Giải cứu doanh nghiệp trong cơn khủng hoảng: Cắt giảm các chi phí cần thiết

Giải cứu doanh nghiệp trong cơn khủng hoảng Nền kinh tế toàn cầu đang có những diễn biến phức tạp, khó lường, suy thoái bùng nổ, và tất nhiên doanh nghiệp của bạn cũng điêu đứng vì hệ quả đó. Vậy bạn sẽ làm thế nào để giúp doanh nghiệp của mình có thể chèo lái qua cơn khủng hoảng tài chính tồi tệ này? Hãy cắt giảm mọi chi tiêu không cần thiết để bảo vệ doanh nghiệp của bạn. Có thể bạn sẽ phải thắt chặt ngân sách của doanh nghiệp trong cơn khủng hoảng. Nhân viên của bạn thấy rất lo sợ khi ông chủ đang tính đến việc cắt giảm chi tiêu cho các kỳ nghỉ lễ. Nhưng trên thực tế, một số khoản cắt giảm đáng kể này có thể sẽ là khoản dự trữ đáng quý để bảo vệ tương lai doanh nghiệp của bạn. Cắt khoản nào, duy trì hay tăng cường khoản nào quả là bài toán hóc búa. Dưới đây là một số khoản mách bạn có thể cắt giảm: Cắt giảm các chi phí không cần thiết Hãy dùng phương pháp “hỏi, cắt, thoả hiệp” để đánh giá các khoản vượt trội của toàn doanh nghiệp. Ví như, liệu có cần thiết phải cử tất cả các nhà quản lý của bạn tới các cuộc triển lãm? Giải pháp: bạn có thể giảm số lượng người được cử đến các cuộc triển lãm đi một nửa hoặc cắt giảm số lượng các cuộc triển lãm cần tham dự... Nếu bạn nhìn ra ngoài cửa sổ và thấy một ai đó trong đồng phục làm việc đang cắt bãi cỏ của công ty hoặc các bụi rậm ngoài cửa sổ, bạn có thể nảy ra một ý tưởng cần cắt giảm khác. Các khoản chi tiêu không cần thiết dù chỉ là con số nhỏ, nhưng nhiều con số nhỏ cộng lại là thành con số lớn. Hãy tự vấn bản thân liệu việc chăm sóc bãi cỏ chuyên nghiệp có cần thiết. Và sau đó hãy tìm ra giải pháp “thoả hiệp”. Bạn có biết một cậu bé tuổi thanh thiếu niên nào đang tìm kiếm một công việc vào mùa hè và có thể làm một người thợ cắt cỏ? Hay bạn có biết nhân viên nào đó trong đội ngũ nhân viên có thể đảm nhiệm thêm nhiệm vụ thứ hai: cắt cỏ. Những giải pháp trên có thể cắt giảm đi giúp bạn một nửa chi tiêu cần chi trả so với giá nếu thuê một người chuyên nghiệp. Còn các khoản quảng cáo thì sao? Hãy cắt giảm những cái không mang lại lợi nhuận kinh doanh cho bạn. Tiến hành cắt giảm ngay bây giờ sẽ giúp bạn an toàn trước các khoản chi tiêu không cần thiết trong tương lai. Xây dựng mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp Tại mọi thời điểm, không cần biết nền kinh tế có ổn định hay không, “sức khoẻ” doanh nghiệp sản xuất của bạn đều dựa vào các nhà cung cấp và khách hàng liên quan. Khi việc kinh doanh của họ đang xấu đi, thì “sức khoẻ” doanh nghiệp của bạn cũng không thể tốt hơn được. Nếu việc mua bán của khách hàng giảm sút, điều đó đồng nghĩa công việc kinh doanh của bạn cũng đang tụt dốc. Nếu nhà cung cấp phải tăng giá, thì ví tiền của bạn cũng bị điều chỉnh. Hãy thiết lập các mối quan hệ lành mạnh, tốt đẹp với khách hàng, nhà cung cấp trước khi cơn khủng hoảng tấn công đến bạn. Hãy là người trung thực, thẳng thắn và nói thẳng với họ rằng đó là những thời điểm khó khăn bạn đang phải đối mặt, nhưng lại rất có giá trị với công việc kinh doanh của họ. Hơn hết, bạn cần cho họ thấy rằng bạn không chỉ quan tâm đến tình trạng “sức khoẻ” của riêng doanh nghiệp bạn đang sở hữu mà còn đến cả tình hình kinh doanh trong doanh nghiệp của họ. Xây dựng các mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng sẽ tạo nên sự tôn trọng lẫn nhau và chính họ sẽ là người giải cứu bạn ra khỏi tình trạng nguy hiểm trong những thời điểm cam go. Hãy đàm phán với nhà cung cấp để có được sự giảm giá tạm thời trong giai đoạn kể trên. Bạn phải làm sao để họ thấy rằng bạn luôn mong muốn và thiện chí làm ăn cùng họ. Ví như, những yêu cầu sản xuất của bạn đang tiêu tốn không ít tiền của của họ. Hãy làm dịu đi áp lực đó bằng việc đưa ra những nguyên liệu ít hơn với giá tốt, thường xuyên hơn. Và tất nhiên bạn phải chuẩn bị sẵn tinh thần nếu có xung đột với nhà cung cấp này bằng việc tìm một nhà cung cấp dự phòng khác. Hãy luôn nhớ rằng chuyển nhà cung cấp là đồng nghĩa với việc cho ra đời chất lượng nguyên liệu mới, giá suất mới, lịch trình vận chuyển mới và các chi phí mới. Tất cả mọi thứ kể trên không chỉ tác động tới công việc kinh doanh của bạn mà còn tới cả công việc kinh doanh của các khách hàng. Nếu như việc tăng giá là cần thiết, hãy để khách hàng nắm được phần trăm tăng giá đó dựa trên nguyên liệu bạn cung cấp cho họ. Với thử thách về mặt tài chính, việc tăng giá này có thể từ 5 đến 15%. Trong trường hợp với những phản hồi bất hợp tác, bạn cần chuẩn bị tinh thần trước. Bạn cần nắm rõ được khách hàng nào công ty của bạn không thể để tuột mất và khách hàng nào có thể bỏ qua. Đánh giá những nhân viên giỏi Nhân viên của bạn nên trải qua những đánh giá kỹ năng thường xuyên. Bởi những nhận xét này sẽ là cơ sở, nguồn xét duyệt quan trọng sẵn sàng khi xảy ra các đợt cắt giảm khẩn cấp. Tại nhà máy sản xuất, một cuốn sổ ghi lại những việc cụ thể như: giờ có mặt, bản tường thuật làm việc của nhân viên, là rất cần thiết và hữu ích. Bên cạnh xem xét khách hàng và nhà cung cấp, bạn cũng cần biết đâu là những nhân viên đóng góp tích cực hàng đầu cho doanh nghiệp của bạn và đâu là những kẻ “vô tích sự”. Ngoài ra, việc kinh doanh đã được lên kế hoạch thậm chí cho tình huống kinh tế trì trệ sẽ làm cho nhân viên cảm thấy yên lòng hơn. Liệu bạn có nhân viên nào có thể làm được những công việc phức tạp ít ai làm được? Đấy chính là thành viên có giá trị mà những doanh nghiệp khác đang kiếm tìm. Hãy quan tâm đến những nhân viên xuất sắc này. Hãy giữ chân họ bằng những cơ hội giá trị trong tương lai, những kế hoạch mà bạn dành cho họ, bằng việc bổ nhiệm họ làm nhà quản lý dự án hay vị trí cao tương đương, dành cho họ thời gian linh động hơn, hoặc cho phép họ làm việc như tại nhà một lần mỗi tuần... Những thoả hiệp này với những nhân viên “sáng giá” sẽ là nền tảng giữ chân họ không "màng" tới doanh nghiệp cạnh tranh khác. Cân nhắc khoản cắt giảm tiền lương Bạn sẽ làm gì nếu như việc bán hàng bị thất thu 20% trong khi bạn vẫn chưa sẵn sàng giảm 20% số nhân viên. Vậy thì thay thế cho 20% số nhân viên lẽ ra sẽ bị cắt giảm sẽ là hạ 20% tiền lương. Nếu bạn quyết định như trên thì khoản giảm tiền lương sẽ là tiền dự trữ cho thời kỳ suy thoái, cho nên hãy đảm bảo rằng khoản tiền mà bạn cắt giảm là hợp lý, công bằng, hiệu quả và được hầu hết nhân viên tán thành. Nếu là doanh nghiệp nhỏ và vừa, bạn có thể gặp từng nhân viên để phân tích. Cuộc gặp gỡ cá nhân này là phương pháp lý tưởng để cho nhân viên của bạn thấy rằng bạn không chỉ quan tâm đến doanh nghiệp mà còn có mối quan tâm lớn đến từng nhân viên. Đối với nhà cung cấp và khách hàng, bạn cũng nên thành thật. Hãy giải thích về tình hình doanh nghiệp của bạn đang mắc phải, vạch rõ tình trạng kinh doanh và viễn cảnh công việc kiểm tra thanh toán của họ sẽ ra sao nếu đợt cắt giảm của bạn có hiệu lực. Điều quan trọng phải cho họ thời gian. Về phía nhân viên, bản thân họ cũng phải có những điều chỉnh cá nhân nếu đợt cắt giảm kéo dài. Hãy sẵn sàng và chuẩn bị cho giai đoạn suy thoái. Hãy tận dụng các cơ hội bạn có trong tay hiện tại để cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết, xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, nhà cung cấp và tìm hiểu nhân viên của bạn để có quyết định nên “trói” ai và “thả” ai.