Giáo trình Phần mềm Project

GIÁO TRÌNH PHẦN MỀM PROJECT Tài liệu lưu hành nội bộ Dành cho sinh viờn cao đẳng BIấN SOẠN: ThS. NGUYỄN XUÂN TÙNG lời nói đầu Microsoft Project 2003 là phần mềm chuyên dụng phục vụ cho lĩnh vực Lập và quản lý Dự án. Với nhiều tính năng mạnh và dễ dùng, phần mềm có thể áp dụng rất rộng cho các lĩnh vực, ngành nghề. Trong xây dựng nói riêng, Microsoft Project 2003 có thể giúp bạn lập ra kế hoạch và quản lý quá trình thực hiện Dự án đầu tư xây dựng. Đơn giản hơn, sử dụng phần mềm này, bạn nhanh chóng tạo lập tiến độ thi công công trình và quản lý quá trình thực hiện chúng, theo dõi tình hình biến động của các loại vật tư, máy móc, con người cũng như các chi phí tương ứng,... Trước những ưu điểm thiết thực của phần mềm như vậy và để phục vụ quá trình tin học hoá, Trường Cao đẳng Xây dựng số 2 đã quyết định sử dụng Microsoft Project 2003 vào nội dung môn Tin học ứng dụng để đào tạo cho ngành Cao đẳng Kinh tế Xây dựng. Tài liệu này được sử dụng cho sinh viên chuyên ngành Kinh tế Xây dựng khi học môn Tin học ứng dụng. Bên cạnh đó, các bạn sinh viên các chuyên ngành Xây dựng, Cấp thoát nước,... đều có thể tham khảo để phục vụ cho quá trình học tập và thời gian công tác sau này tại các Doang nghiệp trong ngành xây dựng. Tại thời điểm này, để sớm có tài liệu tham khảo cho sinh viên nên thời gian và khả năng còn hạn chế, tài liệu khó tránh được các thiếu sót. Do đó, chúng tôi rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của những người tham khảo tài liệu này. Trong thời gian tới, chúng tôi sẽ tiếp tục bổ xung thêm các nội dung để tài liệu ngày càng hoàn thiện hơn. Chương I Làm việc với một dự án mới 2003 I/ Microsoft Project 2003 là một công cụ có hiệu quả đối với các công việc sau đây: Tổ chức lập kế hoạch thi công. Lên lịch công tác. Chỉ định các tài nguyên và chi phí cho các công tác. Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với các điều kiện ràng buộc. Chuẩn bị báo biểu để thông tin kế hoạch sau cùng đến tất cả những người phê chuẩn hay thi hành kế hoạch. II/ Khi đã bắt đầu tiến hành dự án, bạn có thể dùng Microsoft Project 2003 để tiếp tục những công tác sau: Giám sát việc thi công thực tế. - Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án khi xảy ra những thay đổi đe doạ đến sự thành công của dự án. Xem xét lại dự án để đối phó với những tình huống ngẫu nhiên. Lập các báo biểu sau cùng về kết quả của dự án. III/ Chuẩn bị trước khi sử dụng Microsoft Project 2003: Trước khi bạn bắt đầu một dự án, bạn cần xác định mục đích của dự án và công việc nào cần hoàn thành để đạt được mục đích. Khi đã xác định mục đích của dự án và các nhiệm vụ của dự án thì bước tiếp theo là xác định xem ai sẽ làm công việc này, khi nào thì công việc được bắt đầu và công việc đó sẽ kéo dài trong bao lâu. Thêm vào đó trong thời kỳ vạch định kế hoạch bạn cần phải xác định xem dự án này tốn bao nhiêu tiền. Khi mỗi một công việc xảy ra đều cần có sự theo dõi, cần phải có sự điều chỉnh để ngăn chặn sự cố. Những sự cố có thể xảy ra là: Công nhân bị ốm, vật liệu không được cung cấp đúng thời gian, người làm thôi việc....Sau đó thời gian biểu được điều chỉnh và thông tin đến những người có liên quan tới dự án. Như các bạn đã biết quản lý một dự án thì cần nhiều sự quản lý khác nhau và cần phải có kỹ năng phối hợp giữa chúng. Theo dõi tất cả các khía cạnh của dự án và điều chỉnh nó theo mục đích của dự án là một việc rất khó khăn. Sử dụng Microsoft Project 2003, bạn có thể vạch định kế hoạch, quản lý và phối hợp một dự án từ bao quát đến chi tiết. Sử dụng Microsoft Project 2003 làm công cụ quản lý dự án. Bạn có thể quản ký dự án một cách tự tin. Trước khi sử dụng Microsoft Project 2003, cần chuẩn bị những thông số sau: Danh sách các công việc của dự án (Task list). Ước lượng thời gian hoàn thành các công việc của dự án (Duration of each task). Thứ tự thực hiện các công việc và mối quan hệ giữa chúng (Task dependencies). Danh sách đội dự án và phân công ai thực hiện nhiệm vụ nào (Resource list and Resource assignment). Lịch làm việc của dự án và từng thành viên (Project calendar and Resource calender). Các loại chi phí cho dự án bao gồm: chi phí cho các thành viên dự án, chi phí cho các nhiệm vụ (Fixed cost and Resource Cost). VI/ Một số từ khóa: Task: công việc, nhiệm vụ. Task List: danh sách các công việc. Resource: tài nguyên hoặc nhân lực, vật lực dùng thực hiện các công việc của dự án. Duration: thời gian hoàn thành công việc hoặc dự án. Work: số giờ công được gán để thực hiện các công việc. Unit: năng suất (khả năng) lao động của tài nguyên. Milestone: loại công việc đặc biệt có Duration = 0, dùng để kết thúc các đoạn trong dự án. Recurring Task: loại công việc có tính lặp đi, lặp lại nhiều lần theo chu kỳ trong thời gian thực hiện dự án (VD: các buổi họp tháng). Và một số từ khoá khác ... Chương II khởi động và thoát khỏi Microsoft Project 2003 I/ Khởi động chương trình Microsoft Project 2003: Microsoft Project 2003 là một chương trình chạy trong môi trường Windows do đó cách khởi động hoàn toàn giống các chương trình chạy trong môi trường Windows khác. Cách1: Nháy đúp vào biểu tượng Microsoft Project 2003 trên màn hình. Cách 2: Bạn khởi động máy tính, chờ lúc máy sẵn sàng chọn Start (góc dưới bên trái), một cửa sổ hiện lên chọn Programs - cửa sổ Programs mở ra hãy di chuột tới vị trí Microsoft Project 2003và nhấn nút trái. Khi Microsoft Project khởi động trước tiên bạn thấy thanh tiêu đề của Microsoft Project ở đỉnh màn hình, dọc theo Menu của Microsoft Project là hai thanh công cụ và một thanh nhập. Thanh trạng thái ở cuối màn hình và giữa màn hình là vùng dữ liệu, sẽ hiển thị dữ liệu của dự án. Vùng này được gọi là một dạng quan sát (View). Cửa sổ làm việc chính của Microsoft project 2003 bao gồm các menu ngang, menu dọc, biểu tượng và các menu được lựa chọn bởi người sử dụng Cửa sổ làm việcMicrosoft Project 2003 Màn hình ban đầu của MS Project 2003 II/ Thoát khỏi chương trình Microsoft Project 2003: Khi đang làm việc trên dự án, muốn ra khỏi chương trình (thủ tục giống như trong Windows) bạn chỉ việc chọn Menu File tiếp đó chọn Close (khi cần ghi lại bạn chọn Yes hoặc chọn No nếu như không cần ghi lại). Tiếp tục chọn File/Exit (xem hình). Thoát khỏi chương trình Chương III Mở, lưu và đóng file I/ Tạo một File mới Sử dụng lệnh File/New để tạo một file dự án mới. Tất cả các file mới đều được dùng các tựa đề tài liệu: Project1, Project2 .... Khi bạn cần lưu file dưới một tên mới, chương trình mở hộp thoại File chọn Save as, lúc đó bạn đặt tên file theo cách của mình. Trước khi làm một file Dự án mới, ta nên nhập các thông tin ban đầu cho Dự án. Để làm được điều này, bạn nên lựa chọn menu Tools → Options → Chọn thẻ General → Đánh dấu vào ô Prompt for project info for new projects. Ngay sau đó, mỗi khi bạn tạo mới một Dự án nào đó, sẽ xuất hiện hộp thoại Project Information. Khi đó ta nhập các thông tin cho dự án: Start date: Ngày tháng bắt đầu của dự án. Finish date: Ngày tháng kết thúc dự án. Chú ý: Bạn chỉ được phép nhập một trong hai thông tin trên và máy sẽ tự động tính cho ta thông tin còn lại trên cơ sở lịch trình của dự án. Schedule from: Lịch trình của dự án tính từ ngày bắt đầu hay từ ngày kết thúc. Nếu bạn chọn Project Start Date thì bạn nhập lịch trình của dự án từ ngày bắt đầu, nếu bạn chọn Project Finish Date thì lịch trình của dự án được tính từ ngày kết thúc và bạn phải chọn ngày kết thúc của Dự án. Current date: Ngày tháng hiện thời. Status date: Ngày tình trạng. Calendar: Kiểu lịch dùng trong dự án. Priority: Mức độ ưu tiên của các công tác. II/ Mở một File hiện có Từ menu File chọn Open để hiển thị hộp thoại Open. Từ hộp thoại này chọn các dự án cần mở theo địa chỉ lưu trữ. III/ Lưu một File Dự án được lưu dưới định dạng file Project(*.mpp) Từ Menu File, chọn Save hoặc Ctrl + S Chương IV Thể hiện thông tin dưới các khung nhìn khác nhau Một khung nhìn là một địng dạng mà trong đó bạn có thể nhập hay thể hiện thông tin của dự án. Khung nhìn Gantt Chart là một khung nhìn mặc định. Nó được tạo thành bởi bảng nhập ở bên trái, dùng để nhập thông tin về công việc và biểu đồ Gantt ở bên phải thể hiện bằng biểu đồ các thông tin về công việc trên trục thời gian. Trục thời gian là thanh chỉ thời gian ở phía trên của khung nhìn Gantt Chart. Khung nhìn Gantt Chart. Mỗi một khung nhìn thể hiện các tổ hợp thông tin về dự án ở các cách khác nhau. Khung nhìn có thể được thể hiện dưới dạng đơn hoặc tổ hợp. Khung nhìn đơn là một bảng, biểu đồ, đồ thị đơn. Một khung nhìn tổ hợp thể hiện đồng thời hai khung nhìn đơn. Ví dụ khung nhìn Gantt Chart kết hợp bởi bảng nhập và biểu đồ Gantt. Những bảng thể hiện thông tin công việc hoặc tài nguyên theo hàng và cột. Dùng khung nhìn này khi bạn muốn nhập hoặc xem nhiều thông tin cùng một lúc. Khung nhìn biểu đồ và đồ thị thể hiện các thông tin của tài nguyên dưới dạng mô hình. Sử dụng khung nhìn biểu đồ hoặc đồ thị khi bạn không muốn thể hiện thông tin một cách chi tiết. I/ Thay đổi khung nhìn ProjectP2003 có 26 khung nhìn khác nhau. Mỗi khung nhìn có thể được thể hiện bằng cách dùng Menu View hoặc View Bar đặt ở bên trái màn hình của chương trình. View Bar thể hiện 8 khung nhìn thông dụng nhất. Dưới mỗi khung nhìn đều được mô tả tóm tắt về khung nhìn mà nó thể hiện. Biểu tượng Tên khung nhìn Nội dung Celendar Lịch hàng tháng chỉ ra các công việc và khoảng thời gian hoàn thành nó. Dùng khung nhìn này để thể hiện Gantt Chart Diễn tả các công việc và các thông tin có liên quan, và một biểu đồ thể hiện các công việc và thời gian hoàn thành chúng. Network Diagram Thể hiện dưới dạng lưới các công tác và sự phụ thuộc giữa chúng. Dùng khung nhìn này để có một cái nhìn bao quát về các công tác. Task Usage Thể hiện danh sách các công việc đã được gán tài nguyên và được nhóm dưới mỗi công việc. Dùng khung nhìn này để thấy nguồn tài nguyên nào đã được gán cho công việc cụ thể Tracking Gantt Thể hiện danh sách của công việc và thông tin có liên quan, và một biểu đồ ngang, thời hạn Gantt Bar cho mỗi công việc. Dùng khung nhìn này để theo dõi tiến trình của dự án. Resource Graph Thể hiện biểu đồ phân phối tài nguyên. Dùng khung nhìn này để thể hiện thông tin về một tài nguyên hoặc một nhóm các nguồn tài nguyên ngoài Resource Sheet Danh sách tài nguyên và thông tin liên quan. Dùng khung nhìn này để nhập và hiệu chỉnh thông tin tài nguyên Resource Usage Thể hiện danh sách gán tài nguyên cho công việc được nhóm dưới mỗi nguồn tài nguyên. Dùng khung nhìn này để thể hiện chi phí hoặc phân phối giờ công ngoài giờ More View Mở hộp thoại More View. Hộp thoại More View, thể hiện tất cả các khung nhìn có sẵn cho phép bạn chọn. II/ ẩn và hiện View Bar Bạn dùng menu View để ẩn và hiện View Bar. Trong menu View, nhấn vào View Bar. View Bar sẽ ẩn, và màn hình của bạn sẽ được thể hiện như hình dưới đây. Trong menu View, kích vào View Bar. View Bar sẽ được hiện trở lại, và khung nhìn Gantt Chart sẽ được chọn. chương V Định dạng các khung nhìn I/ Thay đổi phông chữ Font mặc định trong Microsoft Project 2003 là Arial Font do đó để làm việc với các khung nhình trong Microsoft Project 2003 ta phải thay đổi về phông chữ tiếng Việt . Một số Fonts tiếng Việt có thể sử dụng thích hợp cho Microsoft Project 2003 là: .VnTime, .VnArial, VniTime .. .. Thao tác: Cách 1: Format -> Text Styles . . . -> Hộp thoại Text Styles Thay đổi Fonts tiếng Việt ý nghĩa các thông số trong hộp thoại Text Styles Item to Change: Thay đổi thuộc tính các đối tượng Font: Thay đổi Font chữ bởi người sử dụng Font style: Kiểu thể hiện Font chữ Size: Độ lớn Font chữ Underline: Gạch chân Font chữ Color: Màu sắc Font chữ (mặc định là màu đen) Cách 2: Bôi đen toàn bộ vùng nhập dữ liệu Format -> Font . . . -> hộp thoại Font Thay đổi Font tiếng Việt - Các thông số trong hộp thoại Font giống như trong hộp thoại Text Styles Cách 3: - Bôi đen cửa sổ nhập dữ liệu - Thay đổi Font tiếng Việt theo hộp thoại Font trên thanh công cụ II/ Thay đổi tên các trường tiếng Anh sang tiếng Việt Thao tác: Nhấn đúp chuột vào tiêu đề muốn thay (Ví dụ trường: Task Name ) ị hộp thoại Column Definition. Trong trường Tilte bạn gõ tên mà bạn muốn thay bằng tiếng Việt ị OK. Định nghĩa một trường ý nghĩa các trường trong hộp thoại Column Definition: - Field Name: Chọn trường thể hiện. - Title: Tiêu đề của trường. - Align title: Căn lề của tiêu đề - Align data: Căn lề của dữ liệu. - Width: Độ rộng của cột. - Best Fit: Tự động căn lề III/ Soạn thảo các công tác (Task List) 1/ Chèn thêm một công việc - Chọn vị trí mà công việc mới sẽ chèn vào Thao tác: Cách 1: insert -> New Task Cách 2: Dùng phím insert 2/ Xoá công tác Chọn công tác cần xoá Thao tác: Cách 1: Edit -> Delete Task Cách 2: Dùng phím Delete Chương VI Khung nhìn gantt chart Khung nhìn Gantt Chart được chia làm 2 phần và được phân cách bằng một vạch dọc: Khung nhìn bên trái dùng để nhập và quan sát dữ liệu của dự án Khung nhìn bên phải dùng để thể hiện các công tác dưới dạng biểu đồ ngang và các thông tin có liên quan Khung nhìn trong Gantt Chart 1 Vùng thể hiện biểu đồ ngang (Khung nhìn bên phải) Vùng nhập dữ liệu (Khung nhìn bên trái) Thanh ViewBar I/ Nhập các công tác của dự án vào biểu đồ Gantt Chart Biểu đồ Gantt là dạng mặc nhiên của một dự án mới. Biểu đồ này là dạng dùng phổ biến nhất để liệt kê các công tác của dự án. Để làm việc với biểu đồ Gantt ta làm như sau: Cách 1: View -> Gantt Chart Cách 2: Chọn biểu tượng Gantt Chart trên thanh View Bar Cửa sổ Gantt gồm 9 bảng quan sát và nhập liệu chuẩn (Hình 23): Thao tác: View -> Table: .. . Các bảng trong khung nhìn Gantt ý nghĩa của các bảng trong khung nhìn Gantt: Cost: Bảng tính giá cho các công việc entry: Bảng nhập dữ liệu cho các công việc (mặc định) HyperLink: Bảng kết nối với các dự án khác Schedule: Bảng lịch trình của dự án Sumary: Bảng đưa ra tổng kết dự án Tracking: Bảng so sánh dự án cơ sở (Baseline) với thực tế usage: Bảng thể hiện cách thực hiện các công việc Variance: Bảng so sánh sự chênh thời gian thực tế với thời gian cơ sở (baseline) của dự án Work: Bảng thể hiện chi tiết thời gian làm việc của các công tác More Tables .. : Các bảng quan sát khác .. . Mặc định ban đầu trong Gantt ta làm việc với bảng nhập dữ liệu entry. Trong đó: Mỗi tên công tác cho phép nhập 255 kí tự Mỗi dự án cho phép nhập 9999 công tác Có thể thực hiện các thao tác sao chép, cắt, dán trong bảng. ý nghĩa các trường trong bảng nhập dữ liệu entry: Tên trường ý nghĩa Kiểu Trường ID Đánh số thứ tự các công việc Tự động Các chú giải cho công tác Người dùng Task Name Tên công tác Người dùng Duration Thời khoảng Người dùng Start Thời gian bắt đầu Người dùng Finish Thời gian kết thúc Tự động Predecessors Công tác đi trước Người dùng Resource Names Tên tài nguyên Người dùng Nếu tên công tác quá dài không thấy được trong cột Name bạn chỉnh bề rộng bằng cách: Dời chuột vào đầu cột ở bảng kê. Để mở rộng trường Name, dời đường phân cách cột giữa Task Name và Duration. Kéo đường viền cột về bên phải hay trái cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Thả nút chuột. Nếu bạn muốn chiều rộng của cột vừa khít nhất thì hãy nhấp đúp chuột lên đường phân cách và chiều rộng cột sẽ tự điều chỉnh. II/ Hộp thoại Task information Dùng để nhập và quản lý thông tin cho các công tác Thao tác: Cách 1: Project -> Task information Cách 2: Nhấp đúp chuột vào tên công tác Cách 3: Shift + F2 Cách 4: Nhấp chuột vào biều tượng Hộp thoại Task Information III/ Liên kết các công tác theo trình tự Trong dự án việc liên kết giữa các công tác phải theo một trình tự nào đó, giữa các công tác có thể có những ràng buộc nào đó vì vậy đòi hỏi người lập dự án phải có những kinh nghiệm từ thực tế. Mỗi công tác bao gồm 2 loại: Công tác đi trước (Predecessor) và công tác nối tiếp hay còn gọi là công tác phụ thuộc (Successor). Bạn phải quyết định công tác nào sẽ là đi trước và công tác nào là phụ thuộc. 1/ Cách liên kết các công tác Thao tác: Cách 1: Edit -> Link Task Cách 2: Ctrl +F2 Cách 3: Bôi đen và nhấp biểu tượng Cách 3: Dùng chuột nhắp thanh Bar và kéo thả Liên kết các công tác Dùng thao tác kéo thả 2/ Huỷ bỏ liên kết giữa các công tác Thao tác: Cách 1: Edit -> UnLink Task Cách 2: nhấp biểu tượng Huỷ bỏ liên kết giữa các công tác 3/ Thay đổi kiểu liên kết giữa các công tác Thao tác: Format -> Layout -> Hộp thoại Layout Thay đổi liên kết giữa các công tác Hộp thoại Layout 4/ Lead Time và Lag Time Để thể hiện sự thay đổi trong quan hệ giữa hai công việc về mặt thời gian, Microsoft Project 2003 đưa ra khái niệm Lead Time và Lag Time Lead Time tức là tạo ra một khoảng thời gian mà công tác đi sau sẽ bắt đầu sớm hơn Lag Time tức là tạo ra một khoảng thời gian mà công tác đi sau sẽ bắt đầu muộn hơn Thao tác: Project -> Task information -> Hộp thoại Task information -> Predecessor Trong ô Lag gõ số vào. Nếu: + Số > 0: tạo ra 1 Lag Time + Số < 0: tạo ra 1 Lead TIme chương VII Thiết lập các tính chất cho công tác I/ Mức độ ưu tiên cho công tác (Priority) - Mức độ ưu tiên được thiết lập dùng để quản lý, điều chỉnh và cân đối dự án về sau Trong Microsoft Project 2003 mỗi công tác mặc nhiên được gán mức độ ưu tiên (Priority) là 500. Tuỳ theo tính chất và tầm quan trong của công tác mà ta thay đổi lại mức độ ưu tiên cho hợp lý. Mức độ ưu tiên cho công tác có thể đặt trong phạm vi 0 <= Priority <=1000 Thao tác: Project -> Task information -> Genreral -> ô nhập Priority Thay đổi mức độ ưu tiên cho công tác thông qua ô nhập Priority II/ Mối quan hệ phụ thuộc giữa các công tác Trong Microsoft Project 2003 quy định có bốn loại quan hệ phụ thuộc giữa các công tác. Mối quan hệ phụ thuộc thông dụng nhất là sự kết thúc của công tác đi trước sẽ xác định sự bắt đầu của công tác phụ thuộc và được gọi là mối quan hệ đầu cuối (Finish-to-Start) - Mặc định cho sự liên kết giữa các công tác là Finish-to-Start - Bốn mối quan hệ phụ thuộc giữa các công tác, thông qua hộp thoại Task information: Finish-to-Start(FS): Ngày tháng kết thúc của công tác đi trước sẽ xác định lịch trình ngày tháng bắt đầu cho công tác phụ thuộc Finish-to-Finish (FF): Ngày tháng kết thúc của công tác đi trước sẽ xác định lịch trình ngày tháng kết thúc cho công tác phụ thuộc Start-to-Start (SS): Ngày tháng bắt đầu của công tác đi trước sẽ xác định lịch trình ngày tháng bắt đầu cho công tác phụ thuộc Start-to-Finish (SF): Ngày tháng bắt đầu của công tác đi trước sẽ xác định lịch trình ngày tháng kết thúc cho công tác phụ thuộc Mối quan hệ phụ thuộc giữa các công tác III/ Các kiểu công tác trong Microsoft Project 2003 1/ Kiểu ràng buộc công tác Constraint Task Trong Microsoft Project 2003 có 8 kiểu ràng buộc công tác (Constraint Task). Tuỳ theo tính chất của mỗi công tác và kinh nghiệm của người lập dự án mà mỗi công tác được gán những ràng buộc khác nhau. Thao tác: Project -> Task information -> Advanced -> Contrain Task Tám kiểu ràng buộc công tác ý nghĩa của 8 kiểu ràng buộc công tác: Kiểu ràng buộc ý nghĩa As Soon as Possible Công tác không bị ràng buộc As Late as Possible Công tác này phải bị trì hoãn càng lâu càng tốt Finish No Earlier Than Công tác phải kết thúc sau ngày tháng chỉ định Finish No Later Than Công tác phải kết thúc vào ngày hoặc sớm hơn ngày tháng chỉ định Must Finish On Công tác phải kết thúc chính xác vào ngày tháng đã định Must Start On Công tác phải bắt đầu chính xác vào ngày tháng đã định Start No Earlier Than Công tác bắt đầu vào ngày tháng hoặc muộn hơn ngày tháng chỉ định Start No Later Than Công tác phải bắt đầu trước ngày tháng chỉ định - Chú ý: ban đầu mặc định kiểu ràng buộc của công tác là As Soon as Possible 2/ Kiểu công tác Task Type - Trong Microsoft Project 2003 định nghĩa có ba kiểu công tác . Tuỳ theo đặc điểm và tính chất của từng loại công tác mà ta gán các kiểu công tác khác nhau Thao tác: Project -> Task information -> Advanced -> Task Type Ba kiểu định nghĩa cho công tác ý