm tra Hoạch định bao hàm một việc thiết lập các mục tiêu và đối tượng đối với tổ chức và phát triển các biểu đồ công việc cho thấy những mục tiêu và đối tượng đó được hoàn thành như thế nào. Khi kế hoạch đã được hình thành thì việc tổ chức trở 10 nên quan trọng. Chức năng này bao hàm việc kết hợp các nguồn lực với nhau là con người, vốn và thiết bị một cách hiệu quả nhất để hoành thành mục tiêu. Do vậy tổ chức bao hàm nhiều việc kết hợp các nguồn lực. Vì vậy. quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn bản. Chức năng của tổ chức chính là quản trị tài nguyên nhân sự, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây: - Phân tích công việc - Tuyển dụng nhân viên - Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên - Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích thích vật chất và tinh thầ