Đề tài Xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh công ty máy tính Hùng Phát

BÀI THẢO LUẬN : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Đề tài : Xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh công ty máy tính Hùng Phát Giáo viên hướng dẫn : Nguyễn Văn Thẩm Thành viên trong nhóm 2 BÙI VĨNH TIẾN NGUYỄN DUY TRUNG NGUYỄN XUÂN THẮNG NGUYỄN VĂN NHÂN HOÀNG VĂN MINH Mục lục Giới thiệu Công ty 5 1 .Tầm quan trọng của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh 5 2 .Mục tiêu và phạm vi của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh 6 3 .Phạm vi: 6 4 .Quá trình phát triển, hiện trạng của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh. 7 5 .Vai trò và ý nghĩa của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh trong vấn đề chung nói riêng và công nghệ phần mềm nói chung 7 - Công nghệ phần mềm: ngành công nghệ phần mềm có một vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng trong xã hội. Việc tạo ra một phần mềm nó đã hỗ trợ rất nhiều trong công tác quản lý, giúp công việc quản lý dễ dàng chính xác và đạt hiệu quả cao. 7 - Phần mềm quản lý kinh doanh: 7 Nội Dung 8 I . Chương I : Khảo sát hệ thống 8 1.1.Sơ đồ công ty 8 1.2.Mô tả hoạt động của công ty . 8 1.3.Khảo sát hiện trạng cũ . 11 1.4. Đánh giá hiện trạng hệ thống cũ, nhu cầu cho hệ thống mới. 12 1.5 . Giải pháp khi xây dựng phần mềm 13 Chương II. Phân tích hệ thống về mặt chức năng . 14 2.1 .Sơ đồ phân cấp chức năng . 14 2.2. Sơ đồ dòng dữ liệu . 16 a) Sơ đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh . 16 b) Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh 17 c) Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh 18 d) Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đinh mua hàng 19 e) Sơ đồ mức dưới đỉnh thống kê 20 2.3 .Đặc tả tiến trình . 21 Chương III . Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu . 21 3.1 . Xây dựng mô hình thực thể liên hệ , vẽ sơ đồ thực thể liên hệ . 21 a. Xây dựng mô hình thực thể liên hệ . 21 b. Sơ đồ thực thể liên hệ . 22 3.2 . Chuyển mô hình thực thể liên hệ thành các lược đồ CSDL quan hệ . 24 a) Chuyển các tập thực thể thành lược đồ quan hệ . 24 b) Chuyển các mối liên hệ : 24 c) Gộp các lược đồ có chung khóa : 24 3.3 . Chuẩn hóa lược đồ quan hệ : 25 3.4 . Thiết kế form 26 a) form tìm kiếm 26 b) Form Thống kê 27 c) Form nhập hóa đơn bán hàng và cập nhật vào hệ thống đồng thời in hóa đơn 28 Lời nói đầu Ngày nay với sự phát triển nhảy vọt của ngành CNTT, với những tính năng ưu việt sự tiện dụng và ứng dụng rộng rải là một phần không thể thiếu được của nhiều ngành trong việc phát triển kinh tế. Những năm gần đây, vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp đã ngày càng lớn mạnh. Từ vị trí chỉ được sử dụng để hỗ trợ một số hoạt động trong văn phòng, hệ thống thông tin đã trở nên có vai trò chiến lược trong doanh nghiệp. Đặc biệt, những thành tựu về công nghệ thông tin và ứng dụng của chúng trong các lĩnh vực đa dạng khác nhau của doanh nghiệp đã khiến cho doanh nghiệp ngày càng chú ý nhiều hơn tới việc áp dụng những thành tựu của công nghệ thông tin nhằm gia tăng ưu thế cạnh tranh và tạo cơ hội cho mình. Hiện nay, trào lưu ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không chỉ giới hạn ở các doanh nghiệp lớn tàm cỡ đa quốc gia mà đang lan rộng trong tất cả các dạng doanh nghiệp kể cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở các nước đang phát triển. Tuy nhiên, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không phải đơn giản ngay cả đối với các doanh nghiệp tầm cỡ quốc gia dồi dào cả về kinh nghiệm, nguồn tài lực và nhân lực. Hơn nữa, một ứng dụng thành công trong doanh nghiệp này chưa chắc đã có thể đem lại thành công tương tự cho một doanh nghiệp khác. Tập bài giảng này cung cấp những kiến thức cơ bản cho sinh viên bậc đại học trong quá trình tiếp cận với khả năng ứng dụng các thành tựu về công nghệ thông tin trong những lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Hệ thống thông tin quản lý không những chỉ đóng vai trò là người cung cấp báo cáo liên tục và chính xác, mà hơn thế nữa, các hệ thống thông tin quản lý đã thực sự trở thành một công cụ, một vũ khí chiến lược để các doanh nghiệp dành được ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh sẵn có. Những ảnh hưởng quan trọng của hệ thống thông tin quản lý giúp các doanh nghiệp có được những ưu thế cạnh tranh mà họ mong muốn: 1) Đầu tư vào công nghệ thông tin sẽ giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm và dịch vụ của mình. 2) Xây dựng hệ thống thông tin sẽ giúp doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và những người cung cấp nguyên vật liệu. 3) Đầu tư vào hệ thống thông tin sẽ góp phần khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong doanh nghiệp. 4) Đầu tư vào hệ thống thông tin sẽ tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc người cung cấp nó. 5) Đầu tư vào công nghệ thông tin còn có khả năng tạo ra một số dạng hoạt động mới của doanh nghiệp: Tổ chức ảo, tổ chức theo thoả thuận, các tổ chức theo truyền thống với các bộ phận cấu thành điện tử, liên kết tổ chức. Giới thiệu Công ty Công ty TNHH TM Hùng Phát ( tên viết tắt: Hung Phat Co., Ltd ) được thành lập từ năm 2005 theo quyết định số 0600338231 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Nam Định cấp. Trụ sở chính của công ty  229 Trường Chinh – TP.Nam Định.Lĩnh vực hoạt động của Công ty là kinh doanh các sản phẩm Tin học, Viễn thông như : Linh kiện máy tính, Máy vi tính bộ, Máy tính xách tay, Thiết bị văn phòng, Phần mềm Tin học, … .Tầm quan trọng của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh Như chúng ta đã thấy trước đây, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng. Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. . Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau: Tin cậy: Độ tin cậy thể hiện các mặt về độc xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây rắc cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sau sót, nhiều khách hàng kêu va về tiền phải trả ghi cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng, lượng khách háng ẽ giảm và doanh số bán sẽ tụt xuống. Nếu số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn số tiền phải trả, trong trường hợp này chẳng có khách hàng nào than phiền tuy nhiên cửa hàng bị thất thu. Đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế. Thích hợp: một công ty có phần mềm quản lý thì sẽ rất thuận tiện trong việc kinh doanh. Dễ hiểu: thông tin sẽ được thể hiên một cách dẽ hiểu cho nhà quản lý giúp cho việc quản lý được dễ dàng hơn. Được bảo vệ: Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. Đúng thời điểm: thông tin sẽ được cập nhật đầy đủ, kịp thời Hạn chế tối thiểu về mặt nhân lực: việc chi ra những khoản tiền để chi trả cho nhân viên là không nhỏ, việc áp dụng phần mềm vào quản lý kinh doanh sẽ hạn chế tối thiểu về mặt nhân lực nhưng vẫn đảm bảo được việc kinh doanh của công ty. 2 .Mục tiêu và phạm vi của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh Mục tiêu: Việc áp dụng CNTT vào kinh doanh sẽ giúp nhà quản lý thục hiên tốt hơn về các mặt: Mua hàng: lập đơn hàng, kiểm tra đơn hàng, phiếu nhập, cập nhật hệ thống. Bán hàng: lập hóa đơn, cập nhật hệ thống Thanh toán: cập nhật hóa đơn thanh toán, thu chi Bảo hành: cập nhật phiếu bảo hành Báo cáo: cập nhật thu chi, hàng tồn kho, hàng bán chạy. 3 .Phạm vi: Phần mềm được xây dựng nhằm cung cấp công cụ cho hầu hết các nhà quản lý kinh doanh của công ty kinh doanh các sản phẩm Tin học, Viễn thông như : Linh kiện máy tính, Máy vi tính bộ, Máy tính xách tay, Thiết bị văn phòng, Phần mềm Tin học, …và công ty Hùng Phát nói riêng trực tiếp sử dụng 4 .Quá trình phát triển, hiện trạng của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh. Quá trình phát triển: Công ty TNHH TM Hùng Phát  được thành lập từ năm 2005. Việc kinh doanh của công ty đòi hỏi phải có hệ thống quản lý khá phức tạp, phải đảm bảo được tính khả thi nên công ty đã sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh. Hiện trạng hệ thống cũ: tuy công ty đã sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh nhưng phần mềm này đã không còn phù hợp với việc kinh doanh hiện tại của công ty và cần nâng cấp hệ thống cũ thành một hệ thống mới mà có thể đáp ứng nhu cầu hiện trạng của kinh doanh của công ty. 5 .Vai trò và ý nghĩa của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh trong vấn đề chung nói riêng và công nghệ phần mềm nói chung Công nghệ phần mềm: ngành công nghệ phần mềm có một vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng trong xã hội. Việc tạo ra một phần mềm nó đã hỗ trợ rất nhiều trong công tác quản lý, giúp công việc quản lý dễ dàng chính xác và đạt hiệu quả cao. Phần mềm quản lý kinh doanh: Giúp cho nhà kinh doanh theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty: nhập hàng, bán hàng,… Nhờ đó, người quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động, quản lý hiệu quả, kiểm soát nội bộ tốt.  Cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp làm cơ sở hoạch định chương trình hành động cho từng giai đoan từng thời kỳ nhờ đó người quản lý tính được hiệu quả công việc, vạch ra hướng hoạt động cho tương lai. •  Giúp người quản lý điều hoà tình hình tài chính của doanh nghiệp. •  Là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh tụng khiếu tố, với tư cách là bằng chứng về hành vi thương mại. •  Cơ sở đảm bảo vững chắc trong sự giao dịch buôn bán. •  Là cơ sở cho người quản lý ra các quyết định phù hợp: Quản lý hạ giá thành, quản lý doanh nghiệp kịp thời. •  Cung cấp một kết quả tài chính rõ rệt không thể chối cãi đượcrld, MS Excel, XML, Acrobat Reader để lưu trữ. Nội Dung Chương I : Khảo sát hệ thống 1.1.Sơ đồ công ty + Ban giám đốc công ty. +Bộ phận kinh doanh công ty. +Bộ phận kế toán công ty . +Bộ phận quản lí kho của công ty . +Bộ phận chăm sóc khách hàng ( bộ phận kỹ thuật của công ty ,..) . Do là một công ty tư nhân do đó sơ đồ quản lí của công ty cũng đơn giản hơn rất nhiều so với các công ty ,xí nghiệp nhà nước.
Hình 1.1.1 1.2.Mô tả hoạt động của công ty . Các loại sản phẩm kinh doanh chính : Công ty kinh doanh rất nhiều các loại thiết bị điện tử và thiết bị tin học ra thị trường Nam Định cũng như các tỉnh lân cận nếu khách hàng có nhu cầu. Công ty Hùng Phát kinh doanh các loại mặt hàng chính như: Máy vi tính (máy laptop ,máy đồng bộ). Thiết bị mạng (modem ,switch ,usb 3g, …) . Máy chiếu và các phụ kiện . Thiết bị giải trí số (máy ảnh ,máy quay ,máy ghi âm ,…) . Thiết bị viễn thông (điện thoại ,bộ đàm ,…) . Thiết bị an ninh (camera quan sát,card ghi hình,….). Thiết bị siêu thị (máy tính tiền siêu thị ,máy in hóa đơn,…) . Các thiết bị khác (webcams ,headphone,usb flash ,…) . Hoạt động kinh doanh . Cuối mỗi tháng trước khi nhập hàng thì bộ phận kinh doanh cùng bộ phận kế toán lập bảng thống kê sản phẩm bán được ,và cùng với bộ phận quản lí kho xem xét các loại mặt hàng còn lại trong kho .Từ đó đề ra phương án nhập hàng cho tháng tới .Nhập nhiều hơn số lượng những mặt hàng có số lượng khách mua nhiều và có thể tăng trong tháng tới,và giảm những mặt hàng ít khách mua .công ty đều nhập hàng từ nơi cung cấp về kho ,tránh hiện tượng thiếu hụt sản phẩm khi khách hàng cần .Bộ phận kinh doanh của công ty sẽ tìm các đối tác thích hợp để nhập hàng .Ngoài ra bộ phận quản lí kho thường xuyên kiểm tra báo cáo cho bộ phận kinh doanh biết số lượng còn lại trong kho ,để bộ phận kinh doanh liên hệ với đối tác và xuất trình ý kiến lên ban giám đốc để nhập hàng về kịp thời . Thường xuyên cập nhật số lượng hàng ,tên mặt hàng ,..lên hệ thống quản lí của công ty để khách hàng có thể tham khảo .
Hình 1.2.1 : Tiến trình nhập kho trong công ty Buôn bán thoả thuận không phân biệt loại sản phẩm. Mỗi thoả thuận, qua thương lượng với khách hàng, xác định mã sản phẩm liên quan, giá vốn, số lượng và kỳ hạn giao hàng. Hoat động bán hàng của công ty có thể giao tiếp qua mạng hoặc găp gỡ khách hàng trực tiếp tại công ty . Bộ phận kinh doanh trực tiếp hướng dẫn khách hàng chọn mua sẩn phẩm ,tư vấn cho khách hàng từng loại sản phẩm và các loại mặt hàng kinh doanh của công ty . Hàng ngày bộ phận kinh doanh và bộ phân kế toán trao đổi với nhau vào cuối buổi để kiêm tra và kê khai sản phấm bán được . Là công ty kinh doanh các thiết bị tin học do đó,thường chuẩn bị bước vào năm học số lượng khách mua hàng lớn nên công ty chủ động nhập hàng với số lượng nhiều hơn các tháng khác trong năm . Khi khách hàng mua sản phẩm của công ty thì bộ phận kinh doanh thông báo cho bộ phận quản lí kho biết được để xuất hàng theo yêu cầu của bộ phận kinh doanh ,đông thời bộ phận kinh doanh cũng thông báo cho bộ phận kế toán công ty lập hóa đơn mua hàng và thanh toán của khách hàng .Lập bảng kê khai các sản phẩm khách hàng đã mua ,xác nhận ngày mua hàng của khách hàng để tiện cho công việc bảo hành sản phẩm của công ty.
Hình 1.2.2 : Tiến trình khách hàng mua sản phẩm Hình thức thanh toán sản phẩm đối với khách hàng :thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng . Chế độ bảo hành các sản phẩm của công ty cho khách hàng trong điều kiện đang trong thời gian bảo hành và sản phâm vẫn còn nguyên chưa tháo lắp gì. 1.3.Khảo sát hiện trạng cũ . Sự hoạt động của công ty được phân cấp theo từng bộ phận hoạt động các chức năng riêng .Do đó ta cần khảo sát tất cả các bộ phận của công ty để qua đó có thể xác định chính xác hiện trạng của công ty,qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thiết kế phần mềm quản lí công ty . Đối với ban quản trị công ty là hiện tại ban quản trị vẫn quản lí công ty theo những thống kê bằng những bảng báo ,kê khai của các bộ phận trong công ty đưa lên , và các hoạt động kiểm tra đột xuất của ban quản trị đối với từng bộ phận,xem xét sự liên hệ giữa các bộ phận với nhau trong công ty . Đối với phòng kinh doanh hiện tại vẫn bán hàng theo phương pháp thủ công đó là: khi có khách hàng đến tìm mua hàng của công ty,bộ phận nhân viên sẽ hướng dẫn và giới thiệu cho khách hàng lần lượt từng sản phẩm của công ty trong gian hàng công ty. Đối với bộ phận kế toán trong công ty là hiện tại hoạt động thống kê ,kê khai hóa đơn của công ty sau mỗi lần thực hiện giao dịch với khách hàng được thực hiên thông qua sổ sách ,tất cả các hóa đơn chứng từ của công ty được lưu giữ dưới dạng sổ sách.Mỗi lần giao dịch với khách hàng bộ phận kinh doanh phải trực tiếp tới bộ phận kế toán để đưa bảng kê khai các thiết bị mà khách hàng mua để làm hóa đơn thanh toán cho khách hàng . Đối với bộ phận quản lý kho là hiện tại khi công ty cần nhập số lượng hàng hoặc xuất hàng thì bộ phận quản lý kho sẽ nhận được giấy yêu cầu của công ty gửi đến và thực hiện,vấn đề quản lí hàng còn lại trong kho là ghi chép lại số lượng và tên từng loai mặt hàng vào sổ ghi chi tiết các thiết bị và bản thống kê gửi cho bộ phận kinh doanh và ban quản trị công ty.Các công việc đều do con người làm và chưa có sự tham gia nhiều của hệ thống tin học . Bộ phận chăm sóc khách hàng(bộ phận kỹ thuât ) :Hoạt động của bộ phận kỹ thuật là sửa chữa các sản phẩm của khách hàng , xem xét các sản phẩm nào còn bảo hành và các sản phẩm nào không còn bảo hành . 1.4. Đánh giá hiện trạng hệ thống cũ, nhu cầu cho hệ thống mới. a) Đánh giá hiện trạng hệ thống cũ Do quy mô hoạt động của công ty ngày càng lớn ,số lượng mặt hàng kinh doanh ngày càng nhiều mà số lượng nhân viên chỉ giới hạn do đó sự hoạt đông như hiện tại không thể đáp ứng được tính chất công việc cũng như nội dung quản lí của công ty . Việc lưu trữ các thông tin trong việc quản lý hệ thống đều được tiến hành thủ công bằng sổ sách và các chứng từ với một số lượng lớn, chính vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức cho nhân viên quản lý với những công việc kiểm tra, tra cứu, kiểm kê phức tạp Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp này nếu có sai sót thì việc sửa đổi gặp nhiều khó khăn.Chẳng hạn muốn sửa thông tin trong hồ sơ thiết bị thì phải gạch đi rồi sửa lại bên cạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần b) Nhu cầu cho hệ thống mới. Nhu cầu đặt ra là làm cách nào có thể quản lí công ty mà không cần thông qua các bản báo cáo hàng tháng và gặp trực tiếp các phòng ban,có thể xem xét hoạt động của các phòng ban bất cứ khi nào mà không cần gặp gỡ trực tiếp . Nhu cầu đặt ra là làm cách nào để một nhân viên có thể không phải đi lai nhiều mà vẫn hướng dẫn cho khách hàng hết tất cả các sản phẩm của công ty hay sản phẩm mà khách hàng yêu cầu hay sự liên kết với các bộ phận khác mà không cần gặp trực tiếp . Nhu cầu đặt ra là làm thế nào để lưu giữ và truy xuất đến sổ sách một cách nhanh nhất,cập nhật mã mặt hàng,số lượng mặt hàng khách mua một cách nhanh nhất mà không cần phải gặp trực tiếp phòng kinh doanh ,để làm hóa đơn. Nhu cầu là làm cách nào để kiểm tra và thống kê sản phẩm còn lại trong kho,…một cách nhanh nhất . 1.5 . Giải pháp khi xây dựng phần mềm Quản lý kho phần mềm hỗ trợ: Cập nhật số lượng sản phẩm nhập, số lượng còn lại trong kho Cập nhật tên sản phẩm , mã số sản phẩm ,… Chỉnh sửa hoặc xóa những mặt hang không còn trong kho Thống kê bản dữ liệu cập nhật cho phòng kinh doanh và giám đốc Bộ phận kế toán Phần mềm hỗ trợ truy xuất đến dữ liệu của bộ phận kinh doanh , bộ phận quản lí kho và bộ phận hỗ trợ khách hàng.Lấy số liệu như các bản nhập xuất hàng để lập hóa đơn thanh toán . Lập bảng thống kê ,kê khai tài chính hàng tháng của công ty để gửi lên ban giám đốc . Bộ phận kinh doanh : Phần mềm hỗ trợ quản lí tất cả các sản phẩm của công ty ,phân sản phẩm thành từng loại , từng hãng sản phẩm, giá thành của sản phẩm,chi tiết từng sản phẩm. Để khách hàng có thể xem sản phẩm ,hoặc nhân viên kinh doanh có thể hướng dẫn khách hàng ngay trên hệ thống quản lí của mình một cách nhanh chóng .Truy nhập tới các bộ phận quản lí kho xem sản phẩm còn lại trong kho không,và bộ phận kế toán lập hóa đơn thanh toán . Bộ phận quản lí (giám đốc) : Phần mềm cung cấp và hỗ trợ truy xuất tới tất cả các phòng ban trong công ty ,qua đó biết được tình hình của công ty,để quyết định hoạt động của công ty. Chương II. Phân tích hệ thống về mặt chức năng . 2.1 .Sơ đồ phân cấp chức năng . Phân tích hệ thống : Cn1.1:Lập dự trù sản phẩm . Cn1.1:Nhập hàng . Cn1.1:Thanh toán với nhà cung cấp . Cn 2.1 : Xử lý yêu cầu khách hàng Cn2.2:Lập hóa đơn và giao hàng . Cn3.1:Thông kê lượng hàng đã bán Cn3.1:Thống kê doanh thu mỗi mặt hàng Cn3.1:Thống kê lượng hàng tồn kho Cn4.1: In báo cáo tổng hợp gửi lên cấp trên cuối năm . Từ các chức năng trên => gom nhóm lại thành các chức năng theo tiêu chí : + Các chức năng cùng liên quan đến một đối tượng . + Các chức năng cùng liên quan đến một tiến trình . Nhóm chức năng 1gồm: Cn1.1 ,Cn1.2 ,Cn1.3 .Tên chức năng là :Mua hàng . Nhóm chức năng 2gồm: Cn2.1, Cn 2.2 .Tên chức năng là :Bán hàng . Nhóm chức năng 3gồm: Cn3.1 ,Cn3.2 ,Cn3.3 .Tên chức năng là :Thống kê theo tháng . Nhóm chức năng 1gồm: Cn4.1 .Tên chức năng là : In báo cáo tổng hợp gửi lên cấp  trên cuối năm. Tổng hợp các chức năng 1,2,3,4 ta có chức năng .Tên chức năng :Quản lý kinh doanh
 2.2. Sơ đồ dòng dữ liệu . a) Sơ đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh .
 Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh
 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh bán hàng
 Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đinh mua hàng
Sơ đồ mức dưới đỉnh thống kê
2.3 .Đặc tả tiến trình .
-Tên tiến trình : In hóa đơn . -Đầu vào :Thông tin khách hàng . -Đầu ra : In hóa đơn bán hàng cho khách hang . Chương III . Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu . 3.1 . Xây dựng mô hình thực