Excel Phần 2: Một số khái niệm và thao tác cơ bản với MS Excel

Sử dụng phần mềm bảng tính điện tửMột số khái niệm và thao tác cơ bản với MS Excel Khái niệm & thao tác cơ bản trong MS Excel Khởi động Excel. Màn hình làm việc. Thoát khỏi Excel. Khởi tạo một bảng tính. Địa chỉ, miền và công thức. Các thao tác soạn thảo. Các thao tác với tập tin. Một số hàm đơn giản. 1. Khởi động Excel Start  Programs  Microsoft Excel. Desktop  Microsoft Excel. Office Bar  Microsoft Excel. 2. Màn hình làm việc Các thành phần của màn hình làm việc Thanh tiêu đề (Title Bar). Thanh menu (Menu Bar). Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar). Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar). Thanh biên tập công thức (Formula Bar). Bảng tính (Sheet). 256 cột (A..Z, AA,AB…IV). 65536 dòng. Một tập tin (workbook) gồm nhiều bảng tính (sheet). Các thanh cuộn (scroll bars). Thanh trạng thái (status bar). Dòng tên cột (column heading). Cột tên hàng (row heading). … 3. Thoát khỏi Excel Sử dụng Menu File File  Exit Kích chuột vào biểu tượng đóng ứng dụng ở góc trên bên phải màn hình 4. Tạo bảng tính và một số thao tác Để tạo một tập tin (workbook) mới: FileNew. Chọn New workbook. Workbook có thể có nhiều trang tính (sheet). Để tạo một sheet mới: Kích chuột phải vào tên một sheet nào đó (vd: Sheet1), chọn Insert, sau đó chọn Worksheet. Đặt tên cho trang tính: Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename Gõ tên rồi gõ Enter. Bố trí trật tự các sheets: Dùng chuột bấm và rê tên sheet tới vị trí mong muốn. 4.1. Dịch chuyển con trỏ Con trỏ ô (Cell pointer) là hình chữ nhật trùm quanh đường viền ô. Di chuyển: Sử dụng các phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home. Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối cùng (đầu tiên) của bảng tính theo chiều mũi tên. Gõ F5 rồi gõ địa chỉ ô (xem phần sau) Kích chuột vào ô nào đó 4.2. Chọn miền, cột, dòng, bảng… Chọn miền (range) Bấm và rê chuột từ ô trên cùng bên trái tới ô dưới cùng bên phải của vùng (hoặc theo các chiều khác). Chọn cả dòng/cột Kích chuột trái tại tên dòng (cột) để lựa chọn cả dòng (cột). Nhấn thêm phím Ctrl khi chọn để chọn các miền rời nhau. Chọn cả bảng tính Kích chuột vào giao giữa hàng tên cột và cột tên dòng 4.3. Nhập dữ liệu {1} Sử dụng bàn phím để nhập liệu cho ô tại vị trí con trỏ. Gõ Enter để hoàn tất!!! Nhập số: Nhập bình thường Sử dụng dấu chấm “.” làm dấu phân cách thập phân (Regional setting là US). Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số. Viết cách phần nguyên và phần thập phân để nhập hỗn số. Nhập dữ liệu Nhập số: 123.456 -123.456 hoặc (123.456) 3/2 1 1/2 (hỗn số). 3E+7 (dạng kỹ thuật). Nhập chuỗi văn bản (text): Các chuỗi có chứa chữ, nhập bình thường Các chuỗi dạng số: “1234”, có hai cách nhập: =“1234” ‘1234 Nhập ngày tháng Khuôn dạng: mm/dd/yyyy (Mỹ) Ví dụ: 02/09/2004 12/31/2003 Nhập thời gian Khuôn dạng: hh:mm:ss Ví dụ: 13:30:55 5. Địa chỉ, miền, công thức Địa chỉ ô Địa chỉ tương đối Địa chỉ tuyệt đối Miền Khái niệm miền Đặt tên miền Công thức Khái niệm Hàm 5.1. Địa chỉ ô Mỗi ô được xác định bởi hàng và cột chứa nó. Địa chỉ ô = tên cột + tên hàng Ví dụ Ô đầu tiên có địa chỉ A1 (A là cột A, 1 là hàng 1) Địa chỉ chia làm 2 loại: tương đối và tuyệt đối Địa chỉ tương đối Chỉ bao gồm tên cột viết liền tên hàng Bị thay đổi theo vị trí tương đối của ô chép tới so với ô gốc khi sao chép công thức Ví dụ A1 F9 Địa chỉ tuyệt đối Không bị thay đổi khi sao chép công thức Cách viết Thêm dấu $ vào trước tên cột (hàng) không muốn thay đổi khi sao chép công thức. Ví dụ: $A1: Luôn ở cột A $F$9: Luôn là ô F9 5.2. Miền (range) Tập hợp ô Cách viết Đ/c ô góc: Đ/c ô đối diện C2:D8 Đ/c ô góc..Đ/c ô đối diện A1..A5 Dùng “;” phân cách các miền rời nhau: B2..B8; E2:E8 Đặt tên cho miền InsertName Define Gõ tên miền (không có dấu cách) Ví dụ: Ngày_thuê Chọn Add Nhấn OK Sử dụng để truy xuất miền Trong công thức … 5.3. Công thức (formula) Sử dụng để tính toán, thống kê trên dữ liệu. Bắt đầu bằng dấu bằng ( = ) Tiếp theo là: Các hằng, địa chỉ,… Phép toán số học: +,-,*,/,^ Hàm Ví dụ: =A1/B1+COS(A1)*SIN(B1) Formula bar Có thể sử dụng thanh công thức để nhập công thức cho tiện. Ví dụ =G3+G3*F3+J3-H3-I3 6. Các thao tác soạn thảo Sao chép Chuyển Sửa Xoá Bỏ miền Chèn Dán đặc biệt Undo và Redo 6.1. Sao chép {1} Chọn miền cần sao chép (nếu là một ô thì di chuyển con trỏ tới ô đó). Nhấn Ctrl+C hoặc chọn menu EditCopy. Miền sẽ được bao bởi HCN nhấp nháy. Di chuyển tới nơi cần chép tới. Nhấn Ctrl+V hoặc chọn menu EditPaste. 6.1. Sao chép {2} Chép bằng chuột Chọn vùng cần sao chép. Nhấn Ctrl, di con trỏ tới biên vùng đến khi xuất hiện dấu + ở cạnh chuột. Bấm và rê chuột để kéo vùng cần sao chép sang vị trí khác rồi thả chuột. Chép tới các ô cùng hàng/cột liền kề: Di chuột tới góc dưới bên phải vùng chọn tới khi chuột chuyển thành dấu cộng (+). Bấm và rê để chép tới các ô liên tiếp cùng hàng (cột). 6.2. Chuyển Chọn miền cần chuyển (nếu là một ô thì di chuyển con trỏ tới ô đó). Nhấn Ctrl+X hoặc chọn menu EditCut. Miền sẽ được bao bởi HCN nhấp nháy. Di chuyển tới nơi cần chép tới. Nhấn Ctrl+V hoặc chọn menu EditPaste. 6.3. Sửa và xóa dữ liệu Sửa: Di chuyển con trỏ tới ô cần sửa. Nhấn phím F2 hoặc kích đúp chuột trái. Sửa nội dung. Nhấn Enter. Xóa dữ liệu: Chọn miền cần xoá Nhấn phím Delete để xoá dữ liệu(các ô không bị xoá). 6.4. Bỏ miền và chèn ô Bỏ miền: Chọn miền cần bỏ Chọn menu EditDelete… Shift cells left: Đẩy sang trái. Shift cells up: Đẩy ô lên trên. Entire row: Xoá toàn bộ hàng. Entire column: Xoá toàn bộ cột. Chèn ô: Chọn menu Insert Cells: Chèn ô Columns: Chèn cột vào bên trái cột hiện thời. Rows: Chèn hàng lên phía trên hàng hiện thời. 6.5. Dán đặc biệt Thực hiện động tác sao (Ctrl+C) Chọn EditPaste Special All: Dán toàn bộ Formulas: Chỉ dán công thức Values: Chỉ dán giá trị … Operation: Lấy dữ liệu ở vùng bị dán đè thực hiện phép toán với dữ liệu dán vào. Chọn OK để chấp nhận dán 6.6. Undo và Redo Undo Tác dụng: Huỷ bỏ thao tác vừa làm trước đó Cách làm: Nhấn Ctrl+Z hoặc chọn EditUndo… Redo Tác dụng: Lặp lại thao tác vừa làm trước đó Cách làm: Nhấn Ctrl+Y hoặc chọn EditRedo… 7. Các thao tác với tệp Tệp Excel có phần mở rộng là “xls”. Các thao tác chính với tệp Tạo tệp mới Mở tệp đã có Ghi tệp Ghi tệp với tên khác Ghi tệp với kiểu khác Đóng tệp 7.1. Tạo tệp mới Chọn menu File New Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ chuẩn Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N 7.2. Mở tệp đã có trên đĩa File  Open. Kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ chuẩn. Ctrl + O. Sau đó: Chọn thư mục. Nhấn chuột chọn tệp. Nhấn Open. 7.3. Ghi tệp File  Save (Ctrl + S, biểu tượng đĩa mềm trên thanh công cụ). Sau đó: Chọn thư mục. Gõ tên tệp. Gõ Enter hoặc nhấn Save. 7.4. Ghi tệp với tên khác File  Save As Sau đó: Gõ tên khác cho tệp. Gõ Enter hoặc nhấn Save. Kết quả: Excel ghi tệp hiện hành sang tệp mới. Tệp mới được mở thay thế tệp cũ. Sử dụng khi muốn tạo phiên bản mới để sửa chữa mà không ảnh hưởng đến tệp cũ 7.4. Ghi tệp với kiểu khác File  Save As, sau đó: Gõ tên tệp. Chọn kiểu tệp ở mục Save as type *.HTML: trang web *.DBF: cơ sở dữ liệu dBASE, … Kết quả: Excel ghi tệp hiện hành sang tệp mới có kiểu đã chọn. Tệp mới được mở thay thế tệp cũ. Sử dụng khi muốn xuất dữ liệu sang dạng khác. 7.5. Đóng tệp File  Close, hoặc Kích chuột vào nút đóng tại cửa sổ tệp, hoặc: Gõ Ctrl + F4 Kết quả: Tệp đang soạn thảo được đóng Excel và các tệp khác vẫn được mở 8. Một số hàm đơn giản. SUM (miền) Tính tổng các số trong miền Ví dụ: SUM(A1:A5); SUM(số_ngày_thuê) AVERAGE (miền) Tính trung bình các số trong miền Ví dụ: AVERAGE(B2:E10) MAX(miền): Giá trị lớn nhất trong miền MIN(miền): Giá trị nhỏ nhất trong miền COUNT(miền): Số ô chứa số trong miền IF(điều_kiện, giá_trị_1, giá_trị_2): Nếu điều_kiện đúng, trả về giá_trị_1. Nếu điều_kiện sai, trả về giá_trị_2. Các lệnh IF có thể lồng nhau.