Đề tài Xây dựng hệ thống mô tả hoạt động của công ty TNHH thương mại và dịch vụ giao nhận hàng hoá Tiên Phong

ĐỀ TÀI: Xây dựng hệ thống mô tả hoạt động của công ty TNHH thương mại và dịch vụ giao nhận hàng hoá Tiên Phong I.Mô tả bài toán và giải pháp: 1.Giới thiệu khái quát công ty: Tên công ty : Công ty TNHH Thuơng mại, dịch vụ giao nhận hàng hoá Tiên Phong. Địa chỉ : số 514 Lê Thánh Tông - Ngô Quyền - Hải Phòng . Điện thoại: 031 769555 Công việc chính là vận tải hàng hoá theo yêu cầu của khách qua Cảng Hải Phòng, chủ yếu là nhận hàng nhập khẩu chuyển qua Cảng và giao lại cho khách hoặc nhận chuyển hàng cho khách đến Cảng. Cơ sở vật chất gồm có: một văn phòng đặt tại số 514 Lê Thánh Tông -Ngô Quyền -Hải Phòng, ngoài ra công ty còn sở hữu 2 xe kéo rơ moóc loại 20’ và 40’. Nhân viên trong công ty gồm có 5 người . Trong đó: Giám đốc : bà Đặng Thị Huê Kế toán : Nguyễn Thị Thu Hà Nhân viên giao nhận: Trần Thành Trung Ngô Hữu Đình Nguyễn Khánh Nhân 2.Cơ cấu tổ chức và chức năng: Công ty gồm 3 bộ phận: Giám đốc,bộ phận kế toán và bộ phận giao nhận hàng GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN GIAO NHẬN HÀNG Trong đó : GIÁM ĐỐC: điều hành mọi hoạt động công việc của công ty. KẾ TOÁN: có trách nhiệm tổng hợp hồ sơ, chứng từ và theo dõi việc thu chi hàng ngày của công ty,từ đó lập các báo cáo thống kê doanh thu trình lên giám đốc. Ngoài ra nhân viên kế toán còn kiêm luôn chức năng của một nhân viên văn phòng. BỘ PHẬN GIAO NHẬN HÀNG: trực tiếp làm các thủ tục cần thiết để lấy hàng hoặc gửi hàng cho khách. 3.Quy trình hoạt động của công ty: Khách hàng muốn công ty giao hoặc nhận hàng qua Cảng, trước tiên sẽ giao dịch trực tiếp với giám đốc và gửi thông tin về hàng hoá đó(số lượng, chủng loại,…).Giám đốc sẽ chuyển cho kế toán tính toán và gửi cước phí tính toán cho khách hàng dựa trên bảng giá, nếu khách hàng đồng ý sẽ thông báo lại với công ty kế toán lập hợp đồng gửi cho khách, khách sẽ ký hợp đồng, đồng thời gửi thêm bộ hồ sơ hàng. Giám đốc sẽ giao cho kế toán để kế toán lưu thông tin vào hồ sơ khách hàng, sau đó hồ sơ này chuyển cho nhân viên giao nhận hàng để nhân viên này làm thủ tục tại Cảng. Sau khi nhận được hồ sơ nhân viên giao nhận hàng sẽ đến nơi để hàng làm thủ tục nhận hàng (nếu nhận hàng từ Cảng phải cần có phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho sau khi hồ sơ về hàng được kiểm tra xác nhận, còn nếu nhận hàng từ khách tiến hành lập biên bản giao nhận hàng ).Khi nhận hàng xong tiến hành chuyển hàng, lập phiếu yêu cầu vận chuyển và đưa cho chủ xe ký nhận. Sau khi chuyển hàng đến nơi làm thủ tục giao hàng (nếu giao hàng tới cho khách thì lập biên bản giao nhận hàng còn nếu giao hàng tới Cảng thì sẽ nhận phiếu giao nhận kiêm phiếu nhập kho của Cảng sau khi trình mọi hồ sơ về hàng). Kết thúc việc giao hàng kế toán lập, gửi phiếu yêu cầu thanh toán đến khách hàng, sau khi khách thanh toán xong sẽ ghi hoá đơn thanh toán đưa lại cho khách. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cũng được. Cuối mỗi tháng kế toán sẽ tổng kết hoạt động và lập báo cáo tình hình giao nhận hàng, doanh thu cho giám đốc. 4.Giải pháp cho hệ thống: Qua việc phân tích hoạt động của công ty ta thấy: hồ sơ về mặt hàng vận chuyển rất phức tạp cần lưu trữ để có thể đối chiếu, công việc tính toán cước phí vận chuyển. Cần xây dựng hệ thống quản lý giao nhận hàng với dữ liệu vào là: thông tin về hàng cần giao hoặc nhận, bộ hồ sơ thông tin liên quan mặt hàng,….Hệ thống sẽ đưa ra :cước phí vận chuyển, phiếu yêu cầu vận chuyển, biên bản giao nhận hàng, phiếu yêu cầu thanh toán, hoá đơn thanh toán… 5.Các hồ sơ liên quan: 5.1)Biên bản giao nhận: 5.2)Phiếu yêu cầu vận chuyển: 5.3)Phiếu giao nhận kiêm phiếu xuất kho: 5.4)Phiếu đề nghị thanh toán: 6.Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhận và hồ sơ: Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét tính toán cước phí gửi cước phí lập hợp đồng làm thủ tục nhận hàng lập biên bản giao nhận lập phiếu yêu cầu vận chuyển làm thủ tục giao hàng lập phiếu đề nghị thanh toán viết hoá đơn thanh toán lập báo cáo Khách hàng Công ty Cảng Giám đốc Kế toán Nhân viên giao nhận Bảng giá Hợp đồng Biên bản giao nhận Phiếu yêu cầu vận chuyển Phiếu đề nghị thanh toán Hoá đơn thanh toán Báo cáo Hồ sơ khách hàng ( tác nhân ) = ( tác nhân ) ( tác nhân ) ( tác nhân ) ( tác nhân ) hồ sơ DL hồ sơ DL hồ sơ DL hồ sơ DL hồ sơ DL hồ sơ DL hồ sơ DL hồ sơ DL II.Mô hình nghiệp vụ của hệ thống: 1.Thiết lập biểu đồ ngữ cảnh: a) Sơ đồ: Hình1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý giao nhận hàng 0 HỆ THỐNG QUẢN LÝ GIAO NHẬN HÀNG KHÁCH HÀNG gửi thông tin hàng tính cước phí gửi hợp đồng ký ,gửi hồ sơ vận chuyển hàng gửi phiếu y/c thanh toán thanh toán tiền ghi hoá đơn thanh toán CẢNG gửi hồ sơ hàng xác nhận,gửi phiếu xuất(nhập)kho lấy (gửi) hàng GIÁM ĐỐC y/c báo cáo báo cáo 2.Biểu đồ phân rã chức năng: Hình 2: Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống quản lý giao nhận hàng 3.Mô tả chi tiết chức năng lá: Hệ thống quản lý giao nhận hàng 1.Nhận hàng 2.Giao hàng 3.Báo cáo 1.1.Tính toán cước 1.2.Lập hợp đồng 1.3.Ký , nhận hồ sơ hàng 1.4.Làm thủ tục nhận hàng 2.1.Làm thủ tục giao hàng 2.2.Lập ,gửi phiếu y/c thanh toán 2.3.Viết hoá đơn thanh toán 3.1.Lập báo cáo 1.5.Lập phiếu y/c vận chuyển (1.1)Tính toán cước: Khi khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng sẽ gửi thông tin về mặt hàng cần vận chuyển đến công ty ,thông tin bao gồm: chủng loại, số lượng, quãng đường vận chuyển,… Đồng thời cũng tính cước phí cho khách để khách xem xét. (1.2)Lập hợp đồng: Nếu khách hàng đồng ý với giá cước thì kế toán sẽ thảo hợp đồng. (1.3)Ký nhận hồ sơ hàng: Khách hàng sẽ ký vào hợp đồng và đồng thời gửi cho công ty hồ sơ đầy đủ về mặt hàng đó. (1.4)Làm thủ tục nhận hàng: Sau khi nhận được bộ hồ sơ đầy đủ về mặt hàng, nhân viên giao nhận hàng của công ty sẽ đi tiến hành thủ tục để nhận hàng. Nếu nhận hàng tại Cảng thì phải cầm theo bộ hồ sơ về hàng (đã đầy đủ mọi thủ tục, giấy tờ liên quan do khách hàng cung cấp), sau khi Cảng xác nhận sẽ đưa cho lại cho phiếu giao nhận kiêm phiếu xuất kho để lấy hàng ra. Nếu nhận hàng từ khách thì khi nhận hàng chỉ cần lập biên bản giao nhận hàng. (1.5)Lập phiếu yêu cầu vận chuyển: Phiếu này được tạo ra giữa nhân viên giao nhận hàng với chủ xe, gồm yêu cầu chuyển hàng và thông tin về hàng, địa điểm, thời gian đóng trả hàng và mức cước. (2.1)Làm thủ tục giao hàng: Khi hàng được vận chuyển tới địa điểm yêu cầu, nhân viên giao nhận hàng sẽ tiến hành làm thủ tục giao hàng . Nếu giao hàng cho khách thì tiến hành lập biên bản giao nhận hàng và yêu cầu khách ký nhận. Nếu giao hàng vào Cảng thì cần có bộ hồ sơ về hàng, sau khi Cảng xác nhận sẽ đưa lại cho phiếu giao nhận kiêm phiếu xuất kho và cho phép đưa hàng vào kho của Cảng. (2.2)Lập,gửi phiếu yêu cầu thanh toán: Sau khi hoàn tất công việc giao hàng cho khách sẽ tiến hành lập phiếu yêu cầu thanh toán gửi cho khách hàng. (2.3)Viết hoá đơn thanh toán: Khách hàng sau khi thanh toán đủ tiền cho công ty ,kế toán sẽ lập hoá đơn thanh toán gửi lại cho khách để xác nhận. (3.1)Lập báo cáo: Cuối mỗi tháng kết toán sẽ tiến hành thống kê và lập báo cáo chi tiết gửi cho giám đốc. 4.Danh sách các hồ sơ dữ liệu có liên quan: D1.Hồ sơ khách hàng D2.Bảng giá D3.Hợp đồng D4.Biên bản giao nhận hàng D5.Phiếu giao nhận kiêm xuất kho D6.Phiếu giao nhận kiêm nhập kho D7.Phiếu yêu cầu vận chuyển D8.Phiếu đề nghị thanh toán D9.Hoá đơn thanh toán D10.Báo cáo 5.Ma trận thực thể chức năng: Các thực thể Hồ sơ khách hàng Bảng giá Hợp đồng Biên bản giao nhận Phiếu giao nhận kiêm xuất kho Phiếu giao nhận kiêm nhập kho Phiếu yêu cầu vận chuyển Phiếu đề nghị thanh toán Hoá đơn thanh toán Báo cáo Các chức năng nghiệp vụ D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 1.Nhận hàng U R C C R C 2.Giao hàng U R C R R C C 3.Báo cáo R R R C Hình 3: Ma trận thực thể chức năng III.Mô hình hoá quá trình xử lý: 1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0: D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 1 U R C C R C 2 U R C R R C C 3 R R R C Hình 4a: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống quản lý giao nhận hàng 1.0 Nhận hàng Khách hàng gửi thông tin hàng tính cước phí gửi hợp đồng ký ,gửi hồ sơ gửi biên bản giao nhận xác nhận Cảng gửi hồ sơ hàng xác nhận, gửi phiếu giao nhận D1 D3 D4 D7 D5 D2 2.0 Giao hàng Khách hàng Cảng gửi biên bản giao nhận xác nhận gửi hồ sơ hàng xác nhận, gửi phiếu giao nhận D1 D3 D4 D6 D7 D8 D9 gửi phiếu y/c thanh toán thanh toán tiền ghi hoá đơn thanh toán D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 1 U R C C R C 2 U R C R R C C 3 R R R C Hình 4b: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống quản lý giao nhận hàng 2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: 3.0 Báo cáo D1 D3 D9 D10 Giám đốc y/c báo cáo báo cáo D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 1 U R C C R C 2 U R C R R C C 3 R R R C Hình 5a: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 1.0 từ biểu đồ mức 0 1.1 Tính toán cước 1.2 Lập hợp đồng 1.3 Ký , nhận hồ sơ hàng 1.4 Làm thủ tục nhận hàng 1.5 Lập phiếu y/c vận chuyển Khách hàng gửi thông tin hàng tính cước phí D2 đồng ý Giá cước phí gửi hợp đồng ký ,gửi hồ sơ hàng D1 D3 Hợp đồng gửi biên bản giao nhận xác nhận D4 Cảng gửi hồ sơ hàng xác nhận, gửi phiếu giao nhận D5 biên bản giao nhận D7 D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 1 U R C C R C 2 U R C R R C C 3 R R R C Hình 5b:Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 2.0 từ biểu đồ mức 0 IV. Thiết kế cơ sở dữ liệu: 1.Mô hình E-R: 2.Mô hình quan hệ: V. Thiết kế các giao diện: 2.1 Làm thủ tục giao hàng 2.2 Lập phiếu đề nghị thanh toán 2.3 Viết hoá đơn thanh toán Khách hàng Cảng gửi biên bản giao nhận xác nhận gửi hồ sơ hàng xác nhận, gửi phiếu giao nhận D7 D4 biên bản giao nhận ( phiếu giao nhận ) D1 D3 D6 D8 D9 gửi phiếu y/c thanh toán thanh toán tiền ghi hoá đơn thanh toán Hình 8: Giao diện “TRUY NHẬP HỆ THỐNG” Hình 9: Giao diện “CẬP NHẬT KHÁCH HÀNG” TRUY NHẬP HỆ THỐNG TÊN NGƯỜI SỬ DỤNG MẬT KHẨU ĐĂNG NHẬP KẾT THÚC CẬP NHẬT KHÁCH HÀNG MÃ KHÁCH HÀNG TÊN KHÁCH HÀNG ĐỊA CHỈ ĐIỆN THOẠI NHẬP SỬA XÓA GHI KẾT THÚC