Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BR – VT TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ GIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MS ACCESS Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐN ngày.tháng.năm ......... ........... của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề tỉnh BR - VT Bà Rịa – Vũng Tàu, năm 2015 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Trong thời đại thông tin bùng nổ ngày nay, việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào quá trình sản xuất và quản lý không còn là mới lạ đối với các doanh nghiệp. Đặc biệt trong quá trình quản lý hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng hệ thống công nghệ thông tin phát triển với sự trợ giúp đắc lực từ các phần mềm quản lý, kế toán nó giúp các doanh nghiệp có một công cụ quản lý tốt hơn, xử lý nhanh các chứng từ, nhanh chóng đưa ra được các quyết định đúng đắn kịp thời cho sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chọn một công cụ lập trình thích hợp để tạo một ứng dụng lại là một vấn đề không đơn giản. Thật vậy, chúng ta có vô số các chọn lựa: có thể dùng ngôn ngữ C#, Java, PHP, Ruby kết hợp với hệ quản trị SQL, MySQL, Oracle, LispNhưng điều cần tránh là “Không nên sử dụng xe tải chỉ chở vài tạ gạo, thậm chí chỉ 1 bao gạo 50 kg” nghĩa là với những ứng dụng vừa và nhỏ nên một sử dụng phần mềm đơn giản đủ đáp ứng. Trong các phần mềm phổ biến trên thị trường hiện nay, Microsoft Office với Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng, dễ học, dễ dùng, có thể tiếp cận một cách trực quan và nhanh chóng nhất, và hầu hết các doanh nghiệp đều có bộ công cụ dành cho văn phòng này. Điểm nổi bật là nó tuy đơn giản nhưng có thể đạt được các chức năng của phần mềm chuyên nghiệp khác như: báo cáo thống kê, biểu mẫu, tìm kiếm... Sau một thời gian tìm hiểu, làm việc và được tham gia giảng dạy môn Microsoft Access. Tôi quyết định biên soạn cuốn giáo trình này nhằm phục vụ công tác giảng dạy cũng như học tập của sinh viên chuyên ngành công nghệ thông tin. Nội dung giáo trình tập trung vào những kiến thức căn bản nhất của Microsoft Access. Một số vấn đề nâng cao trong Microsoft Access như Macro, lập trình VBA cũng được đề cập trong giáo trình này. Nội dung giáo trình gồm các nội dung: Tổng quan về Microsoft Access, làm việc với bảng biểu (Table), thực hiện truy vấn (Query), thiết kế Biểu mẫu (Form), tạo lập báo cáo (Report) Mặc dù bản thân đã tham khảo các tài liệu và ý kiến tham gia của các đồng nghiệp, song cuốn giáo trình vẫn không tránh khỏi những thiếu sót. Mong các bạn đóng góp ý kiến. Tôi xin cảm ơn các thầy cô khoa CNTT – Trường Cao đẳng nghề đã cho tôi các ý kiến đóng góp quý báu để tôi hoàn thiện giáo trình này. TÁC GIẢ MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Giao diện sau khi khởi động Access 12 Hình 1.2: Giao diện lưu một CSDL mới 12 Hình 2.1: Màn hình thiết kế bảng 15 Hình 2.2: Màn hình thiết kế bảng 16 Hình 2.3: Dữ liệu được chọn cho trường MaKH trong bảng DMKhoa 25 Hình 2.4: Các thuộc tính qui định cho trường lấy dữ liệu từ một danh sách định sẵn 26 Hình 2.5: Các thuộc tính qui định cho trường lấy dữ liệu từ một trường trong bảng 26 Hình 2.6: Cảnh báo bảng không có khóa chính 27 Hình 2.7: Cửa sổ Save As để nhập tên bảng 28 Hình 2.8: Màn hình nhập liệu cho bảng 28 Hình 2.9: Nhập liệu cho trường kiểu OLE Object 30 Hình 2.10: Sắp xếp dữ liệu trên nhiều trường 31 Hình 2.11. Thực đơn RecordsàFilter 31 Hình 2.12: Chọn điều kiện lọc “Hà nội tại tab “Lookup for” 32 Hình 2.13. Chọn điều kiện lọc “Sài gòn” tại tab “Or” 32 Hình 2.14. Kết quả lọc các mẫu tin có nơi sinh là “hà nội” hoặc “sài gòn” 32 Hình 2.15. Bôi đen “Chính” tại trường HoTenSV 33 Hình 2.16. Kết quả lọc các sinh viên tên là “Chính” 33 Hình 2.17. Đặt con trỏ chèn tại cell “Sài gòn” của cột NoiSinh 33 Hình 2.18. Kết quả lọc các sinh viên có nơi sinh khác “Sài gòn” 34 Hình 2.19. Bảng điều kiện lọc dữ liệu 34 Hình 2.20. Kết quả lọc các mẫu tin 35 Hình 2.21. Mở cửa sổ relationships 37 Hình 2.22. Cửa sổ Show Table 37 Hình 2.23. Cửa sổ Edit Relationships 38 Hình 2.24. Cửa sổ Join Properties 39 Hình 3.1.Cửa sổ New Query 47 Hình 3.5. Cửa sổ “Expression Builder” 50 Hình 3.6. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 1 50 Hình 3.7. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 2 51 Hình 3.8. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 3 51 Hình 3.9. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 4a 52 Hình 3.10. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 4b (cách 1) 52 Hình 3.11. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 4b (cách 2) 53 Hình 3.12. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 5a 53 Hình 3.13. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 5b 54 Hình 3.14. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 6 54 Hình 3.15. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chọn 7 55 Hình 3.16. Cửa sổ thiết kế truy vấn tính tổng 57 Hình 3.17. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tính tổng 1 58 Hình 3.18. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tính tổng 2 59 Hình 3.19. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tính tổng 3a 59 Hình 3.20. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tính tổng 3a (Cách 2) 60 Hình 3.21. Vùng lưới QBE có dấu check tại trường có phép toán Where 60 Hình 3.22. Cửa sổ thông báo lỗi tại trường có phép toán Where 60 Hình 3.23. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tính tổng 3b 61 Hình 3.24. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tính tổng 4 62 Hình 3.25. Kết quả chạy truy vấn tính tổng 4 62 Hình 3.26. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tính tổng 5 63 Hình 3.27. Kết quả chạy truy vấn tính tổng 5 63 Hình 3.28. Hộp thoại “Enter Parameter Value” 64 Hình 3.29.Cửa sổ New Query 64 Hình 3.30.Cửa sổ Show Table 64 Hình 3.31. Vùng lưới QBE thiết kế và cửa sổ Query Parameters 66 Hình 3.32. Cửa sổ yêu cầu nhập tham số truy vấn tham số 1 66 Hình 3.33. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tham số 2 67 Hình 3.34. Cửa sổ Query Parameters thiết kế truy vấn tham số 2 67 Hình 3.35. Cửa sổ yêu cầu nhập tham số truy vấn tham số 2 67 Hình 3.36. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tham số 3 68 Hình 3.37. Bảng kết quả của thí dụ trên 68 Hình 3.38. Bảng SinhVien trong CSDL QuanLySinhVien.mdb 69 Hình 3.39. Cửa sổ thiết kế truy vấn chéo 70 Hình 3.40. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chéo 1 72 Hình 3.41. Yêu cầu kết quả truy vấn chéo 2 72 Hình 3.42. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn chéo 2 73 Hình 3.43. Cửa sổ Make Table 74 Hình 3. 44. Cửa sổ Make Table cho truy vấn tạo bảng mới 74 Hình 3.45. Vùng lưới QBE thiết kế truy vấn tạo bảng mới 75 Hình 3.46. Hộp thoại thông báo số mẫu tin trong bảng mới 75 Hình 3.47. Cửa sổ Tables khi có bảng mới tạo 75 Hình 3.48. Thông báo xóa bảng cũ của Access 76 Hình 3 49. Hộp thoại Append 76 Hình 3. 50. Vùng lưới QBE truy vấn nối dữ liệu 77 Hình 3.51. Vùng lưới QBE truy vấn thêm dữ liệu 1 78 Hình 3.52. Access thông báo số mẫu tin nối vào bảng nhận 78 Hình 3.53. Access thông báo lỗi khi chạy truy vấn thêm dữ liệu lần 2 78 Hình 3.54. Vùng lưới QBE truy vấn thêm dữ liệu 2 79 Hình 3.55. Bảng MonHoc sau khi thêm mẫu tin 79 Hình 3.56. Vùng lưới QBE truy vấn cập nhật 80 Hình 3.57. Access thông báo số mẫu tin được cập nhật 81 Hình 3.58. Vùng lưới QBE truy vấn xóa 81 Hình 3.59. Access thông báo số mẫu tin bị xóa 82 Hình 3.60. Bảng SinhVien đã bị xóa mẫu tin “A01” 82 Hình 4.1. Biểu mẫu dạng cột 91 Hình 4.2. Biểu mẫu dạng canh đều 91 Hình 4.3. Biểu mẫu dạng danh sách 91 Hình 4.4. Biểu mẫu dạng bảng 92 Hình 4.5. Biểu mẫu dạng chính phụ 92 Hình 4.13: Cửa sổ chọn Field List cho textbox 97 Hình 4.14: Tạo Option Button, Check Box, Toggle Button 98 Hình 4.15: Tạo đối tượng Option Group 98 Hình 4.16: Cửa sổ Combo box Wizard 99 Hình 4.17: Cửa sổ chọn bảng nguồn trong Combo box Wizard 99 Hình 4.18: Cửa sổ chọn tên cột trong Combo box Wizard 100 Hình 4.19: Cửa sổ sắp xếp trong Combo box Wizard 100 Hình 4.20: Cửa sổ điều chỉnh độ rộng cột trong Combo box Wizard 100 Hình 4.21: Cửa sổ đặt tên cho List box 101 Hình 4.22: Cửa sổ chọn số cột, độ rộng cột trong Combo box Wizard 101 Hình 4.23. Cửa sổ Command Button Wizard 102 Hình 4.24: Cửa sổ chọn chữ hoặc hình trên Commad button 103 Hình 4.25: Cửa sổ đặt tên cho Command button 104 Hình 4. 26: Các thuộc tính Form 104 Hình 4.27: Mở hộp thoại thuộc tính Form 105 Hình 4.28: Cửa sổ thuộc tính Form 105 Hình 4.29: Hình minh họa ví dụ 6 107 Hình 4.30: Hình tạo trường ràng buộc 2 biểu mẫu 108 Hình 4.31: Biểu mẫu chính –phụ 109 Hình 5.1. Cửa sổ New Report 121 Hình 5.2. Cửa sổ chọn trường hiển thị trong report wizard 122 Hình 5.3. Chọn các trường gom nhóm trong report wizard 122 Hình 5.4. Chọn các trường sắp xếp trong report wizard 123 Hình 5.5. Chọn phép toán tính tổng trong report wizard 123 Hình 5.6.Chọn dạng thể hiện trong report wizard 123 Hình 5.7. Chọn màu nền trong report wizard 124 Hình 5.8. Cửa sổ đặt tiêu đề cho báo cáo 124 Hình 5.9. Cửa sổ thiết kế báo cáo 124 Hình 5.10. Hộp thoại Properties của Textbox 125 CHƯƠNG TRÌNH MÔ ĐUN HỆ QUẢN TRỊ CSDL MS ACCESS Mã số của mô đun: MH14 Thời gian của mô đun: 75 giờ; ( Lý thuyết: 26 giờ; Thực hành: 49 giờ) VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT Vị trí: Mô đun được bố trí sau khi sinh viên học xong các môn học chung, các môn cơ sở chuyên ngành đào tạo chuyên môn nghề bắt buộc. Tính chất: Là mô đun cơ sở nghề bắt buộc. MỤC TIÊU CỦA MÔ ĐUN Trình bày các khái niệm cơ bản của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access; Tạo lập được bảng dữ liệu, xây dựng được quan hệ giữa các bảng; Sử dụng, quản lý, bảo trì và khai thác số liệu trên các bảng; Thực hiện được truy vấn dữ liệu; Thiết kế đựợc các đối tượng Table, Query, Form Ứng dụng được Microsoft Access trong một bài toán thực tế. Bố trí làm việc khoa học đảm bảo an toàn cho người và phương tiện học tập. NỘI DUNG CỦA MÔ ĐUN 1. Nội dung tổng quát và phân phối thời gian : Tên các bài trong mô đun Thời gian Tổng số Lý thuyết Thực hành Kiểm Tra* 1 Tổng quan về hệ quản trị CSDL Microsoft Access 3 3 0 0 2 Xây dựng bảng (Table) 12 5 6 1 3 Truy vấn dữ liệu (Query) 20 8 10 2 4 Xây dựng Form 20 5 14 1 5 Báo biểu (Report) 20 5 14 1 Cộng 75 26 44 5 2. Nội dung chi tiết: BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS Giới thiệu Chương này giới thiệu tổng quan về Microsoft Access từ cách khởi động và thoát khỏi Access đến các đối tượng cơ bản có trong Access và cùng các thao tác trên cơ sở dữ liệu. Mục tiêu Phát biểu được các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL; Phân tích được khả năng ứng dụng của phần mềm MS Access; Thực hiện các thao tác cơ bản trên cửa sổ database. Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Nội dung 1. Giới thiệu về Microsoft Access Microsoft Access là một trong những phần mềm thuộc gói phần mềm văn phòng phổ biến là Microsoft Office của tập đoàn Microsoft. Đây là hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) dành cho người dùng phổ thông để xây dựng các ứng dụng quản lý vừa và nhỏ như quản lý bán hàng, quản lý nhân viên của công ty Các đặc điểm của Microsoft Access: Là hệ quản trị CSDL chạy trong môi trường Windows, có các thành phần cần thiết như: thiết kế biểu mẫu (form), báo cáo (report), công cụ hỗ trợ Wizard, môi trường lập trình với ngôn ngữ Visual Basic for Application(VBA) Mang các tính năng độc đáo như: tự động kiểm tra khóa, kiểm tra các ràng buộc toàn vẹn, tự động cập nhật hay xóa dữ liệu khi có thay đổi ở các kết nối. Hỗ trợ kỹ thuật truy vấn nhanh Rushmode và công nghệ nhúng dữ liệu OLE. Tất cả toàn bộ đối tượng của một CSDL Access đều được chứa trong một tập tin duy nhất có phần mở rộng là .mdb 2. Khởi động và thoát khỏi Access 2.1 Khởi động Cách 1: Kích đôi (Double click) lên biểu tượng chương trình Microsoft Access trên Desktop Cách 2: Vào Start à Programs àMicrosoft Office àMicrosoft Access Cách 3: Vào Startà Run à Gõ vào msaccess.exeà nhấn OK. Sau khi khởi động sẽ xuất hiện hộp thoại sau: Hình 1.1: Giao diện sau khi khởi động Access Khác với các chương trình ứng dụng của Microsoft Office khác như Word hay Excel, Access yêu cầu người dùng phải đặt tên cho tập tin CSDL trước Hình 1.2: Giao diện lưu một CSDL mới Mở một CSDL đã có sẵn: Chọn menu FileàOpen (hoặc kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ, hoặc nhấn Ctrl+O). Sau khi lựa chọn tập tin cần mở, click nút Open. 2.2 Thoát khỏi MS Access 2010 Cách 1: Chọn File/ Exit Cách 2: Nhấn tổ hợp phím ALT + F4 Cách 3: Click vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ 3 Các đối tượng trong Microsoft Access Một CSDL Access gồm các đối tượng cơ bản sau đây: Bảng (table): Một cơ sở dữ liệu gồm một hoặc nhiều bảng, việc tạo ra các bảng nhằm mục đích tổ chức, lưu trữ dữ liệu, vì nó là thành phần cơ bản nhất. Bảng chứa cấu trúc cơ sở dữ liệu theo mô hình quan hệ. Đây là một đối tượng phải tạo ra trước tiên. Truy vấn (Query): Là công cụ truy xuất dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng theo một yêu cầu nào đó. Truy vấn được sử dụng để trả lời các câu hỏi về thông tin trên một bảng hoặc dữ liệu từ mối liên kết các bảng (Select Query). Ngoài ra, truy vấn còn là công cụ cho phép sửa đổi số liệu (Update Query), nối thêm mẫu tin vào bảng (Append Query), xóa các mẫu tin trong bảng (Delete Query), hoặc tạo ra bảng mới (Make Table Query). Truy vấn còn được sử dụng để tổng hợp dữ liệu (Crosstab Query), và nhiều công dụng khác nữa. Đa phần các hệ quản trị CSDL khác thường dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structured Query Language). Với Access, ngoài việc hỗ trợ truy vấn bằng ngôn ngữ có cấu trúc như các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác, nó còn thực hiện tạo truy vấn thông qua công cụ QBE (Query By Example) rất trực quan làm cho công việc truy vấn trở nên hơn giản hơn nhiều. Biểu mẫu (Form): Dùng vào mục đích tạo ra các biểu mẫu nhập số liệu, cho phép người sử dụng cập nhật, sửa đổi hoặc xóa dữ liệu các mẫu tin trên biểu mẫu. Ngoài ra, nó cũng cho phép sử dụng tạo ra các màn hình giao diện hỏi đáp giữa người sử dụng và hệ thống quản lý đang thực thi, là cầu nối trực quan nhất của người sử dụng với cơ sở dữ liệu. Thiết kế tốt một biểu mẫu sẽ giúp người sử dụng có kiến thực tin học hạn chế vẫn có thể dễ dàng thao tác chương trình. Báo cáo (Report): Là kết xuất sau cùng của quá trình xử lý dữ liệu. Báo cáo được tạo ra để xem trên màn hình hoặc in ra máy in, có nội dung lấy từ bảng hoặc là dữ liệu kết quả của Query. Báo cáo có nhiều hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt, không những gồm chữ, số mà có thể có hình ảnh, đồ thị Tập lệnh (Macro): Là một tập các thao tác được sắp xếp theo một thứ tự nào đó nhằm mục đích tự động hóa các công việc thường làm. Khi chạy một macro, Access tự động thực hiện hàng loạt các thao tác đã được ghi lại trong macro. Tập chương trình (Module): Một dạng tự động hóa cao cấp và chuyên sâu hơn macro. Đó là các hàm và thủ tục riêng của người sử dụng được soạn thảo bằng ngôn ngữ VBA(Visual Basic for Application) 4. Các thao tác cơ bản trên cửa sổ CSDL Thực hiện một đối tượng trong CSDL Chọn tên đối tượng cần thực hiện Chọn nút Open (đối với Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu, Trang) hoặc Preview (đối với Báo biểu) hoặc Run (đối với Macro và Module) Sửa một đối tượng có sẵn trong CSDL Chọn tên đối tượng cần sửa đổi/ Chọn nút Design Đổi tên một đối tượng trong CSDL Chọn đối tượng cần đổi tên Nhấn nút phải chuột tại đối tượng cần đổi tên, xuất hiện Pop up Menu, chọn mục Rename (hoặc chọn Edit/ Rename). Sửa lại tên đối tượng Xóa một đối tượng Chọn đối tượng cần xóa, nhấn nút Delete trên bàn phím Sao chép đối tượng Chọn các đối tượng cần sao chép Nhấn và giữ tay trên phím Ctrl đồng thời bấm chuột vào đối tượng và rê chuột đến vị trí mới rồi thả (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + V) Di chuyển đối tượng Chọn các đối tượng cần di chuyển Bấm chuột vào đối tượng và rê chuột đến vị trí mới rồi thả (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + V) Câu hỏi, bài tập Bài 1: Khởi động Microsoft Access 2010, tạo một CSDL mới có tên là QLSV.mdb lưu vào ổ đĩa D/ E Bài 2: Thoát khỏi chương trình Microsoft Access 2010, đổi tên CSDL QLSV.mdb thành QuanLySinhVien.mdb Bài 3: Khởi động lại Microsoft Access 2010, sau đó mở tập tin đã tạo QuanLySinhVien.mdb Yêu cầu kiểm tra đánh giá kết quả học tập Phát biểu được các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL; Phân tích được khả năng ứng dụng của phần mềm MS Access; Thực hiện các thao tác cơ bản trên cửa sổ database. BÀI 2 : LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU (TABLE) Giới thiệu Với một bài toán quản lý đặt ra, sau khi đã qua giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống dữ liệu thì đến giai đoạn cài đặt hệ thống, đầu tiên người lập trình phải tạo ra các bảng dữ liệu. Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó như Sinh Viên, Hàng hóa Bảng theo mô hình quan hệ là một bảng hai chiều, gồm có nhiều cột và nhiều dòng, một cột là một vùng thuộc tính của bảng gọi là các trường (field), dòng đầu tiên là dòng tiêu đề, các dòng kế tiếp là các mẫu tin hay gọi là bản ghi (record). Trong bảng có ít nhất một khóa chính (Primary key) và có thể có thêm các khóa ngoại (foreign key). Mục tiêu Phát biểu được khái niệm bảng dữ liệu; Tạo lập được cấu trúc bảng; Thiết lập được các trường, thuộc tính; Thao tác được với dữ liệu trong Datasheet view. Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính. Nội dung 1 Tạo bảng mới Chọn đối tượng “Table”, nhấn nút “New” để tạo một bảng mới, Access sẽ xuất hiện cửa sổ “New Table” cho chúng ta lựa chọn một trong các hình thức thiết kế sau: Datasheet View: Tạo bảng bằng khung lưới, giống như kẻ bảng trong Microsoft Excel, hình thức này dễ sử dụng nhưng không đủ mạnh. Design View: Tạo bảng bằng cửa sổ thiết kế chi tiết, đây là hình thức thiết kế chuyên sâu nhất. Trong khuôn khổ giáo trình, sẽ giới thiệu tạo bảng theo chế độ Design View. Hình 2.1: Màn hình thiết kế bảng Table Wizard: Tạo bảng với sự hỗ trợ từng bước của Access, chọn các cấu trúc bảng có sẵn theo sự gợi ý của Access nhưng thường không có cấu trúc phù hợp với cấu trúc bảng mà người dùng mong muốn tạo. Import Table: Nhập bảng từ một CSDL khác, tức là sao chép một hay nhiều bảng từ một CSDL có sẵn vào CSDL hiện hành. Link Table: Tạo shortcut liên kết đến các bảng của một CSDL khác, công việc này giống như Import Table nhưng chỉ liên kết bảng chứ không sao chép bảng vào CSDL. Trong hộp thoại “New Table”, chọn “Design View” rồi click “OK”. Màn hình thiết kế bảng có dạng như sau: Hình 2.2: Màn hình thiết kế bảng Trong đó: Field Name (tên trường): Do người dùng tùy ý đặt nhưng phải tuân theo những qui định của Access (xem mục tiếp theo) Data Type (kiểu dữ liệu): Lựa chọn một kiểu dữ liệu phù hợp nhất cho trường, danh sách các kiểu dữ liệu xem mục tiếp theo. Description (chú thích): Không bắt buộc nhập, dùng để giải thích rõ hơn về ý nghĩa và công dụng cho tên trường. 2. Những qui định về trường và kiểu dữ liệu Qui định về tên trường (Field Name): Chiều dài tối đa là 64 ký tự, kể cả khoảng trắng. Phải bắt đầu bằng kí tự chữ hoặc số, không được bắt đầu bằng khoảng trắng (space). Không được chứa dấu nháy (‘), dấu chấm câu (.), dấu chấm thang (!), dấu móc vuông ([ ]) để đặt tên. Tên trường là duy nhất trong một CSDL. Lưu ý: Mặc dù tên trường có thể chứa khoảng trắng ở giữa và có thể gõ bằng tiếng việt có dấu, nhưng chúng ta không nên làm thế vì sẽ gặp khó khăn trong các câu lệnh SQL và trong đoạn mã khi lập trình ở Module sau này. Tốt nhất nên đặt tên trường ngắn gọn, không dấu, không khoảng trắng, viết hoa chữ cái đầu từ để dễ đọc. Ví dụ: Các tên trường hợp lệ: MaSoSV, Họ và tên, So_Luong_Mua Các tên trường không hợp lệ: Ten[KH], BanHet!, H.Ten Qui định về kiểu dữ liệu (Data Type): Khi thiết kế một trường, chúng ta phải chọn cho nó một kiểu dữ liệu thật phù hợp để Access lưu trữ chúng tối ưu, tiết kiệm bộ nhớ và đạt được tốc độ truy xuất dữ liệu nhanh nhất. MS Access cung cấp một số kiểu dữ liệu cơ bản sau: Kiểu dữ liệu Dữ liệu vào Kích thước Text Văn bản Tối đa 255 kí tự Memo Văn bản nhiều dòng, trang Tối đa 65535 kí tự Number Số 1,2,4 hoặc 8 byte Date/ Time Ngày giờ Currency Tiền tệ (Số) 8 byte Auto number ACCESS tự động tăng lên một khi một bản ghi được tạo, không