Định dạng, cách trình bày trang và ngữ điệu của e-mail-Format, page layout and intonation of e-Mails

Bài 2 - Format, page layout and intonation of e-mails (Định dạng, cách trình bày trang và ngữ điệu của e-mail)-phần3 SUMMARY (TÓM TẮT) Nói tóm lại các bạn hãy để tất cả mọi thứ trong phần thư điện tử của mình thật ngắn ngọn. * Hãy viết dòng ngắn * Hãy viết đoạn ngắn * Hãy viết bài ngắn INTONATION OF E-MAIL (NGỮ ĐIỆU CỦA E-MAIL) Điều khó có thể truyền đạt nhất qua e-mail chính là cảm xúc. Mọi người thường gặp khó khăn trong việc gõ chính xác những điều họ muốn nói ra. Nhưng đáng tiếc là nếu không có ngữ điệu để biểu thị tình cảm thì rất dễ biểu thị sai ý định của họ. Nếu các bạn không thể chuyển ngữ điệu của mình cao hay thấp, mềm hay cứng để nhấn mạnh thì phần nội dung bức thư điện tử của các bạn rất khó thể hiện được cảm xúc bạn muốn truyền đạt. Chính vì vậy khi viết e-mail các bạn hãy cố gắng nhấn mạnh để thể hiện cảm xúc của mình. LIGHT EMPHASIS (NHẤN MẠNH NHẸ NHÀNG) Nếu các bạn muốn đưa ra một số phần để nhấn mạnh nhẹ nhàng thì các bạn nên đánh dấu sao vào những phần đó. Điều đó cũng tương đương với phần in nghiêng trong tài liệu. Chính vì vậy, Thay vì nói rằng: I said that I was going to go last Thursday. Các bạn hãy nói: I *said* that I was going to go last Thursday. Hoặc: I said that I was going to to go last *Thursday*. Ngoài ra các bạn cũng có thể viết hoa chữ cái đầu của những từ muốn nhấn mạnh nhẹ nhàng: While Bob may say that you should never turn it past nine, this is not Cast In Stone. It will explode if you turn it up to eleven, but anything under ten should work just fine. STRONG EMPHASIS (NHẤN MẠNH RÕ RÀNG) Nếu các bạn muốn nhấn mạnh rõ ràng các bạn hãy viết hoa tất cả các chữ cái và sử dụng thêm dấu chấm cảm. Thay vì nói rằng: > Should I just boost the power on the thrombo? No, if you turn it up to eleven, you'll overheat the motors and it might explode. Các bạn hãy nói: > Should I just boost the power on the thrombo? NO!!!! If you turn it up to eleven, you'll overheat the motors and IT MIGHT EXPLODE!! Tuy nhiên, các bạn hãy lưu ý rằng chỉ nên sử dụng phương pháp viết hoa toàn bộ từ đúng lúc, đúng cách. Đừng nên quá lạm dụng như ví dụ dưới đây: HEY, I JUST WANTED TO SEE IF YOU HAD MADE ANY PROGRESS ON THE PHROCKMEIJER ACCOUNT. STOP BY AND SEE ME SOMETIME. Người nhận thư điện tử sẽ thấy hết sức khó chịu khi đọc bức e-mail như vậy.