Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh

1 Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh MỤC LỤC CHƯƠNG 1: MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS ..................................................................................... 2 1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu .............................................................................. 2 2. Cơ sở dữ liệu quan hệ ................................................................................... 2 3. Khái niệm về Microsoft Access .................................................................... 2 4. Khởi động và thoát khỏi Access ................................................................... 3 5. Các thành phần trong tập tin CSDL .............................................................. 5 6. CHUẨN BỊ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC BAN ĐẦU Error! Bookmark not defined. CHƯƠNG 2: BẢNG DỮ LIỆU (TABLE) ......................................................... 8 1. Khái niệm về bảng dữ liệu ........................................................................... 8 2. Tạo bảng dữ liệu .......................................................................................... 9 3. Các chế độ hiển thị của bảng dữ liệu .......................................................... 16 4. Sửa đổi cấu trúc bảng ................................................................................. 17 5. Thiết lập quan hệ giữa các bảng ................................................................. 18 6. Các lỗi thường gặp trong khi cập nhật dữ liệu cho bảng ............................. 21 7. Trình bày cửa sổ nhập liệu ......................................................................... 22 8. Xử lý dữ liệu trên bảng.............................................................................. 26 CHƯƠNG 3: TRUY VẤN (QUERY) .............................................................. 36 1. Khái niệm .................................................................................................. 50 2. Các phép toán: ........................................................................................... 51 3. Tạo truy vấn bằng lưới QBE ...................................................................... 52 4. Tạo truy vấn bằng ngôn ngữ SQL .............................................................. 72 5. Một số lỗi thường gặp trong quá trình thực hiện truy vấn ........................... 78 CHƯƠNG 4: BIỂU MẪU (FORM) ................................................................. 82 1. Một số khái niệm ....................................................................................... 82 2. Các thành phần của biểu mẫu ..................................................................... 85 3. Thiết kế một biểu mẫu bằng chế độ Wizard ............................................... 86 4. Thuộc tính của biểu mẫu và một số thao tác cơ bản trên biểu mẫu ở cửa sổ thiết kế. ............................................................................................................ 89 5. Thiết kế một biểu mẫu bằng chế độ Design ................................................ 92 6. Tạo các đối tượng điều khiển ..................................................................... 92 7. Tạo Main Form/Sub Form ........................................................................ 100 CHƯƠNG 5: REPORT (BIỂU BÁO) ............................................................ 107 CHƯƠNG 6: MACRO (TẬP LỆNH) ............................................................. 136 2 Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh BÀI 1: MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS Giới thiệu: Với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay, sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu, tin học ứng dụng đã trở nên thông dụng và cần thiết với các doanh nghiệp, công ty, trường học... vì tính tiện dụng rất lớn khi ứng dụng tin học ứng dụng vào việc quản lý. Tuy nhiên để để thực hiện được các công việc trên trước tiên chúng ta phải hiểu được các khái niệm về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Mục tiêu: - Xác định được xuất xứ phần mềm acces, khả năng của access, vì sao phải dùng access; - Khởi động và thoát được access; - Trình bày được các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL; - Thực hành được trên cửa sổ database; - Vận dụng được cơ sở dữ liệu. Nội dung chính: 1.1.Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Relational Data Management System) là hệ thống chương trình hỗ trợ cho chức năng quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ. 1.2.Cơ sở dữ liệu quan hệ - Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thông tin về một đối tượng cụ thể. - Cơ sở dữ liệu quan hệ là những bảng 2 chiều chứa dữ liệu, được cấu tạo bởi các dòng và các cột. Tên cột gọi là trường (field), các dòng gọi là mẫu tin (record). - Cơ sở dữ liệu quan hệ cho phép trích ra các tập hợp dữ liệu con từ các bảng. - Cơ sở dữ liệu quan hệ cho phép nối các bảng với nhau. 1.3.Khái niệm về Microsoft Access 1.3.1Khái niệm Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Data Management System gọi tắt là DBMS) chạy trên môi trường Windows do hãng phần mềm Microsoft sản xuất (1989-1996). 3 Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh Đây là một phần mềm chuyên dùng, giúp chúng ta quản lý, bảo trì và khai thác dữ liệu được lưu giữ một cách có tổ chức bên trong máy tính (lưu trữ thông tin dữ liệu bên ngoài vào máy tính dưới dạng các bảng và có thể tính toán, xử lý trên dữ liệu trong các bảng đã lưu trữ.) 1.3.2.Đặc điểm của Microsoft Access 1.2.Khởi động và thoát khỏi Access 1.2.1.1.Khởi động MS Access Có nhiều cách để khởi động chương trình Microsoft Access, dưới đây là một số cách thông dụng nhất: - Nhấp đúp chuột vào biểu tượng shortcut của MS Access trên desktop. - Nhấp chuột vào Start ---> chọn Program ---> chọn MS Access. - Nếu trên desktop có thanh Office shortcut, nhấp chuột vào nút có biểu tượng của MS Access. - Biểu tượng của chương trình: Microsoft Access 1.2.1.2.Thoát khỏi MS Access - Chọn nút Close trên cửa sổ chương trình. - Hoặc vào menu File
Exit 1.2.1.3.Các thành phần trong cửa sổ MS Access Thanh tiêu đề - Nằm ở trên cùng cửa sổ. - Thể hiện tên chương trình. - Chứa các lệnh và các nút lệnh quản lý cửa sổ. Thanh menu (thanh trình đơn) - Nằm dưới thanh tiêu đề. - Chứa các nhóm lệnh. Thanh công cụ - Nằm dưới thanh menu. - Chứa các biểu tượng, mỗi biểu tượng đại diện cho một hành động. Thanh trạng thái - Nằm ở dưới cùng của cửa sổ. - Thể hiện tình trạng hiện hành của ứng dụng. 4 Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh Hình 1.1 – Thanh công cụ ứng dụng Tạo tập tin cơ sở dữ liệu - Trong cửa sổ chương trình MS Access vào menu File
New
Xuất hiện Task Panel trong mục New chọn Blank Database
xuất hiện hộp thoại File New Database Hình 1.2 Cửa sổ File New Database - Cửa sổ cơ sở dữ liệu Quan ly Sinh Vien Thanh tiêu đề Thanh trạng thái Thanh công cụ Thanh menu Chọn vị trí lưu Thực hiện lệnh tạo Nhập tên tập tin csdl 5 Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh Hình 1.3 Mở tập tin cơ sở dữ liệu đã tồn tại - Vào File --> chọn Open hoặc nhấn tổ hợp Ctrl + O - Chọn vị trí và tên tập tin muốn mở -- > chọn Open. Hoặc: - Khi khởi động chương trình, trong Task Panel, tại mục Open a File chọn tên tập tin csdl đang hiện hữu hoặc chọn More File để mở hộp thoại Open. 1.3.Các thành phần trong tập tin CSDL 1.3.1.Cửa sổ Database Là nơi lưu giữ tất cả các đối tượng của tập tin cơ sở dữ liệu. 1.3.2.Table (Bảng) Là thành phần cơ bản của một cơ sở dữ liệu trong Access. Tổ chức cơ sở dữ liệu theo mô hình quan hệ thực thể có dạng bảng. Hình 1.4 6 Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh Hàng đầu tiên cho biết tên các trường (cột) Field1, Field2, Các dòng phía dưới là các vùng thuộc tính của các mẩu tin (Record) Trong bảng phải có ít nhất một khóa (primary key) của cơ sở dữ liệu. Khóa gồm một hay nhiều vùng thuộc tính làm cơ sở để phân biệt hai mẩu tin bất kỳ trong bảng. Dữ liệu trong vùng khóa không được trùng với nhau (no duplicated) và không nên thay đổi dữ liệu trong vùng khóa, dễ dẫn đến lỗi nghiêm trọng trong hệ thống dữ liệu. 1.3.3.Query (Truy vấn) Query là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên số liệu. Người ta sẽ sử dụng Query để thực hiện việc liên kết dữ liệu từ các table và lấy ra thông tin cần quang tâm (Select Query). Ngoài ra, Query còn là công cụ cần thiết để sửa đổi số liệu (Update Query), để tạo ra table mới (Make Table Query), để nối thêm các mẩu tin vào table (Append Query), để xóa số liệu (Delete Query), tổng hợp số liệu (Crosstab Query), và nhiều công dụng khác nữa. Để thực hiện truy vấn ta có thể sử dụng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structure Query Language) hoặc công cụ truy vấn bằng ví dụ QBE (Query By Example). 1.3.4.Form (Biểu mẫu) Form là công cụ cho phép tạo các màn hình dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu lưu trong các bảng. Nó còn cho phép tạo ra các hộp thoại hỏi đáp giữa người sử dụng & hệ thống ứng dụng. 1.3.5.Report (Biểu báo) Là kết quả đầu ra sau cùng của quá trình xử lý, dùng để in ấn hay thể hiện các báo cáo có nguồn gốc từ các bảng (Table) hay từ kết quả của các truy vấn (Query). Biểu báo (Report) có nhiều hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt, không những gồm chữ nghĩa mà còn gồm cả hình ảnh, đồ thị.v.v.. 1.3.6.Macro (Tập lệnh) Macro là công cụ cho phép tạo ra các hành động đơn giản trong MS Access mà không cần đến lập trình. Ví dụ như: cho xuất hiện 1 thông báo, mở biểu mẫu, biểu báo, thực hiện 1 truy vấn 7 Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh 1.3.7.Module (Bộ mã lệnh) Một dạng tự động hóa cao cấp và chuyên sâu hơn Macro. Đó là những hàm riêng của người dùng được soạn thảo bằng ngôn ngữ Access Basic, dành cho các thảo chương viên chuyên nghiệp. BÀI TẬP THỰC HÀNH Bài 1: Hãy mở chương trình MS Access, tạo CSDL quanlysinhvien Bài 2: Ở cửa sổ Object, lần lượt chọn các mục:Table, Query, Form, Report và quan sát Bài 3: Tạo mới thêm CSDL quanlynhanvien Bài 4: Ở thanh menu, nhấn vào Create và lần lượt nhấn vào Table Design, Query Design, Form Design, Report Design và quan sát Bài 5: Ở thanh menu, nhấn vào Create và lần lượt nhấn vào Query Wizard, Form Wizard, Report Wizard và quan sát. Sau đó đóng chương trình 8 Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh BÀI 2: BẢNG DỮ LIỆU (TABLE) Giới thiệu: Bảng là các đối tượng thiết yếu trong một cơ sở dữ liệu vì chúng chứa toàn bộ thông tin hoặc dữ liệu. Trước khi tạo bảng, hãy cân nhắc yêu cầu và xác định toàn bộ các bảng mà có thể cần. Mục tiêu: - Trình bày được các khái niệm về bảng; - Tạo lập được bảng; - Thiết lập được các trường, thuộc tính; - Thao tác được với dữ liệu ở dạng datasheet. Nội dung chính: 2.1 Khái niệm về bảng dữ liệu 2.1.1 Khái niệm Là thành phần cơ bản của một cơ sở dữ liệu trong Access. Tổ chức cơ sở dữ liệu theo mô hình quan hệ. Bảng dữ liệu là một bảng 2 chiều dùng để lưu trữ thông tin dữ liệu. Trong bảng dữ liệu có: - Các cột (trường): trong một bảng phải có ít nhất là một cột. Trên cùng một cột chỉ được phép chứa một loại dữ liệu duy nhất. Mỗi cột có các đặc trưng cơ bản: - Tên cột (field name) - Kiểu dữ liệu mà cột sẽ lưu trữ (data type) - Chiều dài tối đa của dữ liệu được lưu trữ trên một cột (field size) - Giá trị mặc định ban đầu (default value) - Các dòng hoặc các mẫu tin: là những thể hiện dữ liệu các cột trong bảng. - Khóa chính: gồm một hoặc nhiều trường trong một bảng mà qua một bộ giá trị cho trước của các trường đó, ta chỉ tìm thấy trong bảng một và chỉ một mẫu tin (duy nhất). Nhận xét: - Các trường là khóa chính phải luôn luôn có dữ liệu (không được rỗng). - Dữ liệu trong các trường là khóa chính không được phép trùng lặp. - Khóa ngoại: là các trường trong bảng, đồng thời các trường này lại là khóa chính của một bảng khác. 9 Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh 2.2 Cấu trúc của bảng dữ liệu Hình 2.1 2.3 Tạo bảng dữ liệu 2.3.1 Một số giới hạn không thể vượt qua của một Table Tổng số ký tự tối đa cho tên bảng 64 Tổng số ký tự tối đa cho tên trường (Field name) 64 Tổng số field trong table 255 Tổng số table có thể mở cùng lúc 1024 Kích thước tối đa một table 1 gigabyte Số ký tự tối đa trong field kiểu Text 255 Tổng số ký tự trong field kiểu memo 65535 Kích thước tối đa một field kiểu OLE Object 1 gigabyte Tổng số indexes tối đa trong table 32 Tổng số field tối đa trong index 10 Tổng số ký tự tối đa trong một thông báo kiểm chính – validation Text 255 Tổng số ký tự tối đa trong quy luật kiểm chính –validation Rule 2048 Tổng số ký tự tối đa trong phần mô tả table hay field 255 Tổng số ký tự tối đa trong một Record (không kể field Memo và OLE) 2000 Tổng số ký tự trong một qui đinh thuộc tính – property Setting 255 2.3.2 Tạo bảng dữ liệu Trong cửa sổ database chọn thẻ Table
chọn nút lệnh New (hoặc menu Insert
Table) để mở hộp thoại New Table Tên trường Chờ nhập mẫu tin mới Các mẫu tin 10 Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh Hình 2.2 Có thể tạo lập một table mới theo các cách thức sau: 2.3.3 Tạo mới Table bằng Datasheet View - Trong hộp thoại New Table chọn Datasheet View rồi chọn OK. - Access đưa ra một mẫu Table gồm 21 hàng và 10 cột. Các cột có tên là Field1,Field2, đến Field10. Để thay đổi tên vùng thuộc tính , chọn một trong hai cách thao tác sau: - Rà chuột vào đỉnh cột muốn sửa tên , kích chuột phải (right click), xuất hiện menu lệnh, chọn Rename Column. - Vào menu Format
Rename Column 2.3.4 Theo sự hướng dẫn của Access (nhưng thường chẳng thích hợp với tổ chức theo yêu cầu của bạn.) - Trong hộp thoại New Table chọn Table Wizard rồi chọn OK. 2.3.5 Tạo mới Table bằng Design View Đây là biện pháp hữu hiệu nhất , tuy mất công nhưng chủ động và phù hợp với việc tạo cấu trúc cơ sở dữ liệu. - Trong hộp thoại New Table, chọn Design View rồi chọn OK
xuất hiện cửa sổ thiết kế như sau: Hình 2.3 11 Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Ta cũng có thể tạo mới một bảng bằng cách trong cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn lệnh Create Table in Design View
xuất hiện cửa sổ thiết kế. + Field name (Tên trường): Đặt tên trường - Bắt đầu bằng ký tự chữ (A-Z,a-z)hoặc số - Trong tên có thể có khoảng trắng ,nhưng không được chứa các dấu chấm câu , dấu nháy. - Chiều dài tối đa 64 ký tự - Thường đặt tên ngắn gọn , mang tính gợi nhớ. + Data type: Cài đặt kiểu dữ liệu cho trường. Kiểu dữ liệu Ý nghĩa lưu trữ Text Kiểu chuỗi có độ dài tối đa 255 kí tự Memo Kiểu chuỗi có độ dài tối đa 65,535 kí tự Number Kiểu số Date / Time Kiểu ngày / giờ Currency Kiểu số có định dạng theo loại tiền tệ AutoNumber Kiểu số nhưng tự động tăng do MS Access cung cấp và quản lý, người sử dụng không thể cập nhật Yes / No Kiểu logic OLE Object Kiểu đối tượng kết nhúng: Word, Excel Hyperlink Kiểu chuỗi chỉ đường của một địa chỉ hồ sơ hoặc một trang Web Lookup Wizard Tạo một cột để chọn giá trị và tìm kiếm từ một bảng khác + Description (Mô tả trường): - Dùng để ghi chú ý nghĩa của trường dữ liệu. - Có thể nhập kí tự hoặc kí số vào ô này. Các ghi chú này sẽ được hiển thị trên thanh trạng thái bên dưới màn hình khi mở rộng bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu (Datasheet View). + Field properties (Các thuộc tính): 12 Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Vùng Field properties để khai báo các thuộc tính của một trường. - Ý nghĩa các thuộc tính có thể thay đổi tùy theo kiểu dữ liệu của trường. - Ví dụ: Cửa sổ thiết kế bảng dữ liệu MONHOC Hình 2.4 2.4 Một số thuộc tính cơ bản của Field (Field Properties) * Thẻ General: + Field Size: xác định độ rộng tối đa của dữ liệu trên một trường. Ý nghĩa thay đổi theo kiểu dữ liệu. + Format: quy định cách thức thể hiện dữ liệu (lựa chọn các dạng thể hiện dữ liệu.) Kiểu dữ liệu Number Định dạng Thể hiện Ví dụ minh họa General Num Đúng số đã nhập Currency Có dấu phân cách phần ngàn, số lẻ và chèn thêm kí tự $ $ 26,530 Euro Định dạng giống kiểu Currency nhưng chèn thêm kí tự € € 2,786.05 Fixed Có dấu phân cách phần ngàn và có làm tròn, phụ thuộc vào vị trí số lẻ khai báo trong Decimal Places 5,368.05 (2 số lẻ) 5,368.0 (1 số lẻ) Standard Có dấu phân cách phần ngàn và số 1,899.03 13 Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh lẻ Percent Dữ liệu nhập vào được nhân (x) với 100 và chèn thêm kí tự % Nhập 0.2
20% Scientific Số nhập vào được hiển thị dưới dạng số khoa học Nhập 100
1.0E+02 Kiểu dữ liệu Text Định dạng Thể hiện Ví dụ minh họa > Đổi dữ liệu nhập vào thành chữ in hoa “tin học”
“TIN HỌC” < Đổi dữ liệu nhập vào thành chữ in thường “INTERNET”
“internet” @ Dữ liệu bắt buộc nhập & Dữ liệu không bắt buộc nhập Kiểu dữ liệu Data / Time Định dạng Thể hiện Ví dụ minh họa General Date Ngày giờ đầy đủ 2/5/02, 08:42:00 PM Long Date Thứ, tháng, ngày, năm Sunday, March 16, 2002 Medium Date Ngày – tháng – năm 12 – Apr – 02 Short Date Ngày – tháng – năm 5/8/02 Long Time Giờ: phút: giây AM/PM 3:24:53 PM Medium Time Giờ: phút AM/PM 9:28 PM Short Time Giờ: phút 6:46 Các ký tự định dạng biểu diển filed theo ngàygiờ Ký tự Công dụng : Dấu cách giờ phát giây. Định nghĩa bởi International(Control Panel). / Dấu cách Ngày tháng năm. c Ngày chuẩn theo Standard General Date d Ngày trong tháng, 1 hoặc 2 cột tùy theo cần thiết (1-31). dd Ngày trong tháng, luôn luôn 2 cột số (01-31). ddd Tên tắt của ngày trong tuần (Sun-Sat) 14 Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh dddd Tên đầy đủ của ngày trong tuần (Sunday-Saturday) ddddd Ngày theo chuẩn Standard Sort Date dddddd Ngày theo chuẩn Standard Long Date m Tháng trong năm,1 hay 2 cột số tùy theo cần thiết. mm Tháng trong năm (01-12). mmm Tên tắt của tháng trong năm (Jan-Dec) mmmm Tên đầy đủ của tháng trong năm(January-December). dd/mm/yyyy Dạng đầy dủ của ngày tháng năm. q Quý trong năm (1-4) y Ngày trong năm (1-366). yy Năm không có phần thế kỷ (01-99). yyyy Năm có phần thế kỷ (0100-9999). h Giờ trong ngày, 1 hay 2 cột số tùy theo yêu cầu (0 – 23) hh Giờ trong ngày (00 – 23). n Phút, 1 hay 2 cột số tùy theo yêu cầu (0 – 59). nn Phút (00 – 59) s Giây, 1 hay 2 cột số tùy theo yêu cầu (0 – 59). ss Giây(00-59). AM/PM,am/pm,A/P,a/p,AM M Giờ theo cách chia 12 giờ, sang AM chiều PM + Input Mask: mặt nạ định dạng dữ liệu, quy định cách thức nhập dữ liệu, dùng để bắt buộc người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng phải tuân theo đúng định dạng đó. Kí tự Ý nghĩa cho phép nhập 0 Kí số 0
9, bắt buộc nhập 9 Kí số 0
9 và khoảng trắng, không bắt buộc nhập # Kí số 0
9 và khoảng trắng L Kí tự A
Z , bắt buộc nhập 15 Giáo trình Tin học ứng dụng trong kinh doanh ? Kí tự A
Z , không bắt buộc nhập A Kí tự hoặc kí số, bắt buộc nhập a Kí tự hoặc kí số, không bắt buộc nhập & Bất kì một kí tự nào hoặc khoảng trắng, bắt buộc nhập C Bất kì một kí tự nào hoặc khoảng trắng, không bắt buộc nhập . ,: ; - / Các dấu phân cách: số lẻ, phần ngàn, ngày, giờ (các dấu phân cách này còn phụ thuộc vào bên trong thuộc tính Regional Settings của Control Panel trên Windows) < Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi sang thường > Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi sang chữ IN + Decimal Place: qui định số chữ số thập phân. + Caption: đặt tiêu đề cho trường, tiêu đề này được thể hiện trong bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu. Nếu không khai báo tiêu đề thì MS Access sẽ lấy tên trường làm tiêu đề. + Default Value: cài đặt giá trị mặc định ban đầu của trường khi thêm một mẫu tin mới. + Validation Rule: cài đặt quy tắc kiểm tra dữ liệu nhập vào bảng có hợp lệ hay không. + Validation Text: cài đặt câu thông báo sẽ hiện ra khi