Giáo trình Microsoft powerpoint - Đại học công nghệ Hà Nội

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ BỘ MÔN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM MICROSOFT POWERPOINT (TÀI LIỆU NỘI BỘ) Biên soạn: Nguyễn Văn Vỵ HÀ NỘI - 2005 MICROSOFT POWERPOINT MỤC LỤC 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CÓ BẢN VỀ M.Powerpoint 2 1.0. Một số khái niệm chung ...................................................................................2 1.1. Mở M.Powerpoint ............................................................................................3 1.2 Giới thiệu màn hình chính (hình 1.1. và hình 1.3) ...........................................4 1.3. Mở, tạo và lưu một tệp .....................................................................................6 1.4. Đóng tệp và thoát khỏi Powerpoint ..................................................................7 2. THIẾT KẾ MỘT SLIDE........................................................................................7 2.1. Tạo một slie ở cửa sổ thiết kế...........................................................................7 2.2. Cập nhật và định dạng văn bản trong slide ......................................................8 2.3. Bổ sung và hoàn thiện nội dung slide.............................................................10 3. BỔ SUNG ẢNH, TRANH VÀ CHỮ NGHỆ THUẬT.........................................12 3.1. Bổ sung ảnh/tranh...........................................................................................12 3.2. Tô màu lại cho ảnh .........................................................................................12 3.3. Bổ sung chữ nghệ thuật vào slide (hình 3.1) .................................................13 4. TẠO BẢNG BIỂU TRONG SLIDE.....................................................................14 4.1. Tạo một bảng..................................................................................................14 4.2. Chỉnh, sửa bảng biểu .....................................................................................14 4.3. Tô màu bảng, định dạng đường kẻ bảng ........................................................15 5. THAO TÁC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG TRÊN SLIDE ..........................................15 5.1. Chọn nhiều đối tượng một lúc........................................................................15 5.2. Sao chép, di chuyển đối tượng .......................................................................15 5.3. Tô màu các đối tượng, đường viền.................................................................16 5.4. Sao chép các thuộc tính 1 đối tượng cho 1 đối tượng khác...........................16 5.5. Sắp tầng của nhiều đối tượng ở trên cùng 1 slide ..........................................16 5.6. Nhóm và huỷ bỏ nhóm các đối tượng với nhau .............................................16 6. TỔ CHỨC TRÌNH DIỄN TỆP SLIDE .................................................................16 6.1. Xem trước các slide ........................................................................................16 6.2. Đặt tốc độ hiện các slide.................................................................................17 6.3. Chọn thứ tự hiện các slide trong tập tin .........................................................17 6.4. Chọn cách hiện một slide (hình 6.2)...............................................................18 6.5. Thiết lập cách hiện các đối tượng trong một slide .........................................18 7. Liên kết đến các tham chiếu ..................................................................................21 8. IN SLIDE...............................................................................................................22 9. TẠO BIỂU ĐỒ ĐỒ THỊ TRONG SLIDE ............................................................23 9.1. Tao một đồ thị trên slide.................................................................................23 9.2. Sửa đổi đồ thị..................................................................................................24 10. TẠO BIỂU ĐỒ TỔ CHỨC TRONG SLIDE......................................................24 10.1. Tạo một slide có sơ đồ tổ chức.....................................................................24 10.2. Chèn một sơ đồ tổ chức vào trong slide hiện có ..........................................24 10.3. Bổ sung các thành phần vào sơ đồ ...............................................................25 10.4. Xoá các thành phần ......................................................................................25 10.5. Thay đổi vị trí thành phần ............................................................................25 10.6. Định dạng kiểu dáng sơ đồ ...........................................................................25 2005 Nguyễn Văn Vỵ - Bộ môn CNFM- Đại học Công nghệ 1 MICROSOFT POWERPOINT MICROSOFT POWERPOINT Biên soạn: Nguyễn Văn Vỵ , Bộ môn CNFM, năm 2004 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CÓ BẢN VỀ M.Powerpoint 1.0. Một số khái niệm chung a. Các đối tượng trong Powerpoint Trong Powerpoint có một số loại đối tượng sau: • Các mục (item) của một thực đơn (menu) như File, Edit, Close,.. • Các biểu tượng (icon) là các nút lệnh (của thanh công cụ -tools) • Các dòng văn bản trong một cửa sổ (textlines) • Các khung chứa văn bản (textbox) • Các hình vẽ, ảnh (picture, image) b. Cách chọn các đối tượng Khi thao tác với Powerpoint ta cần phải chọn một đối tượng. – Việc chọn một đối tượng là thực đơn, nút lệnh, hình, khung chứa văn bản được thực hiện bằng cách (di chuột hoặc nhấn phím mũi tên tương ứng) đưa con trỏ đến đối tượng và nhấn chuột trái 1 hay 2 lần (hoặc phím Enter). – Trường hợp cần chọn một đoạn văn bản, ta phải bôi đen đoạn văn bản đó bằng cách nhấn và di chuột toàn đoạn văn bản cần bôi đen (hoặc nhấn giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên về phía đoạn vản bản cần bôi đen nhiều lần). Ta dùng ký pháp ► theo nghĩa sau đây: ► đối tượng/đoạn văn bản : là nhấn chuột phải 1 lần vào đối tượng, hay bôi đen đoạn văn bản, và ►► đối tượng : là nháy đúp chuột vào đối tượng Ví dụ : a) ► File ► Close. để chỉ việc chọn lần lượt thực đơn File từ thực đơn chính và chọn tiếp thực đơn Close trong cửa sổ của thực đơn File . b) ►(đoạn văn bản) ►Format ► Font ►.VnTime (cửa sổ Font) ►Italic (trong cửa sổ Font style) ►13 (cửa sổ Size) ►OK..để chỉ việc chọn phông chữ VnTime, loại chữ nghiêng và co chữ 13 cho một đoạn văn bản được chọn. 2005 Nguyễn Văn Vỵ - Bộ môn CNFM- Đại học Công nghệ 2 MICROSOFT POWERPOINT c. Mở bảng tuỳ chọn của một đối tượng công cụ Nhiều đối tượng nút lệnh trên thanh công cụ (cái bút: công cụ vẽ đường, cái xô: công cụ tô màu các đối tượng, A chọn màu cho văn bản,..) thường có mũi tên () bên cạnh, khi nháy chuột vào nó làm xuất hiện bảng các tuỳ chọn. Ta quy ước: ►(A) : là nhấn chuột vào mũi tên cạnh A trên thanh vẽ để mở tuỳ chọn Dưới đây sẽ sử dụng cách thể hiện đưa ra để mô tả một dãy các thao tác cần thực hiện khi làm việc với Powerpoint. 1.1. Mở M.Powerpoint Từ màn hình chính của Windoww: ► Star ►Program ►Microsoft powerpoint. (hay nháy chuột vào biểu tượng của powerpoint trên desktop) ta được màn hình cho ở hình 1.1 A B C tên tệp(1) dòng thực đơn chính (2) 2 thanh công cụ(3) a1 a c ba2 b1 Hình 1.1. Màn hình chính đầu tiên của Powerpoint gồm 3 phần: (A)(B)(C) Phần (B) lại gồm 3 phần nhỏ: cửa sổ (a), cửa sổ (b), cửa sổ (c) điều khiển bằng (a2) Mỗi của sổ (a), (c): có thể xuất hiện các của sổ khác nhau nhờ biểu tượng điều khiển phía dưới (a) hay phía trên (c) 2005 Nguyễn Văn Vỵ - Bộ môn CNFM- Đại học Công nghệ 3 MICROSOFT POWERPOINT 1.2 Giới thiệu màn hình chính (hình 1.1. và hình 1.3) a. Màn hình chính chia làm 3 phần: • (A) - Phần trên gồm dòng chứa tên tệp (1) đang soạn thảo (khi mới mở, là tên cho sẵn: [Presentaion1] ), thanh thực đơn chính(2) và 2 thanh công cụ (3) để thực hiện biên tập và tổ chức tệp (mở, ghi, xoá..) • (B) - Phần giữa là cửa sổ trình diễn • (C) - Phần dưới: gồm thanh công cụ vẽ và thông tin trạng thái b. Cửa sổ trình diễn (phần giữa) Cửa sổ trình diễn có ba dạng (type) được điểu khiển bằng cách chọn một trong ba biểu tương từ bảng điều khiển (a2) ở góc trái-dưới của cửa sổ phần này: – Chọn biểu tượng trái (normal) ta được của sổ thiết kế (hình 1.3). Cửa sổ này gồm 3 phần: (a) Cửa sổ duyệt slide(phía trái) chứa các khung slide (khi chọn Slides) hay chứa nội dung các slide (khi chọn Outline) hay được dấu đi (khi chọn x) (b) Cửa sổ thiết kế (giữa) hiện nội dung slide được chọn từ cưả sổ (a). Dưới cửa sổ này có khung Page Notes (b1) để ghi chú thích cho slide. (c) Cửa sổ tổ chức trình diễn (phải): để chọn kiểu slide, màu slide, cách hiện slides ra màn hình, tốc độ hiện, điều khiển hiện đối tượng..(hình 1.3) Có thể điều chỉnh độ rộng của các cửa sổ này bằng cách đặt con trỏ vào mép khung của nó và kéo-thả để mở rộng hay thu hẹp lại. – Chọn biểu tượng giữa (Slide Sorter) để hiện cửa sổ sắp xếp các slides. Trong của sổ này, ta có thể chọn một số tỷ lệ % ở ô trên thanh công cụ soạn thảo (xem hình 2.1) để hiện được nhiều hay ít slide ra màn hình. Cũng ở đây ta có thể thực hiện các thao tác xoá, sao chép một hay một số slide từ vị trí này sang vị trí khác (bằng cách chọn slide, nhấn chuột phải, chọn Delete để xoá, Copy dể sao, đưa con trỏ đễn vị trí cần sao đến, nhấn chuột phải, chọn Past) – Chọn biểu tượng phải (Slide Show) để hiện cửa sổ trình diễn slide toàn màn hình. Trong của sổ này, ta nhấn Enter hay Page Down để xem slide tiếp theo, hay nhấn Page Up để xem slide đứng trước. Để quay về cửa sổ loại khác thì nhấn chuột phải (hay biểu tượng trong khung chữ nhật ở góc trái-dưới màn hình) để xuất hiện bảng điều khiển (hình 1.2) và chọn một thực đơn điều khiển thích hợp 2005 Nguyễn Văn Vỵ - Bộ môn CNFM- Đại học Công nghệ 4 MICROSOFT POWERPOINT chuyển sang slide sau trở về slide trước ghi các điều cần nhớ hẹn gặp hiện hộp ghi chú thích cho slide chọn kiểu con trỏ màn hình trở về của sổ thiết kê (Normal) biểu tượng hiện ảng thực đơn iều khiển b đ Hình 1.2. Bảng điều khiển hiện các dạng khác nhau trong cửa sổ phần (B) điều khiển hiện các của sổ (a) điều khiển hiện các của sổ (c) c b a 1 2 3 a1 Hinh 1.3. Phần (B) màn hình chính chia làm 3 phần (a), (b), (c) (a): (a1) là slide được chọn (c): (1) chọn tốc độ hiện (2) chọn âm thanh mỗi lần hiện, (3) Xem Slide hiện ra (a0): điều khiển hiện hay dấu đi các cửa sổ của (a) (c0): điều khiển hiện hay dấu các cửa sổ của (c) b1 c0a0 2005 Nguyễn Văn Vỵ - Bộ môn CNFM- Đại học Công nghệ 5 MICROSOFT POWERPOINT c. Điều khiển xuất hiện các của sổ khác nhau vùng (c ) Vùng (c) có 3 loại cửa sổ được sử dụng cho ba chức năng khác nhau – Cửa sổ thiết kế Slide Design: trợ giúp chọn mẫu khung, mẫu mầu và cách hiện của các slide thuộc tệp tin trình diễn. – Của sổ định dạng Slide Layout: trợ giúp thiết kế định dạng của mỗi slide cụ thể – Cửa sổ Custom Animati: trợ giúp việc tổ chức sự xuất hiện các đối tượng trên một slide khi nó được trình diễn Có nhiều cách làm xuất hiện mỗi cửa sổ này. Cách tốt nhất là nhấn vào mũi tên (Õ) cạnh tên của của sổ hiện thời (c0 hình1.3) để làm xuất hiện cửa sổ mong muốn. 1.3. Mở, tạo và lưu một tệp a. Mở một tệp mới ►File ►New (xuất hiện một tệp với 1 slide trống và tên mặc định). Động tác này thường được thực hiện khi đang làm việc với một tệp, cần mở một tệp mới . b. Tạo một tệp mới Khi mở Powerpoint (hình 1.1.) ta có sẵn một tệp tên là Presentaion1 với các slide trắng, Ta hãy ghi lại nó với tên khác rồi sẽ bổ sung nội dung các slide của nó sau: mở tệp mới mở tệp đã có đóng tệp đang dùng ghi nhanh tệp đang dùng ghi tệp đang dùng với tên mới chọn trang giấy in xem trước khi in in slide Hình 1.4. Thực đơn File của thực đơn chính 2005 Nguyễn Văn Vỵ - Bộ môn CNFM- Đại học Công nghệ 6 MICROSOFT POWERPOINT ►File ►Save As(xuất hiện của sổ Save As) ►(chọn thư mục ở ô Save in:) ► (vào tên tệp ở ô File name) ►Save.(xem hình 1.4) Bây giờ có thể bắt đầu thiết kế slide của tệp vừa lưu đang ở trên màn hình. Ta cũng có thể ghi lại một tệp đang thiết kế bất kỳ với một tên khác bằng cách tương tự. c. Mở một tệp có sẵn Khi mở Powerpoint, ta có thể chọn một tên tệp cần mở (nếu có) từ của sổ bên phải phần (B), dưới mục Open a presentation ( ►(tên têp)) hay mở trực tiếp như sau: ►File ►Open(xuất hiện cửa sổ Open) ►(đường dẫn/tên têpcần mở) ►Open. d. Lưu tệp tin đang sử dụng (như mục b) 1.4. Đóng tệp và thoát khỏi Powerpoint a. Đóng tệp đang làm việc: ►File ►Close. b. Thoát ra: ►File ►Exit. 2. THIẾT KẾ MỘT SLIDE 2.1. Tạo một slie ở cửa sổ thiết kế a. Tạo một slide mới: ►New Slide (ở thanh công cụ dòng 2). b. Hiện một slide đã có ra của sổ thiết kế Từ các khung slide hiện trong cửa sổ bên trái (a), chọn một slide cần thiết ((a1) hình 1.3) bằng cách nháy chuột vào nó. Slide được chọn hiện ra cửa sổ thiết kế. c. Thêm một slide mới có định dạng vào tệp đang làm việc Trong nhiều trường hợp cần thêm vào tệp đang làm việc một slide có mẫu định dạng sẵn (gồm text (văn bản) hay contents (ảnh, hình vẽ), hay text and content (cả hai)) ta làm như sau: – Nếu cửa sổ bên phải (c) là Slide Layout: ►(di chuyển con chạy của cửa sổ Apply slide layout để xem các mẫu slide) ►(mẫu slid thích hợp). – Nếu bên phải là cửa sổ New Presentatic thì nhấn chuột vào mũi tên cạnh nó ((c0) hình 1.3) để làm xuất hiện cửa sổ Slide Layout. – Nếu bên phải của cửa sổ thiết kế không có một cửa sổ nào, thi phải làm hiện nó : ► Insert ►New Slide (xuất hiện của sổ Slide Layout) . 2005 Nguyễn Văn Vỵ - Bộ môn CNFM- Đại học Công nghệ 7 MICROSOFT POWERPOINT 2.2. Cập nhật và định dạng văn bản trong slide a. Cập nhật văn bản Văn bản trên slide ở trong các khung (text box). Nếu chưa có thì cần tạo nó như sau: nháy chuột vào biểu tượng text box ở thanh công cụ vẽ, đặt con trỏ vào vị trí cần nhập văn bản, nhấn chuột và di để tạo thành một khung trống, nhập vào đó các dòng văn bản cần thiết. Nếu đã có sẵn các text box trên slide thì kích chuột vào nó rồi cập nhật văn bản. Chú ý: – Khi cập nhật chỉ lúc nào cần xuống dòng mới nhấn Enter. – Tạo văn bản nhiều mức: Để tạo các dòng văn bản tụt vào một số mức so với đoạn trứơc thì khi xuống dòng cần nhấn thêm phím Tab một số lần tương ứng. Để lùi ngược trở ra nhấn Shift+ Tab. b. Chọn font, kích cỡ, kiểu chữ và tô màu đoạn văn bản – Chọn font chữ: ►(đoạn văn bản) ►(cửa sổ Font) ►(font cần chọn). – Chọn cỡ chữ: ►(đoạn văn bản) ►(cửa sổ Size) ►(số cần chọn). – Chọn mầu chữ: ►(đoạn văn bản) ►(A thanh công cụ) ►(ô màu cần chọn). Chú ý: – Muốn thực hiện các thao tác trên đồng thời cho tất cả văn bản trong một text box thì nháy chuột vào viền (khung) của nó rồi thực hiện các thao tác như trên. – Trong một Slide không nên viết quá nhiều dòng (<12), kiểu chữ nên dùng font Arial không chân, cỡ chữ cho đầu đề thích hợp: 32-40pt, cho văn bản: 20-28pt c. Dãn dòng văn bản ►(các đoạn văn bản cùng mức) ►Format ►Line Spacing >(xuất hiện cửa sổ Line Spacing) ►(số-độ dãn dòng ở Line spacing) ►(số-khoảng cách với đoạn trước ở Before paragraph) ► OK d. Định dạng ký tự chữ trên, dưới, nổi ►(chọn ký tự) ► Format ► Font >(xuất hiện cửa sổ Font) ► Superscript(chữ trên)/ Subscript (chữ dưới)/ Emboss (chữ nổi) ►OK. e. Thêm ký tự đặc biệt vào văn bản ►(đặt con trỏ vào vị trí văn bản cần thêm) ►Insert ►Symbol (xuất hiện của sổ Symbol) ►(một ký tự) ► Insert ►Close. 2005 Nguyễn Văn Vỵ - Bộ môn CNFM- Đại học Công nghệ 8 MICROSOFT POWERPOINT mở file Hình 2.1. Thực đơn chính và 2 thanh công cụ biên tập slide và thao tác file dán vào slide cắt sao hiện của sổ thiết kế căn lề văn bản tạo đồ thi tô màu văn bản chọn tỷ lệ cửa sổ hiệ tạo bảng tạo slide mới ghi file co chữ font chữ e. Căn lề văn bản Căn lề văn bản chỉ tiến hành trong 1 text box và cần sự trợ giúp của thước đo – Hiện thứớc đo trên hai cạnh khung cửa sổ của slide: ►(chuột phải )> (xuất hiện Short cut) ►Ruler. – Căn lề trái đoạn văn bản: ►(đoạn văn bản) ►(nhấn và di chuyển  ở đầu thước trên cửa sổ ). – Căn lề trái dòng đầu: chỉ di chuyển nửa trên của biểu tượng  – Căn lề trái các dòng sau: chỉ di chuyển nửa dưới của biểu tượng  Các dạng căn lề khác sử dụng biểu tượng lệnh từ dòng đầu của thanh công cụ. f. Thêm và sửa đổi dấu đầu mục đoạn văn bản (hình 2.2) – Có thể chọn một slide mẫu có định dạng sẵn các dấu đầu mục để thêm vào tệp tin và cập nhật các dòng văn bản vào đầu mục tương ứng – Tạo dấu đầu mục theo bảng mẫu cho sẵn ► (đoạn văn bản) ►(nhấn chuột phải) hay (Format) ► Bullets & Numbering (xuất hiện cửa sổ Bullets & Numbering) (*) ► Bullets / Numbering (hiện bảng các kiểu đầu mục/cách đánh số) (**) ►(một kiểu thích hợp: xem (1) hình 2.2) ►OK. – Chọn dấu đầu mục tuỳ thích (tiếp theo bước (**)) ► Costumize ((4) hình 2.2) >(hiện cửa sổ Symbol các biểu tượng. Có thể chọn loại bảng biểu tượng khác nhau ở cửa sổ Font) ►(biểu tượng ưa thích) ►OK (trở lại cửa sổ Bullets & Numbering) (**) ►OK. 2005 Nguyễn Văn Vỵ - Bộ môn CNFM- Đại học Công nghệ 9 MICROSOFT POWERPOINT 3 2 4 5 1 Hình 2.2 Cửa sổ trợ giúp chọn dấu đầu mục, kích cỡ và màu của nó – Chọn kích cỡ và mầu cho dấu đầu mục ( tiếp theo (**)) ►( một số tỷ lệ ở ô Size: (2) hình 2.2) ►(cửa sổ Color: (3) hình 2.2) >(xuất hiện bảng màu) ►(mầu thích hợp) ►OK. – Chọn đầu mục là ảnh (tiếpbước (**)) ►Picture ((5) hình 2.2)>(xuất hiện cửa sổ Picture Bullet) ►(một ảnh ưa thích) ►OK. Chú ý: – Có thể thiết lập lại mức của đầu mục văn bản bằng cách đặt con trỏ vào đầu mục làm xuất hiện dấu chữ thập, giữ và di chuột vào mức trong/ ngoài rồi thả chuột. – Các dấu đầu mục bắt mắt thường nằm trong các bảng dấu đầu mục có tên Monotypess Sorts, Symbol, Wingdings, Webdings mà có thể chọn từ cửa sổ Font trong cửa sổ Symbol. 2.3. Bổ sung và hoàn thiện nội dung slide a. Bổ sung đối tượng vào slide – Bổ sung một đối tượng sao từ chỗ khác Trước đó, đoạn văn bản hay đối tượng (ảnh, bảng, hình,..) đã được sao (copy) ở chỗ khác và được lưu vào buffer: ►(định vị con trỏ vào trong slide) ►(chuột phải) ►Past. 2005 Nguyễn Văn Vỵ - Bộ môn CNFM- Đại học Công nghệ 10 MICROSOFT POWERPOINT – Thêm một hình vẽ có định dạng sẵn vào văn bản ►Autoshope (ở dòng công cụ vẽ) > (xuất hiện danh mục tên loại hình: Lines, Connectors, Basic Shapes, Block Arrows, Flowcharrt, Stars and banners, Callóut, ActionButtons,..) ►(tên một loại hình)>(xuất hiện bảng với các hình cụ thể) ►(một hình) ►(định vị con trỏ vào trong slide, nhấn chuột và kéo để tạo ra hình). – Thêm ngày, tháng & dòng chú thích ở dòng cuối Slide (hinh 3.1) ►Insert ►Date and Time ► (check ô cạnh Date and Time) ►(Nhập vào ô Fixed ngày tháng năm) ►(check ô cạnh Footer) ► (Nhập vào ô dưới Footer dòng chú thích) ► Apply to All. b. Xoá đoạn văn bản hay một đối tượng trong slide ► (đoạn văn bản/đối tượng) ► (chuột phải) ►Delete. 1 Hình 2.3. Cửa sổ trợ giúp chọn khung mẫu và màu nền mẫu cho các slide (1): Cửa sổ hiện khung mẫu , (2) khung mẫu được chọn (3) Cửa sổ hiện mẫu mầu nền, (4) Cửa sổ công cụ tổ chức cách hiện 1 slide 3 4 2 2005 Nguyễn Văn Vỵ - Bộ môn CNFM- Đại học Công nghệ 11 MICROSOFT POWERPOINT c. Thêm, sửa đổi các đối tượng dùng chung cho mọi slide ► View ►Master ►Slide master (xuất hiện Slide Master View ) ► (thực hiện thêm, sửa đổi trên Slide Master View) ►Slide Master View. d. Chọn khung mẫu chung cho tất cả slide ►Design (trên thanh công cụ)>(xuất hiện cửa sổ Slide Design) (hình 2.3) ►Design Templates ►(di chuyển con chạy của cửa sổ Apply a design template để xem các mẫu slide) ►(mẫu slide ưa thích) > (mẫu slide được chọn thể hiện ra trên tất cả các slide hiện thời). e. Chọn mầu nền chung cho tất cả slide (tương tự hình 2.3) ►Design (trên thanh công cụ) ►Color Scheaes ►(di chuyển con chạy