Giáo trình Soạn thảo văn bản (Phần 1)

Trang 1 Giáo trình Soạn thảo văn bản MỤC LỤC ĐỀ MỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU ................................................ Error! Bookmark not defined. MỤC LỤC ........................................................................................................ 1 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG .............................................................. 8 1 Khái quát về văn bản ................................................................................. 8 1.1 Khái niệm về văn bản: ........................................................................ 8 1.2 Phân loại văn bản ................................................................................ 9 1.3 Chức năng của văn bản ..................................................................... 12 2 Các loại văn bản hành chính ................................................................... 14 CHƯƠNG 2. YÊU CẦU VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÁC LOẠI VĂN BẢN ................................................................................................................. 18 1. Thể thức trình bày các văn bản quản lý hành chính ................................. 19 2. Quy trình chung của việc sọan thảo văn bản ........................................... 38 2.1. Giai đoạn chuẩn bị ............................................................................ 39 2.2. Giai đoạn soạn thảo đề cương ........................................................... 39 2.3. Giai đoạn viết thành văn bản ............................................................. 40 2.4. Giai đoạn sửa văn bản ....................................................................... 40 2.5. Giai đoạn xét duyệt, kí và ban hành văn bản ..................................... 41 3. Phong cách ngôn ngữ hành chính ............................................................ 42 4. Thực hành: .............................................................................................. 44 CHƯƠNG 3. KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH ............................................................................................... 46 1. Phương pháp soạn thảo công văn ............................................................ 47 1.1. Khái niệm ......................................................................................... 47 1.2. Công văn và những yêu cầu khi soạn thảo công văn ......................... 48 1.3. Thể thức của công văn: ..................................................................... 48 1.4. Bố cục nội dung công văn ................................................................. 49 2. Phương pháp soạn thảo kế hoạch ............................................................ 57 2.1. Khái niệm ......................................................................................... 57 2.2. Ý nghĩa của việc lập chương trình, kế hoạch ..................................... 58 2.3. Các căn cứ để lập chương trình, kế hoạch ......................................... 59 Trang 2 Giáo trình Soạn thảo văn bản 2.4. Nội dung và các loại chương trình kế hoạch ..................................... 59 2.5. Kết cấu nội dung một số loại kế hoạch .............................................. 63 3. Phương pháp soạn thảo báo cáo .............................................................. 69 3.1. Khái quát chung về báo cáo .............................................................. 69 3.2. Phân loại báo cáo: ............................................................................. 70 3.3. Thể thức của báo cáo ........................................................................ 72 3.4. Phương pháp viết một bản báo cáo ................................................... 72 4. Phương pháp soạn thảo tờ trình ............................................................... 76 4.1. Khái quát chung về tờ trình. .............................................................. 76 4.2. Thể thức chung của tờ trình: ............................................................. 77 4.3. Kết cấu nội dung tờ trình .................................................................. 77 5. Phương pháp soạn thảo thông báo ........................................................... 80 6. Phương pháp lập biên bản ....................................................................... 85 6.1. Khái niệm ......................................................................................... 85 6.2. Bố cục biên bản gồm: ....................................................................... 85 7. Phương pháp soạn thảo hợp đồng............................................................ 89 7.1. Khái niệm ......................................................................................... 89 7.2. Cách soạn thảo các điều khoản chính của hợp đồng .......................... 90 8. Phương pháp soạn thảo quyết định .......................................................... 99 8.1. Khái niệm ......................................................................................... 99 8.2. Những yêu cầu của Quyết định: ...................................................... 100 8.3. Bố cục Quyết định: ......................................................................... 100 CHƯƠNG 4. CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ..................................... 108 1. Công tác văn thư ................................................................................... 108 1.1. Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu ...................................................... 109 1.2. Vị trí, ý nghĩa .................................................................................. 110 1.3. Nội dung nghiệp vụ ......................................................................... 110 2. Công tác lưu trữ .................................................................................... 142 2.1. Công tác lập và nộp lưu hồ sơ ......................................................... 142 2.2. Giao nộp hồ sư vào lưu trữ cơ quan ................................................ 145 CHƯƠNG 5. HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP ................................................... 148 1. Nghiệp vụ giao tiếp hành chính ............................................................. 149 1.1. Những vấn đề chung về giao tiếp hành chính .................................. 149 Trang 3 Giáo trình Soạn thảo văn bản 1.2. Các kỹ năng giao tiếp ...................................................................... 151 1.3. Một số nghiệp vụ giao tiếp hành chính cụ thể ................................. 156 2. Đạo đức công vụ và vấn đề thẩm mỹ, tác phong, nếp sống trong công sở 159 2.1. Các dòng giao tiếp trong công sở .................................................... 159 2.2. Các yếu tố ảnh hưởng (rào cản) trong giao tiếp ............................... 160 2.3. Nguyên tắc giao tiếp thành công với lãnh đạo và đồng nghiệp ........ 161 CÁC LOẠI BIỂU MẪU HỢP ĐỒNG THAM KHẢO ............................... 177 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................... 196 Trang 4 Giáo trình Soạn thảo văn bản CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã số môn học: MH 08 Thời gian môn học: 45 giờ (Lý thuyết: 27 giờ; Thực hành: 18 giờ) Vị trí, tính chất, vai trò của môn học : - Vị trí: Là môn học cơ sở của nghề kế toán doanh nghiệp, được bố trí giảng dạy đồng thời với các môn cơ sở của nghề. - Tính chất: Soạn thảo văn bản là môn học giúp sinh viên sau khi tốt nghiệp soạn thảo được các loại văn bản liên quan đến nghề như: công văn, tờ trình, biên bản nghiệm thu, thanh quyết toán các công trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ...vv; sắp xếp được các loại hồ sơ lưu trữ có liên quan; biết được một số nghiệp vụ giao tiếp hành chính cơ bản. Mục tiêu môn học: - Kiến thức: + Phân biệt được các loại văn bản: văn bản pháp qui, văn bản hành chính, văn bản hợp đồng; + Xác định được hình thức, nội dung và quy trình soạn thảo văn bản; + Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức đã học soạn thảo một số văn bản pháp qui, văn bản hành chính thông dụng và các văn bản hợp đồng. - Kỹ năng: + Phân loại được các loại văn bản + Thực hiện được phương pháp, kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản thông dụng: công văn,tờ trình, lập các biên bản nghiệm thu,thanh quyết toán các công trình, thảo các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, các đơn từ khác. - Thái độ: + Tuân thủ các quy trình soạn thảo văn bản cả về hình thức và nội dung văn bản Trang 5 Giáo trình Soạn thảo văn bản + Có phẩm chất đạo đức lương tâm nghề nghiệp,có tinh thần làm việc hợp tác, có thái độ làm việc tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thực, niềm nở và gần gũi với mọi người. Nội dung môn học: Nội dung tổng quát và phân phối thời gian: STT Tên chương mục Loại bài dạy Địa điểm Thời gian (giờ) Tổng số Lý thuyết Thực hành Kiểm tra 1 Khái quát chung Khái quát về văn bản Các lọai văn bản hành chính TH Lớp học 3 3 2 Yêu cầu và kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản Thể thức trình bày các văn bản quản lý hành chính Qui trình chung của việc sọan thảo văn bản Phong cách ngôn ngữ hành chính TH Lớp học 6 4 1 1 3 Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản quản lý hành chính Phương pháp sọan thảo công văn Phương pháp sọan thảo kế họach Phương pháp sọan thảo báo TH Lớp học 25 12 12 1 Trang 6 Giáo trình Soạn thảo văn bản cáo Phương pháp sọan thảo tờ trình Phương pháp sọan thảo thông báo Phương pháp lập biên bản Phương pháp sọan thảo hợp đồng Phương pháp sọan thảo quyết định 4 Công tác văn thư lưu trữ Công tác văn thư Công tác lưu trữ TH Lớp học 4 3 1 5 Hoạt động giao tiếp Nghiệp vụ giao tiếp hành chính Đạo đức công vụ và vấn đề thẩm mỹ, tác phong, nếp sống trong công sở TH Lớp học 7 5 2 Tổng cộng 45 27 16 2 Trang 7 Giáo trình Soạn thảo văn bản YÊU CẦU VỀ ĐÁNH GIÁ HOÀN THÀNH MÔN HỌC 1. Nhiệm vụ đối với sinh viên: - Dự lớp: 100% (Nếu vắng mặt thì không quá 20% số tiết môn học) - Bài tập: Làm bài tập giáo viên giao về nhà đầy đủ. - Khác: Tham gia hoàn thành các loại văn bản do giáo viên yêu cầu thực hành tại lớp. 2. Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên: - Điểm đánh giá quá trình: + Sinh viên làm bài tập bằng cách soạn thảo các loại văn bản, mỗi bài tập đạt sẽ được cộng 2 điểm vào điểm quá trình. + Khuyến khích sinh viên phát biểu trong giờ học, sẽ cộng 1 điểm cho những lần phát biểu chính xác các câu hỏi mở do giáo viên đề ra. - Đánh giá kiểm tra định kỳ + Kiểm tra định kỳ 2 lần: thông qua kế hoạch Hệ số: 2 + Hình thức: trắc nghiệm và soạn thảo văn bản + Thời gian: 45 phút. + Yêu cầu: Đạt số điểm trên 5.0 điểm cho mỗi lần kiểm tra (nếu dưới 5.0 điểm sinh viên phải kiểm tra bù để cải thiện số điểm). - Đánh giá kết thúc môn học: Kiểm tra kết thúc môn học, trọng số:100% + Hình thức: Tự luận và trắc nghiệm + Tổng điểm đạt: phải từ 5.0 điểm trở lên (trường hợp thấp hơn 5.0 điểm phải kiểm tra lại) + Thang điểm: 10 + Thời gian kiểm tra kết thúc môn: 60 phút Trang 8 Giáo trình Soạn thảo văn bản CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG Giới thiệu: Soạn thảo văn bản là nhiệm vụ quan trọng nhất trong chức năng xử lý thông tin của văn phòng. Do đó văn bản được soạn thảo tốt chuyển đến người nhận không chỉ truyền những thông tin về công việc, những yêu cầu hành động, mà còn thúc đẩy các quan hệ hợp tác, tôn trọng nhau, tin cậy nhau. Mục tiêu: - Phân biệt được các loại văn bản theo tên gọi hoặc căn cứ vào nội dung và mục đích ban hành; - Trình bày được các khái niệm, chức năng của văn bản; - Phân loại được các văn bản hành chính thông thường: Công văn; kế hoạch; báo cáo; thông báo; tờ trình; biên bản; hợp đồng; quyết định, - Trình bày được khái niệm các văn bản hành chính. Nội dung chính 1 Khái quát về văn bản 1.1 Khái niệm về văn bản: - Văn bản là 1 phương tiện dùng để ghi và truyền tin bằng một lọai ngôn ngữ hoặc ký hiệu. - Văn bản là sự thể hiện của ngôn ngữ nói bằng ngôn ngữ viết. - Văn bản là chuỗi lời nói miệng hay bài viết có chủ đề thống nhất, có liên kết, mạch lạc, vận dụng phương thức biểu đạt phù hợp để thực hiện mục đích giao tiếp. + Văn bản quản lý: Là quyết định quản lý để truyền đạt các mệnh lệnh hoặc các thông tin cần thiết đến đối tượng quản lý, do các chủ thể quản lý ban hành nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quá trình quản lý. Trang 9 Giáo trình Soạn thảo văn bản Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của hoạt động xã hội mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau, trong đó văn bản quản lý là một dạng của văn bản nói chung. + Văn bản quản lý nhà nước: Là những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức do luật định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quá trình quản lý nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước là các văn bản được hình thành, sử dụng trong hoạt động quản lý lãnh đạo. Trong các cơ quan nhà nước, văn bản được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thành trong quản lý. Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí mệnh lệnh mang tính quyền lực nhà nước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi Nhà nước, đồng thời thể hiện kết quả hoạt động của các cơ quan nhà nước. + Văn bản quản lý hành chính nhà nước: Là những quyết định và thông tin quản lý, do các cơ quan hành chính nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức do luật định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quá trình quản lý hành chính nhà nước. 1.2 Phân loại văn bản Có rất nhiều cách phân loại văn bản, như phân loại theo chủ đề, theo tên gọi, theo giá trị pháp lý và căn cứ vào mục tiêu biên soạn sử dụng, theo đặc trưng nội dung, theo kỹ thuật chế tác Sau đây là một số cách phân loại văn bản cơ bản: 1.2.1 Phân loại chung 1.2.1.1 Phân loại theo loại hình quản lý - Văn bản quy phạm pháp luật. Trang 10 Giáo trình Soạn thảo văn bản Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, nhằm ban hành các quy tắc xử sự chung được nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng thống nhất như mục tiêu phát triển xã hội trong hiến pháp quy định. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: + Pháp lệnh, nghị quyết do Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành. + Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước. + Hiến pháp, luật, nghị quyết do Quốc hội ban hành. + Nghị quyết, nghị định của Chính phủ, quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. + Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ. + Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, quyết định, chỉ thị, thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao. + Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị − xã hội. + Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp. + Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân các cấp. - Văn bản tác nghiệp hành chính (quản lí hành chính): Văn bản tác nghiệp hành chính là loại văn bản được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội và thường có tỷ trọng lớn trong tổng số văn bản được ban hành. Loại văn bản này thường không mang tính quyền lực, không đảm bảo bằng sự cưỡng chế nhà nước, mà chỉ nhằm mục đích quản lí, giải quyết các công việc cụ thể, thông tin, phản ánh tình hình hay ghi chép công việc phát sinh... Văn bản quản lí hành chính gồm những Trang 11 Giáo trình Soạn thảo văn bản loại chủ yếu như: Công văn, Thông báo, Thông cáo, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Công điện, Đơn các loại, Phiếu gửi, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, - Văn bản phải chuyển đổi: Đó là những loại văn bản mà để ban hành nó, bắt buộc phải ban hành một văn bản khác. Ví dụ như quy chế, nội quy, quy định, điều lệ... phải có một quyết định ban hành thì chúng mới có giá trị pháp lý. 1.2.1.2 Theo đặc trưng nội dung - Văn bản của các tổ chức chính trị, xã hội: Là các văn bản của các tổ chức đảng, đoàn thể: Thanh niên, phụ nữ, các hội,... Văn bản kinh tế: là những văn bản mà trong đó có chứa đựng những nội dung về kinh tế, kinh doanh như: Hợp đồng kinh tế, dự án đầu tư... - Văn bản kỹ thuật: Là những văn bản có tính kỹ thuật thuần tuý như: Luận chứng kỹ thuật, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật,... - Văn bản ngoại giao: Đó là những văn bản dùng trong lĩnh vực ngoại giao như: Công ước quốc tế, công hàm, hiệp ước, hiệp định, tối hậu thư,... - Ngoài ra còn có các loại văn bản khác như: Văn bản pháp luật, văn bản an ninh, quốc phòng,... 1.2.1.3 Phân loại theo kỹ thuật chế tác: - Văn bản giấy: Đó là những văn bản được soạn thảo và in ra trên chất liệu giấy thông thường. Đây là loại văn bản cơ bản trong lịch sử của nhân loại, gắn liền với kĩ nghệ giấy và in ấn. - Văn bản điện tử: Đó là loại văn bản được soạn thảo trên các phương tiện kỹ thuật thông tin viễn thông mới gắn liền với công nghệ điện tử. Loại văn bản này xuất hiện trong những năm gần đây khi mà tin học, chế bản điện tử, sách điện tử được sử dụng. Loại văn bản này có ưu điểm gọn, nhẹ và thuận tiện trong cả soạn thảo, chuyển phát và khai thác sử dụng. Trang 12 Giáo trình Soạn thảo văn bản 1.2.2 Phân loại văn bản trong doanh nghiệp Văn bản trong doanh nghiệp được chia thành các lớp như sau: - Văn bản tác nghiệp hành chính là các văn bản dùng để trao đổi thông tin qua nhằm phối kết hợp công tác. - Văn bản hợp đồng dân sự là các giao kèo kinh tế dịch vụ mà doanh nghiệp ký kết với công dân. - Văn bản hợp đồng kinh tế thương mại là các giao kèo giữa các doanh nghiệp ký kết với nhau nhằm thực hiện các trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc liên kết kinh tế. - Văn bản quản lý kinh tế là các văn bản quy định những hoạt động kinh tế diễn ra theo các tính toán nhất định như: Chiến lược sản xuất kinh doanh, kế hoạch sản xuất kinh doanh, các đề án, dự án, chương trình hoạt động, các giải pháp kinh tế kỹ thuật. - Văn bản quản lý tổ chức là các văn bản quy định các hoạt động của tổ chức nhằm thống nhất hành động như: Điều lệ doanh nghiệp, quy chế nghiệp vụ dùng trong doanh nghiệp, các nội quy, quy trình nghiệp vụ, quy trình quy phạm kỹ thuật, kinh tế. 1.3 Chức năng của văn bản 1.3.1 Chức năng thông tin Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm: việc ghi lại các thông tin quản lí, truyền đạt các thông tin đó, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lí, đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác. - Để đảm bảo chức năng thông tin, phải: quan tâm đến khả năng tiếp nhận thông tin qua văn bản thuận lợi hay không, những thông tin đó được sử dụng như thế nào trong thực tế quản lí hành chính nhà nước. - Dưới dạng văn bản, thông tin thường gồm ba loại: Trang 13 Giáo trình Soạn thảo văn bản + Thông tin quá khứ: liên quan tới sự việc đã được giải quyết + Thông tin hiện hành: liên quan đến sự việc đang xảy ra hàng ngày + Thông tin dự báo: mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược. 1.3.2 Chức năng pháp lý Là cơ sở pháp lí để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lí hành chính nhà nước (văn bản ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính) - Thể hiện trên hai phương diện: + Chứa đựng các quy phạm pháp luật + Là căn cứ pháp lí để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể Ngoài ra, tùy thuộc từng loại văn bản, chức năng pháp lí còn thể hiện trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lí hành chính nhà nước, giữa hệ thống quản lí với hệ thống bị quản lí. - Để đảm bảo chức năng pháp lí, cần xem việc xây dựng các văn bản quản lí hành chính nhà