Giáo trình Soạn thảo văn bản

UBND TỈNH LÂM ĐỒNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ LẠT GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐNĐL ngày tháng.... năm của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Nghề Đà Lạt (LƯU HÀNH NỘI BỘ) Đà Lạt, năm 2017 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Vài nét về xuất xứ giáo trình: Giáo trình này được viết theo Kế hoạch số 1241/KH-CĐNĐL ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Trường Cao đẳng nghề Đà Lạt về việc triển khai xây dựng chương trình đào tạo theo Luật Giáo dục nghề nghiệp để làm tài liệu dạy nghề trình độ trung cấp. Quá trình biên soạn: Trên cơ sở tham khảo các giáo trình, tài liệu về quy trình soạn thảo văn bản trong kinh doanh, kết hợp với các thông tư hướng dẫn về nguyên tắc soạn thảo văn bản, giáo trình này được biên soạn có sự tham gia tích cực của các giáo viên có kinh nghiệm, cùng với những ý kiến đóng góp quý báu của các chuyên gia về lĩnh vực hành chính, văn bản. Mối quan hệ của tài liệu với chương trình, mô đun/môn học: Căn cứ vào chương trình đào tạo nghề Kế toán Doanh nghiệp cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về nguyên tắc soạn thảo các văn bản trong doanh nghiệp, từ đó người học có thể vận dụng những kiến thức này để soạn thảo các văn bản trong kinh doanh theo đúng quy định, chuẩn mực Cấu trúc chung của giáo trình soạn thảo văn bản gồm 5 chương: Chương 1: Khái quát chung về văn bản Chương 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, bản sao văn bản Chương 3: Kỹ thuật soạn thảo và trình bày Quyết định, Biên bản, Tờ Trình, Báo cáo, Công văn hành chính. Chương 4: Kỹ thuật soạn thảo và trình bày hợp đồng thương mại Chương 5: Thư thương mại Giáo trình được biên soạn trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước và tham khảo nhiều tài liệu liên quan có giá trị. Song chắc hẳn quá trình biên soạn không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Ban biên soạn mong muốn và thực sự cảm ơn những ý kiến nhận xét, đánh giá của các chuyên gia, các thầy cô đóng góp cho việc chỉnh sửa để giáo trình ngày một hoàn thiện hơn. Lâm Đồng, ngàythángnăm Chủ biên Đỗ Trịnh Hoài Dung MỤC LỤC Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN ............................................. 1 1 Khái niệm văn bản. Phân loại văn bản, bản sao văn bản ................................... 1 1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính. ................ 1 1.2 Phân loại văn bản và bản sao văn bản. ............................................................. 2 2 Phong cách ngôn ngữ hành chính, công vụ ...................................................... 7 2.1 Khái niệm phong cách ngôn ngữ. ..................................................................... 7 2.2 Phân loại phong cách ngôn ngữ. ....................................................................... 8 2.3 Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ .............................. 8 3 Kỹ thuật sử dụng tiếng Việt trong văn bản hành chính, công vụ. .................... 11 3.1 Từ, ngữ trong văn bản hảnh chính – công vụ. ................................................. 11 3.2 Câu trong văn bản hành – công vụ. ................................................................ 12 3.3 Đoạn văn và cấu trúc đoạn văn trong văn bản hành chính – công vụ. ............. 13 3.4 Cấu trúc văn bản hành chính – công vụ. ......................................................... 14 4 Yêu cầu đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản ...................................... 14 4.1 Nội dung văn bản phải hợp hiến và hợp pháp. ................................................ 14 4.2 Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức quy định. ................................... 14 4.3 Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định. .............................. 15 4.4 Văn bản phải đảm bảo tính khả thi ................................................................. 15 4.5 Văn bản phải được trình bày theo phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ.15 5 Các bước soạn thảo và ban hành văn bản. ...................................................... 15 5.1 Bước chuẩn bị. ............................................................................................... 16 5.2 Bước làm dàn bài và đề cương. ...................................................................... 16 5.3 Bước viết thành văn. ...................................................................................... 16 5.4 Bước duyệt và ký văn bản. ............................................................................. 16 5.5 Bước hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản. ......................................... 17 Chương 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN, BẢN SAO VĂN BẢN ........................................................................................................... 18 1 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ........................................................... 18 1.1 Quốc hiệu ....................................................................................................... 18 1.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản .......................................................... 18 1.3 Số, ký hiệu của văn bản .................................................................................. 20 1.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản ............................................ 21 1.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản..................................................... 23 1.6 Nội dung văn bản ........................................................................................... 24 1.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền .................... 26 1.8 Dấu của cơ quan, tổ chức ............................................................................... 29 1.9 Nơi nhận ....................................................................................................... 29 1.10 Các thành phần khác ............................................................................... 30 2 Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản .............................................. 34 2.1 Thể thức bản sao ............................................................................................ 34 2.2 Kỹ thuật trình bày ........................................................................................... 37 2.3 Một số ứng dụng của Microsoft Word ............................................................ 46 Chương 3: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY QUYẾT ĐỊNH, BIÊN BẢN, TỜ TRÌNH, BÁO CÁO, CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH. .............. 75 1 Quyết định ...................................................................................................... 75 1.1 Khái niệm ....................................................................................................... 75 1.2 Thẩm quyền ban hành. ................................................................................... 75 1.3 Cấu trúc của quyết định. ................................................................................. 75 1.4 Mẫu trình bày quyết định. .............................................................................. 77 2 Biên bản ....................................................................................................... 108 2.1 Khái niệm. .................................................................................................... 108 2.2 Phân loại biên bản. ....................................................................................... 108 2.3 Phương pháp ghi biên bản. ........................................................................... 108 2.4 Cấu trúc của biên bản. .................................................................................. 108 2.5 Mẫu trình bày biên bản. ................................................................................ 109 3 Tờ trình ........................................................................................................ 124 3.1 Khái niệm. .................................................................................................... 124 3.2 Yêu cầu của tờ trình. .................................................................................... 124 3.3 Cấu trúc của tờ trình. .................................................................................... 124 3.4 Mẫu trình bày tờ trình. ................................................................................. 124 4 Báo cáo ........................................................................................................ 131 4.1 Khái niệm ..................................................................................................... 131 4.2 Yêu cầu của báo cáo. .................................................................................... 131 4.3 Phân loại báo cáo. ........................................................................................ 131 4.4 Phương pháp soạn thảo báo cáo. .................................................................. 131 4.5 Mẫu trình bày báo cáo. ................................................................................. 132 5 Công văn hành chính .................................................................................... 136 5.1 Khái niệm. ................................................................................................... 136 5.2 Các loại công văn hành chính. ...................................................................... 137 5.3 Đặc điểm của công văn hành chính. ............................................................. 137 5.4 Phương pháp soạn thảo công văn hành chính. .............................................. 137 5.5 Nội dung cụ thể của một số loại công văn hành chính. ................................. 138 5.6 Mẫu trình bày công văn hành chính. ............................................................ 139 Chương4: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI ................................................................................................ 157 1 Khái niệm. ................................................................................................... 157 2 Điều kiện của hợp đồng................................................................................ 157 3 Hiệu lực của hợp đồng. ................................................................................ 157 4 Phân loại hợp đồng....................................................................................... 157 5 Phân biệt hợp đồng dân sự và hợp đồng thương mại .................................... 157 6 Cấu trúc của hợp đồng. ................................................................................ 159 7 Mẫu trình bày một số loại hợp đồng dân sự, thương mại thông dụng. .......... 162 Chương 5: THƯ THƯƠNG MẠI .................................................................... 215 1 Cấu trúc thư thương mại............................................................................... 215 2 Các quy tắc khi soạn thảo thư thương mại .................................................... 216 2.1 Quy trình viết thư tín trong kinh doanh ........................................................ 216 2.2 Kỹ năng viết thư tín hiệu quả ....................................................................... 216 2.3 Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp tích cực và trung lập............................. 218 2.4 Một số thông điệp tích cực hay trung lập dùng cách trực tiếp ....................... 221 3 Mẫu một số thư thương mại ......................................................................... 226 1 Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN Mục tiêu: - Phân loại được các loại văn bản, bản sao văn bản - Sử dụng được ngôn ngữ tiếng Việt chính xác, theo đúng phong cách văn bản hành chính - Thực hiện được các bước soạn thảo văn bản 1 Khái niệm văn bản. Phân loại văn bản, bản sao văn bản 1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính. Khái niệm văn bản. Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứphương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lývà điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định,đề án công tác,báo cáo đều được gọi là văn bản. Ngày nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của cáccơ quan, tổ chức. Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước. Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước có thẩm quyềnhoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang tínhquyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể. Trong thực tế, văn bản quản lý Nhà nước được sửdụng như một công cụ của nhà nước pháp quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản nhằmquản lý xã hội. Khái niệm văn bản hành chính. Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước, không phải là sự quản lý thông thường củabất kỳ một chủ thể nào dối với bất kỳ một đối tượng và một khách thể nào. Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay,khái niệm này dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một cơ quan, tổchức, doanh nghiệp nói chung. Khái niệm văn bản hành chính được sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làmcông cụ quản lý và điều hành của các nhà quản 2 trị nhằm thực hiện nhiệm giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính – công vụ. 1.2 Phân loại văn bản và bản sao văn bản. a. Phân loại văn bản. Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn thảo văn bản lựa chọn loại văn bản phùhợp với mục đích sử dụng của mình, vì mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chứcnăng khác nhau.Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất của văn bản , chủ thể ban hành văn bản,chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý của văn bản, hình thức của văn bản. Theo nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, hệ thống văn bản được chia thành các loại: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản hành chính.– Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật:Văn bản quy phạm pháp luật là loại văn bản thể hiện những quyết định quản lý Nhà nước do các cơ quan nhànước có thẩm quyền ban hành theo một hình thức và trình tự do pháp luật quy định, thể hiện ý chí nhà nước,mang tính bắt buộc chung, buộc các đối tượng có liên quan phải thi hành và được nhà nước đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chế. Văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002. Văn bản quy phạm pháp luật được quy định cụ thể như sau: + Là văn bản do cơ quan nhà nước hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức năng ban hành theo đúnghình thức, thủ tục, trình tự được quy định. + Là văn bản quy định những quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần, đối với mọi đối tượng, có hiệu lựctrong phạm vi toàn quốc hoặc từng địa phương. Quy tắc xử sự chung là những chuẩn mực mà mọi cơ quan, tổchức cá nhân khi tham gia quan hệ xã hội được quy tắc đó điều chỉnh. + Là văn bản được nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục các biệnpháp về tổ chức, hành chính, kinh tế; trong trường hợp cần thiết thì nhà nước áp dụng biện pháp cưỡng chế bắtbuộc thi hành và quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm.Theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòngChính phủ (hướng dẫn thi hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ), văn bản quyphạm pháp luật gồm các loại sau đây: Luật (Lt): Là văn bản được ban hành để cụ thể hóa Hiến pháp nhằm mục đích điều chỉnh các quan hệ xãhội trong các lính vực đối nội, đối ngoại, nhiệm vụ 3 kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của đất nước; quy địnhnhững nguyên tắc chủ yếu về tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà nước, về quan hệ xã hội và hoạt động của 1công dân. Luật có tính cố định, không thể sữa đổi, bổ sung mà có thể thay thế bằng văn bản luật mới. luật được Quốc hội thông qua và Chủ tịch nước ký lệnh công bố. Pháp lệnh (PL): là văn bản có giá trị pháp lý như luật, cụ thể hóa những nguyên tắc được quy định trongHiến pháp, quy định những vấn đề được Quốc hội giao, sau một thời gian thực hiện trình Quốc hội xem xétquyết định ban hành thành luật. Pháp lệnh có thể sữa đổi, bổ sung trong quá trình thực hiện, do Ủy ban Thườngvụ Quốc hội thông qua và Chủ tịch nước ký lệnh công bố. Lệnh (L): Là văn bản dùng để công bố Hiến pháp, luật, pháp lệnh; để tổng động viên cục bộ; để công bố tìnhtrạng khẩn cấp trong cả nước hoặc từng địa phương; để công bố lệnh đặc xá hoặc ân xá; để phong cấp hàmngoại giao hoặc quân sự cao cấp. Lệnh do Chủ tịch nước ban hành. Nghị quyết (NQ): Là văn bản dùng để quyết định chủ trương, chính sách của Chính phủ, thông qua các dựán, kế hoạch và ngân sách nhà nước, phê duyệt và điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền của Chính phủ; cụ thểhóa các chương trình hoạt động của Quốc hội, Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân; thông qua ý kiến kếtluận tại các kỳ họp của các cơ quan quản lý Nhà nước.Nghị quyết là cơ sở để tổ chức hoạt động và ban hànhcác văn bản về quản lý nhà nước như hiến pháp, luật, pháp lệnh. Nghị quyết do Quốc hội, Chính phủ, Hội đồngNhân các cấp ban hành. Nghị quyết liên tịch (NQLT): Là nghị quyết do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền kết hợp ban hành,thống nhất ý kiến trong quá trình tham gia quản lý Nhà nước. Thẩm quyền ban hành của các văn bản liên tịchgồm có Thủ trưởng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các tổ chức chính trị - xã hội cấp Trung ương có thẩm quyềntham gia quản lý nhà nước theo luật định. Nghị định (NĐ): Là văn bản quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội; pháp lệnh, nghị quyếtcủa Ủy ban Thường vụ Quốc hội; lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chứcbộ máy của cơ quan nhà nước ở cấp trung ương; quy định những vấn đề cấp thiết nhưng chưa được xây dựngthành luật hoặc pháp lệnh. Nghị định do Chính phủ ban hành. Quyết định (QĐ): Là văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ chính sách trong phạm vi của cơ quan cóthẩm quyền ( Chính phủ, Bộ, UBND tỉnh, thành phố, quận huyện); điều chỉnh những công việc về tổ chức nhânsự thuộc thẩm 4 quyền của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ,Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ,UBND các cấp ban hành. Chỉ thị (CT): Là văn bản dùng để truyền đạt chủ trương, quy định cácbiện pháp chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động của các bộ phận do cơ quan có thẩm quyền phụtrách. Chỉ thị do Thủ tướng, Bộ trưởng, UBND các cấp ban hành. Thông tư (TT): là văn bản dùng để hướng dẫn thực hiện, giải thích và đề ra biện pháp thi hành các quy địnhcủa những văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao hơn như luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định,quyết định và chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. Thông tư do Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ ban hành. Thông tư liên tịch (TTLT): L